alles, was sie schon immer über powerpoint wissen wollten, sich aber nicht zu fragen trauten prof. dr. peter kneisel

inhalt + ziele Was ist Powerpoint  Anfangen  Elemente in Powerpoint  Präsentation Zusammenfassung Überblick Einblick nicht Trivialitäten Details

motivation und mahnung Die Kunst, seine Arbeitsergebnisse präsentieren zu können, ist zunehmend wichtig im Studium (und wesentlich im Berufsleben) aber: die Inhalte sind (zumindest im Studium) wesentlicher Bei der Präsentatinsvorbereitung und –durchführung werden heute vermehrt technische Hilfsmittel, insbesondere Präsentationswerkzeuge wie PowerPoint, eingesetzt. aber: Eine wirklich professionelle Präsentation kombiniert verschiedene Präsentationformen (Tafelvortrag, Rede, Diskussion, Beamer, Overhead, Video) Mit technischen Hilfsmitteln lassen sich schnell “professionelle” Präsentationen erstellen. aber: Sie müssen die technischen Hilfsmittel richtig einsetzen und dafür gut beherrschen. Kleine Schwächen im Vortrag lassen sich durch professionelle Gestaltung kaschieren. aber: ein schwacher Vortrag bleibt trotz ausgereifter Folien schwach.

was ist powerpoint Powerpoint ist ein strukturierter Präsentationseditor klare Trennung zwischen Inhalt und Design Powerpoint ist kein Malprogramm dazu gibt es z.B. CorelDraw und Photoshop Powerpoint unterstützt das Gestalten, Verwalten von Präsentation (Einfache) Gestaltung und Einbindung von Graphik Untersützung einer mehrschichtigen Textstruktur Powerpoint unterstützt die Präsentation als Folie Printout Web-Präsentation Beamer-Präsentation

kapitel 1 anfangen 1.1 powerpoint starten 1.2 powerpoint anpassen 1.3 design laden 1.4 design selbst erstellen: - farbskalen - aufteilung  graphik 1.5 autoinhalt-assistent

     1.1 powerpoint starten Menues , Symbolleisten Text-/Folien-gliederung Folie Kommentare Kontextleiste (rechter Mausklick) Gemischte Ansicht Foliensortieransicht Präsentation    

1.2 powerpoint anpassen Menüs lassen sich anpassen Tipp: Finger weg Symbolleisten lassen sich an- und abschalten Tipp: “Gliederung”, “Graphik” anschalten Benutzerdefinierte Symbolleisen lassen sich erstellen mit (fast) allen Kommandos, die auch über Menues verfügbar sind. mit Makros Tipp: Menüpunkte aus “Zeichnen” hinzufügen

1.3 design laden Auswahl einer vorhandenen Präsentationsvorlage (*.pot) Kontextmenü  Foliendesign  Entwurfsvorlagen Übernahme aus einer vorhandenen Präsentation (*.ppt) Kontextmenü  Foliendesign  Durchsuchen Bei der Generierung einer neuen Präsentation Bei einer vorhandenen Präsentation

1.4 design selbst erstellen: farbskalen Was ? Auswahl aus bestehenden Farbskalen Definition der Skalenfarben Farbskala wechseln Warum ? Neues Layout Andere Darstellungsart (Folien, Bildschirmpräsentation) Wie ? Kontextmenu  Foliendesign  Farbschemas bearbeiten (Kontextleiste unten)

1.4 design selbst erstellen: aufteilung  grafik Drei Master Folien-Master für Titelfolie(n) für Inhaltsfolien Handzettel-Master Notizen-Master Funktion Seitenaufteilung Hintergrund Graphikelemente Gliederungsstufen Textattribute Aufzählungszeichen Einrückungen Zeilenabstände DESIGN

1.5 autoinhalt-assistent Auswahl Präsentationstyp Berichte Vorstellungen ... Ausgabeoptionen Präsentation Internet ... Präsentationsstil Folien Bildschirm ... Präsentationsoptionen Kommentare ...

kapitel 2 arbeiten mit powerpoint 2.1 folienlayout 2.2 elemente 2.3 attribute 2.4 elemente bearbeiten 2.5 cliparts und bitmaps bearbeiten 2.6 diagramme 2.7 autoformen 2.8 interaktive elemente 2.9 externe objekte 2.10 nützliche features 2.11 automatisierung

2.1 folienlayout Die Anzahl und Anordnung von sog. Textframes läßt sich (in bestimmten Varianten) wählen:  Kontextmenue  Folienlayout  Kontextleiste

MNI 2.2 elemente Text Design in den unterschiedlichen Ebenen Tipp: Beginnen Sie damit Design interne Elemente: Freier Text Graphische Elemente ClipArts AutoFormen Organigramm WordArt externe Elemente Bilder Video Audio MNI

2.3 attribute Text Hintergrund, Füllung Linien Schatten / 3D

2.4 elemente bearbeiten Cut, Copy, Paste, Duplicate Menü: Bearbeiten <strg>-X/C/V/D Bewegen, Skalieren, Drehen, kippen <shft> gibt grobe Richtung/Winkel vor <alt> befreit von Raster <strg> hat Zusatzfunktion (Kopieren, kleine Schritte, ...) (De-)Gruppieren Ausrichten/Verteilen Reihenfolge ändern

2.5 cliparts und bitmaps bearbeiten Cliparts bearbeiten Neu einfärben Beschneiden Kontrast Helligkeit Transparenz Bitmaps überarbeiten Kontrast Helligkeit Transparenz Beschneiden

Ein Diagramm erstellen Ein Diagramm bearbeiten (Doppelklick) Diagrammwerte bearbeiten Diagrammtyp ändern Diagrammelemente bearbeiten Diagrammwerte animieren

2.7 autoformen

2.8 interaktive elemente Interaktive Schaltflächen „Interaktivierung“ Vordefinierte Icons zur interaktiven Steuerung einer Präsentation „Interaktivierung“ Alle Objekte können „interaktiviert“ werden Wie ? : Markierung des Objektes – und dann Symbolleisten-Icon  Bildschirmpräsentation  Aktionseinstellung

2.9 externe objekte Einfügen externer Objekte (  Einfügen  Objekt ): Neu erstellen: damit werden neue, leere Objekte generiert Aus Datei erstellen: damit werden Dateien eingebunden Mögliche Objekte: Anwendungen mit OLE2-Schnittstelle

Erstellung Inhaltsfolien Rechtschreibprüfung Mail 2.10 nützliche features Erstellung Inhaltsfolien Rechtschreibprüfung Mail verschicken, Verteiler, Link zu Outlook Internet-Browser über OLE Kommentare einfügen, ein/ausblenden Makros Makros sind in Visual Basic realisiert Makros lassen sich nicht aus .pot-Dateien übernehmen, müssen also explizit kopiert werden Makros, die über Symbolleiste aufgerufen werden, beziehen sich immer auf ihre Ursprungsdatei

2.11 automatisierung Mit Makros kann man Inhalte von PowerPoint-Präsentation automatisiert verarbeiten Ein Beispielmakro zum Animieren von 2-spaltigem Text Sub Test() ' Testing automation Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer For i = 1 To ActivePresentation.Slides.Count For j = 1 To ActivePresentation.Slides(i).Shapes.Count ' Gilt für Text in Textrahmen ' If ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).HasTextFrame = msoTrue Then If ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).Left < 400 Then ' move from left, all smaller than 400 ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).AnimationSettings.EntryEffect = _ ppEffectFlyFromLeft Else ' move from right' ppEffectFlyFromRight End If Next j Next i End Sub

kapitel 3 präsentation 3.1 auswählen 3.2 übergänge festlegen 3.3 animieren 3.4 präsentieren

3.1 auswählen Folien lassen sich aus einer Präsentation ausschließen Sortieransicht Markieren der auszu-schließenden Folie(n) Auschluss über Symbolleiste oder Kontextmenue Zielgruppenorientierte Präsentation Menü:  Bildschirmpräsentation  Zielgruppenorientierte Präsentation

3.2 übergänge festlegen ... Für Folien kann ein Übergang festgelegt werden  Bildschirmpräsentation  Folienübergang Einstellmöglichkeiten: Geschwindigkeit Sound (don‘t !) Zeiteinstellung auf Mausklick nach bestimmter Zeit Einstellungen können für bestimmte Folien oder für alle Folien übernommen werden.

3.3 animieren Animationsschema  Bildschirmpräsentation  Animationsschemas Schema bezieht sich Benutzerdefiniert  Bildschirmpräsentation  Benutzerdefinierte Animation Animation ja/nein Reihenfolge / Zeiten Animationsart Diagrammeffekte Wiedergabeeinstellungen

3.5 präsentieren Esc Bildschirm-Präsentationsformen Starten Manuelle Automatische Präsentation Definition der Zeiten  Bildschirmpräsentation  neue Einblendzeiten testen Einstellung über:  Bildschirmpräsentation  Bildschirmpräsentation einrichten Anzeigedauer verwenden, wenn vorhanden Ansicht an einem Kiosk Starten Folie wechseln über (nur bei manueller Präsentation) Linker Mouse-Button: Nächster Punkt Kontextmenü: Nächster Punkt, letzter Punkt, ... Rechter Mouse-Button: Letzter Punkt Stoppen über Kontextmenü: Präsentation beenden (nur bei manueller Präsentation) <esc> (mehrmals bei Animationen) Esc

Sie haben gelernt zusammenfassung was powerpoint ist wie man beginnt anpassen, farbskalen, master, designs, assistent wie man arbeitet elemente, attribute, besondere elemente, nützliche features wie man präsentiert auswählen, übergänge, animieren, präsentieren

aber … Mit Ihrem Wissen im Umgang mit PowerPoint können Sie noch nicht wirklich professionell präsentieren, denn dazu müssen Sie noch Inhalte verstehen, sinnvoll selektieren und strukturieren eine Präsentation erstellen, vorbereiten und durchführen PowerPoint kann Sie dabei nur unterstützen, denn die Inhalte müssen Sie noch verstehen die Präsentation müssen Sie noch gestalten und durchführen dennoch: PowerPoint kann Sie immerhin unterstützen im Strukturieren von Inhalten (und damit auch beim Verstehen und Selektieren) In der Erstellung einer Folienpräsentation, von Zusatzmaterial, Gedankenstützen (die Sie bitte während der Präsentation nicht verwenden) aber: beachten Sie zumindest einige goldene Regeln im Umgang mit PowerPoint

goldene regeln beim umgang mit powerpoint ! Text Strukturieren Sie soviel wie möglich in der Gliederungsansicht Design Verwenden Sie den richtigen Schriftsatz (SansSerif-Schriften  Arial) 24 Punkt 18 Punkt 14 Punkt darunter wird es schwierig Konzentrieren Sie sich auf max. 5 Punkte mit einigen Unterpunkten bedenken Sie: ein Bild sagt mehr als 1000 Worte Seien Sie nicht zu bunt Verwenden Sie nicht mehr als 3-4 Farben (Ausnahme: gescannte Bilder) und möglichst nur die der Farbskala. Achten Sie bei der Farbauswahl auf den Kontrast Seien Sie sehr zurückhaltend bei Animationseffekten Im Zweifel: don‘t Ein Gimmick darf (ab und zu ´mal) sein

… und noch ein paar tipps (ohne powerpoint) Motivieren Warum ich ? Weil ich gut bin – tschaka ! Ersten und letzten Satz merken Motivation, Witz, Aufhänger, Appell, Herausforderung Direkt zu Beginn: tief Luft holen Augenkontakt aufbauen Dynamik Gestik: im positiven Bereich, Hände frei Mimik: zum Inhalt passend Sprache: Höhe, Lautstärke, Geschwindigkeit Natürlichkeit !

Sie wissen jetzt (hoffentlich) was PowerPoint ist … … und wie man mit PowerPoint  anfängt  arbeitet und präsentiert … und hatten etwas Spaß an der Sache … und sind daher motiviert ein wenig zu üben ;-)

übungen übung 1 starten übung 2 einrichten übung 3 überblicken übung 4 mit elementen umgehen übung 5 mit exotischeren elementen umgehen übung 6 mit text umgehen übung 7 präsentation vorbereiten übung 8 präsentieren übung 9 ausgeben übung 10 alles

übung 1 starten Starten Sie PowerPoint Legen Sie eine neue Präsentation mit Hilfe des AutoInhalt-Assistenten an Probieren Sie drei Möglichkeiten aus Wählen Sie eine Präsentation des AutoInhalt-Assistenten aus und füllen Sie sie mit Ihren Inhalten Schauen Sie sich das Ergebnis an: In der Gliederungsansicht In der Foliensansicht In der Bildschirm-Präsentations-Ansicht Schauen Sie sich die Ergebnisse Ihrer Kollegen an

übung 2 einrichten Richten Sie Ihre Präsentation ein Selektieren Sie ein Farbskala Bearbeiten Sie die Farbskala nach Ihrem Geschmack Speichern Sie die Farbskala Generieren Sie einen Folienmaster Richten Sie alle Bereiche einer Seite ein Weisen Sie ein Hintergrundmuster zu Garnieren Sie ihren Hintergrund mit einfachen Graphiken Richten Sie drei Ebenen der Gliederung ein: Zeichensätzen, -größen, -schnitten, -farben Zeilenabstäbde, Einrückungen, Tabulatoren Aufzählungszeichen Speichern Sie Ihre Präsentationsvorlage

übung 3 überblicken Erweitern Sie Ihren Vortrag um neue Folien In der Folienansicht In der Sortieransicht In der Gliederungsansicht Löschen Sie einige eingefügte Folien ... mehrere Folien gleichzeitig Stellen Sie Ihre Präsentation um Wechseln Sie in die Folienansicht Aus der Gliederungsansicht Aus der Sortieransicht

übung 4 mit elementen umgehen Bearbeiten Sie Text Ändern Sie Zeichensatz, Größe, Schnitt und Farbe Zeichnen Sie graphische Objekte Linien, Kreise, Ovale, Rechtecke, Quadate Autoformen: Freihandlinien, Verbindungen, Legenden, Wolken, Banner, Ändern Sie Objektattribute Farbe, Linienstärke Ändern sie Objektgröße, Position, Orientierung Üben Sie: Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Dublizieren Richten Sie Objekte aus und verteilen Sie sie äquidistant

übung 5 mit exotischeren elementen umgehen Füllen Sie eine Seite mit Cliparts, Graphiken und Sound Lassen Sie diese Seite als Bildschirmpräsentation ablaufen Spielen Sie mit WordArt und Ihrem Firmenname Erstellen Sie ein Organigramm Ihres Unternehmens Generieren Sie eine Tabelle mit den Monatsum-sätzen der letzten zwei Jahre. Stellen Sie diese Tabelle graphisch in 2- und 3-D dar Verändern Sie Farbe und Form der einzelnen Elemente Erforschen Sie die Funktionalität der Symbolleiste Fügen Sie interaktive Schaltflächen hinzu Verknüpfen Sie die Schaltflächen an unterschiedliche Folien, Dateien und Anwendungen Testen Sie in der Bildschirmpräsentation

übung 6 mit text umgehen Strukturieren Sie Ihren Vortrag in der Gliederungsansicht um Schieben Sie Folien nach oben und unten Ändern Sie die Hierarchiestufe von Folien (Tipp: tab-Taste, shft-tab-Taste, strg-tab-Taste) Formatieren Sie Folien in der Gliederungsansicht Formatieren Sie Text: Ändern Sie den Schriftsatz, den Schriftschnitt und die Größe Ändern Sie den Zeilenabstand (-> Folienansicht) Formatieren Sie eine Folie: das Layout, den Hintergrund Generieren Sie eine Inhaltsfolie aus mehreren Folien

übung 7 präsentation vorbereiten Stellen Sie die Folien Ihrer Präsentation zu einer zielgruppen-orientierten Animation zusammen Erstellen Sie eine zweite Zusammenstellung Weisen Sie allen Folien einen Folienübergang zu Probieren Sie verschiedene Übergänge Definieren Sie eine benutzerdefinierte Animation für eine Folie mit zwei Textblocken 10 grafischen Objekten ein Diagramm definieren Sie für alle Objekte eine Animation mit unterschiedlichen Typen Präsentieren Sie in der Präsentationsdarstellung

übung 8 präsentieren Führen Sie eine manuelle Präsentation durch Richten Sie die manuelle Präsentation ein Starten Sie die Präsentation Navigieren Sie durch die Präsentation vorwärts rückwärts mit dem Kontext-mnü: Gehe-zu Beenden Sie die Präsentation Führen Sie eine automatische Präsentation durch Richten Sie die automatische Präsentation ein Legen Sie die einzelnen Zeiten fest Überprüfen Sie die Präsentation

übung 9 ausgeben Richten Sie die Seite als DIN A4 ein Legen Sie Kopf- und Fußzeile für Handouts fest Drucken Sie die Folien Folie 3-6 rein Schwarz-Weiß 2 Folien pro Seite Speichern Sie Ihre Folien als PowerPoint 2003 Präsentation als HTML Öffnen Sie die gespeicherten Dateien

übung 10 alles Bereiten Sie ein beliebiges Thema inhaltlich für eine Präsentation vor (15 min) Gestalten Sie Ihre Präsentation (20 min) Mit Folienmaster, Farbskala 3 Folien à 3 min Präsentieren Sie (10 min) Ertragen Sie Kritik (2 min) Inhalt Gestaltung Präsentation