Anlagenbuchhaltung SAP Best Practices

Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Die Komponente Anlagenwirtschaft (FI-AA) wird für die Verwaltung und Überwachung von Anlagen eingesetzt. Im Finanzwesen dient sie als Nebenbuchhaltung zur Hauptbuchhaltung und bietet Detailinformationen zu Vorgängen im Zusammenhang mit dem Anlagevermögen. Vorteile Gesamter Lebenszyklus der Anlage von der Bestellung oder dem ersten Zugang (möglicherweise geführt als Anlage im Bau) bis zum Abgang Bewerten von Abschreibung und Zinsen Abschreibungsvorausschau Wichtige Abläufe im Szenario Anlagenzugang durch Kauf mit Kreditor Zugang durch automatische Gegenbuchung Abgang mit Erlös Abgang mit Erlös ohne Debitor Nachaktivierung Zuschreibungen Anlagen im Bau AfA-Buchungslauf Buchung von Erwerbs- und Produktkostenwerten Abschreibungssimulation/Primärkostenplanung

Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen Enhancement package 6 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Anlagenbuchhalter Kreditorenbuchhalter Hauptbuchhalter

Prozessbeschreibung im Detail Anlagenzugang durch Kauf mit Kreditor Der Zugang einer fremdbezogenen Anlage ist ein Geschäftsvorfall, der aus dem Erwerb einer Anlage von einem Geschäftspartner resultiert. Der Zugang kann integriert mit der Kreditorenbuchhaltung oder ohne Kreditorenbuch-haltung gebucht werden. Zugang durch automatische Gegenbuchung Die Anlage kann automatisch gegen das Verrechnungskonto für Anlagenzugänge gebucht werden. Abgang mit Erlös Eine Anlage wurde verkauft, wobei ein Erlös erzielt wurde. Die Buchung erfolgt gegen einen Debitor. Eine Anlage wurde verkauft, wobei ein Erlös erzielt wurde. Die Buchung erfolgt gegen ein Verrechnungskonto. Eine Anlage musste ohne Erlös verschrottet werden. Abgang mit Erlös ohne Debitor Teilabgang mit Erlös ohne Debitor

Prozessbeschreibung im Detail Nachaktivierung Eine Nachaktivierung stellt nachträgliche Korrekturen an einem Zugang dar. Zuschreibungen Unter einer Zuschreibung versteht man im Allgemeinen die nachträgliche Änderung der Bewertung einer Anlage. Anlagen im Bau Anlagen im Bau (AiB) sind eine besondere Form der Sachanlagen. Der Anlagen im Bau Prozess beinhaltet eine Anzahlung, Schlußrechnung und Endabrechnung.

Prozessbeschreibung im Detail AfA-Buchungslauf Der Abschreibungslauf sollte periodisch durchgeführt werden, da die AfA-Konten nicht sofort bebucht werden. Entsprechend den im Customizing angegebenen Buchungsrhythmen erfolgt dann die Erstellung von Buchungsbelegen je Bewertungsbereich und Kontengruppe. Buchung von Erwerbs- und Produktkostenwerten Neben dem Buchen der Abschreibungen (AfA-Buchungslauf) ist das periodische Buchen der Bestandsveränderungen die wichtigste periodische Verarbeitung im Rahmen der Anlagenbuchhaltung. Unter Bestandsver-änderungen sind alle Buchungen zu verstehen, die die AHK einer Anlage verändern (Zugänge, Abgänge usw.). Abschreibungssimulation/Primärkostenplanung Sie können die geplante Abschreibung auch als Plankosten in die Kostenstellen oder Innenaufträge buchen, denen die einzelnen Anlagen zugeordnet sind.

Anlagenbuchhaltung – Übersicht Ablaufdiagramm Anlagenbuchhaltung – Übersicht Ereignis Es müssen Anlagen-stammdaten angelegt werden Anlagenbuchhalter Anlagenzugang Abgänge Umbuchung Asset Explorer Nachaktivierung Periodische Arbeiten Zuschreibung Rücklagenübertragungen Außerplanmäßige Abschreibung Anlagen im Bau Informationssystem

Anlagenbuchhaltung – Anlagenzugang Ablaufdiagramm Anlagenbuchhaltung – Anlagenzugang Ereignis Anlagenzugang Überblick (162) Anlagenbuchhalter Anlagen-zugang mit Kredi-toren Zugang durch automatische Gegenbuchung Nein Ja Zugang integriert mit der Kreditoren-buchhaltung

Anlagenbuchhaltung – Abgänge Ablaufdiagramm Anlagenbuchhaltung – Abgänge Ereignis Anlagenabgang Überblick (162) Anlagenbuchhalter Abgang mit erwarte-tem Erlös Abgang durch Verschrottung Nein Ja Abgang mit Debitor Abgang mit Erlös ohne Debitor Nein Ja Abgang mit Erlös und Debitor

Anlagenbuchhaltung – Anlagen im Bau Ablaufdiagramm Anlagenbuchhaltung – Anlagen im Bau Ereignis Anlage muss ohne Investitionsauftrag erstellt werden Anzahlung genehmigt Überblick (162) Anlagenbuchhalter Schlussrechnung buchen Abrechnungs-vorschrift pflegen AiB / fertige Anlage anlegen (155.02) Kreditorenbuchhalter Anzahlungs-anforderung buchen Anzahlung buchen Anzahlung verrechnen

Anlagenbuchhaltung – Periodische Arbeiten Ablaufdiagramm Anlagenbuchhaltung – Periodische Arbeiten Ereignis Perioden-abschluss Überblick (162) Anlagenbuchhalter AiB abrech-nen (164) AiB abrechnen Abschreibungs-lauf Werte neu berechnen AfA-Buchungslauf Erwerbs- und Produktkosten buchen Liste der Einzel-buchungen für Anlagen Jahres-ende Abschreibungs-simulation und Primärkosten-planung Konten-abstimmung Jahres-abschluss für Anlage-vermögen Nein Ja Geschäftsjahres-wechsel für Anlage Hauptbuch-halter Finanzperiode der Anlagen öffnen und abschließen

Legende Symbol Beschreibung Verwendungs- hinweise Symbol Beschreibung Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail