ECR-konforme Beschaffungsprozesse SAP Best Practices for Retail

Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Arbeitsschritte Version 1 – Buyer-Managed Inventory Die in SAP Best Practices for Retail aufgeführten Szenarien beziehen sich auf die Beschaffungsprozesse des Einzelhändlers, die das Buyer- und das Vendor-Managed Inventory umfassen. Vorteile Effiziente Steuerung des Warenverkehrs, die den Anforderungen an ECR-konforme Beschaffungsprozesse gerecht wird. Effizientere Kommunikation zwischen Einzelhändler und Hersteller/Lieferant Wichtige Arbeitsschritte Bestellung im Händlersystem bearbeiten Kundenauftrag im Lieferantensystem bearbeiten Bestellbestätigung im Händlersystem prüfen Lieferung im Lieferantensystem bearbeiten Wareneingang mit Bezug auf Lieferavis im Händlersystem durchführen Faktura im Lieferantensystem anlegen Rechnungsprüfung im Händlersystem durchführen

Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Arbeitsschritte Version 2 – Vendor-Managed Inventory Die in SAP Best Practices for Retail aufgeführten Szenarien beziehen sich auf die Beschaffungsprozesse des Einzelhändlers, die das Buyer- und das Vendor-Managed Inventory umfassen. Vorteile Effiziente Steuerung des Warenverkehrs, die den Anforderungen an ECR-konforme Beschaffungsprozesse gerecht wird. Effizientere Kommunikation zwischen Einzelhändler und Hersteller/Lieferant Wichtige Arbeitsschritte Bestandsdaten vom Händler zum Hersteller übertragen Nachschubplanung mit daraus resultierendem Kundenauftrag im Herstellersystem durchführen Bestellung automatisch im Händlersystem mit Rückmeldung an den Hersteller generieren

Erforderliche SAP-Anwendungen und Unternehmensrollen SAP Enhancement Package 6 for SAP ERP 6.0 Unternehmensrollen Einkäufer Lieferant

ECR-konforme Beschaffungsprozesse – Buyer-Managed Inventory Ablaufdiagramm ECR-konforme Beschaffungsprozesse – Buyer-Managed Inventory Einkäufer Bestellung anlegen Bestellung bestätigen DESADV Eingangsver-arbeitung ORDRSP Lieferung bearbeiten Eingangsver-arbeitung von IDoc DESADV Eingangsrechnung anzeigen Lieferant Rechnung anlegen Eingangsver-arbeitung von IDoc INVOIC Kundenauftrag anlegen Einkäufer Wareneingang mit Bezug zum Lieferavis durchführen

ECR-konforme Beschaffungsprozesse – Vendor-Managed Inventory Ablaufdiagramm ECR-konforme Beschaffungsprozesse – Vendor-Managed Inventory Einkäufer Ausgangs-IDoc: ORDCHG Kundenauftrag anzeigen Bestandsdaten vom Einzelhändler zum Hersteller übertragen Lieferant Nachschubplanung im Herstellersystem Eingangsver-arbeitung von IDoc ORDRSP Eingangsver-arbeitung von ORDSP

ECR-konforme Beschaffungsprozesse Einführung Die Einzelhändler und Hersteller entwickeln zunehmend gemeinsame Konzepte im Rahmen von Beschaffung, Marketing und Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien. Konzepte für die Zusammenarbeit wie etwa die „Efficient Consumer Response (ECR)“ werden immer wichtiger. Die neuen Technologien bieten kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, den Strukturwandel zu vollziehen und ihre Wettbewerbskraft zu stärken. SAP bietet im Rahmen der Version von SAP Best Practices eine Softwarelösung, die die neuen Anforderungen von ECR-konformen Beschaffungsprozessen widerspiegelt.

ECR-konforme Beschaffungsprozesse Einführung Die SAP-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Hersteller- als auch die Einzelhändlerseite aufzubauen. An dieser Stelle werden Ihnen die Beschaffungsprozesse aufseiten des Einzelhändlers erläutert. Die ECR-konformen Beschaffungsprozesse umfassen das Buyer- Managed Inventory sowie das Vendor-Managed Inventory.

