DMS-Integration in Bau financials Dokumentenmanagement DocuWare, Workflowlösung JobRouter und Software zur Freiformerkennung Fotos: Fotolia

DW /JR–Integration Bf BK Bau financials ist das ideale Programm für mittlere und größere Baufirmen. Mit der Software lassen sich auch komplizierte Unternehmensstrukturen abbilden. In Verbindung mit zuverlässigen DMS-Lösungen (DMS = Dokumenten-Management-System) wird Bau financials noch leistungsfähiger. Wir bieten Ihnen eine Reihe solch bewährter DMS- Programme an. Dazu zählen die Archivierungssoftware DocuWare, die Workflow-Lösung JobRouter sowie diverse Programme zur Freiformerkennung. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die vielen Möglichkeiten mit DMS näher vor.

Integration in Bau financials DMS und Workflow lassen sich in den folgenden Bereichen in Bau financials integrieren. Integration DMS Beleganzeige Archivrecherche Trefferliste Personalakte Indexierung Integration WorkFlow Flexible Prozessdefinition Rechnungseingänge Rechnungsausgänge Kassenbuch Zentrale Datenhaltung Kreditoren Zahlungsbedingungen Kostenstellen Freiformerkennung (OCR) …. 2

Beleganzeige (DocuWare) Eingescannte Belege lassen sich leicht anzeigen über den Beleg (z.B. die Eingangsrechnung) den Detailposten den Steuerposten die Kostenrechnung Web-Viewer 3

Archivrecherche (DocuWare) Dokumente lassen sich rasch finden: Direkte Archivrecherche über den Kunden/Lieferanten die Dokumentart sonstige Buchungsdaten Integrierte Trefferliste Web-Recherche 4

Trefferliste (DocuWare) Integrierte Trefferliste inklusive Berechtigungssteuerung direkte Beleganzeige kein Programmwechsel erforderlich 5

Speicherung von Dokumenten in Personalakte Über DocuWare können Sie wichtige Dokumente der jeweiligen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zuweisen, z.B.: Sämtliche Externen Dokumente Freie Definition von Dokumentarten Bewerbung Führerschein ... Integriert Beleganzeige Recherche Indexierung 6

Indexierung Sämtliche Dokumentarten Für ein- und ausgehende Belege Automatisch zeitgesteuert und/oder manuell Einfache Zuordnung von Feldwerten z.B. ein Kreditor einer Eingangsrechnung Mehrfachzuordnung von Feldwerten z.B. unterschiedliche Kostenstellen aller Rechnungspositionen einer Eingangsrechnung Integriert Recherche 7

Workflow mit JobRouter: Einleitung Ein Workflow ist ein standardisierter Arbeitsablauf, in den nacheinander mehrere Mitarbeiter eingebunden sind. Er muss vorher festgelegt werden. 8

Flexible Prozessdefinition am Beispiel Eingangsrechnungen Mit dem Workflowprogramm JobRouter wird ein einmal vorgegebener (definierter) Ablauf (etwa eine Rechnungsprüfung) jedes Mal zuverlässig durchgeführt. Die unten abgebildete Grafik zeigt auf, wie eine eingescannte und in DocuWare abgelegte Eingangsrechnung von der Vorprüfung zur Buchung gelangt. 9

Zentrale Datenhaltung / Datenaustausch Zentraler Datenexport Mandantenübergreifend Automatisch zeitgesteuert und/oder manuell Flexibel 10

Freiformerkennung 1 Texterkennungsprogramme analysieren Dokumente aus unterschiedlichen Quellen. Man unterscheidet zwischen OCR- und ICR-Programmen. OCR-Software (OCR = Optical Character Recognition, d.h. optische Zeichenerkennung) „erkennt“ gedruckte Buchstaben, Barcodes und Zahlen. Sie kann aufgrund des Dokumentaufbaus deuten, wann Dokumente bzw. deren inhalte beginnen und enden und ist in der Lage, aus Begriffen zu schließen, in welchen Bereich ein Dokument gehört. ICR (Intelligent Character Recognition)-Software kann noch mehr. Die Software kann Daten sogar ausmachen, wenn sie sich an unterschiedlichen Stellen im Dokument befinden. ICR- Programme erkennen wichtige Schlagworte und Wortfolgen. Die Software kann sich sogar „merken“, wenn ein Begriff nachträglich vom Bearbeiter korrigiert wurde. Künftig zeigt sie diesen Begriff richtig an.

Freiformerkennung 2 Die geprüften und ggf. korrigierten Daten können dann ganz einfach in Folgeprogrammen verarbeitet werden – etwa in Bau financials, DocuWare oder dem JobRouter. Die folgende Grafik zeigt den gesamten Vorgang auf.

Freiformerkennung 3 Ein Beispiel für das „Erkennen“ von Rechnungsdaten: 13

Noch Fragen? Noch Fragen? Wenn Sie mehr über DocuWare, JobRouter und diverse Softwarelösungen zur Freiformerkennung wissen möchten, wenden Sie sich einfach an unseren DMS-Experten Thorsten Sprenger. Sie erreichen ihn unter +49 4202 989-231 sowie unter sprenger@bausoftware.de.