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Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Letzte.

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Präsentation zum Thema: "Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Letzte."—  Präsentation transkript:

1 Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Letzte Aktualisierung: Oktober SekLogistix Software für die Speditions-, Kurierdienst- und Taxiunternehmen AAGen-ITC Software Inh.: Gencer Erarslan Grüberstr. 6 / Lüdenscheid Tel: / Mobil: Fax: / Das Handbuch AAGen-ITC Software Internetadresse:

2 Inhaltsverzeichnis Kapital 1: Eingang Kapitel 2: Allgemeine Informationen Kapitel 3: Extras Kapitel 4: Listen Kapitel 5: Auftrag Kapitel 6: Rechnung erstellen Kapitel 7: Buchhaltung Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen Kapitel 9: Firmenlogo erstellen AAGen-ITC Software Kapitel 1: Eingang

3 AAGen-ITC Software Was verspricht unser Produkt Sie sind mit dieser Software in der Lage, mit geringem Aufwand die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu verwalten. Die Software ist für Speditions-, Taxi- und Kurierdienste geeignet. Einfach zu bedienen und sehr flexibel. Bei Aufträgen reicht eine einfache Bezeichnung, z. B. 'Paketdienst', aus. Sie können, bei Bedarf, auch die Frachtliste eingeben und Lieferscheine ausdrucken. Mit 'Touren' können Sie die immer wiederkehrenden Dienste beschreiben und diese Leistungen mit einem Mausklick für den gewünschten Zeitraum übernehmen. Dann brauchen Sie diese Aufträge nicht immer wieder einzugeben. Sie können die Aufträge auch direkt in die 'Aufträge' –Maske eingeben. Mit einem Mausklick können Sie nach gewünschter Art und Weise die Rechnungen erstellen. Sie können auch jeden Monat Pauschalrechnungen erstellen Unten sind die Leistungen dieser Software noch einmal kurz aufgelistet. 1. Direkte Eingabe von Aufträgen 2. Bei Wunsch: Auflistung der Fracht. 3. Definition von 'Touren' für immer wiederkehrende Leistungen. 4. Flexibles Erstellen von Rechnungen. 5. Kontrolle von Rechnungseingängen 6- Einfache Buchhaltung. 7-Statistische Auswertungen und Controlling: Alle angegebenen Daten werden statistisch erfasst, sodass Sie alle nötigen Kennzahlen automatisch zur Verfügung haben. D. h.: Sie haben die Geschäfts- und Beschäftigungssituation jederzeit in Ihrem Blickfeld und voll im Griff. 8-Vollständige Termin- und Aufgabensteuerung. Kapitel 1: Eingang

4 AAGen-ITC Software Erst ausprobieren, dann registrieren! Sie können die Software aus dem Internet downloaden und die vollfunktionsfähige Software ausgiebig ausprobieren. Wenn Sie sich entschließen das Produkt zu kaufen, bekommen Sie von uns ihr Registriercode und dann können Sie die Software lizenzieren. Solange die Software nicht registriert ist, erscheint die Schaltfläche,,Registrierung / Lizenzierung. Nach der Registrierung erscheint diese nicht mehr. Bitte beachten: Ohne die Bestätigung,Lizenzvertrag gelesen können Sie die Registrierdaten nicht eingeben.Der Firmenname in der Registrierungsbox erscheint dann auf dem Randbereich des Programmfensters. Daher ist es zu empfehlen, bei der Eingabe von Firmennamen dies zu berücksichtigen. Kapitel 1: Eingang

5 AAGen-ITC Software Demodaten löschen: Wenn Sie die Software downloaden, sind bereits einige Daten vorhanden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Solange Sie die Software nicht registriert haben, können Sie immer wieder Demo-Daten löschen und neu anfangen. Nach der Registrierung der Software können Sie die Daten auf diesem Wege nicht mehr löschen Kapitel 1: Eingang Ausgaben und die Geldbewegungen gelöscht werden. Die Einstellungen und die Kontolisten, Umsatzsteuersätze, etc., bleiben bestehen. Diese können Sie selbst löschen, ändern und einfügen. Beim Löschen von den,Demo-Daten werden nicht alle Daten, sondern die eingegebenen Daten gelöscht. Im Klartext heißt das, dass nur die von den Anwendern angegebenen Einnahmen und

6 AAGen-ITC Software Mail- und Exportfunktionen Mit Mailmöglichkeit können Sie die Rechnungen, Angebote, Bestellungen und Rundschreiben direkt per Mail an die Kunden bzw. Lieferanten schicken. Dadurch reduzieren Sie Versandkosten. Man kann die Dokumente auch alternativ zu en als rtf-Word-Datei exportieren, um diese später per Fax (Software-Fax) bzw. auch als -Anhang zu versenden. Kapitel 2: Allgemeine Informationen

7 Navigation Die Navigation stimmt mit dem Menü überein. Die Menüpunkte sind einzeln sichtbar. Die Navigation wird mit Menüelement Übersicht gestartet. AAGen-ITC Software Kapitel 2: Allgemeine Informationen

8 Einstellungen (Menü Extras Einstellungen) MwSt in %: Mehrwertsteuerprozent Nummerngestaltung: Der Anwender kann seine Dokumente (Aufträge, Rechnungen, Checken) in diesem Abschnitt, nach angegebenem Muster, durchnummerieren lassen. Unten ist das Muster und dessen entsprechendes Aussehen zu sehen, welches der Anwender nach Bedarf anpassen kann. Anzahl Ausdruck: Hier kann man die Anzahl der Druckausgaben einstellen. AAGen-ITC Software Kapitel 3: Einstellungen.Mengeneinheiten: Mengeneinheitsliste. Man kann diese Liste aktualisieren. Feldbezeichnungen anpassen: Man kann hier die Feldnamen bei Rechnungen, Angeboten etc. anpassen. Terminkalender erstellen: Terminkalender baut sich nach diesen Vorgaben auf.

