Multi Channel Auftragsabwicklung: Großhandel SAP Best Practices for Retail

Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Arbeitsschritte Multi Channel Auftragsabwicklung: Großhandel beschreibt ein Business-to-Business-Szenario (B2B): Sie verkaufen an Ihre bekannten Kunden (mit Stammdatensatz), die wiederum die Waren an ihre Kunden weiterverkaufen (Großhandelsfunktion). Neben den Funktionen zur Kundenauftragsabwicklung umfasst dieses Szenario auch die folgenden Arbeitsschritte: Kreditlimitprüfung und Verfügbarkeitsprüfung, Konsignation, Rückstandsbearbeitung, Kundenkontrakt, Produktkatalog, Online-Store, Kundenfaktura, Zahlungsbearbeitung und nachträgliche Abrechnung. Vorteile Die gesamte Belegkette – Presales-Phase, Auftrag, Folgeaktivitäten – bildet einen Belegfluss bzw. eine Beleghistorie. Der Datenfluss von einem Beleg zum nächsten reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und ermöglicht Problemlösungen. Mit der Funktion für rückständige Aufträge des Retourenbestands können Sie die Zuordnung der Retouren zu rückständigen Aufträgen und Umlagerungen steuern: Wenn der Artikel nicht benutzt wurde und wieder versendet werden kann, dient es der schnelleren und kostensparenden Belieferung, diese Ware auf rückständige Kundenaufträge oder Umlagerungsbestellungen zu verteilen, anstatt sie in den frei verwendbaren Bestand zu buchen und anschließend wieder zu kommissionieren und zu versenden. Wichtige Arbeitsschritte Terminaufträge, Sofortaufträge, Streckenaufträge anlegen Rückstandsbearbeitung und Neuterminierung Kundenfaktura anlegen Zahlungsbearbeitung Kundenretourenabwicklung Nachträgliche Abrechnung Konsignationsabwicklung Kundenkontraktabwicklung Produktkatalogabwicklung

Erforderliche SAP-Anwendungen und Unternehmensrollen SAP Enhancement Package 6 for SAP ERP 6.0 Unternehmensrollen Sachbearbeiter Vertrieb Verkäufer Lagerleiter Lagerist Filialleiter Sachbearbeiter Fakturierung Retail Aktionsplaner Retail Stammdaten Manager Fachkraft Konstruktion

Kundenauftrag/Rückstandsbearbeitung und Neuterminierung Ablaufdiagramm Kundenauftrag/Rückstandsbearbeitung und Neuterminierung Sachbearbeiter Vertieb Terminauftrag/ Sofortauftrag/ Streckenauftrag Schritte 4.1-4.3 Verkaufsbeleg-Neuterminierung analysieren Kreditlimit-prüfung Verfügbar-keitsprüfung Filialleiter Retouren-bestand nach Verteilung überwachen Rückstands-bearbeitung und Neuterminierung CATT ausführen Retouren-bestand überwachen Lagerist Retouren-bestand an Rückstande verteilen Verkaufsbelege neu terminieren

Kundenauftrag: Alternativen Bei einem Kundenauftrag fordert ein Kunde eine Materiallieferung oder Serviceleistung zu einem bestimmten Zeitpunkt an. Ein Verkaufsbereich erhält die Anforderung und ist dann verantwortlich für die Erfüllung des Auftrags. Terminauftrag: Waren werden abgeholt oder geliefert und anschließend in Rechnung gestellt. Sofortauftrag: Waren werden sofort abgeholt oder geliefert und anschließend in Rechnung gestellt. Streckenauftrag: Waren werden direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert. Das bestellende Unternehmen stellt die Rechnung an den Kunden. Barauftrag: Waren werden sofort abgeholt und bezahlt.

Optionen der Auftragserstellung (1) Cross-Selling: entsprechend dem eingegebenen Artikel werden weitere, verwandte Artikel vorgeschlagen Dynamischer Produktvorschlag: entsprechend dem eingegebenen Kunden werden mit dieser Kundennummer verbundene Artikel (Historie, PP...) vorgeschlagen

Optionen der Auftragserstellung (2) Bei der Kreditlimitprüfung wird geprüft, ob ein Kunde bereits sein Kreditlimit erreicht hat und mit welchen Konsequenzen dies verbunden ist (Warnung, Fehler, Liefersperre). Diese Prüfung kann in jedem Verkaufsbeleg erfolgen. Die Lieferung einer Ware zu einem Lieferdatum ist nur möglich, wenn diese Ware rechtzeitig für alle vor der Lieferung erforderlichen Bearbeitungsaktivitäten zur Verfügung steht. Um dies zu garantieren, wird die Verfügbarkeitsprüfung im Auftrag angewendet.

Rückstandsbearbeitung Prüfen des Retourenbestands der nicht beschädigten oder verwendeten Waren Liste der wichtigsten Anforderungen für Verkaufsbelege Manuelle Bearbeitung Zuordnung von ATP-Mengen Auswahl und Bearbeitung von rückständigen Aufträgen für einen bestimmten Artikel Rückstandsbearbeitung mit selektiver Liste für Verkaufsbelege

Neuterminierung Auswahl der offenen Verkaufsbeleg- positionen zum ausgewählten Artikel und Verfügbarkeitsprüfung Analyse des letzten Neuterminierungslaufs

Kundenfaktura „Kundenfaktura“ ist der Oberbegriff für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Pro-forma-Rechnungen und Stornobelege. Die Fakturierung ist die letzte Verarbeitungsstufe eines Geschäftsvorgangs im Vertrieb

Ablaufdiagramm Kundenfaktura Sachbearbeiter Vertrieb Alternative 1 Vorgängerbelege über eCATT generieren Fakturabeleg online auf Grundlage der Auslieferung anlegen Zahlungs-eingang in FI Sammelfaktura im Hintergrund generieren Alternative 1 Alternative 2

Kundenretoure Es gibt unterschiedliche Gründe für die Rückgabe von Waren: - die Ware ist in irgendeiner Weise beschädigt, so dass sie nicht in den normalen Warenbestand zurückgeführt werden kann, sondern an den Lieferanten zurückgeschickt wird. - dem Kunden hat die Ware nicht gefallen, und er möchte sie ersetzen. Die Ware kann aber ganz oder teilweise wiederverwendet werden. - Dem Kunden hat die Ware nicht gefallen, und er möchte sein Geld zurück oder eine Gutschrift. Die Ware kann ganz oder teilweise wiederverwendet werden. Bei Eingang der Retourenware des Kunden wird diese zuerst in den gesperrten Retourenbestand gebucht. Die rückgelieferte Ware wird geprüft, und das weitere Vorgehen wird entschieden, z.B.: Bruch-Bestand (Rücklieferung an den Lieferanten bzw. vernichten), Verkauf an Personal, Rückführung in den normalen Bestand/Verteilung auf Rückstände.

Ablaufdiagramm Kundenretoure Sacbearbeiter Vertrieb Vorberei-tungen Wareneingang für die zurück-genommenen Waren buchen Retouren-bestand überwachen Retoure mit kostenloser Nachlieferung anlegen Bestands-anzeige Fakturasperre entfernen Gutschrift ausgeben Retouren-auftrag anlegen Wareneingang für Retouren buchen Durchführung Retoure anlegen Retouren-bestand überwachen Umbuchung vom gesperrten Bestand zum Lagerort für Rücklieferungen Belegfluss kontrollieren Kostenlose Nachlieferung anlegen Retouren-lieferung anlegen Vollständige Umbuchung auf frei verwend-baren Bestand Bestands-kontrolle Retouren für Folgeverarbei-tung freigeben Gutschrift anlegen Freigabe Buchhaltung Retouren-lieferung anlegen Retouren-lieferung buchen Umbuchung vom Retouren-bestand zum gesperrten Bestand Bestands-kontrolle Lieferung für kostenlose Nachlieferung anlegen Warenausgang für kostenlose Nachlieferung

Ablauf der Retourenabwicklung Finanzwesen: Logistik: Eingabe der Kundenretouren Gutschrift oder Kostenlose Nachlieferung Bestand Bestandskorrektur (Eingabe in Sperrbestand) Folgeprozesse Log. Rechnungsprüfung Eingabe der Kundenretouren Wareneingang Anlegen eines Kundenretourenauftrags Bestandsumbuchung in frei verwendbaren Bestand oder Verteilung auf Rückstände Umbuchung auf Retourenbestand Folgeprozesse Retourenlieferung an Lieferanten Rechnungsprüfung

Eingang der Rücklieferung Wareneingangsbuchung Buchung in Sperrbestand

Bewertung der Rücklieferung Warenkontrolle Entscheidung über weitere Verwendung Rückführung in frei verwendbaren Bestand Weiterleitung in Retourenbestand

Weitere Verwendung I – frei verwendbarer Bestand Rückführung in frei verwendbaren Bestand Zuordnung zu offenen Aufträgen

Weitere Verwendung II – Retourenbestand Rückführung in Retourenbestand Entsorgung

Folgeprozess Retourenlieferung an Lieferanten

Nachträgliche Abrechnung Als Teil des Verfahrens zur nachträglichen Abrechnung können Sie einen Preisnachlass anbieten, z.B. wenn ein Kunde bestimmte Mengen bestimmter Artikel erwirbt, eine Kundenkarte zur Zahlung verwendet oder das Auftragsvolumen in einem zuvor vereinbarten Zeitraum erreicht oder überschreitet.

