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1 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße.

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Präsentation zum Thema: "1 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße."—  Präsentation transkript:

1 1 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Rechtsfragen im Umfeld von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer Keynote Tag der offenen Tür, Looks & Vogel GmbH Ellerhoop, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

3 3 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

4 4 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Nahezu alle Dokumente im Geschäfts- und Behördenumfeld entstehen originär digital – erzeugt von Anwendern und Systemen. Ausdrucke auf Papier sind häufig nur noch eine mögliche Form der Repräsentation des ursprünglich elektronischen Dokuments. Das elektronische Original

5 5 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft: es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft es überliefert eine wahre, unverfälschte Information durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und authentifiziert den Inhalt es stellt einen Wert dar etc. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

6 6 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers

7 7 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der neue Dokument-Begriff Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc.... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

8 8 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig. Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer. Medienbruch

9 9 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Informationen stellen die Geschäftsgrundlage und die Wissensbasen der Unternehmen dar. Die Aufbewahrung geschäftlicher Aufzeichnungen ist eine Kardinalspflicht des Kaufmanns. Medienbruch

10 10 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

11 11 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Compliance Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

12 12 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit Compliance: Grundsätzliche Kriterien

13 13 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben. 2.Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie. 3.Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance- Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet. 4.Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein. 5.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. 6.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden. Compliance: 10 Merksätze

14 14 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen. 8.Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden. 9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind. Compliance: 10 Merksätze

15 15 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GRC GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell: Unternehmensführung: Richtlinien und Verantwortung Unternehmensführung: Abschätzung der Risiken Einhaltung der Richtlinien im gesamten Unternehmen Governance Compliance Risk Management

16 16 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

17 17 Elektronische Archivierung Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

18 18 Langzeitarchivierung Unter elektronischer Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

19 19 Revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

20 20 Revisionssicherheit: Kriterien Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

21 21 Revisionssicherheit: Kriterien Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien! WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher! Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren! Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

22 22 Revisionssicherheit: Kriterien Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen. Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen. Die Abnahme der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

23 23 Anforderungen an die elektronische Archivierung Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

24 24 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert: Architektur Metadaten (Indizierung, Klassifikation) Schnittstellen Formate Verfahren Speichermedien usw. Standards

25 25 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ISO Open Archive Information System OAIS-Referenzmodell (http://www.univie.ac.at/lehrentwicklung/fileadmin/le/files/Phaidra/Kolar.vnd.ppt#263,5,OAIS-Referenzmodell)

26 26 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung

27 27 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Logik Verwaltung Datenbank

28 28 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Archiv- Speicher

29 29 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Zugriff Bereitstellung

30 30 Initiative des Dachverbands der Speichersystemhersteller (SNIA). Alle wichtigen Anbieter sind beteiligt. Schnittstelle zur Vereinfachung der Datenspeicherung. Abbildung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance, Erlaubt die Nutzung unterschiedlicher Speichersysteme für die Archivierung: Festplattensubsysteme Netzwerkspeicher Bandroboter u.a. eXtensible Access Method XAM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

31 31 Standards Formate TIFF Tagged Image File Format verschiedene Spezifikationen einschließlich Farbe PDF Portable Document Format PDF/A als Norm ISO PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

32 32 Viele Standards … Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist! Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate gibt es nicht! Die Einhaltung von Standards gibt jedoch größere Sicherheit und macht Migrationen einfacher. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

33 33 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Architektur von elektronischen Archivsystemen Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank

34 34 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Grundsatz Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand! Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können.

35 35 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vergangenheit Architektur Archiv-Client Archivanwendung Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Monolith Fach-Client Fachanwendung Speicher

36 36 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Scan-Client Scan- anwendung Cache Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS

37 37 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Scan-Client Scan- anwendung Cache Workflow-Client Workflow Speicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

38 38 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Universal-Archiv für alle Informationsobjekte Portal Office ERP kauf- männische Anwen- dungen

39 39 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Grundsätze der elektronischen Archivierung 1.Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2.Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3.Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein. 4.Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist 5.Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6.Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

40 40 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Grundsätze der elektronischen Archivierung 7.Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. 8.Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9.Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO, etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Anm.: Im Mai 2009 wurde eine Neufassung als Grundsätze der elektronischen Archivierung vom VOI e.V. veröffentlicht. Diese Version basiert auf der Veröffentlichung Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Darmstadt 1997, ISBN

41 41 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

42 42 Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Dokumentenmanagement im engeren Sinn Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

43 43 Unterschiede Dokumentenmanagement, Records Management und Archivierung Dokumentenmanagement unterstützt den dynamischen Teil des Lebenszyklus einschließlich Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Records Management übernimmt die Verwaltung der Dokumente, sobald sie archivierungswürdig oder archivierungspflichtig werden und sichert die Konsistenz, Authentizität und andere Merkmale. Archivierung dient zur sicheren und unveränderbaren Speicherung der Informationen, die mit einem Records Management verwaltet werden. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

44 44 Was ist Records Management? Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. (ISO Part 1) Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

45 45 ECM - Definition Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes. (AIIM Association for Information and Image Management International, 2008) Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

46 46 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

47 47 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Erfassung

48 48 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verwaltung

49 49 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Klassisches Dokumentenmanagement

50 50 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Collaboration Groupware

51 51 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Web Content Management

52 52 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Records Management Schriftgutverwaltung

53 53 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Workflow Vorgangsbearbeitung Business Process Management

54 54 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Bereitstellung Output Management

55 55 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ablage Zwischenspeicherung Zwischenarchiv

56 56 ECM: das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Langzeitarchivierung

57 57 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

58 58 Rechtliche Anforderungen Alle rechtlichen Anforderungen aus der Papier- Welt gelten auch in der elektronischen Welt. Die elektronische Welt ist intransparent und eröffnet mehr Möglichkeiten der Verarbeitung, Kommunikation und Nutzung. Gesetze und Verordnungen werden suksessive und immer tiefgreifender der Anforderungen der elektronischen Welt angepasst. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

59 59 Rechtliche Anforderungen Alle Unternehmen sind betroffen. neben generellen Vorgaben für alle gibt es immer mehr rechtliche und regulative Vorgaben für Branchen und bestimmte Geschäftstransaktionen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

60 60 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1) Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997

61 61 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1) Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997 Schriftform §§ 126, 127 BGB

62 62 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1) Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997 Firmierungsangabe in s EHUG s sind Geschäftsbriefe

63 63 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1) Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997 Aufbewahrungspflichten § 257 HGB Abgabenordnung § 146, 147 AO

64 64 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1) Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997 Datenschutz BDSG Bundesebene Ländergesetze

65 65 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (2) Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006

66 66 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (2) Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006 Verantwortung der Geschäftsleitung GmbHG, KonTrag und UMAG

67 67 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (2) Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006 Beweiswert vor Gericht § 282 ZPO

68 68 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999

69 69 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999 Vorgaben für die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen GoBS Neu in 2009: GoBIT

70 70 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999 Steuerprüfung GDPdU

71 71 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999 Steuerprüfung Verrechnungspreisdokumentation

72 72 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

73 73 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU: im Kontext der GDPdU Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist nicht ausreichend. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen.

74 74 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU: im Kontext der GDPdU Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist nicht ausreichend. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen. Generelles Problem: -Management Geschäftscharakter Attachments und Formate Zusammenführung im Geschäfts- vorfalls-Kontext

75 75 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU: Steuerrelevante Daten Was sind steuerrelevante Daten? Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag Problemfelder: Technische Abgrenzung Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail- Dokumente, Konstruktionsdaten Daten aus verschiedenen Speicherorten

76 76 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verschärfung der GDPdU Bestätigung der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahmerecht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen

77 77 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Bundesfinanzhofs vom September 2007 Bundesfinanzhof vom 26. September 2007; BFH I B 53, 54/07 Bestätigung der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind. Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahme-recht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen.

78 78 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Urteil des FG Münster vom Mai 2008 Nach einem Urteil des Finanzgerichtes Münster vom 16. Mai 2008 ist der Datenzugriff auf die Finanzbuchhaltung auch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zulässig. Der Datenzugriff, im konkreten Fall die Verpflichtung zur Datenträgerüberlassung, kann sich demnach auch auf die Daten der aufbewahrungspflichtigen Finanzbuchhaltung erstrecken, da diese lohnsteuerrelevante Daten beinhaltet und somit Gegenstand der Lohnsteueraußenprüfung ist. Nur so kann der Prüfungsauftrag in vollem Umfang durchgeführt werden.

79 79 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verfügung der OFD Rheinland Verfügung S St 141 der OFD Rheinland vom Rückstellungen für Aufwendungen zur Anpassung des betrieblichen EDV-Systems an die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) überhaupt sind nicht zulässig.

80 80 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU jetzt mit Preisschild: Verzögerungsgeld Erweiterung des § 146 der Abgabenordnung (AO) im Jahressteuergesetz 2009 (JStG 2009) um Absatz 2b Steuerpflichtiger kommt der Aufforderung zur Einräumung des Datenzugriffs innerhalb einer angemessenen Frist nicht nach Gemäß Absatz 2b Festsetzung von Verzögerungsgeldern von Euro bis Euro im jeweiligen Einzelfall

81 81 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

82 82 Archivierung ist kein Nebenkriegsschauplatz. Die Verantwortung für den ordnungsmäßigen Betrieb und die Nutzung von Informationssystemen liegt bei Geschäftsführern und Vorständen. Eine einheitliche, durchgängige und nachvollziehbare Regelung für das Informationsmanagement ist unerlässlich. Anspruch & Herausforderung Dokumentationsanforderungen Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

83 83 Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des Wie und nicht mehr des Ob und Wann. Anspruch & Herausforderung Wirtschaftlichkeit & Sicherheit Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

84 84 Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden. Anspruch & Herausforderung Abhängigkeit Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

85 85 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft?

86 86 Ständig neue Gesetze & Verordnungen: Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst. Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt, muss auch elektronisch nachvollzieh- bar und prüfbar sein. Anspruch & Herausforderung Dokumentationsanforderungen Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

87 87 Informationswachstum Wir ertrinken in der Flut von Informationen. Es wird immer aufwändiger, die richtigen Informationen zu ermitteln. Die Kosten für Informations- management steigen un- kontrolliert. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

88 88 Informationswachstum Elektronische Information wächst exponentiell. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

89 89 Informationswachstum Elektronische Information wächst exponentiell. Annahme bis 2008: Wachstum 50% bis 70% im Jahr. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

90 90 Informationswachstum Bestand 2009: ca. 250 Milliarden TeraByte Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

91 91 Informationswachstum Elektronische Information wächst exponentiell. Annahme 2009: Jedes Jahr werden mehr als doppelt so viele Daten wie im Vorjahr generiert. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

92 92 Wir sprechen nicht über ein Speicherproblem! Information muss organisiert werden, um nutzbar und nachvollziehbar zu sein! Nur so kann Information wirtschaftlich vorteilhaft genutzt und zugleich die Compliance- Anforderungen erfüllt werden! Informationswachstum Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

93 93 Es geht nicht nur um die Archivierung geschäftlicher Daten und Dokumente - wir haben auch eine historische Verantwortung! Zukünftige Archäologen werden unsere Zeit als das Dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur bezeichnen. Herausforderung Archivierung Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

94 94 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verantwortung Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. (Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, auf dem DLM Forum Brüssel, 1999)

95 95 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Newsletter, Informationen... Download: Handoutversion:xxx Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009


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