CounterBooks.

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1 CounterBooks

2 CV Retail Limited

3 CV Retail Werdegang CV Retail
Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Groβbritanien, gründet CV Retail (~ 400 Mitarbeiter) 1999 – Erste Umsetzung bei Esso – Die internetbasierte Version CounterBooks wird entwickelt 2003 – CounterBooks wird in der Schweiz und Finnland eingeführt 2005 – CounterBooks wird in Deutschland eingeführt Heute - CounterBooks ist in Frankreich, Irland, Norwegen und Groβbritanien vertreten

4 CounterBooks Steuerberater - Lizenzen in Deutschland

5 Steuerberater in Deutschland
CV Retail Steuerberater in Deutschland Wotax - Juni 2005 Stümpges – Januar 2004 Contax – Oktober 2005 Egelseer – November 2005 Petro-Consult – Januar 2006 Kunkel - April 2006 Euro Tax – Mai 2006 Hansa Accounting - Januar 2007 Wesselmann & Persch -Januar 2007 Zebransky -Januar 2007

6 Das Zusammenspiel von…
CounterBooks Das Zusammenspiel von… Franchisee Gruppe Help Desk Steuerberater Regionales Büro Rücksprache Multi-Anwender Zugang / Online Berichte CounterBooks – Datenzentrum Franchisegeber Qualitätsmanagement / Key Performance Indikatoren

7 Systemüberblick

8 Berichte Einzel – Filialen Folien 21-26
Systemüberblick Dateneingabe Folien 10-20 Berichte Einzel – Filialen Folien 21-26 Laufende Berichte Folien 22-24 Kontrollberichte Folie 25 Monatsenberichte Folie 26 Berichte Filialennetzwerke Folien 27-30 Laufend Berichte Folien 29-30 Monatsendberichte Folien 29-30 Head Office Berichte Folien 31-45

9 POS Schnittstelle Folien 46-47
Systemüberblick POS Schnittstelle Folien 46-47 Umsatzdaten können direkt aus einem Kassensystem in CounterBooks geladen werden. Help Desk Folien 48-49 Sicheres Nachrichtensystem Folie 50 Call Logging Folien 51-52 Online Hilfe Folie 53 Zusätzliche Dienstleistungen Folien 54-70 Kosten Folien 71-72 Vorteile CounterBooks Folien 73-78

10 CounterBooks Buchhaltung - Dateneingabe - Einzel - Filialen

11 Dateneingabe einzelne Filialen
Benutzerdefinierte Zugangsberechtigung Für jeden Anwender gibt es einen Benutzerzugang – dieser ist individuell anpassbar Der Zugang ist möglich zu einer einzelnen Filiale, Gebieten oder Gruppen Der Zugang kann auf bestimmte Bildschirme, Dateneingabe oder Berichte limitiert werden (Klicken Sie um fortzufahren)

12 Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung – Umsatz Die Bildschirme für die Dateneingabe sind einfach zu verstehen und zu bedienen. Das System ist speziell geeignet für Einzelhandelsbetriebe und deren tägliche Buchhaltung. Die täglichen Umsätze werden auf Kategorieebene verbucht. Die Summe des Gesamtumsatz wird mit dem Bericht der Kasse abgeglichen Die Reihenfolge der Umsatzkategorien kann an das POS-System angepasst werden (Klicken Sie um fortzufahren)

13 Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Kreditverkäufe Im Kreditverkäufebildschirm werden die Gesamtsumme der Kreditkartenverkäufe und Umsätz von Kreditkunden eingegeben Die Reihenfolge und die vorgegebene Auswahl an Unternehmen/Personen ist individuell anpassbar Andere nicht regelmäßig gebrauchte Unternehmen für Kreditverkäufe können individuell ergänzt und über das Drop Down Menü aufgerufen werden (Klicken Sie um fortzufahren)

14 Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Barzahlungen In diesem Bildschirm werden alle Bareinzahlungen und Barauszahlungen, die die Kasse betreffen, eingegeben. Es werden Zahlungen mit und ohne Beleg sowie Bargeldeinnahmen mit einem Beleg erfasst (Klicken Sie um fortzufahren)

15 Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Kassenbestand Der Kassenbestandsbildschirm zeigt eine Zusammenfassung aller eingepflegten Daten für diesen Tag CounterBooks errechnet den Endbestand der Kasse und zeigt die Abweichung von dem tatsächlichen Wert (Kassendifferenz) an Bankeinzahlungen auf andere Bankkonten können hier vorgenommen werden

16 Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Tagesabschluss Der Tagesabschlussbildschirm zeigt zur Nachprüfung alle Eingaben des Tages Bevor man den Tag abschließen kann, muss die Kassendifferenz akzeptiert werden Die Tagesabschlussberichte können auch über das Berichtsmenü für jeden beliebigen Tag eingesehen werden (Klicken Sie um fortzufahren)

17 Dateneingabe einzelne Filialen
Transaktionen Der Transaktionenbildschirm wird für Rechnungen, die nicht bar sondern per Banküberweisung beglichen werden, Journalbuchungen, Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen verwendet. Die Liste der Unternehmen/ Personen (Handelskreditoren) ist für den einfachen Gebrauch alphabetisch nach Typ geordnet Jede Transaktion wird automatisch mit einer einmaligen Transaktionsnummer versehen und kann zu jedem späterem Zeitpunkt wieder gefunden werden (Klicken Sie um fortzufahren)

18 Dateneingabe einzelne Filialen
Zahlungsaufträge Einzelne Positionen können nach Fälligkeitsdatum, Unternehmen/Person oder Rechnungsdatum geordnet werden Im nächsten Schritt werde alle fälligen Zahlungen für den ausgewählten Tag angezeigt und ausgewählt, welche Rechnung per Bankübeweisung beglichen werden soll (Klicken Sie um fortzufahren)

19 Dateneingabe einzelne Filialen
Kontobewegungen Für jede Buchung kann bei Bedarf ein Buchungstext eingegeben werden Bankeinzahlungen von Debitoren und Zahlungen an Kreditoren werden hier verbucht (Klicken Sie um fortzufahren)

20 Dateneingabe einzelne Filialen
Kontoabstimmung Der Kontobewegungsbildschirm zeigt alle eingegebenen Geldmittelbewegungen (Gutschriften und Zahlungen) auf den Konten für einen bestimmten Zeitraum an Die erfolgten Gutschriften und Belastung werden mit dem tatsächlichen Bankauszug verglichen und bei Übereinstimmung abgehakt

21 Berichte Einzel - Filialen
Systemüberblick Berichte Einzel - Filialen

22 Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte Die laufenden Berichte gewährleisten eine vollständige Analyse aller eingegebenen Daten Schlüsseldaten wie Erfolg, Bruttoverdienst pro Kategorie und die Bilanz sind tagesaktuell einsehbar Über die Benutzerbestimmung kann der Zugang zu den einzelnen Berichten kontrolliert werden (Klicken Sie um fortzufahren)

23 Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte – Bruttoverdienst Der Bruttoverdienstbericht zeigt den Bruttogewinn pro Verkaufskategorie an. Anhand vorgegebener Margins wird der aktuelle Warenbestand täglich kalkuliert Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden

24 Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte – Bilanz Die Bilanz kann für einen gewünschten Zeitraum eingesehen werden. Sie ist stets tagesaktuell Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden

25 Dateneingabe einzelne Filialen
Kontrollberichte U.a. gebuchte Rückstellungen, Rechnungsab- grenzungsposten und Transaktionen können für einen gewünschten Zeitraum aufgezeigt werden

26 Berichte einzelner Filialen
Monatsendberichte Monatsberichte werden nach der Datenüberprüfung des Steuerberaters erstellt und sind online als pdf einsehbar (siehe pdf Bericht anbei) Die Zeitspanne zwischen dem Abschluss der Datenprüfung und dem Erstellen der Berichte beträgt 24 Stunden

27 Berichte Filialnetzwerke

28 Berichte Filialnetzwerk
Zugangsberechtigung Für einen Filial- oder Gebietsleiter kann ein limitierter Zugang eingerichtet werden. Der einzelnen Franchisnehmer hat nur Zugang zu seiner Filiale Der Franchisegeber erhält eine Auswahl aller Filialen und kann sich mit seinem Login zu allen Filialen Zugang verschaffen (Klicken Sie um fortzufahren)

29 Berichte Filialnetzwerk
Berichte einzelner Filialen innerhalb eines Netzwerks Die Monatsberichte werden für jede Filiale erstellt und beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen und Kosten Die laufenden Berichte einzelner Filialen eines Netzwerks beinhalten Tagesabrechnungsanalysen, Erfolgsrechnung, Bruttoverdienst pro Kategorie, sonstiges Einkommen und Kostenanalyse der Filiale (Klicken Sie um fortzufahren)

30 Berichte Filialnetzwerk
Berichte einer Filial-Gruppe Laufende Berichte für die Gruppe beinhalten eine Betriebsanalyse für die Gruppe als Ganzes (konsolidierte Berichte) Monatsberichte für die Gruppe beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen, Kosten und Bilanz

31 Möglichkeiten der Berichtsauswertung
Head Office Berichte Möglichkeiten der Berichtsauswertung

32 Datenanalyse HO-Berichte Filialnetzwerk Für Gebietsleiter/Head Office
Echtzeitdaten online verfügbar Multi-Filial Analyse und Berichtsystem Datenauszug für Excel

33 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Filialauswahl In der Datenanalyse werden die Filialen ausgewählt, für welche die Datenanalyse erstellt werden soll (Klicken Sie um fortzufahren)

34 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorieauswahl Unterschiedliche Umsatzkategorien werden ausgewählt (Klicken Sie um fortzufahren)

35 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Metrische Auswahl Festlegung der Kennzahlen (Klicken Sie um fortzufahren)

36 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Filiale gegenüber Kategorie Die Daten aller Filialen können auf einen Blick verglichen werden Die Datenanalyse kann unterschiedlich dargestellt werden

37 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorie gegenüber Filiale (Klicken Sie um fortzufahren)

38 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorie gegenüber metrische Auswahl (Klicken Sie um fortzufahren)

39 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Export in Excel Die Daten können bei Bedarf in Excel exportiert und weiter verarbeitet werden (Klicken Sie um fortzufahren)

40 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Bilanzoptionen Bilanzposten können ebenfalls als Kennzahlen für die Datenanalyse ausgewählt werden (Klicken Sie um fortzufahren)

41 HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Bilanzoptionen Die Analyse kann unterschiedlich dargestellt werden Die Bilanzposten der einzelnen Filialen können direkt verglichen werden.

42 HO-Berichte Filialnetzwerk
Komissions Bericht Der Komissionsbericht zeigt die Umsätze und dazu gehörende Franchisegebühr pro Filiale auf

43 HO-Berichte Filialnetzwerk
Aktueller Stand Monatsabschluss – Monatsberichte Dieser Bericht gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Monatsabschlüsse durch den Steuerberater und den Pächter sowie der erstellten Monatsendberichte

44 Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich)
HO-Berichte Filialnetzwerk Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich) Für den Datenanalytiker im Head Office Überwachung von Kennzahlen Abweichungsbericht

45 HO-Berichte Filialnetzwerk
Frühwarnsystem - Liquidität & Kapital Das Head Office System zeigt die Daten aller Filialen an. Ein Abweichungsbericht zeigt Filialen ausserhalb der erwarteten Toleranzabweichung pro Monat auf Budgetvergleich – Umsatz Vorjahresvergleich Umsatz / Filiale / Monat (Klicken Sie um fortzufahren)

46 System Überblick POS Schnittstelle

47 POS Schnittstelle System Überblick Optionen 1ste Schritte
Vom POS System an der Station Manuell Automatisch Von einer zentralen Datenbank 1ste Schritte Meeting POS Anbieter, HO, CVR Ergebnisse des Meetings: Anforderungsdokument Projektplan Kosten

48 System Überblick Help Desk Service

49 System Überblick Telefonische System- / Buchhaltungshilfe an Wochentagen Sicheres, integriertes Nachrichtensystem Filialen werden einem Steuerberater zugeordnet (kein Call Centre) Online Hilfe

50 Sicheres Nachrichtensystem
System Überblick Sicheres Nachrichtensystem Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht den Benutzern Fragen und Probleme an das Helpdesk zu kommunizieren (Klicken Sie um fortzufahren)

51 Help Desk – Call Logging
System Überblick Help Desk – Call Logging Das Call Loggin System ermöglicht dem Helpdesk Anfragen effektiv zu bearbeiten Die Integration mit dem Nachrichtensystem ermöglicht es Nachrichten innerhalb des Calls zu versenden

52 Integriertes Call Logging System
System Überblick Integriertes Call Logging System Zur einfachen Bezugsnahme wird jedem Call eine einzigartige ID Nummer zugeordnet Nachrichten und Calls sind für das gesamte Helpdesk zugänglich. Anfragen können somit zügig von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden Die Calls sind nach Art und Priorität geordnet um die Arbeit des Helpdesks zu erleichtern

53 Online Hilfe System Überblick
Online steht dem Benutzer eine Auswahl unterschiedlicher Anleitungen zur Dateneingabe und Berichtserstellung zur Verfügung (Klicken Sie um fortzufahren)

54 Zusätzliche Dienstleistungen

55 Sicherheit und Datenaufbewahrung
Zusätzliche Dienstleistungen Sicherheit und Datenaufbewahrung

56 Zusätzliche Dienstleistungen
Sicherheit Der CounterBooks Server befindet sich in einem deutschen Datenzentrum eines führenden professionellen Hosting Unternehmens mit 24 Stunden, 7 Tage die Woche Sicherheits- und Instandhaltungsservice. Alle Daten, die im Bezug zum System stehen, sind in einer zentralen IBM Datenbank gespeichert, von der täglich eine Sicherheitskopie hergestellt wird. Diese Kopien befinden sich in einem sicheren unabhängigen Gebäude. Datenaufbewahrung Alle Daten werden mindestens zehn Jahre lang gelagert. Bei Bedarf stellen wir GDPDU CD`s zur Verfügung.

57 Zusätzliche Dienstleistungen
Service des Steuerberaters

58 Zusätzliche Dienstleistungen
Steuerberater Leistungen Schulung für CounterBooks Monatliche Nachprüfung der Buchhaltung Monatliche Geschäftsberichte Besuche bei den Filialen Monatliche MwSt-Rückzahlung Unternehmenssteuererklärung Nachprüfung des Jahresabschlusses und der Finanzberichte Lohnbuchhaltung

59 Zusätzliche Dienstleistungen
Besuche der Filialen Mindestens 3 Besuche während des 1. Jahres und 2 während des 2. Jahres Zusätzliche Besuche auf Nachfrage/im Bedarfsfall Der erste Besuch wird der Dateneingabe und der Anwendung von CounterBooks gewidmet Besuche werden von dem zugewiesenen Steuerberater der Station vorgenommen

60 Zusätzliche Dienstleistungen
Besuch der Filiale: Inhalt Vorgehensweise zur Dateneingabe und Benutzung CounterBooks Berichtserstellung Analyse der ökonomischen/finanziellen Situation MwSt (Vorgehensweise / Buchhaltung) Vorbereitung des Jahresabschlusses Budget / Bruttoverdienstspanne Steuer/ MwSt Änderungen Updates in CounterBooks Spezifische Fragen einzelner Filialen

61 Zusätzliche Dienstleistungen
Jährliche Anpassung des Budgets Jährliche Eingaben des Budgets und der Bruttoverdienstspannen Gegebenenfalls Hilfe bei der Erstellung des Budgets und den neusten Schätzungen Jährliche Überprüfung der Zielbruttoverdienstspannen Vergleich Ergebnis - Budget

62 Zusätzliche Dienstleistungen
Schulung

63 Zusätzliche Dienstleistungen
Schulungsunterlagen Basisschulung Fortführende Schulung Praktische Schulung Theorie Übungen mit den eigenen Daten Schulung zum Berichtssystem Schulung für Fortgeschrittene Über Zeit, Anzahl der Schulungen und Anzahl der Teilnehmer muss entschieden werden Anwesenheit der Schlüsselpersonen ist Voraussetzung

64 Implementierungsprozess

65 Implementierungsprozess
Hardware / Software Anforderungen Minimale Anforderungen Windows 2000 SP4 1Ghz, 256mb RAM Internet Explorer 5.5 SP2 128k/sec Broadband Adobe Acrobat 5 Antivirus Software Third party firewall Empfohlene Anforderungen Windows XP SP2 2Ghz, 512mb RAM Internet Explorer 6.0 512k/sec Broadband Adobe Acrobat 7 Antivirus Software Microsoft firewall

