Einführung in den Rahmenaktenplan für Pfarreien und Pfarreiengemeinschaften im Bistum Trier

Gliederung Schriftgutverwaltung und Registratur 1.1. Funktionen der Registratur 1.2. Aufgaben der Schriftgutverwaltung Der Rahmenaktenplan für Pfarreien und Pfarreiengemeinschaften im Bistum Trier 2.1. Merkmale des Aktenplans 2.2. Gliederung des Rahmenaktenplans 2.3. Anwendung des Rahmenaktenplans

1. Schriftgutverwaltung in der Registratur

1.1. Funktionen der Registratur Unterstützung der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen durch Zusammenhängende Ablage aller Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall Gewährleistung der leichten und schnellen Ermittlung aller Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall

1.1. Funktionen der Registratur Sicherung des Schriftgutbestands 2.1. Schutz gegen Beschädigung, Verlust und unzulässige Benutzung 2.2. Schrittweise und kontrollierte Verringerung der vorhandenen Akten

1.2. Aufgaben der Schriftgutverwaltung Vorgangs- und Aktenbildung Ordnen (zentrales Hilfsmittel: Aktenplan) Registrieren Ablegen und Aufbewahren (Bereitstellen) Aussondern

2. Der Rahmenaktenplan für Pfarreien und Pfarreien-gemeinschaften im Bistum Trier

2.1. Merkmale des Aktenplans Zentrales Hilfsmittel zur Ordnung der Akten Orientierung an den Aufgaben des Pfarramts (nicht an einem wissenschaftlichen Begriffssystem) Ordnungsmerkmal: Kennzeichen (nicht Sachbegriff) Aktenplan  Aktenverzeichnis

2.2. Gliederung des Rahmenaktenplans Gliederung umfasst drei Stufen Hauptgruppen Gruppen Untergruppen Kennzeichen (Aktenplannummer) umfasst entsprechend drei Stellen

2.3. Anwendung des Rahmenaktenplans Akten werden nach Betreff gebildet und geordnet Akten werden immer einer Untergruppe zugeordnet Innerhalb der Untergruppe werden Akten nach ihrer Entstehung angeordnet

2.3. Anwendung des Rahmenaktenplans Der Aktenplan gibt nicht die Aktenbildung vor Aktenplan kann ergänzt werden Physische Ordnung der Akten erfolgt nach Aktenplankennzeichen

2.3.1. Rahmenaktenplan - Hauptgruppe 7: Gebäude Für jede Gebäudeart sieht der Aktenplan genau eine Aktengruppe vor Der Aktenplan muss ergänzt werden, wenn in einer Pfarreiengemeinschaft mehrere Gebäude derselben Art vorhanden sind Die Ergänzung erfolgt durch die sogenannte „Ableitung“

2.3.1. Aktengruppe 71: Kirchen (Bsp.: Pfarreiengemeinschaft Maifeld) Aktengruppe für die Pfarrkirche St. Martin und St. Severus in Münstermaifeld – Aktenplankennzeichen: 71 MuS Aktengruppe für die Pfarrkirche St. Maximin in Gappenach – Aktenplankennzeichen: 71 Max Aktengruppe für Pfarrkirche St. Willibrord Kollig – 71 Wil

Untergruppe Allgemeines: 710 MuS 2.3.1. Aktengruppe Pfarrkirche St. Martin und St. Severus in Münstermaifeld: 71MuS Untergruppe Allgemeines: 710 MuS 710 MuS – 01 Bestandspläne Elektroinstallation 710 MuS – 02 Inventar Untergruppe Baumaßnahmen: 711 MuS 711 MuS Dachsanierung 711 MuS Dach – 01 Planung 711 MuS Dach – 02 Finanzierung 711 MuS Innenrenovierung 711 MuS Innen – 01 Architektenvertrag

2. 3. 1. Aktengruppe Pfarrkirche St. Martin und St 2.3.1. Aktengruppe Pfarrkirche St. Martin und St. Severus in Münstermaifeld: 71MuS Untergruppe Baumaßnahmen: 711 MuS 711 MuS Dachsanierung 711 MuS Dach – 01 Planung 711 MuS Dach – 02 Finanzierung 711 MuS Innenrenovierung 711 MuS Innen – 01 Architektenvertrag Oder 711 MuS/01 Dachsanierung 711 MuS/01 – 01 Planung 711 MuS/01 – 02 Finanzierung 711MuS/02 Innenrenovierung 711 MuS/02 – 01 Architektenvertrag