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Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 1 Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde.

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1 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 1 Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde · Schicklerstraße 5 · D Eberswalde 17. September 2015 Nicole Mante Abteilung Haushalt und Beschaffung ICH HABE GEDULD MIT ANDEREN TEILNEHMERN

2 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 2 3. Beschaffertag an der HNE Eberswalde Gliederung kleine Einführung zur Vergabe öffentlicher Aufträge - § 7 LHO Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Brutto oder Netto Schätzwertermittlung Wertgrenzen und Wahl der Vergabearten Homepage der HNEE - Informationen zur Beschaffung Zeitplanung für eine freihändige Vergabe über 3.000,- € Dokumentation im Vergabeverfahren praktisches Beispiel über 3.000,- € (freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes) Fallstricke und Fehler bei der Vergabe kleiner Exkurs „Ausnahmetatbestände“

3 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 3 Einführung zur Vergabe öffentlicher Aufträge § 7 LHO (Landeshaushaltsordnung) Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Kosten- und Leistungsrechnung (1)Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. (2)… Die sparsame Verwendung der Haushaltsmittel steht an oberster Stelle bei der Vergabe öffentlicher Aufträge. Die gesetzliche Grundlage bildet unter anderem die VOL/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen). Gemäß der VOL/A sind die Aufträge im Wettbewerb (mit anderen Unternehmen) und im Wege eines transparenten Vergabeverfahrens (für Dritte nachvollziehbar) zu vergeben. Daneben werden durch verschiedene andere Gesetze, z.B. das Brandenburgisches Vergabegesetz, auch politische Ziele verfolgt:  Zahlung eines Mindestlohnes (z.Zt. 8,50 Euro)  Möglichkeit zur Festlegung von zusätzlichen sozialen und/ oder umweltbezogenen Aspekten als Ausschreibungskriterium ...

4 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 4 Brutto oder Netto? Eselsbrücke: Br u tto = mit U msatzsteuer Nett o = o hne Umsatzsteuer

5 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 5 Brutto oder Netto? Das Wort „Netto“ stammt aus dem Italienischen und bedeutet „ohne Verpackung“ oder „ohne hinzugerechnete Steuer“. Es hat also mehrere Bedeutungen. Spricht man von einem Nettopreis, so enthält dieser noch keine Mehrwert- oder Umsatzsteuer. Das Nettogewicht beschreibt, wie schwer eine Ware ohne die Verpackung ist. Beim Nettogehalt handelt es sich um das Gehalt, das nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben übrig bleibt. Es ist also das Geld, das auf das Konto des Arbeitsnehmers überwiesen wird und ihm monatlich zur Verfügung steht. Brutto ist das Gegenteil von Netto und stammt ebenfalls aus dem Italienischen. Es bedeutet „mit Verpackung“ oder „vor Abzug der Kosten“. Der Bruttopreis enthält Umsatz- bzw. Mehrwert-steuer und fällt daher grundsätzlich höher aus als der Nettopreis. Die Preise der Waren in Geschäften sind meist Bruttopreise. Das Bruttogewicht gibt an, wie schwer etwas inklusive der Verpackung ist. Das Bruttogehalt ist das Geld, das der Arbeitnehmer nicht ausgezahlt bekommt. Vom Bruttogehalt werden Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Rentenversicherung, Krankenversicherung und Arbeitslosenversicherung abgezogen. Übrig bleibt das Nettogehalt. Bei den Wertgrenzen und Schwellenwerten im Vergaberecht sind immer die Netto- Beträge (ohne Umsatzsteuer) maßgebend!

6 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 6 Schätzwertermittlung Bitte schätzen Sie grob ein, was die Anschaffung bzw. der Auftrag kosten wird. Dazu können Sie u.a.: im Internet recherchieren Firmen kontaktieren und Preislisten/ Kataloge anfordern Beachte: Die Einholung von Angeboten nur zur allgemeinen Preisermittlung oder zur Markterkundung ist gesetzlich nicht zulässig! Daher immer mit dem Hinweis, dass eine Ausschreibung geplant ist, nach Preisen fragen. (Hintergrund: Firmen sollen keinen unverhältnismäßigen Aufwand haben.) telefonische Preisanfragen stellen sich am Vorjahresbedarf orientieren Preise kalkulieren (z.B. aus der ursprünglichen Projektbeantragung) Der Wert eines beabsichtigten Auftrages darf nicht mit der Absicht geschätzt werden, ein Vergabeverfahren oder eine Ausschreibung zu umgehen! Bei der Vergabe von Leistungen über mehrere Jahre ist der geschätzte Jahresbetrag entsprechend zu multiplizieren. z.B. Liefervertrag für maximal 4 Jahre (= maximale Vertragslaufzeit) geschätzter Jahresbetrag: 6.000,- € (netto) x 4 Jahre = ,- €  Öffentliche Ausschreibung!

7 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 7 Wertgrenzen und Wahl des Vergabeverfahrens § 55 LHO Öffentliche Ausschreibung (1)Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen muss eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. (2)… Bei Vergabeverfahren deren voraussichtlicher Auftragswert ,- € nicht überschreitet, ist auch eine freihändige Vergabe oder eine Beschränkte Ausschreibung zulässig (= Wertgrenze) ,- € = Schwellenwert Informationen zur Beschaffung auf der Homepage der Abteilung Haushalt und Beschaffung:

8 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 8 Dokumentation im Vergabeverfahren Die Vordrucksammlung des Landes Brandenburg soll helfen die notwendige Dokumentation im Vergabe- verfahren durchzuführen: VOL 01 - Beschaffungsantrag (Auftragswertschätzung, Notwendigkeit und vorhandene Mittel prüfen) VOL 02 a – Beschaffungsprüfung (Wahl der Vergabeart) … VOL 02 b – Angebotsvergleich (Dokumentation zur Vergabeentscheidung)  Das nachfolgende Beispiel enthält die Eintragungen für eine normale freihändige Vergabe (mind. 3 Angebote) … § 20 VOL/A – Dokumentation Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.

9 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 9 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 01 - Beschaffungsantrag / Hochleistungs- Kopierer mit mind. 50 Seiten pro Minute ,0 0 optional Wartungsvertrag 4 Jahre500, , ,00 zum nächstmöglichen Zeitpunkt

10 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 10 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 01 - Beschaffungsantrag - Seite 2 Ersatzbeschaffung für defekten Kopierer der Abteilung Haushalt und Beschaffung und Abteilung Liegenschafts- und Umweltmanagement evtl. Folgekosten durch Abschluss eines Wartungsvertrages Unterschrift Bearbeiter 5.500, (= Verwaltung) Unterschrift bewirtschaftungsbefugte Person (z.B. Projektleiter, Abteilungsleiter, Dekan…)

11 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 11 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 02a - Beschaffungsprüfung 25 / X X X 5.500,00 X X

12 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 12 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 02a - Beschaffungsprüfung - Seite 2 X X X X X Bei Ausnahmetatbeständen = Abweichungen von den allg. Beschaffungs- grundsätzen (siehe Folie 36 ff.) ist eine ausführliche Begründung als gesonderte Anlage und die Beteiligung/ Unterschrift der/ des BdH notwendig!

13 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 13 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Leistungsbeschreibung Mithilfe der Leistungsbeschreibung wird das gewünschte Produkt/ die Leistung ausführlich beschrieben. Die Leistungsbeschreibung wird den Bietern bei der Angebotsabfrage übersandt, damit diese ein passendes Angebot unterbreiten können. Es besteht die Pflicht zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung. Die Lieferung/ Leistung ist so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber/ Bieter die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und dass miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind. Eine Leistungsbeschreibung sollte produktneutral sein, sodass kein Bieter benachteiligt wird. Eine Verfahrenshilfe mit genaueren Erläuterungen und Muster- Vorlagen verschiedener Leistungsbeschreibungen finden Sie auf der Homepage der Abteilung Haushalt und Beschaffung.

14 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 14 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Leistungsbeschreibung

15 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 15 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Leistungsbeschreibung Einheits- und Gesamtpreis füllt der Bieter aus Preisangaben füllt der Bieter aus Lieferdauer und Angaben zum Produktdatenblatt füllt der Bieter aus Unterschrift Bieter

16 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 16 Die Angebotsfrist sollte mindestens 12 Werktage (Montag bis Freitag) betragen. praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 05 - Angebotsaufforderung 25 / Schicklerstraße 5 Frau Mante / / / Lieferung eines Kopierers Abt. Haushalt & Beschaffung Bedarfsstelle = SIE entscheiden über den Zuschlag Abt. Haushalt & Beschaffung Leistungsort bei der Bedarfsstelle Firma A Firma B Firma C Firma D Zuschlagsfrist ist der Zeitpunkt bis wann der Auftrag spätestens erteilt werden muss und die Angebote mindestens gültig sind.