9 Standardtexte Drucken (Menü Extras Einstellungen) Sie können hier die Druckstandardtexte eingeben. Die Standardtexte für die Druckausgaben brauchen Sie, wenn Sie keine Firmenbriefbogen haben. Textlogo für s: Wenn Sie eine Rechnung per versenden wollen, müssen Sie die Standardtexte für die ausgaben haben und das 'Textlogo für s' haben. Sie können Standardmitteilungen an die Kunden in den Kopf- und Fußbereichen der Rechnungen angeben. AAGen-ITC Software Kapitel 3: Einstellungen

10 AAGen-ITC Software Kapitel 3: Einstellungen Firmenbriefbogen : Sie können hier Ihre eigenen Geschäftsbogen aufbereiten und ausdrucken, sowie die Rändereinstellungen für die Rechnungen, Angebote etc. vornehmen. An Funktionen und an Feldern wurde die Funktionsweise in den Einstellungen ausführlich erläutert.

11 Die Felder 'Links', 'Breite', 'Höhe' definieren die Platzierung des Logos. Mann kann diese Daten direkt eingeben. Man kann das Logo durch die Schaltflächen 'Nach links' und 'Nach rechts' hin und her bewegen. Klicken auf das Logo bewirkt, dass das Logo vom rechten und zum linken Rand wechselt. Die Felder 'Breite und Höhe' zeigen die Größe des Logorahmens an. Nach Wunsch kann man die Größen ändern. Dieses kann man auch mit den Schaltflächen "breiter', 'schmaler',' höher' und 'niedriger' einstellen. Die Optionen 'zoomen', 'dehnen' und 'abschneiden' lassen das Logo im Rahmen anpassen. Die Option 'abschneiden' zeigt das Logo in ihrer Originalgröße. Daher wird das Logobild in dem Rahmen abgeschnitten, wenn der Rahmen kleiner als das Logo ist. Die Option 'zoomen' bewirkt, dass das Logo entweder in der Höhe oder in der Breite den Rahmen des Logos ausfüllt, ohne die Proportionen des Objekts zu verzerren. Option 'dehnen' passt die Größe des Logos so an, dass das Steuerelement ganz ausgefüllt wird. Diese Einstellung kann jedoch die Proportionen des Logos verzerren. AAGen-ITC Software Firmenlogo übernehmen / verändern Sie können mit dem Formular 'Logo' das Firmenlogo auf Ihrem Briefkopf erscheinen lassen. Sie müssen zunächst über das Menü das Formular 'Logo' wie folgt aktivieren. Einstellungen-->Logo Einfügen eines Firmenlogos: In das Feld 'Logoadresse' den Logonamen samt des Ordnernamens eingeben. Wenn die Angaben richtig sind, erscheint das Firmenlogo im Logofenster. Kapitel 3: Einstellungen

12 Alle Tabellen werden in XLS in die 2 Exceldateien exportiert. Sie können diese Daten in MS-Excel weiterbearbeiten, z. B. weitere Statistiken erstellen. Sichern / wiederherstellen: Ordner und Dateiname von der Sicherungsdatei. In dieser Datei werden die Daten zur Sicherung exportiert und bei Bedarf wieder importiert (Wiederherstellung) Vorsicht: Beim Import (Wiederherstellung) werden alle vorhandenen Daten von importierten Daten überschrieben; daher ist es ratsam, von der Anwendung eine Sicherungsdatei zu erstellen, bevor Sie die Daten überschreiben. 2 Möglichkeiten bieten sich dazu an: 1. Ganze Datenbank kopieren (Bearbeiten Kopieren Einfügen bzw. Strg-c und anschließend Strg-v), 2. Aktivieren Sie Menü Einstellungen und ändern Sie Dateiname im Kästchen Sichern / wiederherstellen. Dann aktivieren Sie Menü; klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern. Jetzt sind die vorhandenen Daten unter einem anderen Namen gespeichert. Jetzt können Sie wieder auf Einstellungen zurückkehren und die zuvor geänderten Dateinamen wieder rückgängig machen. Jetzt können Sie die Daten von der Sicherung übernehmen: Menü Doppelklick auf die Schaltfläche gesicherte Daten übernehmen++ Datenexport /-import Exportieren von Daten in Excel-Tabellen: Ordner und Dateiname von der Zieldatei in die Tabellen exportieren. AAGen-ITC Software Kapitel 3: Einstellungen

13 Daten importieren : Sie haben die Möglichkeit, durch diese Formulare die Kunden-, Mitarbeiter- und Adressenliste aus einer Excel-Tabelle zu übernehmen. Mit der Schaltfläche 'Importieren' übernehmen Sie die obige Tabelle. Sie haben hier die Möglichkeit, Änderungen durchzuführen. Mit der Schaltfläche 'Neue Daten übernehmen' können Sie die neue Daten übernehmen. Sie müssen hier einige Regeln beachten: 1. Die Spaltennamen und die Reihenfolge in der Excel-Tabelle müssen gleich wie in der Access- Tabelle sein. Kontrollieren Sie dies und korrigieren Sie die Excel-Tabelle. 2. Es ist nicht wichtig, welcher Name der Excel-Datei und der Name der Tabelle, in der sich die Daten befinden. Es muss nur die 'Dateiname' (1) und 'Tabelle' (2) mit der Excel-Tabelle gleich sein. 1 2 AAGen-ITC Software Kapitel 3: Einstellungen

14 Listen Die Listen sind unsere Bezugsquellen. Es gibt viele verschiedenen Listen, wie Kundenliste, Tätigkeitsliste, usw. Aus diesen Listen können wir die gleichen Daten, die wir immer wieder einsetzen müssen, aus diesen Listen übernehmen. Z. B. die Liste "Dienstleistungen / Stundensätze, Beträge". Bei Definition eines Auftrages können wir die fertigen Leistungsbeschreibungen aus der Liste wählen. AAGen-ITC Software Kapitel 4: Listen Wir können einen Teil der Listen beliebig ändern, z. B.: Leistungslisten, Einheitslisten,usw. Diese haben keine Verknüpfungen mit anderen Daten.Sie sind sozusagen eine Eingabehilfe, die uns die Arbeit beschleunigen. Manche Listen stehen mit anderen Daten in Verbindung, wie Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferantenliste, die wir ohne weiteres nicht ändern können.

15 AAGen-ITC Software Kundenangaben Es ist nicht möglich, Objekte zu erfassen, wenn sich dessen Besitzer (also der Kunde) noch nicht in der Kundendatei befinden. Es gibt 2 Formulare mit 2 verschiedenen Sichtweisen um Kundendaten zu erfassen: 1. Einzelangaben, 2. Liste Mit welcher Eingabemaske Sie Kundendaten eingeben spielt keine Rolle, da beide identisch sind. Bei der 1 sind alle Daten für einen Kunden auf einer Seite dargestellt. Bei der 2 bedeutet jede Zeile einen Kunden. Anschrift: Die Daten auf diesem Feld sind Anschriftdaten, die bei Briefen, Rechnungen, etc. erscheinen. Das Erscheinungsbild von diesem Feldinhalt entspricht auch den Adressenangaben bei Ausdrucken. Anschriftdaten entstehen bei Angaben von Namen und Adressen weitgehend automatisch. Man kann die Anschriftangaben nachträglich anpassen / optimieren. Kapitel 4: Listen

16 AAGen-ITC Software Mitarbeiter Hier werden die Mitarbeiterdaten eingegeben. Kapitel 4: Listen

17 Weitere Listen Unten sind weitere Listen abgebildet, die als Eingabehilfe dienen. Sie können Datensätze in diesen Listen ändern, löschen und hinzufügen. Dies alles beeinflusst nicht die relevanten Daten. Die Tätigkeiten und deren Klassifizierung werden in verschiedene Formulare eingegeben. Sie können in der Leistungsliste die immer wiederkehrenden Dienstleistungen auflisten, dann bei der Eingabe der Aufträge aufrufen und die gewünschte Dienstleistung übernehmen. AAGen-ITC Software Kapitel 4: Listen Orts-, PLZ- und Straßenlisten Sie können den Ort und die Straßen, die Sie öfter eingeben müssen, wie folgt in die Liste eintragen. Geben Sie zunächst den Ortsnamen, dann PLZ, Straßennamen, etc., hintereinander ein. Sie können jederzeit diese Liste erweitern.

18 Fahrzeuge Sie müssen bei der Auftragserstellung das benötigte Fahrzeug aus der Liste übernehmen. Diese Liste geben Sie hier, wie unten angezeigt, ein (Menü Listen KFZ-Liste). AAGen-ITC Software Kapitel 4: Listen

19 19 Aufträge Die Maske 'Aufträge' wird beim Softwarestart automatisch für den aktuellen Tag aktiviert. Von hier aus können Sie Aufträge von verschiedenen Tagen mit Hilfe des Kalenders ansehen und neue Aufträge eingeben. Es erscheint immer die komplette KFZ-Liste, auch wenn keine Aufträge vorhanden sind. Dies erleichtert die Auftragseingabe; Sie können direkt für das gewünschte KFZ die Aufträge erteilen. Sie können Ihre Aufträge flexibel gestalten: 1. Aufträge ohne Lieferliste 2. Aufträge mit Lieferliste 3. Geplante Aufträge / Touren AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

20 Aufträge ohne Lieferliste: 1. Wählen Sie das gewünschte Datum. 2. Klicken Sie auf das Feld 'Auftrag'. 3. Geben Sie den Auftrag ein. Sie können mit der Funktionstaste F2 die gewünschte Leistung aus der Leistungsliste auswählen und mit einem Doppelklick bzw. mit der Schaltfläche übernehmen, anschließend vervollständigen. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

21 Mit einem Doppelklick auf dem Feld 'Kunde' bzw. mit der Taste F3 können Sie die Kundenliste aufrufen und den gewünschten Kunden übernehmen. Start-/Zieladresse eingeben: Mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung 'Startadresse' bzw. 'Zieladresse', können Sie Adressenliste aufrufen (1). Sie können die gewünschte Adresse aus der Liste auswählen (2), mit einem Doppelklick auf die gewünschten Elemente der Adressenfelder (3,4 oder 5) übernehmen bzw. mit der Übernahmeschaltfläche (6) die ganze Adresse übernehmen. Zieldetails: Dieses Feld übernimmt bei der Kundenübernahme aus der Liste die Kundenadresse. Wenn Sie auf die Bezeichnung dieses Feldes doppelklicken (7), wird der Inhalt des Feldes 'Zieladresse' wahlweise hinzugefügt oder überschrieben AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

22 Aufträge mit Lieferliste: 1. Wählen Sie das gewünschte Datum. 2. Doppelklicken Sie auf das Feld 'Auftrag' bzw. betätigen Sie die Taste 'F5' (1), um die 'Lieferung'-Maske zu aktivieren (2). Hier können Sie Ihre Lieferposten eingeben. Sie können dieses sowohl per Hand, als auch mit Hilfe der Leistungsliste (3) machen AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

23 Lieferpositionen per Hand eingeben 1. Sie haben bereits mit einem Doppelklick auf dem Feld 'Auftrag' in der Auftragsmaske die 'Lieferpositionen' aktiviert. 2. In den 'Lieferpositionen' steht bereits eine leere Zeile zur Verfügung (1). Sobald Sie anfangen eine Lieferposition einzugeben, wird eine neue leere Zeile automatisch hinzugefügt (2) Die Positionsnummern (Pos.) werden automatisch eingefügt, sobald Sie die Angaben zur Lieferposition eingegeben haben (3). 4. Die erste Lieferpositionseingabe benennt automatisch den Auftrag (5). Sie können den Auftragstext später abändern, wenn Sie möchten. Z. B.: Paketlieferung im Ort bis 2 kg Paketlieferung im Ort für die Fa. Müller GmbH. Wenn Sie die Mengen und den Einzelpreis eingeben, werden die Beträge automatisch errechnet. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

24 Lieferpositionen mit Hilfe der Leistungsliste eingeben 1. Aktivieren Sie mit einem Doppelklick auf dem leeren 'Lieferpositionen'-Feld die Leistungsliste. 2. Übernehmen Sie die gewünschte Leistung mit einem Doppelklick und vervollständigen Sie die Daten anschließend.Wiederholen Sie den Vorgang so lange, bis Sie alle Positionen eingegeben haben. Bemerkungen Bitte nehmen Sie die regelmäßig auftretenden Leistungen in die Leistungsliste auf, damit Sie weniger Schreibarbeit haben und Sie somit schneller sind. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

25 Aufträge: Tourenliste: Lieferpositionen mit Hilfe der Leistungsliste eingeben 1. Sie können mit der 'Tour' die wiederkehrenden Aufträge für einen Kunden definieren und die zukünftigen Termine festsetzen, z. B.: Sie machen montags und donnerstags für die Fa. Müller GmbH den Papiermüllcontainerdienst. Sie fahren die vollen Container weg und bringen den leeren wieder zurück. Sie können auf der Tour-Maske diese Daten eingeben und innerhalb von ein paar Sekunden die Termine für die Zukunft, z. B. für ein Jahr bestimmen. Diese Aufträge brauchen in diesem Zeitraum nicht mehr eingegeben zu werden und sie werden ein Jahr lang montags und donnerstags immer in der täglichen Auftragsliste erscheinen. Der entscheidende Vorteil von einem Tourenplan ist die Planungssicherheit. Sie können die Belegung von Fahrzeugen und die Beschäftigung Ihrer Mitarbeiter besser planen. Bei der Toureingabe müssen Sie den gewünschten Kunden von der Kundenliste auswählen. Tourbeschreibung Tourentermine Hier doppelklicken um die Kundenliste aufzurufen Zeitraum und Wochentage für die Touren AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

26 Eingabefeld Kunde: Sie müssen Kundenangaben machen. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld können Sie die Kundenliste aktivieren und aus dieser Liste dann den Kunden übernehmen. TourNr./-name: Benennen Sie Tourennummer und –name. Dies erscheint in der Tourenliste. Auftrag: Eine Kurzbeschreibung des Auftrags, z. B.: "Interner Postdienst der Firma Müller GmbH". 2. Eingabefeld Kunde: Sie müssen in diesem Bereich nicht alle Felder ausfüllen. Füllen Sie hier die Felder soweit aus, wie es für Sie nötig ist. 3. Sie müssen die Termindefinition richtig machen, damit es funktioniert. Zunächst geben Sie den Zeitraum (vom – bis) ein. Dann markieren Sie die Wochentage, in denen die Leistungen erbracht werden sollen. Mit der Schaltfläche 'Termine erstellen' können Sie nun die Termine erstellen. Sie können jetzt mit den entsprechenden Schaltflächen entweder übernehmen oder löschen. 4. Terminliste. Sie können diese Termine nach den oben angegebenen Kriterien ('ohne Rechnung', 'markiert', usw.) anzeigen lassen. Sie können die Termine auch löschen. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

27 Bemerkung Angabe von Uhrzeiten 1. Klicken auf dem leeren Feld: Eingabemaske wird aktiviert 2. Klicken auf dem nicht leeren Feld: Passiert nichts. 3. Doppelklicken auf dem leeren Feld: Eingabemaske mit der aktuellen Uhrzeit aktiviert. Sie können es so übernehmen oder ändern. 4. Doppelklicken auf dem nicht leeren Feld: Eingabemaske mit dem Feldinhalt aktiviert. Sie können die Uhrzeit ändern. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

28 Termine Datum wählen und Termine eingeben. Doppelklicken auf die Uhrzeit (gelben Felder) fügt eine Zeile mit der gleichen Uhrzeit ein. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Auftrag

29 Rechnung erstellen: Rechnung schreiben ist hier sehr flexibel: Sie können Rechnungen für Einzelaufträge, Detailrechnungen, Rechnungen für mehrere Aufträge, Pauschalrechnungen oder eine Rechnung ohne den Auftragsbezug erstellen. Rechnung für einen Einzelauftrag: Klicken Sie auf die Schaltfläche 'R' in der gewünschten Auftragszeile und dann die Rechnung drucken. AAGen-ITC Software Kapitel 6: Rechnung erstellen

30 Detailrechnung für einen Einzelauftrag: Wenn Sie möchten, können Sie Lieferpositionen auf der Rechnung anzeigen lassen. Öffnen Sie die Lieferpositionen, indem Sie auf den gewünschten Auftrag doppelklicken. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche 'Rechnung', fertig! Die Rechnung ist bereit. AAGen-ITC Software Kapitel 6: Rechnung erstellen

31 Rechnung für mehrere Aufträge: Die Daten in dem Bereich 'Touren' sind Kundenbezogen. Die Tourentermine sind die erbrachten oder zu erbringenden Leistungen für diesen Kunden. 1. Markieren Sie die Aufträge, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Z.B. vom ganzen Monat. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Rechnung erstellen'. 3. Die Rechnung ist bereit AAGen-ITC Software Kapitel 6: Rechnung erstellen

32 Pauschalrechnungen (Menü Auftragsverw. Pauschalrechn.) Es ist sowohl für den Unternehmer als auch für die Kunden praktischer sich auf einen pauschalen Betrag zu einigen. Dieses kommt auch sehr häufig vor. Sie können dieses mit der Funktion 'Pauschalrechnungen' sehr einfach machen. Hier spielt die Anzahl der Rechnungen keine Rolle. Sie können in ein paar Sekunden hundert Rechnungen erstellen. Sie markieren alles, erstellen die Rechnungen und fertig. Pauschalrechnungsliste erstellen : Rechnungsliste erstellen: Kunden wählen Leistung beschreiben Betrag eingeben Rechnungsperiode angeben. Mit der Schaltfläche 'Markieren alles' markiert die Software die fälligen Rechnungen (Auswahl). Beim Markieren werden auch die Rechnungstexte automatisch angepasst, d. h.: der Zeitraum hinzugefügt. Sie können, wenn nötig, per Hand Änderungen vornehmen, oder manche Zeilen entmarkieren. Jetzt können Sie Rechnungen erstellen. Mit dem Klicken auf die Schaltfläche 'Rechnungen erstellen' werden für alle markierten Zeilen Rechnungen erstellt. Gleichzeitig wird das Rechnungsdatum und der Termin der nächsten Rechnungen ermittelt. Die Software berücksichtigt diese Termine. Die Zeilen, in denen das Datum für die nächste Rechnung nicht erreicht wurde, werden nicht zur Rechnungserstellung markiert. Die Zeilen zur Rechnungserstellung markieren. 1 Zeile=1 Rechnung AAGen-ITC Software Kapitel 6: Rechnung erstellen

33 Bemerkung: Sie können die Markierungen beeinflussen. Angenommen Sie möchten gerne die Rechnungen bereits vor einer Woche der Rechnungserstellung markieren. Menü Extra Einstellungen Pauschalrechnungen markieren 3 Tage vor Fälligkeit. Die Rechnungen ein paar Tage vor dem fälligen Datum erstellen zu können, ist wegen den Wochenenden und Feiertagen. Rechnungen werden erstellt, die Daten von nächsten Rechnungen ermittelt die zugehörigen Rechnungsnummer angegeben. AAGen-ITC Software Kapitel 6: Rechnung erstellen

34 Sobald die Rechnungserstellung fertig ist, werden die Rechnungen aktiviert. Sie können dann mithilfe der Rechnungsliste die Rechnungen kontrollieren, vervollständigen und ausdrucken. AAGen-ITC Software Kapitel 6: Rechnung erstellen

35 Buchungskonten sind die Konten, die zeigen, wo die Kosten, Einnahmen, Ausgaben entstehen. Sie können diese Liste je nach Bedarf Ihres Unternehmens ändern und vervollständigen. Die verschiedenen Felder steuern die Eingaben wie folgt zusätzlich: Ausgabe: Wenn ja sind die Geldbeträge meistens in der Ausgabeseite. D. h. bei der Buchhaltungseingabe springt der Kursor auf das Ausgabefeld. F. Dienstleistung:Wenn ja ist dann dieses Konto für die Dienstleistungen oder für den angenommenen Betrag für das Verkaufen an Kunden vorgesehen. Der Kursor springt also auf die Einnahmen-Seite. MwSt%: Die Angabe von dem MwSt-Satz in diesem Feld bewirkt, dass die MwSt-Beträge bei der Eingabe von Einnahmen bzw. Ausgaben automatisch errechnet werden. Geldbewegungen zwischen den Konten: Wenn ja werden die Beträge von diesem Buchungskonto bei den Statistiken nicht berücksichtigt. Dies ist der Fall, wenn ein Betrag von einem Bankkonto auf ein anderes Bankkonto überwiesen bzw. für die Bargeldkasse Geld abgehoben wird. Also wird die Geldbewegungen zwischen den Konten bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Buchhaltung Einnahmen und Ausgaben In diesem Modul können Sie sehr einfach Einnahmen und Ausgaben eingeben. Sie müssen zu diesen Ausgaben und Einnahmen Geschäftskonten einordnen. Man wählt Kombinationsliste und mit einem Doppelklick übernehmen die Felder UmsKto-Nr und UmsKonto die nötige Daten aus der Liste. Listen (Menü Listen Konten/Buchungsvorgänge): Buchungskonten (Kostenstellen) AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

36 Kassen / Bankkonten Sie können bis zu 4 Geldkonten verwalten. In dieser Liste geben Sie die Geldkonten, wie unten angegeben, ein. Die als aktiv bestätigten Konten werden im System berücksichtigt. Anfangsbeträge sind die Beträge, die sich am Anfang der Buchhaltung auf dem jeweiligem Konto befand (Saldo). Buchungsvorgänge Die Buchungsvorgänge werden für die jeweiligen Geldkonten (Kasse, Bankkonten) aus den Buchungskonten erstellt. D. h. die vielen Vorgänge bei den Geldausgaben/- einnahmen bei der Kasse sind anders als Bankkonten. Bei der Bargeldkasse ist die Einnahme Barverkauf, bei der Bankkonten heißt es Rechnungseingang. Wiederum kann ein Bankkonto auch für Löhne und Gehälter benutzt werden und das andere für Rechnungseingänge und Lieferantenzahlungen. Also macht es Sinn, für jedes Geldkonto eigene Buchungslisten zu erstellen, um die Eingaben zu erleichtern und die Fehler zu vermeiden. Allen dieser Buchungsvorgänge wird ein Buchungskonto zugeordnet. Vorgehensweise: Um für die Kasse einen Buchungsvorgang für den Barverkauf einzufügen, müssen Sie das Buchungskonto 1000-Dienstleistung-Erlöse aus der Liste (Feld Bu-Kt-Nr.) wählen. Sie bekommen dann hier im Feld Bu-Kto-Nr und im Feld Buchungsvorgang den Text,Dienstleistung-Erlöse. Diesen Text ändern Sie als,Barverkauf. Buchungsvorgänge für das Commerzbankkonto Buchungsvorgänge für die Kasse AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

37 Nach der Datumseingabe doppelklicken Sie auf der Spalte Umsatztext, um die Liste Buchungsvorgänge zu aktivieren. Durch einen Doppelklick auf der Vorgangszeile übernehmen Sie diese Daten. Es gibt verschiedene Wege um Einnahme- und Ausgabeangaben zu tätigen. Sie können all diese nutzen und bequem Eingaben tätigen. 1. Direkte Eingabe Sie können die Daten direkt im Datenfenster eingeben. Die erste Orientierungshilfe liefert die gelbe Markierung des leeren Datensatzes. Wenn Sie auf die Spalten Tag oder Umsatztext auf der gelb markierten Zeile doppelklicken, wird der Monatskalender gestartet. Sie können dann mit einem Doppelklick oder OK den gewünschten Tag übernehmen. Nach der Eingabe des Datums vergibt die Software automatisch eine Belegnummer, sofern diese Funktion aktiviert ist (Menü Einstellungen). Sie können die vorgeschlagene Nummer ändern, löschen oder beibehalten. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

38 Nach der Eingabe werden die Felder weiss. Nach Umsatztext können Sie den Bruttobetrag eingeben (Eingangs- oder Ausgangsbetrag). Und das wars. Die ganze Eingabe dauert nicht mehr als ein paar Sekunden. Sie haben im Grunde nur den Betrag eingegeben. Alles andere wird aus der Liste ausgewählt und einige Daten, wie MwSt und Nettobeträge, hat die Software selbst errechnet. In der Auswahlliste für die Umsatztexte sind auch die Daten, wie Mwst-Satz, UmsKto-Nr, bereits vorhanden und mitübernommen. Deshalb reicht es, wenn Sie nur den Bruttobetrag eingeben, da die MwSt-., Vorsteuer- und Nettobeträge automatisch errechnet werden. Selbstverständlich können Sie diese Daten ändern bzw. löschen. Nach der Eingabe sortiert sich die Liste neu, die Salden werden aktualisiert. Bemerkung: Sobald der Datensatz gespeichert ist, sortiert sich die Liste neu. Daher könnte die gerade von Ihnen bearbeitete Zeile nach oben rutschen. Dies kann passieren, wenn Sie die Belege durcheinander bearbeiten. Datensatz speichern: Sie brauchen den Datensatz nicht zu speichern. Es läuft automatisch. Wenn Sie während der Eingabe auf eine andere Zeile klicken, interpretiert die Software es als Eingabe fertig und speichert die bearbeitete Zeile. Wenn Sie auf eine andere Zeile wechseln, bevor Sie mit der aktuellen Eingabe fertig sind, speichert die Software diese Zeile und sortiert die Zeile neu. Es ist aber nicht schlimm. Sie können zu dieser Zeile zurückgehen und die Eingabe vervollständigen. Nicht fertige Stellen leuchten gelb. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

39 2. Eingabemasken Die andere Methode für die Datenangabe ist die Eingabe durch die zwei Eingabeformulare. Die eine ist für den Eingang, die andere für den Ausgang. Die Felder Umsatztext und UmsKto.Nr. haben jeweils Listen, aus denen man die gewünschten Umsatztexte und UmsatzKto-Nr auswählen kann. Das graue Feld mit den drei Monaten (der Vormonat, der aktuelle Monat und der nächste Monat) erleichtert die Eingaben zusätzlich. Z. B. wenn Sie als Umsatztext Monatsgehälter eingegeben haben, können Sie mit einem Doppelklick, auf dem grauen Monatstext, den gewünschten Monat zu dem Umsatztext anfügen. Der Umsatztext wird dann zu Monatsgehälter Februar 2006 (s. unten). AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

40 3. Interne Geldbewegungen Man muss gelegentlich von einem Bankkonto auf ein anderes überweisen, für die Kasse von dem Geschäftskonto Geld abheben und umgekehrt. Also wird ein Betrag auf einem Konto als Ausgang (Soll), bei einem anderen der gleiche Betrag als Eingang (Haben) gebucht. Solche interne Geldbewegungen werden nicht in Umsatzstatistiken aufgenommen. Das Bestätigungsfeld K. Umsatz (kein Umsatz) bewirkt, dass diese Beträge bei den Umsatzberechnungen nicht berücksichtigt werden. Jedoch werden diese bei den Einzelauflistungen angezeigt. Sparkasse (Ausgang) Bargeldkasse (Eingang) AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

41 Umsatzsteuer (Menü Buchhaltung Umsatzsteuer) Die Umsatzsteuern werden hier zusammengefasst angezeigt. Hier brauchen Sie gar nichts zu machen. Die Software hat es für Sie monatlich als Summe, nach verschiedenen Steuersätzen, zusammengefasst. Sie brauchen sie nur zu betrachten und (z. B. als Unterlagen für das Finanzamt) auszudrucken. 1. Umsatzsteuer Jahressummen nach Steuersätzen gruppiert. 2. Umsatzsteuer Monatssummen nach Steuersätzen gruppiert. 3. Umsatzsteuer Jahressummen 4. Umsatzsteuer Monatssummen. 5. Umsatzsteuer monatlich. Einzelbeträge. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

42 Gesamtbeträge (Menü Buchhaltung Gesamtbeträge) Kontenumsätze Hier sind die Umsätze nach Umsatzkonten ausgewertet. Sie können direkt sehen, wo die Kosten entstehen, die Jahres- und Monatssummen von jedem Konto ansehen und die Kostenentwicklungen nachvollziehen. Ansicht 1 Ansicht 2 Gesamtumsätze Ansicht1: Oben ist die Jahressumme und unten die Monatssummen von dem aktuellen Jahr. D. h.: Wenn Sie auf das Jahr 2005 klicken, erhalten Sie unten die Liste der Monatssummen. Ansicht 2: Hier sind die Jahressummen der einzelnen Umsatzkonten. D. h.: Wenn Sie oben auf das Jahr 2006 klicken, bekommen Sie die Jahressummen der einzelnen Konten. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

43 Einzelumsätze (Menü Buchhaltung Einzelumsätze) Hier haben Sie die Möglichkeit die Einzelkontoumsätze nach Datum, Monat und Jahr anzuzeigen und ausdrucken zu lassen. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Buchhaltung

44 Allgemeine Bearbeitungsinformationen Diese Informationen gelten für allen AAGen-Produkte. Anwender müssen diese allgemeinen Bearbeitungshilfen lernen, um mit den Anwendungen richtig umgehen zu können. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

45 Datensätze bearbeiten Aktives Listenelement Neuer/leerer Datensatz Hier kann man ein neuen Datensatz eingeben Zum ersten Datensatz Zum letzten Datensatz Zum vorherigen Datensatz Zum nächsten Datensatz Aktive Datensatznummer Ein neuen Datensatz anfügen Aktiver Datensatz Aktiver Kursor Datensatzmarkierer AAGen-ITC Software Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

46 Datensätze markieren, löschen, kopieren Strg – (Strg und Minuszeichen) löscht den aktiven Datensatz. Datensätze markieren Wenn man auf dem Datensatzmarkierer klickt, wird der Datensatzmarkierer schwarz, hierdurch ist der Datensatz markiert (s. oben links). Man kann auch mehrere Datensätze auf einmal markieren: Maustaste gedrückt halten und nach unten ziehen, bis alle gewünschten Datensätze markiert worden sind. Man kann markierte Datensätze mit Entf-Taste löschen bzw. mit Strg-C kopieren. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

47 Datensätze markieren, löschen, kopieren: Fehlermeldungen Diese Fehlermeldung erscheint, wenn es abhängige Tabellen zu den zum Löschen vorgesehenen Datensätzen gibt, und Löschen/Aktualisieren gesperrt ist. Wenn die Sperrung aufgehoben ist erscheint diese Meldung nicht, und der Löschvorgang wird durchgeführt. Zumeist ist die Löschweitergabe jedoch gesperrt. Beispiel: Die grafische Darstellung links zeigt die Abhängigkeiten von Tabellen zueinander. Wenn man Kunde 1 löscht und die Löschweitergabe nicht gesperrt ist, passiert folgendes: Alle Objekte und die dazu gehörenden Gegenstände mit Kunde 1 werden gelöscht. Wenn man die Löschweitergabe sperrt und Kunde 1 löschen will, muss man wie folgt vorgehen: Zuerst alle Gegenstände von allen Objekten von Kunde 1 löschen, dann alle Objekte von Kunde 1 löschen, erst dann Kunde 1 löschen. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

48 Listenfeld, Kombinationsfeld Listenfelder und Kombinationsfelder werden sehr oft gebraucht. Es ist wesentlich einfacher und schneller aus einer Liste per Mausklick auszuwählen, anstatt ihn einzugeben. Wenn man aus dem Listenfeld 'Konten' den Wert 'Primbank' wählt, wird die Tabellenwerte für das Konto 'Primbank' aufgelistet, d. h.: in der Werttabelle sind nur Daten vom Konto Primbank zu sehen; es ändert sich, wenn ein anderen Wert ausgewählt wird. Listenfeld Konten Listenfeld Datentabelle, verknüpft mit dem Listenfeld Konten Kombinationsfeld Das Kombinationsfeld ist ähnlich wie das Listenfeld. Im Gegensatz zum Listenfeld ist dieses einzeilig platziert und mit einer nach unten gerichteten Pfeilspitze versehen. Ein Mausklick auf dieser Pfeilspitze öffnet die Liste. Das Kombinationsfeld benötigt nicht mehr Platz als das ganz normale Textfeld, wie Datum, Tät.-Nr. (s. Abbildung). Da das Kombinationsfeld keinen besonderen Platzanspruch hat, kann man dies auch als normales Datenfeld benutzen. Links im Bild ist das Feld Aktivität in Format eines Kombinationsfeldes. Wenn man die Aktivität Dachrinnen befreien eingeben will, muss man diese nicht einzugeben. Beim Klick auf der rechts im Feld stehende Pfeilspitze klappt die Liste auf. Aus dieser Liste wählt man die Aktivität aus. Diese Liste basiert wiederum auf einer Aktivitätsliste, die bereits ausgefüllt ist. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

49 Doppelklick-Zeichen '++' Das Zeichen '++' auf einer Schaltfläche bzw. auf einem Feld ist ein Doppelklickzeichen, d. h.: Ein Doppelklick ist hier erforderlich. Man muss jedoch unterscheiden zwischen dem Doppelklick auf einer Schaltfläche und einem auf einem Datenfeld. Bei der Schaltfläche muss man direkt auf diese doppelklicken, während man beim Datenfeld auf die Zelle, in die man die Daten eingeben will, doppelklicken muss. Doppelklicken auf die Schaltfäche Doppelklicken auf das Feld AAGen-ITC Software Kapitel 8: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

50 Firmenlogo erstellen Anleitung AAGen-ITC SoftwareKapitel 9: Firmenlogo erstellen

51 Logo-Erstellen mit MS-Paint Unsere Kunden haben uns oft gefragt, wie man ein Firmenlogo oder Firmenbriefbögen erstellen kann. Dies ist sehr unkompliziert und Sie brauchen dazu keine teuren Programme oder entsprechendes Spezialwissen. Sie haben bereits alles, was Sie brauchen: Die Bildbearbeitungssoftware Paint von Windows reicht dazu völlig aus (Start Alle Programme Zubehör Paint). Nachdem Sie Ihr Firmenlogo erstellt haben, können Sie dieses überall einsetzen, und beispielsweise für Ihre Briefbögen verwenden. Logo erstellen Paint starten: Start Alle Programme Zubehör Paint Sie bekommen eine leere weisse Oberfläche. Sie können diese Fläche je nach Bedarf mit der Maus verkleinern bzw. vergrößern (siehe Bild rechts). Jetzt können wir ein Firmenlogo als Beispiel erstellen. Geben Sie zunächst ganz normal Ihren Firmanname ein z. B. Berg Transport GmbH. Formatieren Sie diesen Text, wie Sie wünschen. AAGen-ITC SoftwareKapitel 9: Firmenlogo erstellen

52 Wenn Sie mit der Bildbearbeitung fertig sind, platzieren Sie diese mit der Maus in der linken oberen Ecke. Sie können das Bild bis zu 8-fach vergrössern und mit einem Raster versehen. Mithilfe der Vergrößerung und dem Raster können Sie individuell Ihr Logo weiterbearbeiten, mit Figuren und Zeichnungen versehen. Vergrößern: Menü Ansicht Zoom Benutzeredefiniert Zoommodus 800% auswählen, dann im Zoommodus Raster anzeigen. Raster: Menü Ansicht Zoom Raster anzeigen AAGen-ITC SoftwareKapitel 9: Firmenlogo erstellen

53 Jetzt können Sie Informationsteil des Logos ausfüllen und platzieren. Nach dem das Logobild steht, können Sie auch die Gesamtbildoberfläche mit Hilfe der Maus auf die Logogröße reduzieren. Bemerkung: Sie müssen die Gesamtoberfläche auf die Größe von dem Logo reduzieren, da auch der leere Teil der Oberfläche als Bild gespeichert wird. Jetzt haben Sie ein Logo erstellt. Speichern Sie dieses als GIF-Datei.. AAGen-ITC SoftwareKapitel 9: Firmenlogo erstellen

54 Beispiele in der Praxis Sie sehen unten eine Rechnung mit dem von uns erstellten Logo. AAGen-ITC SoftwareKapitel 9: Firmenlogo erstellen

55 Bergtransport GmbH inh. Klaus Mustermann / Talstr. 27 – – Obertal Tel.: / Fax: / Mobil: Bankverbindung: Konto Mustermann: Konto-Nr.: , BLZ: Sparkasse Mitte Datum: Bergtransport GmbH Talstr. 27 – – Obertal Geschäftsbogen


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