Buyer-Managed Inventory (BMI) Mit SAP ERP können sogenannte IDocs für die Kommunikation generiert werden. Ein IDoc ist ein elektronisches Dokument im SAP-Standardformat. Darüber hinaus bietet SAP die Möglichkeit, mithilfe von PI (offene Integrationstechnologie von SAP) sämtliche Benachrichtigungsformate (wie SEDAS, UN, EDIFACT, XML usw.) zu verarbeiten. Zur effizienteren Kommunikation zwischen Einzelhändler und Lieferant werden Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch weitergeleitet.

BMI-Szenario: Ablauf

BMI-Szenario: Ablauf

BMI: Ablauf Einzelhändler Hersteller Lieferant 1. Bestellung Filiale Verteilzentrum 2. Bestellbestätigung 3. Lieferavis 4. Rechnung Filiale VZ

BMI: Bestellabwicklung Einzelhändler Hersteller Generierung von IDoc Bestellung anlegen Kunden- auftrag anlegen ORDERS Bestellbe-stätigung prüfen Bestellbe-stätigung generieren ORDRSP

BMI: Warenbearbeitung Einzelhändler Hersteller EDI-Schnittstelle Lieferavis Lieferungen anlegen DESADV Waren-eingang buchen Artikel an Einzelhändler

Rechnung prüfen und buchen BMI: Zahlungsverkehr Einzelhändler Hersteller Generierung von IDoc Rechnung prüfen und buchen Fakturierung INVOIC

BMI: Zusammenfassung

Vendor-Managed Inventory (VMI) Vendor-Managed Inventory bedeutet, dass der Hersteller (als Leistung für den Einzelhändler) seine Produkte bereitstellt, die in den Filialen des Einzelhändlers angeboten werden. Hierbei ist es erforderlich, dass der Hersteller die tatsächlichen Bestands- und Abverkaufsdaten seiner Produkte in den Filialen des Einzelhändlers kennt. Auf Grundlage dessen kann der Hersteller dann eine Prognose für die Abverkaufsdaten seiner Produkte erstellen und eine effektive Nachschubversorgung gewährleisten.

VMI: Ablauf

VMI: Übertragung von Bestandsdaten Hersteller Pflegt Bestandsdaten seiner Produkte im Betrieb des Einzelhändlers Verfolgt die Verkaufshistorie Einzelhändler Sendet Bestands- und Abverkaufsdaten in regel-mäßigen Abständen an den Hersteller

VMI: Übertragung von Bestands- und Abverkaufsdaten Einzelhändler Hersteller Generierung von IDoc Tatsächliche Abverkaufs-daten werden in der Informations-struktur S130 aktualisiert Senden der Bestands- und Abverkaufs-daten PROACT Bestands-daten werden in die Tabelle WRPT geschrieben

VMI: Senden der Bestands- und Abverkaufsdaten an den Hersteller Erfolgt über Berichte für ausgewählte Lieferanten und Filialen interaktiv oder in Chargenbearbeitung Generierung von IDoc PROACT Artikel- und Datenselektion wird über Profile im Lieferantenstamm gesteuert Bestand und Bestellbestand Verkaufshistorie

VMI: Nachschubplanung Auftragsbestätigung Hersteller Berechnet den Nachschubbedarf Generiert Kundenauftrag

VMI: Nachschubplanung Einzelhändler Hersteller Generierung von IDoc Über die Nachschub-planung wird ein Kunden-auftrag angelegt Bestellung wird angelegt ORDRSP

VMI: Nachschubplanung Auftragsänderungen Hersteller Aktualisiert Kundenauftrag mit Bestellnummer aus Händlersystem

VMI: Nachschubplanung Einzelhändler Hersteller Generierung von IDoc Bestellnummer vom Einzel-händler wird in den Kunden-auftrag eingefügt Bestell-änderung wird angelegt ORDCHG

Legende Symbol Beschreibung Verwendungs- hinweise Symbol Beschreibung Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail