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Www.ima-zlw-ifu.rwth-aachen.de Onboarding Einführungsprozess für neue MitarbeiterInnen MIKO 9.12. Petra Rogic und Claudia Jooß www.clemens-adam.de.

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1 Onboarding Einführungsprozess für neue MitarbeiterInnen MIKO Petra Rogic und Claudia Jooß

2 2 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic Inhaltsübersicht I.Übersicht: Phasen und Verantwortlichkeiten II.Aufgaben in den einzelnen Phasen III.Materialien und Ausblick

3 3 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic I. Übersicht über die Phasen und Verantwortlichkeiten Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase IV Einarbeit- ungs-/ Probezeit (6 Monate) Phase IV Einarbeit- ungs-/ Probezeit (6 Monate) Verantwortlich:  Geschäftsführer/in  HuRCo  Forschungs- gruppenleiter/in Verantwortlich:  Geschäftsführer/in  Forschungs- gruppenleiter/in  Patin/Pate  IT-Support  Offman Verantwortlich:  Geschäftsführer/in  Forschungs- gruppenleiter/in  Patin/Pate  IT-Support  Offman Verantwortlich:  Forschungs- gruppenleiter/in  Patin/Pate

4 4 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Verantwortlich:  Geschäftsführer/in  HuRCo  Forschungs- gruppenleiter/in

5 5 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch Wer…… tut was? Geschäftsführer/in informiert neue/n Mitarbeiter/in über Zeit und Ort des Arbeitsantritts informiert HuRCo zwecks Vertragsvorbereitung informiert Forschungsgruppenleiter/in über neue/n Mitarbeiter/in HuRCo schickt Geschäftsführer/in Formular zur Einordnung des/der neue/n Mitarbeiter/in (z.B. FG, Büroraum, Laptop, Diensthandy) informiert IT-Support informiert Offman Forschungsgruppen- leiter/in informiert Forschungsgruppe über neue/n Mitarbeiter/in bestimmt Patin/Pate, idealerweise aus derselben Forschungsgruppe (FG)

6 6 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch Kommunikationswege in Phase I Geschäftsführer/in HuRCo Forschungsgruppen- leiter/in Neue/n Mitarbeiter/in IT-Support Offman Forschungsgruppe Patin/Pate informiert bestimmt

7 7 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Verantwortlich:  Geschäftsführer/in  Forschungs- gruppenleiter/in  Patin/Pate  IT-Support  Offman

8 8 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Wer…… tut was? Geschäftsführer/in legt (nach Absprache in der FGL-Sitzung) Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters fest Forschungsgruppen- leiter/in erstellt (ggfs. in Zusammenarbeit mit der Patin/dem Paten) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge (idealerweise in enger Team- Rückkopplung) plant und vereinbart zusammen mit der Patin/dem Paten Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch

9 9 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Wer…… tut was? Patin/Pate erstellt ggfs. (in Zusammenarbeit mit der/dem FGL) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge plant und vereinbart zusammen mit der/dem FGL Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch sorgt für einen sauberen/ordentlichen Arbeitsplatz stellt Begrüßungs-/Informationsmappe zusammen (z. B. Hitchhiker’s Guide, Checkliste, siehe Ordner Onboarding) stellt Arbeitsmaterialien und -mittel zusammen bereitet eine kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung vor „Nachhaken“ beim IT-Support/HuRCo/Offman bzgl. To Do‘s (Folie 10) + Terminierung Rechnereinführung (Folie 14)

10 10 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag Wer…… tut was? IT-Support richtet den PC ein (z. B. , Zugriffsberechtigungen usw.) HuRCo aktualisiert Telefonliste, Kürzel, Adressliste etc. Offman bereitet Namensschild für die/den neue/n Mitarbeiter/in vor Eintrag in Campus organisiert Schlüssel für die/den neue/n Mitarbeiter/in

11 11 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Verantwortlich:  Geschäftsführer/in  Forschungs- gruppenleiter/in  Patin/Pate  IT-Support  Offman

12 12 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Wer…… tut was? Forschungsgruppen- leiter/in empfängt zusammen mit der Patin/dem Paten die/den neue/n Mitarbeiter/in Begrüßung durch Geschäftsführer/in Führt (zusammen mit Pate/in) das organisatorische Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen, Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.) Terminiert mit neuer/neuem Mitarbeiter/in ein weiteres inhaltliches Einführungsgespräch (inhaltlich: welche Projekte, welche Aufgaben, welche Ziele)

13 13 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Wer…… tut was? Patin/Pate empfängt zusammen mit der/dem FGL den/die neue/n Mitarbeiter/in zeigt den Arbeitsplatz übernimmt Vorstellungsrunde macht Gebäuderundgang (z. B. Hauseingänge, kleiner/großer Seminarraum, Bibliothek, Vitrine, Postfächer, Kopierräume, Parkmöglichkeiten, Kantine, Materialausgabe, …) führt (zusammen mit der/dem FGL) organisatorisches Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen, Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.) Teilt IT-Support mit welche -Verteiler relevant sind

14 14 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase III: Am ersten Arbeitstag Wer…… tut was? IT-Support übernimmt die Rechnereinführung Offman HuRCo übergibt Getränkechip händigt Schlüssel und Türchip aus Vereinbart mit neuem/neuer Mitarbeiter/in einen 30 min Termin zum „Ablauf Operatives“ (Kurzinput: Krank- meldungen, Beschaffung etc.)

15 15 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase I Nach dem Einstellungsgespräch Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase II Vor dem ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase III Am ersten Arbeitstag Phase IV Einarbeit- ungs-/ Probezeit Phase IV Einarbeit- ungs-/ Probezeit Verantwortlich:  Forschungs- gruppenleiter/in  Patin/Pate

16 16 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit Wer…… tut was? Forschungsgruppen- leiter/in führt regelmäßig Reflexions-/Feedbackgespräche mit der/dem neuen Mitarbeiter/in (2x in 6 monatiger Probezeit) Patin/Pate erkundigt sich regelmäßig bei der/dem neuen Mitarbeiter/in

17 17 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic III. Materialien und Ausblick Materialien:  Alle Unterlagen zur Einführung neuer MitarbeiterInnen findet ihr unter U:\Cluster\Hausinternes\Onboarding  Hitchhiker (Neueinsteigerzeitung, bitte immer aktuelle Version verwenden: https://www.zlw- ima.rwth-aachen.de/standards/doku.php?id=personalformalia:hitchhiker)https://www.zlw- ima.rwth-aachen.de/standards/doku.php?id=personalformalia:hitchhiker  Checkliste für neue MitarbeiterInnen  diese ppt Ausblick:  Anpassung der ppt für NWMs (Petra) und für StuMis (Benedikt)  Onboarding Ordner in das Intranet  Weitere Materialien für den Onboarding Ordner (z.B. aus ZLW Microtrainings und Willkommenspaket für neue Mitarbeiter  Abgleich und Aktualisierung  Aktualisierung Hitchhiker  Aufnahme des Onboarding-Konzeptes bei der Neueinsteigerrunde

18 18 Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic Frohes Einarbeiten! Wir freuen uns auf Feedback!!! Fragen?


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