17 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 17 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 05 - Angebotsaufforderung - Seite 2 X Losbildung: z.B. bei großen Ausschreibungen wie Computer und Software: LOS 1: Computer LOS 2: Software (Hintergrund: Nicht jede IT- Firma bietet Software an und anders herum und auch zur Beteiligung kleinerer/ mittelständischer Unternehmen

18 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 18 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 05 - Angebotsaufforderung - Seite 3 Unterschrift Bedarfsstelle

19 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 19 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL Ergänzende Vergabebedingungen 25 / Zur Information für die Bieter

20 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 20 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 06 und VOL 08 - Bewerbungs- und Vertragsbedingungen Zur Information für die Bieter

21 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 21 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 07 - Angebot 25 / Kopierer Postanschrift ergänzen Der übrige Teil dieses Dokumentes wird vom Bieter ausgefüllt.

22 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 22 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 07 - Angebot - Seite 2

23 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 23 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 07 - Angebot - Seite 3 Unterschrift Bieter

24 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 24 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL Vereinbarung Mindestlohn Unterschrift Bieter Kopierer

25 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 25 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL Vereinbarung Mindestlohn Nachunternehmer Unterschrift Bieter - KEIN N ACHUNTERNEHMER - Kopierer

26 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 26 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Eingang der Angebote Angebot Firma A Angebot Firma C Angebot Firma B Firma D hat kein Angebot abgegeben.

27 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 27 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Wertung der Angebote Die Wertung der Angebote erfolgt in 4 Wertungsstufen und in einer fest vorgeschriebenen Reihenfolge: 1)Formelle Prüfung: Prüfung fristgerechter Eingang der Angebote Prüfung der Angebote auf Vollständigkeit (Sind alle Nachweise, Unterlagen eingegangen? Ist das Angebot unterschrieben?) Rechnerische Prüfung mit Namenskürzel (Stimmen die Angaben in der tabellarischen Leistungsbeschreibung?) 2)Prüfung der Eignung der Bieter: Unter der Eignung der Bieter ist die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu verstehen. Bei einer Beschaffung bis ,- € sollten grundsätzlich Firmen angefragt werden, die allgemein als zuverlässig und leistungsfähig bekannt sind. 3)Prüfung der Angemessenheit der Preise: Ist der angebotene Preis im Vergleich zu den Preisen der anderen Angebote angemessen? Ist der angebotene Preis im Vergleich zum geschätzten Auftragswert laut dem Beschaffungsantrag angemessen? (Entspricht das Angebot unseren Preisvorstellungen?) 4)Wertung der Angebote: Sind die geforderten Kriterien in der Leistungsbeschreibung erfüllt? Entspricht das angebotene Produkt unseren Vorstellungen? (ggf. Produktdatenblatt anfordern etc.) Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes anhand der angegebenen Zuschlagskriterien (z.B. Preis und Qualität). Sind keine Zuschlagskriterien angegeben, gilt das günstigste Angebot. Inhaltliche Wertung plus Namenskürzel („inhaltlich geprüft“) auf dem Angebot dokumentieren.  Bieter, die in einer Wertungsstufe ausgeschlossen wurden, werden nicht weiter gewertet.

28 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 28 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 02b - Angebotsvergleich und Vergabeentscheidung 25 / X Ihr Zeichen, Ihr Zeichen, Angebot Firma A Angebot Firma B Angebot Firma C Angebot Firma D 6.000,00 € 5.700,00 € 7.000,00 € kein Angebot abgegeben X Angebot Firma B 5.700,00 € Das Angebot der Firma B entspricht den geforderten Preis- und Leistungsvorstellungen. Es handelt sich um das günstigste/ wirtschaftlichste Angebot. X Aufträge immer schriftlich erteilen.

29 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 29 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 02b - Angebotsvergleich und Vergabeentscheidung - Seite 2 X Ihr Zeichen, X X Ihr Zeichen,

30 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 30 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Auftrag auslösen mit VOL 12 - Bestellschein Firma B Postanschrift XXXXX Ort Schicklerstraße 5 Frau Mante / / / Lieferung eines Kopierers _HNE01_2015 Lieferung eines Kopierers inkl. 4 Jahre Wartungsservice ,92 910, ,00 Abteilung Haushalt und Beschaffung Unterschrift bewirtschaftungsbefugte Person (z.B. Projektleiter, Abteilungsleiter, Dekan…)

31 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 31 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 12 - Bestellschein/ Empfangsbestätigung - Seite 2 Lieferung eines Kopierers Unterschrift Bieter Ansprechpartner Bieter Bitte überwachen Sie den Eingang der unterschriebenen Empfangsbestätigung!

