Projekte erfolgreich und sinnvoll planen

Projektmanagement in Unterrichtsprojekten SchuB SchuB - IV Kurs 2 Modul 3 Frei nach (Dr. Makku Klingelhöfer)

Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

Wie wird ein Projekt definiert? Es ist gekennzeichnet durch: ...Einmaligkeit der Bedingungen (Einmaligkeit der Aufgabe), ...eine definierte Zielvorgabe, ...Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller oder andere Art, …Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben, …eine spezifische Organisation.

Das magische Dreieck der Projektsteuerung ERGEBNIS Magisches Dreieck KOSTEN TERMINE (personelle, finanzielle & materielle Ressourcen)

Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

WOZU WANN WAS WO WOMIT Auftrags - klärung Relevanz / Hintergrund WIEVIEL Output / Ergebnisse WANN Anfang / Ende WAS Umfang / Scope WO zentral / regional WOMIT Ressourcen z.B. Personen / Geld Auftrags - klärung

Risikomanagement - Controlling - Kommunikation Anwendung der Tools des Projektmanagements Ziel- definition Rollen & Verantwort- lichkeiten Struktur- plan Ablauf- Relevanz des Projektes und Definition, was erreicht werden soll Festlegung Von Rollen & Verantwort-lichkeiten Welche Arbeitspakete müssen zur Zielerreichung bearbeitet werden Wann werden welche Arbeitspakete bearbeitet Risikomanagement - Controlling - Kommunikation

Ein Ziel … … ist ein Zustand (und kein Prozess)! … wird in einem Satz formuliert! … muss „SMART“ sein: S pezifisch (klar und eindeutig) M essbar A ktionsorientiert (herausfordernd, motivierend) R ealistisch T erminiert

Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

Projektleitung / Koordination Rollen & Verantwortlichkeiten müssen vor der Projektdurchführung eindeutig definiert sein Projektorganisation Rollen & Verantwortlichkeiten Trägt strategische Verantwortung für die Projektdurchführung Definiert Projektziele und -umfang Entscheidet über Projektteamempfehlungen Entscheidet über Ressourcenbereitstellung Regelmäßige Information zum Projektfortschritt Auftraggeber Trägt operative Verantwortung für die Projektzielerreichung Führt und koordiniert das tägliche Projektmanagement Kommuniziert mit allen Projektbeteiligten (Auftragsgeber, Projektteam) Projektleitung / Koordination Aktive Mitarbeit zur Erreichung der Projektziele Verantwortlich für spezifische Aufgabenpakete Identifiziert Informationsquellen und bereitstelle spezifischer Informationen aus den Fachbereichen („Botschafter“ des entsendenden Fachbereichs) Identifiziert mögliche Problemfelder und notwendige Kommunikationsbedürfnisse Projektteam

Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

Meilensteine strukturieren Projekte in verschiedenen Phasen. Arbeitspakete und Meilensteine machen ein Projekt zeitlich planbar Phase I Phase II Phase III Meilen- stein Meilen- stein Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 5 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 3 Meilensteine strukturieren Projekte in verschiedenen Phasen. Arbeitspakete sind Aufgaben, die während einer Projektphase ausgeführt werden müssen.

Arbeitspakete Meilensteine …sind messbar bezügl. Kosten, Ressourcen und Zeit …liefern ein eindeutiges, messbares Resultat …haben einen klaren Start und Endpunkt …liegen in der Verantwortung einer einzelnen Person Meilensteine …bieten ein Mittel zur Messung des Projektfortschrittes …sind grundlegend für das erreichen des Gesamtzieles des Projektes …bieten die Möglichkeit Während der Projektdauer „Go“ und „No Go“ Entscheidungen zu treffen

Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

Neubewertung Effektivitäts- prüfung Maßnahmen- durchführung planung Der Risiko-Management Prozess ermöglicht die Sammlung und Bewertung von Risiken Neubewertung Effektivitäts- prüfung Maßnahmen- durchführung planung Bewertung Identifizierung

Eintrittswahr-scheinlichkeit Zentraler Bestandteil ist die Risikoanalyse mit einer Bewertung der einzelnen Risiken Nr. Risiko Einstufung Priorisierung Gegenmaß-nahmen Verant-wortlich Eintrittswahr-scheinlichkeit Auswirkung Gewichtung  

Eintrittswahrscheinlichkeit Die Ergebnisse der Risikoanalyse visualisiert in der Risikomatrix den einzelnen Risikofaktor Hoch Mittel niedrig 3 6 9 2 4 1 klein mittel groß Vorbeugen / Schaden begrenzen Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkung

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Standardverfahren des Projektcontrollings ist die Messung von Plan-Ist-Abweichungen Ist Plan Zeit Ressourcen

Bei veränderten Zielvorgaben (Moving Targets) muss der Projektplan angepasst werden die goldene Regel: Vereinbartes Ziel Modifiziertes DON´T PANIC! Moving Targets sind realisierbar, wenn …. modifizierte Ziele vereinbart sind. erforderliche Ressourcen vorhanden sind. Endtermine nicht kritisch sind. alle Änderungen dokumentiert werden.

Präsentation

Am Ende jedes Projektes steht ein Abschlussbericht Projektbeschreibung Kurze Schilderung des Projektes Thematik Ziele Ist-Situation Vorgehensweise Kurze Beschreibung von Methoden und Prozessen Aufgaben Zeitrahmen Team/Mitwirkende Hauptergebnisse Hauptergebnisse sollen in einem Satz präsentiert werden Auswirkungen Kundenzufriedenheit Ausblick Lessons learned Kurze Beschreibung von Bedeutenden Erfolgsfaktoren Barrieren und einschränkende Faktoren