Projektmanagement im Krankenhaus mit Projekte im Griff St. Wolfganger Krankenhaustage 16. und 17. Juni 2011

Die Problemstellung Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, Bauvorhaben, Umstrukturierung, Personalplanung ... ... sind mit traditionellen, auf Routinetätigkeiten ausgelegten Strukturen nicht mehr effektiv zu bewältigen Komplexe, neuartige und meist interdisziplinäre Vorhaben können in der Regel nur in Projektform gezielt bearbeitet werden

Die Lösung: Projektmanagement Projektmanagement muss professionell und ambitioniert betrieben werden Kein Werkzeug kann hier unterstützen, wenn das Projektteam nicht effektiv arbeitet Risiken müssen minimiert werden Zu viele parallel laufende Projekte  Demotivation Ineffektive Projekte  Vergeudung von Ressourcen Unklare Auftragsvergabe  Falsches Ergebnis Ändern der Ziele im Projektverlauf  Themaverfehlung Inkonsequentes Projektcontrolling  „Karteileichen“ Schlechte Terminplanung  ineffektive Ergebnisse

Effizientes Projektmanagement Klarer Auftrag „Aktionismus“ wird eingeschränkt, Doppelprojekte werden verhindert, nicht mit dem Leitbild des Hauses zu vereinbarende Projekte werden gar nicht erst zugelassen Die klare Formulierung des Projektauftrags (Projektinhalt, Grobziel des Projektes, erste Angaben zum Projektumfang) erleichtert das „Verstehen“ des Projektes

Effizientes Projektmanagement Projektziele Sie sind Richtschnur und Maßstab des Projektes Alles Handeln im Projekt ergibt sich aus der Zielorientierung Sie erläutern möglichst detailliert das zu erreichende Ergebnis des Projektes Sie beschreiben nicht einen negativen oder fehlerhaften Ausgangszustand, sondern den gewünschten positiven Zustand am Ende des Projektes

Effizientes Projektmanagement Dokumentation Alle projektrelevanten Informationen müssen dem Projektteam zur Verfügung stehen In der Projektbearbeitung können fehlende Dokumente Entscheidungen verhindern oder falsch werden lassen Standardisierte Dokumentation im gesamten Projektverlauf macht das Projekt transparent und nachvollziehbar Bemerkungen zum Erreichen von Teilergebnissen optimieren den Projektverlauf

Effizientes Projektmanagement Kommunikation und Information Das Projektteam muß über Veränderungen im Projekt informiert werden Auch mit Personen ausserhalb der Projektgruppe soll kommuniziert werden können Ständig aktuelle Information trägt zur Optimierung des Projektverlaufes bei und steigert die Motivation Die Kommunikation und umfassende Information innerhalb des Projektteams führt zum Gelingen des Projektes

Effizientes Projektmanagement Verantwortlichkeiten Klare Vergabe, wer im Projektteam für welche Aufgabe zuständig und welches Teilergebnis dabei zu erreichen ist Hierarchische Gliederung der Projektverantwortlichkeiten unterstützt den schonenden Umgang mit den Ressourcen Durch Übertragung von Teilverantwortlichkeiten wird die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, wobei gleichzeitig die Projektleitung entlastet wird Wichtig ist das an den Zielvorgaben orientierte Ergebnis

Effizientes Projektmanagement Strukturierter Projektabschluß Ein normierter Projektabschluß erleichtert die Lesbarkeit und Bewertbarkeit der Projektarbeit wie auch des Ergebnisses Eine Besprechung, was gut, was schlecht war, führt zur Verbesserung der Projektarbeit im Allgemeinen Aus vielen Projekten entstehen Folge- aktionen und neue Projekte, die beim Projektabschluß definiert werden müssen

Ohne IT geht’s nicht Die oft grosse Anzahl an zu beginnenden, laufenden und abgeschlossenen Projekten erschwert den Überblick Transparenz, Dokumentation und Information erfordern strukturierte und automatisierte Arbeitweisen Das Projektteam muß weitestgehend von Routineaufgaben der Projektarbeit befreit sein, um sich auf den Kerninhalt des Projektes konzentrieren zu können

Viele Wege, ein Ziel Tabellenkalkulationsprogramme, Terminplaner oder auch Projektmanagementsoftware erfüllen meist die Anforderungen eines Projektmanagements Ob Projekte optimal verlaufen, hängt hierbei oft von der Person des Projektleiters ab Der Aufwand für Programminstallationen, aber auch die oft umfangreichen Schulungen ist in vielen Fällen zu hoch Der Kosten-Nutzen-Faktor behindert oft die Einführung solcher Werkzeuge Die verfügbaren Funktionen werden nur teilweise genutzt – die Software ist zu „mächtig“

Ein neues Werkzeug Ausgehend von diesen Vorgaben hat die uhb consulting AG zusammen mit ihren Kunden ein Projektmanagement-Werkzeug geschaffen und weiterentwickelt, das zum einen auf die Vielfältigkeit der Projekte ausgelegt, zum anderen von jedem Mitarbeiter einfach zu bedienen und zu verstehen ist: Auf ein sinnvolles Maß an Funktionen beschränkt, erleichtert pris-ma plus die Projektarbeit durch Überwachungs- und Steuerungsfunktionen und hält alle benötigten Informationen zum Projekt vor.

Projektsteuerung mit Minimaler Schulungsbedarf durch einfache Bedienung Keine Installation beim Anwender durch Internet-Technik Transparenz durch einheitliche Darstellung der Projekte Reduktion der eigenen ToDos im Monitor Schneller Überblick über Handlungsbedarf Grafische Statusdarstellung Automatische Überwachung von Meilensteinen Begleitende Dokumente und E-Mails direkt am Projekt Multifunktionelles Benachrichtigungssystem Automatischer Statusreport per E-Mail Effektives Projektcontrolling durch Superuser-Funktion Mehrstufiges Freigabesystem Selbst umfangreiche Projekte wie die Zertifizierung nach KTQ oder ISO bleiben überschaubar und auch steuerbar Mit anderen Funktionen erweiterbar

Projektantrag (Prozess) Jeder Mitarbeiter kann einen Projektantrag stellen,   wahlweise online oder zunächst in Papierform anhand der im Intranet angebotenen Vorlage Online erstellte Anträge werden an das Projektmanagement übermittelt, welches sie bei positiver Prüfung an den zuständigen Initiator weiterleitet.  Nach Prüfung und Freigabe durch den Projektinitiator (online durch Statusänderung oder auf Papier) bearbeitet das Projektmanagement den Projektantrag.

Projektantrag (System)

Projektmanagement (Prozess) Wenn der Projektantrag noch nicht im System erfasst ist, wird er durch das Projektmanagement eingepflegt   Bei vorliegender Zustimmung passt das Projektmanagement den Antrag formell an und prüft, ob es sich um ein Projekt handelt. Sollte es sich um ein Abteilungsprojekt handeln, wird der Antrag ebenso benannt, der Antragsteller kann das Abteilungsprojekt weiterführen. Wenn der Antrag kein Projekt darstellt, wird er mit Begründung abgelehnt.    Aus dem Projektantrag wird nun ein Projektauftrag. Das Projektmanagement stimmt den Projektauftrag mit dem Initiator ab.

Projektmanagement (System)

Projektkommission (Prozess) Der Projektauftrag wird nun der Projektkontrollkommission zur Prüfung und Entscheidung übergeben. Die Kommission legt den Projektleiter fest.   Bei positiver Entscheidung zur Durchführung ändert das Projektmanagement den Status auf aktives Projekt, trägt den Projektleiter ein und bespricht sich mit diesem. Bei notwendigen Änderungen der Projekt-beschreibung muß das Projektmanagement prüfen, ob dadurch wesentliche Merkmale des Projekts verändert werden und gegebenenfalls das geänderte Projekt nochmals der Projektkontrollkommission vorlegen.

Aktives Projekt (Prozess) Der Projektleiter beginnt mit der Auswertung des Projektauftrags   Das Kick-Off dient zur Information des Projektteams und der Abstimmung der Termine und Arbeitspakete Das Projektmanagement führt ein laufendes Controlling durch und unterstützt beratend den Projektleiter

Aktives Projekt (System)

Projektabschluß Initiator (Prozess) Der Projektleiter verfasst zusammen mit dem Projektmanagement den Abschlußbericht. Der Status wird auf Projektbericht abgeschlossen gesetzt   Der Projektleiter informiert den Initiator über den Abschluß Der Initiator verifiziert den Abschlußbericht. Bei fehlender Zustimmung gibt er das Projekt zur Nacharbeit zurück

Projektabschluß Kommission (Prozess) Der Status wird bei positiver Entscheidung auf Projekt abgeschlossen gesetzt   Das abgeschlossene Projekt wird der Projektsteuerungskommission vorgelegt. Die Ergebnisse werden besprochen. Bei negativer Entscheidung wird das Projekt zur Nacharbeit zurückgegeben. Die Projektsteuerungskommission gibt bei positiver Entscheidung den Projektabschluß frei. (Status Projekt abgeschlossen und freigegeben)

Ihr persönlicher Monitor

Die Projektübersicht Alle Projektdaten in einer Übersicht Projektverantwortlicher Projektleiter Status- und Versionsanzeige Projektbeschreibung Risiken Kosten Ziele Informationsverteiler Dokumente e-Mails und verwandte Projekte Gruppen Meilensteine

Projekt- und Auftragsliste

Teambesprechung Gezielte Planung von Besprechungen durch Vorsortierung der Projekte, die der angemeldete Benutzer mit dem auszuwählenden Benutzer gemeinsam durchführt

Projekt anlegen Ein neues Projekt als leeres Projekt, aus einer Projektvorlage oder als Kopie eines bestehenden Projektes anlegen

Projekte bearbeiten

Wer darf was? Jeder Projektantrag erfassen Projektinitiator Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Antragsfreigabe, Freigabe Projektabschluß Projektleiter Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Meilensteinbearbeitung, PL-Status, Abschlußbericht Meilensteinverantwortlicher Projekteinsicht in das Projekt bis zur Erledigung seines Meilensteins Projektmanagement Alle Rechte

Projektablauf Erfassung der Projektidee durch Anlage eines Projektantrags Freigabe durch Projektinitiator und Projektmanager Erstellung des Projektauftrags Freigabe des Projektauftrags durch Kommission Freigabe des Projekts Pflichtmeilenstein, den der Projektverantwortliche zu erledigen hat und damit das Projekt zur Durchführung freigibt Information des Projektleiters Kick-Off-Veranstaltung des Projektteams Information des gesamten Projektteams über das Projekt

Projektablauf Meilensteine und Arbeitspakete werden abgearbeitet Erledigte Meilensteine werden im Projektmonitor des Projektleiters mit grüner Ampel angezeigt. Projektleiter kann der Erledigung zustimmen, Nacharbeit fordern (der Meilenstein wird wieder im Monitor des Meilenstein-verantwortlichen sichtbar) oder den Meilenstein abbrechen Änderungen am Zeitplan oder dem Projekt selbst Meilensteintermine können vom Projektleiter oder dem Projektmanager verschoben werden Grundsätzliche Änderungen sind nur nach der Anhalten des Projekts möglich Abschlußbericht Sind alle Meilensteine erledigt, öffnet der Projektleiter den Abschlußbericht über den gleichnamigen Pflichtmeilenstein und schließt den Abschlußbericht ab

Projektablauf Projektabschluß Nach der Erstellung des Abschlußberichtes durch den Projektleiter öffnet der Projektinitiator den Meilenstein Projektabschluß, evaluiert den Abschlußbericht und gibt das Projekt zum Abschluß frei Das Projektmanagement legt das abgeschlossene Projekt in der Kommission vor, wo der tatsächliche Projektabschluß freigegeben wird Das Projekt ist damit aus dem aktiven Bereich der Projektmonitore genommen, kann jedoch je nach Berechtigung über Projekt wählen (eigene abgeschlossene Projekte oder Auswertungsgruppen) aufgerufen werden. Die Überwachung durch pris-ma plus ist abgeschlossen Das Projekt kann bei der Neuanlage eines Projektes als Kopiervorlage herangezogen werden (nur für berechtigte User)

Betriebsformen Installation auf einem Webserver in Ihrem Haus Betreuung des Systems durch Mitarbeiter Ihres Hauses oder Installation im Rechenzentrum der uhb consulting AG Verfügbarkeit über das Internet (SSL-Verschlüsselung empfohlen) Laufende Basis- und Stammdatenpflege „auf Zuruf“ Schnelle Beseitigung eventueller Probleme Regelmäßige Konsistenz- und Stammdatenprüfungen Inklusive aller kommenden Versions-Updates, Betriebssystem-Updates, Server-, Datenbank- und Software-Lizenzen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Projektmanagement im Krankenhaus mit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!