32 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 32 Bitte dem Bestellschein die aufgeführte Anlage „zusätzliche allgemeine Vertragsbedingungen des Landes Brandenburg“ beifügen! praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 12 - Bestellschein – Anlagen Seite 3 - 5

33 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 33 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes VOL 14b - Absagemitteilung - NUR AUF ANTRAG! Firma A Postanschrift XXXXX Ort / Lieferung eines Kopierers Ihr Angebot vom – Ihr Zeichen: XYZ_001 X Firma B in XXXXX Ort 3 X Unterschrift bewirtschaftungsbefugte Person (z.B. Projektleiter, Abteilungsleiter, Dekan…)

34 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 34 praktisches Beispiel über 3.000,- € (netto) freihändige Vergabe unter Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes Finale Wareneingang überwachen Lieferschein unterschreiben, oder, falls nicht vorhanden: Vermerk auf der Rechnung: „Ware erhalten“, bzw. „Leistung wurde erbracht“ Kontierung der Rechnung ggf. Kennzeichnung zur Inventarisierung, Gegenstände mit Einzelpreis über 150,- € (Inventarisierungsstempel) rechnerische und sachliche Prüfung der Rechnung (Abgleich mit dem Auftrag)  Rechnung mit allen Unterlagen an die Abteilung Haushalt und Beschaffung Die Beschaffungsunterlagen verbleiben bis zur Rechnungsstellung vollständig bei Ihnen. (zum späteren Abgleich der Rechnung mit dem erteilten Auftrag)

35 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 35 Fallstricke und Fehler bei der Vergabe Auftragswertsplittung: auffällig sind Rechnungen von gleichen Anbieter, jeweils unter 500,- € Beispiel: 4 Rechnungen a´ 400,- € aus der gleichen Kostenstelle/ dem gleichen Projekt für den gleichen Auftrag „Erarbeitung von XXX“ = 1.600,- € Nachträgliche Vergabeverfahren „basteln“ sind sehr aufwändig und Fehleranfällig  eine Vergabe dauert fast genauso lang Eine Aktennotiz zur Direktbeauftragung (warum es nur einen Anbieter auf dem Markt gibt) muss lückenlos begründet, aussagekräftig und ausführlich sein  in dieser Zeit ist auch fast eine Leistungs- beschreibung für eine öffentliche Ausschreibung erstellt

36 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 36 kleiner Exkurs „Ausnahmetatbestände“ In besonderen Ausnahmefällen kann von den allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätzen abgesehen werden, z.B. Durchführung einer freihändigen Vergabe (Aufforderung von mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes) bei einen geschätzten Auftragswert von über ,- € ggf. Direktbeauftragung ohne vorherige Durchführung einer freihändigen Vergabe… Der Ausnahmetatbestand muss besonders ausführlich und inhaltlich nachvollziehbar dokumentiert werden! Der Regelfall sind die allgemeinen Grundsätze zur Vergabe! Ausnahmetatbestände im Vergabeverfahren sind abschließend in der VOL/A aufgezählt und müssen im Einzelfall genau geprüft werden! Eine freihändige Vergabe ist gemäß § 3 Absatz 5 Buchstaben a - l VOL/A zulässig, wenn: a)nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht, b)im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden müssen,

37 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 37 noch kleiner Exkurs „Ausnahmetatbestände“ c)es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich- technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen, Die Ware muss selbst Gegenstand der beabsichtigten Forschung sein! Die Beschaffung von Produkten, die benötigt werden, um damit Forschung/ Versuche durchzuführen, ist nicht gemeint, sondern z.B. ein speziell hergestellter Mikrochip als Bestandteil eines zu entwickelnden neuartigen Messgerätes…  Serienfertigungen schließen diese Ausnahme grundsätzlich aus! d)bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird, und die Nachbestellungen insgesamt 20 vom Hundert des Wertes der ursprünglichen Leistung nicht überschreiten, z.B. kleinerer Nachauftrag/ Nachbestellung nach erfolgter vorheriger Vergabe, wenn der Preis gleich bleibt und der neue Auftragswert nicht mehr als 20 % des ursprünglichen Auftragswertes beträgt e)Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können,

38 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 38 noch kleiner Exkurs „Ausnahmetatbestände“ f)es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist, g)die Leistung aufgrund von Umständen, die die Auftraggeber nicht voraussehen konnten, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten der Auftraggeber zuzuschreiben sind, z.B. besondere Dringlichkeit zur Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebes, bei Havarie, Sturmschäden etc. NICHT: Ausstattung eines weiteren PC- Pools kurz vor Semesterbeginn ABER: Kabelbrand im PC- Pool  muss zur Sicherung des Lehrbetriebes neu beschafft werden h)die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, z.B. im Falle einer öffentlichen Ausschreibung wäre es schwierig, die eingegangenen Angebote miteinander vergleichen zu können, da die Leistungsbeschreibung nicht erschöpfen und eindeutig erstellt werden kann, ggf. ist dann eine freihändige Vergabe ist möglich i)sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister - gegebenenfalls Landesminister - bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist, z.B. Konjunkturpaket

39 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 39 noch kleiner Exkurs „Ausnahmetatbestände“ j)Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen, k)Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen, l.für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt. Denkanstöße und Fragestellungen zu § 3 Absatz 5 lit. l VOL/A: Wo wurde eine aktuelle Markterkundung durchgeführt, welche Quellen wurden verwendet? Gibt es andere Hersteller/ Dienstleister auf dem Markt? Gibt es besondere (technische) Anforderungen, sodass sich am Markt nur (noch) 1 potentielle Anbieter ergibt? Was kann dieses Gerät BESONDERES/ Was ist das BESONDERE an dieser Dienstleistung und was ist für die Durchführung Ihres Projektes/ Vorhabens daran unabdingbar? Gibt es Kompatibilitätsgründe zu bereits vorhandenen Geräten/ bisherigen Leistungen (Folgeleistungen im Anschluss etc.) und inwieweit ist die Kompatibilität für die Durchführung Ihres Projektes/ Vorhabens wichtig? Nur für den Erwerb von Geräten: Ist die Firma Lieferant oder direkt der Hersteller des Gerätes? Ist die Firma nur Lieferant, ist die Firma alleiniger Zulieferer in Deutschland? Gibt es evtl. andere, weitere Lieferanten, zu denen ein Wettbewerb hergestellt werden muss? Kann die Firma bestätigen, dass es keinen weiteren Preiswettbewerb innerhalb Deutschlands gibt? Gibt es Informationen, dass evtl. ein Alleinvertrieb durch diese Firma in Deutschland besteht?

40 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 40 noch kleiner Exkurs „Ausnahmetatbestände“

41 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite Beschaffertag an der HNE Eberswalde Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 

42 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 42 demnächst: Erhöhung der Lohnuntergrenze bei öffentlichen Aufträgen um 50 Cent auf 9 Euro pro Stunde Umsetzung der neuen EU- Vergaberichtlinie in nationales Recht spätestens zum 18. April 2016 Aktuell liegt für den Bereich der Lieferungen und Dienstleistungen (VOL, VOF) ein Kabinettentwurf für ein in weiten Teilen überarbeitetes Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vor. Die Vergabeverordnung (VgV) soll, ebenfalls in grundlegend neu gefasster Form, nach der Sommerpause im Entwurf verfügbar sein.  Anfang des kommenden Jahres werden diverse Vergabeschulungen zu diesem Thema angeboten.  Die Abteilung Haushalt und Beschaffung wird Sie über die grundlegenden Änderungen zeitnah informieren. 3. Beschaffertag an der HNE Eberswalde Neuheiten aus dem Vergaberecht

43 Nicole Mante · HNE Eberswalde · Abteilung Haushalt und Beschaffung 3. Beschaffertag der HNE Eberswalde Seite 43 In diesem Jahr gab es leider keine Projekt- Prüfungen durch Fördermittelgeber und somit auch keinen ausführlichen Bericht aus den Erfahrungen, wie im letzten Jahr… Vielleicht, weil wir besser geworden sind! Prüfung der Erstausstattungsmittel Haus 1 vom Ministerium mit folgendem freundlichen, aber bestimmten Hinweis aus der Sicht einer EU- Prüfung: Keine Klebezettel an den Rechnungen anbringen, wenn es sich um wichtige Informationen zur Rechnung handelt.  Die Klebezettel können leicht verloren gehen. Nicht mit Bleistift auf Rechnungen schreiben, da diese entfernt werden könnten. Bei Projekten oder bestimmten Vorhaben sollte der Vorhabensbezug, z.B. Kurzbezeichnung des Projektes ersichtlich sein. Nicht gezogener Skonto und Mahngebühren sind nicht förderfähig und werden ausnahmslos zurückgefordert! 3. Beschaffertag an der HNE Eberswalde Erfahrungen aus Prüfungen durch Fördermittelgeber


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