Spicker Ein kleines Nachschlagewerk zu PowerPoint Eva Diem, Neuenstein diem.demel@t-online.de

Inhaltsverzeichnis 1.) Der PowerPoint-Start 2.) Bildschirmansichten 3.) Alles was man einfügen kann 4.) Der Hintergrund 5.) Verzweigungen 6.) Präsentation für die Vorführung einrichten 7.) Drucken 8.) Pack & Go Ende

1.) Der PowerPoint-Start 1a) Der Startbildschirm 1b) Das Folienlayout wählen 1c) Der Bildschirm, allgemein 1d) Symbolleisten

Startbildschirm Hiermit baut man eine Präsentation „ von Hand“ auf, dabei lernt man aber auch viel. Die Präsentation erstellt man selbst, nur das Design wird gleich zur Auswahl gestellt. Assistenten verhelfen zwar zu einem schnellen Ergebnis, aber der eigenhändige Aufbau verhilft zu schneller Einsicht! Wählen Sie deshalb zur Einführung „Leere Präsentation“!

Das Folienlayout Wenn sie eine leere Folie wählen, haben Sie keinerlei Vorgaben, alle anderen Folienvorschläge bieten schon eine vorgefertigte Einteilung, die manchmal nützlich sein kann.

Der Bildschirm, allgemein Menüleiste Standardleiste Formatleiste Animationsl. Alle Symbolleisten können ganz leicht hinzu-gefügt, entfernt oder verschoben werden Zeichnen Grafik WordArt

Symbolleisten Hinzufügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Symbolleiste und wählen Sie die neue Symbolleiste an. Entfernen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Symbolleiste und klicken Sie in der Auswahl auf das Häkchen. Verschieben: Packen Sie die Symbolleiste an den beiden senk- rechten, grauen Streifen und ziehen sie an den neuen Platz. Verschieben einzelner Symbole: Das Symbol bei gedrückter ALT-Taste anklicken und verziehen.

2.) Bildschirmansichten 2) Wie komme ich in die einzelnen Ansichten? 2a) Folienansicht 2b) Gliederungsansicht und Inhaltsfolienerstellung 2c) Foliensortieransicht 2d) Notizseitenansicht 2e) Bildschirmpräsentation

Bildschirmansichten: Folien- ansicht Folien- sortieransicht Bildschirm- präsentation Gliederungs- ansicht Notizseiten- ansicht Diese Leiste finden Sie hier links unten

Folienansicht

Die Folienansicht ist die Standardansicht. Nur in dieser Ansicht können Sie Text, WordArt, ClipArt, Diagramme und Kalkulationen einfügen. Sie kommen z.B. aus der Sortieransicht mit einem Doppelklick auf der gewählten Folie in deren Folienansicht und können dort weiter- arbeiten.

Gliederungsansicht

Gliederungsansicht Hilfsmittel zum Umstellen der Folien. Das Minifolienbildbild erhält man mit dem Befehl: Ansicht/Miniaturbild Hiermit werden die Formatierungen der Folienüberschriften in der Gliederung ausgeschaltet. Das kleine Foliensymbol kann markiert werden, damit kann man Folien löschen, umstellen oder durch Doppelklick in die Folienansicht wechseln.

Gliederungsansicht Inhaltsfolie erstellen Markieren Sie alle Folien, die in der Inhaltsfolie erscheinen sollen. Erweitern Sie die Markierung durch Festhalten der Shift-Taste. Durch Anklicken des Inhaltsfoliensymboles wird die Inhaltsfolie erstellt und vor die erste markierte Folie gestellt. Nachbearbeitung der Position und des Inhaltes sind selbstverständlich möglich.

Foliensortieransicht Das ist die Foliensortieransicht Die Folien lassen sich hier umstellen oder entfernen, neue Folien können eingefügt werden. Das Umstellen funktioniert durch Anklicken der Folie und Ziehen derselben auf den neuen Platz Mit diesem Symbol können die Folienübergänge bequem verändert werden.