Nachträgliche Abrechnung Ablaufdiagramm Nachträgliche Abrechnung Sachbearbeiter Vertieb Bonusab-wicklung (in SD) Nachträgliche Abrechnung Status der Bonusab-sprache anzeigen Abrechnung von Absprachen Bonusab-sprache anlegen Auftrags-volumen aktualisieren „Neues“ Auftrags-volumen erstellen Kundenauftrag anlegen Transportauf-trag anlegen und mit Warenausgang quittieren Lieferung anlegen Daten zum Auftrags-volumen anzeigen Fakturabeleg anlegen Belegfluss Auslieferung Gutschriftsan-forderung für Bonusteilab-rechnung freigeben Gutschriftsan-forderung für Bonusteilab-rechnung abrechnen Aufrisse anzeigen Teilab-rechnung durchführen Absprache zur Abrechnung freigeben Endab-rechnung anlegen Bonusgut-schriftsan-forderung für Endabrechnung abrechnen Bonusgut-schriftsan-forderung für Endabrechnung freigeben Zahlungs-verhalten anzeigen

Kundenkonsignation Konsignationswaren sind Waren, die an einem Kundenstandort gelagert werden, die aber weiterhin Eigentum Ihres Unternehmens sind. Aus Planungs-sicht ist dieser Bestand nicht mehr verfügbar und wird unabhängig verwaltet. Der Kunde ist erst dann verpflichtet, die Ware mit Ihnen abzurechnen, wenn er sie dem Konsignations-bestand entnimmt. Anderenfalls kann der Kunde in der Regel nicht benötigte Konsignationswaren zurückgeben. Die Konsignationsabwicklung ist für beide Seiten vorteilhaft. Kunden lagern die Konsignationswaren in ihrem eigenen Lager. Der Kunde kann jederzeit auf die Waren im Konsignationslager zugreifen. Es werden nur Waren in der Menge abgerechnet, in der sie aus dem Lager entnommen werden.

Sachbearbeiter Vertieb Ablaufdiagramm Kundenkonsignation Sachbearbeiter Vertieb Konsignations-bestand beim Kunden reduzieren Alternative 1: Konsignations-entnahme Lieferung anlegen Alternative 2: Konsignations-abholung Optionaler Prozess nach Konsignations-entnahme: Konsignations-retoure Fakturierung oder Gutschrift für Konsigna-tionsretoure angelegt Fakturasperre entfernen Wareneingang Fakturierung Warenausgang Konsignations-beschickung Transportauf-trag anlegen und quittieren Belegfluss Konsignations-bestand

Kundenkontrakt Kundenkontrakte sind Kundenrahmenverträge, die anzeigen, wann Waren innerhalb eines bestimmten Zeitraums erworben werden. Kontrakte werden mit dem Kunden abgeschlossen, damit Einkauf/Produktion und Verkauf von Waren besser geschätzt werden können, wodurch wiederum bessere Konditionen verhandelt werden können.

Ablaufdiagramm Kundenkontrakt Sachbearbeiter Vertrieb Kontraktabruf für Mengen-kontrakt anlegen Mengen-kontrakt Wertkontrakt Kontraktabruf für Wertkontrakt anlegen

Produktkatalog Der Produktkatalog bildet die Grundlage für gedruckte und elektronische Kataloge. Der Katalog wird im SAP-ERP-System verwaltet und kann in externe Systeme übertragen werden und als Vorlage für Druckkataloge oder elektronische Kataloge (CD-ROM oder Internet) genutzt werden. Für den Export von Katalogdaten können IDocs und BAPIs verwendet werden.

Ablaufdiagramm Produktkatalog Sachbearbeiter Vertieb Dokumente und Texte im Artikelstamm verwalten Dokumenten-infosätze anlegen Produkt-katalog anlegen Grunddaten anlegen Preisfindung im Produkt-katalog Artikel manuell zu Layout-bereichen hinzufügen Layout-hierarchie des Produktkatalogs anlegen Kalkulations-schema ermitteln Untergeord-nete Layout-bereiche anlegen Layout-hierarchie manuell anlegen Kunden-schema Artikel mit dem Standardartikel zu Layout-bereichen hinzufügen Alternativ: Layout-hierarchie automatisch anlegen Texte und Dokumente für Artikel und Layoutbereiche pflegen Aktionsprodukt-katalog anlegen Layout-bereiche pflegen Artikel pflegen Verknüpfung zwischen Aktion und Produkt-katalog Aktionsver-kaufspreise Layout-hierarchie anlegen Grunddaten anlegen

Legende Symbol Beschreibung Verwendungs- hinweise Symbol Beschreibung Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail