Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package

Zentraler Einkauf Teil 1: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Teil 2: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

Szenarioüberblick – 1 Einsatzmöglichkeiten und Vorteile: Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Zentralkontrakten bei konzerninternen Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. Vorteile Geringere Beschaffungskosten Sicherung der Versorgung Transparenz der Liefervereinbarungen Zentrale Verhandlung durch Hauptsitz (Land A) Dezentrale Abrufe durch Tochtergesellchaften (Land B) Wichtige Abläufe im Szenario Hauptsitz: Rahmenvertrag anlegen (Mengenkontrakt) Hauptsitz: Orderbuch eingeben Tochtergesellschaft: Bestellanforderung anlegen Tochtergesellschaft: Anforderung zuordnen und Bestellung anlegen Tochtergesellschaft: Bestellungen genehmigen Tochtergesellschaft: Wareneingang Tochtergesellschaft: Rechnungseingang nach Einzelposten Tochtergesellschaft: Ausgangszahlung Hauptsitz: Kontraktmonitoring

Szenarioüberblick – 2 Erforderliche SAP-Anwendungen: Erforderlich SAP Enhancement Package 4 for SAP ERP 6.0 An den Abläufen beteiligte Benutzerrollen Einkaufsleiter/Purchasing Manager (Hauptsitz) Anforderer/Einkäufer (Tochtergesellschaft) Genehmigender/Procurement Manager (Tochtergesellschaft) Lagerist (Tochtergesellschaft)

Szenarioüberblick – 3 Prozessbeschreibung im Detail Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Kontrakten bei konzerninternen grenzüberschreitenden Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. In der Bezugsquellenfindung werden die Einkaufsinfosätze durch Kontrakte (Mengenkontrakte oder Wertkontrakte) ersetzt und können im Orderbuch als feste oder optionale Quelle für die Materialbedarfsplanung zugeordnet werden. Kontrakte werden vom Hauptsitz verhandelt. Tochtergesellschaften beziehen über diese Kontrakte ihren Nachschub. Bestellanforderungen und Bestellungen werden bei Bedarf von Tochtergesellschaften mit Bezug auf Kontrakte für die Bestellung von Materialien von Lieferanten angelegt. Der Lieferer beliefert das Lager der Tochtergesellschaft. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung. Kontrakte werden vom Hauptsitz überwacht. Wenn die verhandelte Menge oder der Wert erreicht wurden, finden neue Verhandlungen statt. Hinweis 1: Buchungskreisübergreifende grenzüberschreitende Kontrakte können auch vom Hauptsitz und von Tochtergesellschaften im Land des Hauptsitzes verwendet werden. Hinweis 2: Die Verzollung ist nicht Bestandteil dieses Szenarios.

Bestellung mit Bezug auf Kontrakt Tochtergesellschaft Land B Geschäftsprozess: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Nach den Verhandlungen mit dem Lieferanten wird in der Einkaufsorganisation des Hauptsitzes ein Rahmenvertrag (Mengenkontrakt) angelegt. Der Kontrakt wird im Orderbuch der Tochtergesellschaft als Bezugsquelle vom Hauptsitz angegeben. Die Tochtergesellschaft benötigt Nachschub (Materialbedarfsplanung, manuell) und bestellt das Material vom Lieferanten mit Bezug auf den Kontrakt und unter Verwendung der Einkaufsorganisation der Tochtergesellschaften. Der Lieferant liefert direkt an die Tochtergesellschaft und stellt auch die Rechnung direkt an die Tochtergesellschaft. Beim Eintreffen der Waren in der Tochergesellschaft wird ein Wareneingang angelegt. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung direkt an den Lieferanten. Die Erfüllung des Kontrakts wird vom Hauptsitz überwacht. Wenn die verhandelte Menge erreicht wurde, finden neue Verhandlungen statt. Hauptsitz Land A 1 Kontraktabschluss & Neuverhandlung 2 Orderbuch anlegen 3 Bestellung mit Bezug auf Kontrakt 4 Lieferung 5 Rechnung Lieferant 6 Zahlung Tochtergesellschaft Land B

Geschäftsprozess im Detail Detaillierte Prozessbeschreibung: Lieferant Tochtergesellsch. Land B Hauptsitz Land A Kundenkontrakt Bestellung empfangen Waren mit Lieferschein senden Rechnung senden Eingangszahlung erhalten Kontrakt verfügbar für manuelle Bezugsfindung Kontrakt verfügbar als feste oder optionale Quelle für Materialbedarfsplanung Dispositionslauf oder manuelles Anlegen der Bestellanforderung Bestellanforderung zuordnen und Bestellung anlegen Bestellungen genehmigen Bestellung drucken und senden Wareneingang Rechnung erhalten Rechnung begleichen Mit Lieferant verhandeln und Kontrakt anlegen Orderbuch anlegen Kontraktabrufhistorie aktualisieren Kontraktmonitoring, Kontrakterfüllung prüfen Kontrakte neu verhandeln, bevor Kontraktmenge erreicht wird Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt

Ablaufdiagramm Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Ereignis Vertragsbedarf MRP-generierter Beschaffungs-bedarf Materialbedarf wird festgestellt Materialeingang am Werkstor Lagerist Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Tochtergesellsch. Anforderer/ Einkäufer Bestellanforderung Bestellanforderung zuordnen und Bestellung anlegen Tochtergesellsch. Genehmigender Nettogesamt-bestellwert > Schwellwert (z. B. 500 EUR) Bestellung genehmigen Freigegebene Bestellung Ja Nein Hauptsitz EA/EL Beschaffungs-kontrakt anlegen Orderbuch anlegen Kontrakte überwachen Beschaffungs-kontrakt Wert- oder Mengenkontrakt-bericht MRP = Materialbedarfsplanung, EA = Einkaufsadministrator, EL = Einkaufsleiter

Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Teil 1: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Teil 2: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

Szenarioüberblick – 1 Einsatzmöglichkeiten und Vorteile: Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung des zentralen Einkaufs bei konzerninternen grenzüberschreitenden Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. Vorteile Geringere Beschaffungskosten Sicherung der Versorgung Transparenz der Liefervereinbarungen Zentrale Verhandlung durch Hauptsitz (Land A) Direkte Lieferung an Tochtergesellschaften (Land B) Wichtige Abläufe im Szenario Tochtergesellschaft: Bestellanforderung anlegen, Hauptsitz über Bedarf informieren Hauptsitz: Verhandlungen mit Lieferant Hauptsitz: Anforderung zuordnen und Bestellung anlegen Tochtergesellschaft: Wareneingang Tochtergesellschaft: Rechnungseingang nach Einzelposten Tochtergesellschaft: Ausgangszahlung Hauptsitz: Bestellüberwachung

Szenarioüberblick – 2 Erforderliche SAP-Anwendungen: Erforderlich SAP Enhancement Package 4 for SAP ERP 6.0 An den Abläufen beteiligte Benutzerrollen Einkaufsleiter/Purchasing Manager (Hauptsitz) Anforderer/Einkäufer (Tochtergesellschaft) Lagerist (Tochtergesellschaft) Buchhalter (Tochtergesellschaft)

Szenarioüberblick – 3 Prozessbeschreibung im Detail Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Bestellungen in konzerninternen Beschaffungsaktivitäten (Einkauf ohne interne Umlagerung). Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. Für strategische, wichtige oder kostenspielige Materialien handelt der Hauptsitz mit den Lieferanten die Geschäftsbedingungen aus und legt eine Bestellung an. Der Bedarf an Materialien wird von der Tochtergesellschaft initiiert. Sie informiert den Hauptsitz mithilfe von z. B. Bestellanforderungen über den Bedarf. Die Waren werden direkt an die Tochtergesellschaft geliefert. Die Tochtergesellschaft zahlt auch die Rechnung. Der Hauptsitz ist verantwortlich für die Bestellüberwachung. Hinweis 1: Buchungskreisübergreifende grenzüberschreitende Bestellungen können auch vom Hauptsitz und von Tochtergesellschaften im Land des Hauptsitzes verwendet werden. Hinweis 2: Die Verzollung ist nicht Bestandteil dieses Szenarios.

Geschäftsprozess: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Die Tochtergesellschaft benötigt Material und informiert den Hauptsitz. Der Hauptsitz handelt mit dem Lieferanten die Geschäftsbedingungen aus. Der Hauptsitz bestellt das Material vom Lieferanten unter Verwendung der Einkaufsorganisation des Hauptsitzes. Der Lieferant liefert direkt an die Tochtergesellschaft und stellt auch die Rechnung direkt an die Tochtergesellschaft. Beim Eintreffen der Waren in der Tochergesellschaft wird ein Wareneingang angelegt. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung direkt an den Lieferanten. Die Bestellüberwachung erfolgt durch den Hauptsitz. Hauptsitz Land A Geschäftsbedingungen Verhandlung 2 1 Über Bedarf informieren 3 Bestellung 4 Lieferung 5 Rechnung 6 Zahlung Lieferant Tochtergesellschaft Land B

Geschäftsprozess im Detail Detaillierte Prozessbeschreibung: Lieferant Tochtergesellsch. Land B Hauptsitz Land A Geschäftsbedingungen Verhandlung Bestellung empfangen Waren mit Lieferschein senden Rechnung senden Eingangszahlung erhalten Über Bedarf informieren Bestellung verfügbar, z. B. für Materialbedarfs- planung Wareneingang Rechnung erhalten Rechnung begleichen Bestellanforderung abrufen Geschäftsbedingungen Verhandlung Bestellung anlegen Bestellung drucken und senden Bestellüberwachung Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

Ablaufdiagramm Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Ereignis MRP-generierter Beschaffungs-bedarf Materialbedarf wird festgestellt Materialeingang am Werkstor der Tochtergesellschaft Rechnungseingang bei Tochtergesellschaft Lagerist Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Tochtergesellsch. Anforderer/ Einkäufer Bestellanforderung Tochtergesell-schaft Buchhalter Rechnung Rechnung begleichen Hauptsitz EA/EL Bestellüberwachung Geschäftsbedin-gungen aushandeln Bestellung anlegen Bestellung Bestellentwicklung MRP = Materialbedarfsplanung, EA = Einkaufsadministrator, EL = Einkaufsleiter

Legende Symbol Beschreibung Verwendungs hinweise Symbol Beschreibung Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Rollenband enthält für diese Rolle übliche Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener verwendeter oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf Dokumente verweisen, die mit dem Prozessablauf zu tun haben. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenarioablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftstätigkeit/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufgaben-schritt im Dokument; stellt eine Wahl dar, die nach der Durch-führung eines Schrittes getroffen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungshinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzistdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Deckt eine Aufgabe ab, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell durchgeführt wird, wie z. B. Entladen eines LKW im Lager, und die den Prozessablauf beeinflusst. Bestehende Version/Daten: Dieser Block deckt Daten ab, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block deckt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung ab. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systementscheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/ Dokument SAP-extern Finanzistdaten Geschäfts-tätigkeit/ ­ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teilprozess-referenz System-entschei-dung Pass/Fail Prozess-entschei-dung

© 2010 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Outlook, Excel und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. ORACLE® ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. UNIX®, X/Open®, OSF/1® und Motif® sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix®, das Citrix-Logo, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®, VideoFrame®, MultiWin® und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP France in den USA und anderen Ländern.  Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen.  Die in dieser Publikation enthaltene Information ist Eigentum der SAP. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch SAP AG gestattet.  Bei dieser Publikation handelt es sich um eine vorläufige Version, die nicht Ihrem gültigen Lizenzvertrag oder anderen Vereinbarungen mit SAP unterliegt. Diese Publikation enthält nur vorgesehene Strategien, Entwicklungen und Funktionen des SAP®-Produkts. SAP entsteht aus dieser Publikation keine Verpflichtung zu einer bestimmten Geschäfts- oder Produktstrategie und/oder bestimmten Entwicklungen. Diese Publikation kann von SAP jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden.  SAP übernimmt keine Haftung für Fehler oder Auslassungen in dieser Publikation. Des Weiteren übernimmt SAP keine Garantie für die Exaktheit oder Vollständigkeit der Informationen, Texte, Grafiken, Links und sonstigen in dieser Publikation enthaltenen Elementen. Diese Publikation wird ohne jegliche Gewähr, weder ausdrücklich noch stillschweigend, bereitgestellt. Dies gilt u. a., aber nicht ausschließlich, hinsichtlich der Gewährleistung der Marktgängigkeit und der Eignung für einen bestimmten Zweck sowie für die Gewährleistung der Nichtverletzung geltenden Rechts.  SAP haftet nicht für entstandene Schäden. Dies gilt u. a. und uneingeschränkt für konkrete, besondere und mittelbare Schäden oder Folgeschäden, die aus der Nutzung dieser Materialien entstehen können. Diese Einschränkung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.  Die gesetzliche Haftung bei Personenschäden oder Produkthaftung bleibt unberührt. Die Informationen, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Material enthaltenen Hotlinks zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von SAP, und SAP unterstützt nicht die Nutzung von Internetseiten Dritter durch Sie und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internetseiten Dritter ab.