66 Implementierungsprozess
Vorgehensweise Buchhaltung Berichtsanforderungen Franchisee HO Schulung Eröffnungsbilanzen – Jahresabschluss Budgets Treffen mit Franchisees für Systempräsentation Change Management Angelegenheiten Unterstützung während der Implementierungsphase

67 Implementierungsprozess
Erste Schulung mit eigenen Daten (Monat 1) Zweite Schulung (Monat 2) Erster Besuch der Station (Monat 2-3) Zweiter Besuch der Station (Monat 6-7) Schulung zum Berichtssystem (Monat 9) Dritter Besuch der Station (Monat 10-11)

68 Unterstützung neuer Franchisees

69 Unterstützung neuer Franchisees
One-to-one Training Gleiches Konzept wie für das Gruppentraining Option der Dateneingabe für die ersten Monate Falls notwendig: Unterstützung in allen administrativen Angelegenheiten Wirtschaftlichkeitsuntersuchung/ Budgetierung Unterstützung bei finanziellen Debatten

70 Zusätzliche Dienstleistungen
Unterstützung bei Betriebsprüfungen Temporäre Dateneingabe (Neue Stationen/ Probleme) Steuerrückzahlung/ Steuerberatung Cash Flow und Budgetierung Unterstützung bei Insolvenzgefahr/ Liquiditätsproblemen Unterstützung bei Bankgesprächen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Gesellschaftsgründung Sonstiges

71 Kosten

72 Kosten Implementierung Buchhaltungsservice für Franchisees
Zusätzliche Dienstleistungen Einmalige Entwicklungskosten

73 Vorteile CounterBooks

74 Echtzeitberichte... Vorteile CounterBooks
Kein Warten auf Daten und Auswertungen – Berichte sind sofort erhältlich, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche Echtzeitberichte... Geschäfts- und Finanzberichte sind stets „up-to-date“ Ein innovatives System, in dem alles über das Internet verar-beitet und organisiert wird

75 Bessere Kontrolle für Franchisegeber...
Vorteile CounterBooks Unterschiedliche betriebswirtschaftliche Berichte, Auswertungen und Datenanalysen einzelner Filialen und Ihres ganzen Filial-Netzwerks einsehbar Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem Monatsabschluss Bessere Kontrolle für Franchisegeber... Direkte Vergleichsmöglichkeiten der Filialen unter einander, kein Zusammentragen von Daten nötig Flexibel – Zugang von jedem PC mit Internetanschluss bindet Sie an keinen bestimmten Ort

76 Bessere Kontrolle für Franchisenehmer...
Vorteile CounterBooks Interaktive Cash- und Bankabstimmung, Kreditoren- und Debitorenkonten Management Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem Monatsabschluss Eine konfigurierbare Schnittstelle mit Ihrem Kassensystem erspart Ihnen die manuelle Eingabe von Daten Bessere Kontrolle für Franchisenehmer... Kein Warten auf Meetings – Ein integriertes Nachrichten- und Helpdesksystem ermöglicht effiziente Kommunikation und Service Keine speziellen PC- und Buchhaltungskenntnisse benötigt, da einfache Handhabe Flexibel – Zugang von jedem PC mit Internetanschluss bindet den Benutzer an keinen bestimmten Ort

77 Minimierung des operativen Risikos...
Vorteile CounterBooks Management Fragen - Probleme können früher erkannt und vermieden werden, da Daten online eingegeben werden und eine umfassende Betreuung durch den Steuerberater geleistet wird Minimierung des operativen Risikos... Sicherheit - Der Sever befindet sich im Datenzentrum eines professionellen deutschen Hosting Unternehmens; tägliche Sicherheitskopien werden erstellt

78 Reduzierte Kosten... Vorteile CounterBooks
Durch die eigene Dateneingabe werden Steuerberaterkosten und Zeit für die Aufarbeitung von Unterlagen reduziert Papierdokumente, Bücher und das Versenden von Rechnungen gehören der Vergangenheit an Reduzierte Kosten... Geringere Kosten durch früheres Problemlösen und sofort erhältlichen Berichten Effizienteres Management von Netzwerken mit Zugang zu Dateneingabe und Berichten unterschiedlicher Filialen