Notizseitenansicht

Notizseitenansicht Notizen erstellen Bla bla bla bla Hier tippen Sie Erläuterungen, Bemerkungen und Tipps ein, die Sie bei der Präsentation sagen wollen, oder ihren Teilnehmern gedruckt mitgeben wollen. Beim Drucken wählen Sie dann z.B. Notizseiten

Bildschirmpräsentation: Klicken Sie hier, wenn Sie die Mini- präsentation sehen wollen: Oder kehren Sie hiermit zurück:

Bildschirmpräsentation 1, 2, 3 im Sauseschritt

Bildschirmpräsentation eilt die Zeit,

Bildschirmpräsentation wir eilen mit !

3.) Alles was man einfügen kann 3a) Textfeld einfügen 3b) Grafik einfügen 3c) Gruppieren und drehen 3d) Animationen 3e) Klang aufzeichnen 3f) Folien aus anderen Präsentationen 3g) Folienübergänge

Textfeld einfügen Wenn Sie einsam vor Ihrer leeren Folie sitzen, wählen Sie das Symbol „Textfeld “ aus der Zeichnen-Symbolleiste, klicken Sie es an und klicken nochmals auf die Folie. Schon können Sie Text eingeben und formatieren. Außerdem hat das Textfeld noch eine praktische Seite: Nach dem Einfügen ist es mit schrägen Linien als Rand umgeben. Klicken Sie auf diesen Rand, so verändert er sich und zeigt sich nun gepunktet, wenn Sie jetzt formatieren, gilt das für den ganzen Textkasten. Probieren Sie es aus!

Grafik einfügen Mit der Befehlsfolge: Einfügen/Grafik/... Erhalten Sie ein Auswahl- menü. /ClipArt stellen alle Office-ClipArts zur Verfügung. Grafiken aus Ihrem Fundus wählen Sie mit „Aus Datei...“ Sie können auch direkt „vom Scanner“ einlesen.

H allo Gruppieren und drehen Die Lupe wurde als ClipArt eingefügt, der Text extra erstellt. Wenn beides verbunden werden soll, damit man es gemeinsam verschieben oder skalieren kann, muß gruppiert werden. Dazu ziehen Sie die Maus diagonal und so großzügig über Objekte, dass beide markiert sind. Wählen Sie dann Zeichnen/Gruppierung. Ein Text oder eine Zeichnung (aber nicht alle ClipArts) können an grünen Punkten gedreht werden. Klicken sie das Objekt an und wählen dann das Symbol „Freies Drehen“ aus der Grafik-Symbolleiste. H allo

Animationen Ein einfacher Weg: Markieren Sie auf Ihrer Folie das Objekt, welches bewegt werden soll mit der rechten Maustaste. In dem geöffneten Menü wählen Sie: Benutzerdefinierte Animation...

das Objekt „Feuerwerk“ Animationen Hier sehen Sie die Auswahl, die ich für das kleine Feuerwerk gewählt habe. Beachten Sie, dass das Objekt „Feuerwerk“ markiert ist!!! Wichtig, damit das Feuerwerk von alleine startet:

Animationen Hier können Sie schon mal ausprobieren! Wechseln Sie zur „Karteikarte“ „Zeitlicher Ablauf“, dort wählen Sie „Animation starten / Automatisch / 2 Sekunden“. Hier können Sie schon mal ausprobieren!

Aufzeichnung wiedergeben Folienansicht Wenn Sie ein Mikrofon haben.... Wählen Sie Einfügen/Film und Klang/Klang aufzeichnen. Nicht vergessen: Einen Namen für den neuen Klang eingeben! Damit fügen Sie den neuen Klang in die aktuelle Folie ein. Aufzeichnung wiedergeben Aufzeichnung stoppen. Aufzeichnung starten.

Reihenfolge Einzelne Objekte (Texte, Bilder, Autoformen usw) werden in der Reihenfolge „aufeinandergelegt“ in der sie eingefügt werden. Sie können diese Reihenfolge ändern: Stellen Sie den Mauszeiger auf das Objekt und wählen Sie mit der rechten Maustaste den Befehl „Reihenfolge“. Anschließend entscheiden Sie sich, ob das Objekt eine Ebene wandern soll, oder gleich ganz nach vorne oder hinten. Erstes Drittes Zweites

Übung zur Reihenfolge drunter drüber drunter drüber drunter drüber Aufgabe: Der automatisch ablaufende Pfeil soll sich jeweils unter oder über die gelbe Schwelle fädeln. drunter drüber drunter drüber Tipp: Mit der rechten Maustaste wählen Sie den Befehl: „Reihenfolge“.... Endstation

Folien aus anderen Dateien einfügen Übernehmen Sie einzelne Folien aus anderen Präsentationen mit dem Befehl: Einfügen/Folien aus Dateien... Durchsuchen wählen, Öffnen, Anzeigen und dann die gewünschten Folien markieren, Einfügen und dann Schließen. Dieser Punkt ist wichtig, so können nämlich Folien von Schüler-Präsentationen zu einer gemeinsamen Arbeit zusammengetragen werden! Bild nächste Seite

Folien aus anderen Dateien einfügen

Bildschirmpräsentation/Folienübergänge.... Mit dem Befehl Folienübergang... legt man fest, wie die Folie eingespielt wird. Diesen Befehl finden Sie bei: Bildschirmpräsentation/ Folienübergang..., oder hier (beachten Sie den Übergang)

Folienübergänge Das war „vertikal blenden“...nochmal? Auch in der Foliensortieransicht erscheint der Befehl Folienübergänge, aber hier als Symbol.

4c) Grafik als Hintergrund 4.) Der Hintergrund 4a) Design zuweisen 4b) Folien-Master 4c) Grafik als Hintergrund

Design übernehmen... Damit Ihre Präsentation ein einheitliches Aussehen erhält, können Sie eines der vorgefertigten Designs zuweisen. Hier 3 mehr oder weniger gelungene Beispiele aus der mitgelieferten Auswahl.

Design übernehmen... Die Befehlsfolge: Format/Design übernehmen.../dann ein vorgeschlagenes Layout auswählen und bestätigen. Achtung 1: Das zugewiesene Design gilt für alle Folien !!!! Achtung 2: Das neue Design wird man nicht so leicht wieder los!!!! Entweder sofort Bearbeiten/Rückgängig wählen oder Format/Hintergrund.../ weiße Hintergrundfarbe und Hintergrundgrafiken aus Master ausblenden.

Folien-Master Erschrecken Sie jetzt nicht vor dem eher verwirrend aussehenden Bildschirm (sehr stark verkleinert nebenstehend) Unter Ansicht/Master finden Sie den Folien-Master Der Folien-Master ermöglicht die Erstellung eines Layouts, das für alle Folien einer Präsentation gilt. In den dargestellten 5 Textfeldern haben Sie allerdings nur Einfluss auf die Formatierung. Möchten Sie auf jeder Folie ein Logo (Grafik, ClipArt) oder einen ständig wiederkehrenden Text haben, müssen Sie ein Feld verkleinern um Platz für diese „Folienelemente“ auf dem Hintergrund zu schaffen.

Z Eigener Hintergrund Wählen Sie Format/Hintergrund... Jetzt haben Sie gestalterische Freiheit. Sie können Effekte, Strukturen, Muster und Grafiken einer einzelnen Folie oder allen Folien zuweisen. Betätigen Sie die Pfeiltaste im Fenster „Hintergrund“, daraufhin finden Sie unterhalb der Farbauswahl den Eintrag: Fülleffekte...

5a) interaktive Schaltflächen 5b) Hyperlinks 5.) Verzweigungen 5a) interaktive Schaltflächen 5b) Hyperlinks

Interaktive Schaltflächen Z Interaktive Schaltflächen Einmal hin, einmal her, kreuz und quer ist gar nicht schwer! In diesem Beispiel wird von der Inhaltsfolie aus zu einzelnen Folien verzweigt. Von dort sollte es wieder zum Inhalt zurück gehen. Befehlsfolge: Bildschirmpräsentation/ Interaktive Schaltflächen/ dort die Fläche auswählen. Jetzt mit der Maus die Schaltfläche aufziehen,

Interaktive Schaltflächen Z Interaktive Schaltflächen sobald Sie die Maus loslassen, ist die neue Schaltfläche automatisch markiert und das folgende Menükästchen öffnet sich. An dieser Stelle öffnen Sie das Dialogfeld „Hyperlink zu:“ und wählen Folie... aus. Anschließend suchen Sie in der Minigliederung den rich- tigen Folientitel und klicken diesen an. Ganz von selbst hat PowerPoint eine „relative“ Ver- bindung hergestellt, die auch dann noch stimmt, wenn die Folien mal anders sortiert werden.

Link zur nächsten Seite ! Hyperlinks Diese Schrift ist der Link zur nächsten Seite !

Z Das ist der Link zurück ! Hyperlinks Und so einfach geht‘s: Markieren Sie den Text oder das Objekt (Pfeil, Kästchen, Bild usw.) das den Hyperlink darstellen soll, mit der rechten Maustaste. Jetzt wählen Sie Aktionseinstellungen...

Z Hyperlinks An dieser Stelle öffnen Sie das Dialogfeld „Hyperlink zu:“ und wählen Folie... aus. Anschließend suchen Sie in der „Minigliederung“ den rich- tigen Folientitel und klicken diesen an. Ganz von selbst hat PowerPoint eine „relative“ Ver- bindung hergestellt, die auch dann noch stimmt, wenn die Folien mal anders sortiert werden. Mausklick oder Mauskontakt? was soll den Link aktivieren?

6.) Präsentation für die Vorführung einrichten 6a) Präsentation einrichten 6b) Folien ausblenden 6c) Zielgruppenorientierte Präsentationen

Präsentation einrichten Das ist die einfachste Art der Vorführung. Die Folie füllt den Bildschirm, mit jedem Tastendruck erscheint die nächste Folie. Präsentation einrichten I Bildschirmpräsentation/Bildschirmpräsentation einrichten.... Mit diesem Schaltbutton erstellen Sie eine selbstablaufende Präsentation.

Präsentation einrichten II Ansicht an einem Kiosk Über die Befehlsfolge: Bildschirmpräsentation/Folienübergang... erreichen Sie nebenstehendes Fenster, dort unter Nächste Folie - Automatisch nach anklicken und die Anzahl der Sekunden eingeben, nach denen die nächste Folie eingeblendet wird. Die Präsentation läuft und läuft und läuft und ...

Folien ausblenden Alle Folien eingeblendet zwei Folien ausgeblendet Achten Sie auf diese beiden Symbole Stellen Sie fest, dass Sie einige Folien für einen Vortrag nicht benötigen, so blenden Sie diese einfach aus: In die Sortieransicht wechseln, Folie/Folien, die nicht benötigt werden mit rechter Maustaste anklicken und Folie ausblenden anwählen. Fertig. Benötigen Sie die Folie wieder, wird/werden die ausgeblendeten auf die gleiche Weise wieder aktiviert.

Zielgruppenorientierte Präsentation Mit viel Zeitaufwand haben Sie eine umfangreiche Präsentation erstellt. Nun sollen Sie, aus Zeitgründen, den Vortrag zielgruppenorientiert kürzen. Kein Problem, Ihre Arbeit war nicht umsonst. Wählen Sie: Bildschirmpräsentation / Zielgruppenorientierte Präsentationen.../ Neu... Wählen Sie nun aus dem linken Auswahlfenster die Folien aus (Schaltfläche Hinzufügen) , die in der „zgoP“ (?) verwendet werden sollen; geben der „neuen“ Präsentation einen Namen; bestätigen mit OK . Noch Fragen? Ach ja. Auf diese Weise erhält jede Zielgruppe ihre eigene Präsentation und das Original bleibt erhalten.

7a) Ausdruck als Einzelfolie 7b) Ausdruck als Handzettel 7.) Drucken 7a) Ausdruck als Einzelfolie 7b) Ausdruck als Handzettel 7c) Ausdruck als Notizenseiten 7d) Ausdruck der Gliederung 7e) Buch erstellen

Präsentation ausdrucken Ausdruck der einzelnen, aktuellen Seite. Eingabefeld für einzelne Folien Ihrer Präsentation. Mit dieser Schaltfläche wählen Sie die Art des gewünschten Ausdrucks. Ein Klick auf die Pfeiltaste und Sie stehen vor einer Fülle von Möglichkeiten.

Handzettel Handzettel gibt es mit 2, 3, oder 6 Folien je Seite: Die Abbildungen zeigen in etwa das Druckergebnis.

Notizseiten Notizseiten ermöglichen es Ihnen, zu jeder einzelnen Folie Ihrer Präsentation Besprechungs-notizen hinzuzufügen. So können sie ergänzende Texte zu Ihrem Vortrag - aber auch „Regie-anweisungen“ aufnehmen. Man wählt die Schaltfläche Notizseitenansicht Um Notizenseiten zu erstellen, wählen Sie zunächst die Folie, zu der Sie eine Notiz erstellen möchten; nun klicken Sie auf die Schaltfläche Notizseitenansicht - Im oberen Bereich des Bildschirmes erscheint Ihre Folie, im unteren ein Textfeld, in das Sie Ihren Text eingeben können. Beispiel nebenstehend. im oberen Bereich erscheint Ihre Folie, im unteren Bereich geben Sie, wie in einer Textverarbeitung Ihre Notiz dazu ein.

Gliederung Der Ausdruck der Gliederungsansicht ist wenig spektakulär - wie nebenstehendes Beispiel zeigt. Ordnungsfetischisten - manche Beamte rechnen sich dazu - haben ein weiteres Ordnungsinstrumentarium und der Drucker hat etwas zu tun. Machen Sie das Beste daraus.

Z Buch erstellen: Mit Hilfe der Befehlsfolge: Datei/Senden an/Microsoft Word... erhält man eine Reihe von interessanten Möglichkeiten die Präsentation mit MS Word auszudrucken. Nach der Aus-wahl eines geigneten Layouts werden die Folien an Word übergeben, nun sind Sie in der Lage alle Möglichkeiten der Textverarbeitung auszunutzen (Überschriften, Zeilen-umbrüche, ...) und die Präsentation auszudrucken.

Pack & Go Dieser Assistent packt die Präsentationen, inklusive eingebundener Klänge, Videos, Schriften usw. Auf Wunsch packt er auch den “Projektor” dazu, der es ermöglicht, eine Präsentation auch ohne das installierte PowerPointProgramm ablaufen zu lassen. Dieser Assistent komprimiert die Präsentation und packt wie bei einem Backup die gesamte Präsentation auf eine oder mehrere Disketten. Der „Entpacker“ dazu heißt pngsetup und ist auf der ersten Diskette dabei. Sie finden den Befehl in Datei/Pack&Go....

Pack & Go Dieser Assistent packt die Präsentationen, inklusive eingebundener Klänge, Videos, Schriften usw. Auf Wunsch packt er auch den “Projektor” dazu, der es ermöglicht, eine Präsentation auch ohne das installierte PowerPointProgramm ablaufen zu lassen. Dieser Assistent komprimiert die Präsentation und packt wie bei einem Backup die gesamte Präsentation auf eine oder mehrere Disketten. Der „Entpacker“ dazu heißt pngsetup.exe und ist auf der ersten Diskette dabei. Halten Sie Disketten bereit und wählen Sie den Befehl in Datei/Pack&Go.... Dieser Assistent packt die Präsentationen, inklusive eingebundener Klänge, Videos, Schriften usw. Auf Wunsch packt er auch den “Projektor” dazu, der es ermöglicht, eine Präsentation auch ohne das installierte PowerPointProgramm ablaufen zu lassen. Dieser Assistent komprimiert die Präsentation und packt wie bei einem Backup die gesamte Präsentation auf eine oder mehrere Disketten. Der „Entpacker“ dazu heißt pngsetup und ist auf der ersten Diskette dabei. Sie finden den Befehl in Datei/Pack&Go....