„Weblogs als Instrument des Wissensmanagements in Projekten & Unternehmen“ Timo F. Timm

Inhalt 0. Vorstellung I. Einführung – Was sind Weblogs (aus unternehmerischer Sicht) II. Weblogs als Wissensmanagementsysteme III. Nutzung von Weblogs im Unternehmen IV. Weiterführende Links Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Rahmendaten Fast 1 Mrd. Menschen online I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse Fast 1 Mrd. Menschen online Weltweit 31,6 Mio. Weblogs (Perseus-Studie) USA: über 14 Mio. Weblogs 16% der Bevölkerung der USA lesen Weblogs (32 Mio.) Ca. 200.000 deutsche Weblogs (7.000 Postings pro Tag) Zuwachsraten in Deutschland mittlerweile auf internationalem Niveau (alle fünf Monate Verdopplung der Weblogzahlen) Weblog = Blog Zahlen variieren je nach Institut Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Weblogstruktur Definition: „[Ein Weblog ist] eine Website, die regelmäßig aktualisiert wird, und auf der neues Material am Beginn der Seite veröffentlicht wird.“ – Rebecca Blood (Autorin des „Weblog-Handbuches“) „Weblogs sind direkt, ungefiltert und dialogorientiert“ – Klaus Eck (Herausgeber des PR-Blogger) „Blogs sind Bonsai-CMS, so einfach wie E-Mails schreiben.“ – c‘t, Ausgabe 05.09.2005 Weblogs können zunächst als technische Lösungen für Onlinepublikationen betrachtet werden I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse Beispiel: www.pr-blogger.de Timo F. Timm Diplom Medienwirt

3 grundlegende Funktionsprinzipien: Weblogstruktur I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse 3 grundlegende Funktionsprinzipien: Personalisierung Meist ein Autor mit informellem und persönlichem Schreibstil, hohe Authentizität, Dialogorientierung durch Kommentarfunktion Automatisierung / Einfachheit Technische Funktionen zur Unterstützung der Auffindbarkeit von Informationen Information / Vernetzung Suchmaschinenrelevanz, Einträge stellen thematische, kommentierte Linklisten dar Exkurs: Technische Funktionen Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Technische Funktionen: Weblogstruktur Technische Funktionen: Permalink – Jeder Eintrag besitzt eine eigene URL Kommentarfunktion Automatisches Archiv / Kalenderfunktion Volltextsuche Kategorien / Tags – frei erstellbare Schlagworte zur Gruppierung von Einträgen Trackbackfunktion – Hinweis für Autoren, dass in einem anderen Weblog über den betreffenden Eintrag geschrieben wurde RSS-Technologie (Rich Site Summary) – Lösen des Inhaltes vom Layout, Möglichkeit automatischer Benachrichtigung bei neuen Einträgen I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse Beispiel: www.roell.net/weblog/ Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Unternehmensrelevanz I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse Business Week Mai/Juni 2005 Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Unternehmensrelevanz Nutzung von Weblogs I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse privat geschäftlich . lesen schreiben Marketing PR Projektmanagement Wissensmanagement Qualitätsmanagement Innovationsmanagement Aus- und Weiterbildung ... Monitoring !!! Recherche Weiterbildung Monitoring notwendig für Krisen-PR: Jamba, Kryptonite, Josh Marshall Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Geschäftliche Nutzung von Weblogs SWOT-Analyse Geschäftliche Nutzung von Weblogs I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse STÄRKEN SCHWÄCHEN Kostengünstig Einfache Bedienbarkeit / hoher Automatisierungsgrad Neues Medium: direkt und aktuell Thematischer Fokus Dokumentation impliziten Wissens ... Subjektivität (kein Anspruch auf Korrektheit, keine Freigabemechanismen) Aufwand für Einrichtung oder Integration schwer planbar, sich entwickelndes „Produkt“ ... CHANCEN RISIKEN Effizienzsteigerung Wettbewerbsvorteil, Innovationsfaktor Nachhaltiges und strukturiertes Wissensmanagement Transparenz in der Außendarstellung Wissenskooperationen (shared knowledge) ... „Euphoriefalle“, Versanden des Projektes Veröffentlichung falscher Informationen Image des „Bloggens“ kann sich schnell ändern ... Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Verständnisfragen zum Aufbau und zur Funktionsweise von Weblogs? Ende Block 1 I. Einführung Rahmendaten Weblogstruktur Unternehmensrelevanz SWOT-Analyse Verständnisfragen zum Aufbau und zur Funktionsweise von Weblogs? Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Wissensbasierte Probleme in Unternehmen II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Ø 3-5 % der Dokumente in einem Unternehmen sind nicht auffindbar. Ø 80 % des Wissens in einem Unternehmen ist personengebunden, wobei nur 4 % des Wissens in strukturierter Form vorliegen. In Deutschland waren lediglich 10 % der Unternehmen in der Lage, durch ein Dokumentenmanagementsystem ihr Informationsmanagement zu verbessern. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit der Suche nach Dokumenten, wodurch bei 1.000 Mitarbeitern Kosten in Höhe von 3,74 Mio Euro / Jahr entstehen. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 3,45 Std. / Woche mit der Sichtung und Verteilung von E-Mails, was wiederum bei 1.000 Mitarbeitern ca. 5,29 Mio. Euro / Jahr an Kosten verursacht. Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Wissensmanagement durch Weblogs II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Wissenskreislauf Wissen = Kontext gebundene Information Information = Nachricht mit Neuigkeitswert und Relevanz Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Funktionen wissensbasierter Weblogs (1) Wissensmanagement durch Weblogs Funktionen wissensbasierter Weblogs (1) II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Kommunikation (einseitig und zweiseitig) Informationsvermittlung an die Öffentlichkeit oder eine definierte Adressatengruppe (direkt, aktuell, persönlich, transparent) Feedback über Kommentarfunktion, Dialogelement (Begleitung von Gedankengängen, Rückkopplungen) Dokumentation Festhalten impliziten bzw. „stillen Wissens“ (personengebundenes Wissen wird nutzbar gemacht, Prozesse werden dokumentiert) Ideengenerierung „Niederschwelligkeit“ des Mediums (Dokumentiertes Denken) fördert Assoziationen und bietet Grundlage für die Leser Ideen zu formulieren Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Funktionen wissensbasierter Weblogs (2) Wissensmanagement durch Weblogs Funktionen wissensbasierter Weblogs (2) II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Sammlung / Vernetzung Verlinkung von Quellen erschafft Strukturen und persönliche Nutzerpfade („Information Pools“ und Themencluster) Relevanz für Suchmaschinen steigt durch stetige Verlinkung Verwaltung / Bearbeitung Möglichkeit nachträglicher Änderungen erlaubt auch die gemeinschaftliche Bearbeitung von Produkten (Aktualisierung von Wissen) Vernetzung von Weblogs ist vergleichbar mit der von Synapsen im Gehirn Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Wissensmanagement durch Weblogs II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Wissensmanagement durch Weblogs II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Wissenskreislauf S D Verwaltung K – Kommunikation D – Dokumentation I – Ideengenerierung S – Sammlung /Vernetzung I / K K Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Beispiele wissensbasierter Weblogs (1) Wissensmanagement durch Weblogs Beispiele wissensbasierter Weblogs (1) II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Projektblogs – spezielles Projektblog mit mehreren Autoren, Fortschritte werden dokumentiert und können zeitlich nach- vollzogen und kontrolliert werden. Controlling wird ermöglicht. Kompetenz-Blogs / Information-Pools (intern/extern) – Mitarbeiter erstellen Blogs zu Arbeitsschwerpunkten und/oder weiteren Qualifikationsbereichen (Motivation, Instrument der Personalentwicklung). Relevante Informationen zum Thema werden automatisch gebündelt, ein „Experte“ als Wissensträger bekannt. (Auch zu Reputationszwecken und zur Recherche) Prozessblogs – Prozesse werden festgehalten, siehe Projektblogs. Mögliche Schwerpunkte: anonyme Blogs für neue Mitarbeiter (Die ersten 100 Tage etc.) Sichten einer Vielzahl von Blogs mit Hilfe der RSS- Technologie möglich! Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Beispiele wissensbasierter Weblogs (2) Wissensmanagement durch Weblogs Beispiele wissensbasierter Weblogs (2) II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Lernblogs – Begleitung von Weiterbildungsmaßnahmen durch die Teilnehmer. Dokumentation des persönlichen Lernfortschritts und Erkenntnissen, Beurteilungsmöglichkeit der Weiterbildung. Innovationsblogs – Betriebliches Vorschlagswesen inkl. Diskussion und Entwicklung von Vorschlägen. Rückkopplung von Veränderungsprozessen mit Mitarbeitern (Akzeptanz- und Change Management) CRM- / Kundenblogs – Einrichtung spezieller Kundenblogs als Informationskanal oder zur Erfragung von Feedback (Niederschwelligkeit fördert Äußerung tiefer liegender Bedürfnisse) Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Beispiele wissensbasierter Weblogs (3) Wissensmanagement durch Weblogs Beispiele wissensbasierter Weblogs (3) II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen CEO-Blogs / Infoblogs – Weitestgehend Ersatz von Newslettern. Informationen können bei bedarf über RSS-Feedreader angefordert werden (Information Pull). Interesse / Bedarf kann besser überprüft werden. CMS (Content Management System) – Insbesondere für KMU ohne eigenständiges Intranet oder CMS bieten Weblogs eine kostengünstige Alternative im kleinen Rahmen (Frage der Anforderungen/Zielsetzung) ... Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Wechselwirkungen Weblogs als neues Medium zwischen E-Mail, Homepage, Forum und Intranet? II. Weblogs als Wissens-managementsysteme Wissensbasierte Probleme in Unternehmen Wissensmanagement durch Weblogs Wechselwirkungen Weblogs ersetzen kein Medium vollständig, sondern ergänzen es oder übernehmen einige der Funktionen, z.B. Projekt-E-Mails, ... Zeitersparnis & Transparenz sind zwei der wesentlichen Vorzüge. Ein Forum ist als Pool für Fragen und Themen zunächst personenneutral. Die Identifikationsleistung mit einem Weblog ist weitaus höher. Weblogs stellen eine gute Ergänzung zu bereits erstellten – i.d.R. statischen – Internetseiten dar (dynamischer Inhalt). Die Anbindung an ein bestehendes Intranet erfordert einen geringen – aber vorhandenen – Aufwand. Komplexe Strukturen mit einer Vielzahl an Themen und Nutzern sind von Weblogs nur schwerlich zu kontrollieren. Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Ende Block 2 III. Nutzung von Weblogs Kritische Erfolgsfaktoren Strategische Planung Unternehmenskultur Fallbeispiel „Blogging Guide“ Gibt es weitere Prozesse im Wissensmanagement, die mit Hilfe von Weblogs optimiert werden können? Probleme mit bisherigen Lösungen? Offene Fragestellungen? Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Kritische Erfolgsfaktoren III. Nutzung von Weblogs Kritische Erfolgsfaktoren Strategische Planung Unternehmenskultur Fallbeispiel „Blogging Guide“ Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Einführung im Unternehmen: Einmalige Schulung (technische Begriffe und Möglichkeiten) Festgelegte Ziele (Warum wird gebloggt?) Verantwortliche Stelle für Weblogs im Unternehmen / Eigeninitiative der Blogger (Abbrecherquote) Kenntnis von der Schreibkultur im Unternehmen Aktualität / regelmäßige Einträge Regeln im Umgang mit Blogs definieren (Blog Policy) Zeit zum Führen von Blogs (investierte Arbeitszeit zahlt sich aus)! Kritische Masse an Autoren (einigen Formen von Gruppen- oder Community-Blogs) Privates Surfen in der Arbeitszeit erhöht die Produktivität! Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Was soll die Einführung von Blogs konkret bewirken? Strategische Planung III. Nutzung von Weblogs Kritische Erfolgsfaktoren Strategische Planung Unternehmenskultur Fallbeispiel „Blogging Guide“ Was soll die Einführung von Blogs konkret bewirken? Reduktion von Recherchezeiten Größere Anzahl von Ideen im betrieblichen Vorschlagswesen Identifikation von weiteren Kompetenzen der Mitarbeiter Herausbildung von Experten in Themengebieten des Unternehmens Dokumentation aller Projekte während der Projektlaufzeit Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch erhöhte Transparenz von Veränderungsprozessen ... Jedes Ziel erfordert seine eigenen Maßnahmen (und u.U. sein eigenes Weblog)! Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Jedes Unternehmen kann Nutzen aus Weblogs ziehen, aber... Unternehmenskultur III. Nutzung von Weblogs Kritische Erfolgsfaktoren Strategische Planung Unternehmenskultur Fallbeispiel „Blogging Guide“ Jedes Unternehmen kann Nutzen aus Weblogs ziehen, aber... wie die Weblogs eingesetzt werden können, hängt von der Unternehmenskultur ab: Wie eigenverantwortlich sind die Arbeitnehmer? Welche Schreibkultur herrscht vor? Welcher Führungsstil wird ausgeübt? Nach der Einführungsphase entscheidet sich, wie sich die Weblogkultur im Unternehmen entwickelt... Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Wie sieht Ihr Projekt aus? Fallbeispiel III. Nutzung von Weblogs Kritische Erfolgsfaktoren Strategische Planung Unternehmenskultur Fallbeispiel „Blogging Guide“ Wie sieht Ihr Projekt aus? Wie gehen Sie mit Informationen und Wissen um? Welche Medien verwenden Sie? - Ihr Fallbeispiel! Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Was Sie beachten sollten, wenn Sie mit Weblogs arbeiten wollen: „Blogging Guide“ Was Sie beachten sollten, wenn Sie mit Weblogs arbeiten wollen: III. Nutzung von Weblogs Kritische Erfolgsfaktoren Strategische Planung Unternehmenskultur Fallbeispiel „Blogging Guide“ Welches Ziel verfolge ich? (Wer schreibt/liest das Weblog? Wozu?) Wie sollen die Weblogs genutzt werden? (Blogging Policy) Welche Funktionen benötige ich? Welches System / welcher Anbieter kommt in Frage? Womit beginne ich? (Schulung, Information, Pilotprojekt) Wie wird das Bloggen in den Alltag der Mitarbeiter integriert? Wie erfasse ich, ob ich mein Ziel erreicht habe? Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Fazit Jeder Projektleiter sollte sich mit Weblogs befassen! Ob sie beobachtet und gelesen, als Dokumentationshilfe genutzt oder als integraler Bestandteil des Wissens- oder Innovationsmanagements gehandhabt werden... Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Weiterführende Links (1) 10 Tipps für erfolgreiches Bloggen von Rebecca Blood http://www.wams.de/data/2003/03/23/56356.html Lexikoneintrag, Übersicht zu Weblogs http://de.wikipedia.org/wiki/Blog Diplomarbeit zum Thema: „Selbstgesteuertes Lernen, Weblogs und Konstruktivismus“ von Stefan Mosel http://weblog.plasticthinking.org/item/3779 Studien zum Thema wissensbasierter Probleme in Unternehmen http://www.steinbeis-wissensmanagement.de/Studien Privates Surfen in der Arbeitszeit erhöht die Produktivität: http://www.heise.de/newsticker/data/anw-06.02.03-005 PR-Blogger: http://www.pr-blogger.de IV. Weiterführende Links Kontakt: Timo.Timm@gmail.com 0171/6926849 Timo F. Timm Diplom Medienwirt

Weiterführende Links (2) Top 100 deutscher Business Blogs: http://www.top100-business-blogs.de/ Blog-Index (Übersicht, Top 100 und Suchfunktionen): http://www.technorati.com/pop/blogs/ http://www.blogstats.de/ http://www.popdex.com/ http://www.daypop.com/ Weblog zum Thema Innovation, Artikel über Wissensmanagement: http://www.innovationtools.com/Weblog/innovationblog-detail.asp?ArticleID=44 Trendbarometer von Weblogkeywords: http://www.blogpulse.com/index.html Das E-Business-Weblog: http://www.roell.net/weblog/ IV. Weiterführende Links Kontakt: Timo.Timm@gmail.com 0171/6926849 Timo F. Timm Diplom Medienwirt