Konsignationsabwicklung SAP Best Practices

Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Konsignationswaren sind Waren, die an einem Kundenstandort gelagert werden, aber Eigentum Ihres Unternehmens sind. Der Kunde ist erst dann verpflichtet, die Ware mit Ihnen abzurechnen, wenn er sie dem Konsignationsbestand entnimmt. Andernfalls kann der Kunde nicht benötigte Konsignationswaren üblicherweise zurückgeben. Vorteile Konsignationsbestand wird für jeden Kunden gesondert verwaltet. Konsignationsbestand wird getrennt vom restlichen Bestand verwaltet. Wichtige Abläufe im Szenario Konsignationsbeschickung Konsignationsentnahme Konsignationsabholung Konsignationsretoure Kommissionierung und Versand Fakturierung

Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Lagerleiter Lagermitarbeiter Leiter Debitorenbuchhaltung Sachbearbeiter Vertrieb Sachbearbeiter Fakturierung

Prozessbeschreibung im Detail Konsignationsabwicklung Es gibt vier Hauptvorgänge zur Konsignationsbestandsabwicklung im SAP-System, die alle eine separate Bestandsführung unterstützen: Konsignationsbeschickung Die Konsignationsbeschickung dient der Ergänzung des Konsignationsbestands beim Kunden. Der Warenausgang für den entsprechenden Bestand wird vom freien Bestand auf den Konsignationsbestand (Sonderbestand) umgebucht. Die Waren bleiben Eigentum des Lieferanten. Konsignationsabholung Jegliche Konsignationswaren im Lager des Kunden, die nicht verwendet wurden, können über eine Konsignationsabholung zurück ins Lager Ihres Unternehmens transferiert werden. Wenn der Kunde Konsignationsbestand an Sie zurückgibt, dokumentieren Sie den Vorgang im System durch Anlegen eines Konsignationsabholungsauftrags (Auftragsart KA). In der Folge führt das System die folgenden Aktionen aus: Bei der Buchung des Warenausgangs wird die entsprechende Menge dem Sonderbestand des Kunden entnommen und Ihrem regulären Bestand in dem Werk, an das die Ware zurückgeht, hinzugefügt. Der bewertete Gesamtbestand bleibt gleich, da der Retourenbestand auch dann als Teil des eigenen Bestands angesehen wurde, als er sich beim Kunden befand. Dieser Vorgang ist nicht fakturarelevant.

Prozessbeschreibung im Detail Konsignationsabwicklung Konsignationsentnahme Bei der Konsignationsentnahme kann der Kunde Konsignationswaren aus dem Sonderbestand für die eigene Verwendung oder für den Verkauf entnehmen. Die Konsignationsentnahme umfasst die Entnahme der Waren aus dem Sonderbestand und deren Umwandlung in Eigentum des Kunden. Wenn der Kunde Konsignationsbestände für die eigene Verwendung oder zum Verkauf entnimmt, erfassen Sie die Transaktion im System, indem Sie einen Konsignationsentnahmeauftrag anlegen. Konsignationsretoure Über Konsignationsretouren kann der Kunde Waren in den Konsignationsbestand zurückgeben. Wenn der Kunde Konsignationsware beanstandet, die bereits entnommen wurde, können Sie diese Transaktion erfassen, indem Sie einen Auftrag für eine Konsignationsretoure anlegen.

Konsignationsabwicklung – Konsignationsbeschickung Ablaufdiagramm Konsignationsabwicklung – Konsignationsbeschickung Ereignis Konsignations-waren sollen gekauft werden Tägliche Transportliste, ausreichend Bestand Kunde Auftrags-bestätigung Lieferschein Frachtbrief Sachbearbeiter Vertrieb Konsignations-beschickungs-auftrag erfassen Lagermitarbeiter Fälligkeitsliste Kommissio-nierung Chargen prüfen/Serial-nummern zuordnen (optional) Warenausgang buchen Prozessende Kommissio-nierliste

Konsignationsabwicklung – Konsignationsentnahme Ablaufdiagramm Konsignationsabwicklung – Konsignationsentnahme Ereignis Warenausgang aus Konsignations-bestand Tägliche Transportliste, ausreichend Bestand (Optional) Perioden-abschluss SD (203) Debitoren-buchhaltung (157) Sachbearbeiter Vertrieb Konsignations-entnahme-auftrag erfassen Lager-mitarbeiter Fälligkeitsliste Warenausgang buchen Sachbearb. Fakturierung Fakturierung Debitoren-buchhalter Rechnung Prozessende

Konsignationsabwicklung – Konsignationsabholung Ablaufdiagramm Konsignationsabwicklung – Konsignationsabholung Ereignis Konsignations-bestand ist zurück-zusenden Tägliche Transportliste, ausreichend Bestand Sachbearbeiter Vertrieb Konsignations-abholungs-auftrag erfassen Lagermitarbeiter Fälligkeitsliste Wareneingang buchen Prozessende

Konsignationsabwicklung – Konsignationsretoure Ablaufdiagramm Konsignationsabwicklung – Konsignationsretoure Ereignis (Optional) Perioden-abschluss SD (203) Debitoren-buchhaltung (157) In Konsignations-bestand zurückgeben Arbeitsvorrat tägliche Lieferung, ausreichend Bestand Sachbearbeiter Vertrieb Konsignations-retouren-auftrag erfassen Lager-mitarbeiter Fälligkeitsliste Chargen zuordnen Serialnummer zuordnen Wareneingang buchen Sachbearbeiter Fakturierung Fakturierung Überleitung der Retourengutschrift in die Finanzbuchhaltung Leiter Debitoren-buchhal-tung Fakturasperre aufheben Gutschrift Prozessende

Legende Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Symbol Beschreibung Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail