Hauptbuch SAP Best Practices

©2011 SAP AG. All rights reserved.2 Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Einsatzmöglichkeiten  Dieses Szenario bietet einen umfassenden Überblick über die externe Buchhaltung und externe Konten. Vorteile  Durch die Erfassung aller Geschäftsvorfälle werden vollständige und korrekte Buchhaltungsdaten sichergestellt. Wichtige Abläufe im Szenario  Hauptbuchbelege buchen  Belegjournal anzeigen  Hauptbuchsalden (Liste) anzeigen  Dauerbuchung ausführen  Kontenpflege: maschinelles und manuelles Ausgleichen

©2011 SAP AG. All rights reserved.3 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen Erforderlich  Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen  Hauptbuchhalter  Leiter Geschäftsbuchhaltung

©2011 SAP AG. All rights reserved.4 Prozessbeschreibung im Detail Hauptbuch  Die Hauptbuchhaltung dient hauptsächlich dazu, einen umfassenden Überblick über die externe Buchhaltung und ihre Konten zu ermöglichen. Die Erfassung aller Geschäftsvorgänge (Primärbuchungen und Abrechnungen aus der internen Buch-haltung) in einem Softwaresystem, das mit allen anderen Bereichen eines Unter-nehmens komplett integriert ist, stellt die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buch-haltungsdaten zu jedem Zeitpunkt sicher.  Das Hauptbuch in SAP FI bietet folgende Funktionen:  Freie Auswahl der Ebene: Konzern oder Gesellschaft  Automatisches und gleichzeitiges Buchen aller Nebenbuchpositionen auf die richtigen Hauptbuchkonten (Abstimmkonten)  Gleichzeitiges Fortschreiben der Bereiche Hauptbuch und Kostenrechnung  Echtzeitauswertung und Berichtswesen für aktuelle Buchhaltungsdaten in Form von Kontoanzeigen, Bilanzen mit unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen und zusätzlichen Analysen  Im Wesentlichen dient das Hauptbuch als vollständiger Satz aller Geschäftsvor-fälle. Es stellt die zentralisierte, aktuelle Referenz für die Rechnungslegung dar. Einzelne Vorfälle können jederzeit per Echtzeitverarbeitung überprüft werden, indem die ursprünglichen Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf verschie-denen Ebenen angezeigt werden, wie z. B.:  Kontoführung  Journale  Gesamtsummen/Verkehrszahlen  Bilanz-/Gewinn- und Verlustauswertungen

©2011 SAP AG. All rights reserved.5 Ablaufdiagramm Hauptbuch Hauptbuchhalter Leiter Geschäftsbuchhaltung Ereignis Pro- zess- ent- schei- dung Buchung (FI)StornierungAnzeige Sachkonten- beleg buchen Einzelposten anzeigen und ändern Beleg anzeigen Beleg- kompaktjour- nal anzeigen Belegjournal anzeigen Salden anzeigen Beleg stornieren Dauer- buchungs- beleg bearbeiten Liste der Dauer- buchungs- urbelege Dauerbuchung ausführen Ausgleich Pro- zess- ent- schei- dung Hauptbuch- salden (Liste) anzeigen Anzeige und Änderung Pro- zess- ent- schei- dung Kontenpflege: Maschinelles Ausgleichen Kontenpflege: Manuelles Ausgleichen Beleg stornieren – Einzelstorno Beleg stornieren – Massenstorno

©2011 SAP AG. All rights reserved.6 Legende SymbolBeschreibungVerwendungs- hinweise Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga- benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof- fen werden muss. SymbolBeschreibungVerwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben- schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement- scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. SAP-extern Geschäfts- aktivität/ -ereignis Einheiten- prozess Prozess- referenz Teil- prozess- referenz Prozes s- entsch ei-dung Diagramm- verbindung Papierausdruck/ Dokument Finanzielle Istdaten Budgetplanung Manuell er Prozess Bestehend e Version/ Daten System- entschei -dung: Pass/Fai l

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