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Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007

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Präsentation zum Thema: "Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007"—  Präsentation transkript:

1 Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007
Sarah Naef und Frédéric J. Beaud

2 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

3 Projektdatenbank PDB Ausgangslage
Viele hervorragende Projekte – schwierige Übersicht Projektdatenbank PDB Ausgangslage Zahlreiche Forschungsprojekte an der BFH – bis heute lediglich einzeln und spezifisch kommuniziert. Gesamtüberblick fehlt für potentielle Partner aus Wirtschaft und Gesellschaft. Einführung

4 Ziele der PDB Kommunikation – intern wie auch nach aussen
Die PDB ist in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert; aus ihr werden Internetseiten, Kenndaten sowie Dokumentationen für Projektleiter und Internet-Besucher generiert. Die interdisziplinäre Forschung wird dank der inter-departementalen Kommunikation durch die PDB gefördert. Die Forschungsaktivitäten werden mit einem hohen Grad an Automation zielgruppenspezifisch nach aussen kommuniziert. Einführung

5 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

6 Kommunikation – intern wie auch nach aussen
« Innovation ist ein Begriff, der nur schwer fassbar ist. …wir haben drei Dimensionen ermittelt: Erstens möchten wir über Innovation kommunizieren und zwar intern und extern. Wir möchten zeigen, dass wir innovativ sind und damit unsere Mitarbeiter weiter motivieren. Die zweite Dimension: Wir bekennen uns zu einer Kultur der Anerkennung und Wertschätzung. Die beginnt bei einem Lob wie «Danke für Deine gute Idee!» und geht bis zur formalen Verankerung in Führungsinstrumenten… Und drittens möchten wir verhindern, dass gute Ideen versanden, weil Ressourcen oder Finanzen fehlen. Aus diesem Grund haben wir einen Innovationsfonds gegründet.» Otto Preiss, Leiter Forschungszentrum ABB Schweiz Zitat aus SwissEngineering STZ 4/07 p 8 Einführung

7 Suchmaske mit der Anzeige der neusten Projekte
Projekte werden kundenorientiert hervorgehoben. Suchmaske mit der Anzeige der neusten Projekte Was kann die PDB?

8 Erweiterte Suchmaske Spezifische Suchfunktionen helfen.
Was kann die PDB?

9 Anzeige der Suchergebnisse
PR-Instrument für die Projektleiter und Information für die Öffentlichkeit als Projektliste … Anzeige der Suchergebnisse Dazu kommt die Möglichkeit eine Liste der gesuchten Projekte auszudrucken (PDF). Was kann die PDB?

10 Ausgabe als Projektdatenblatt
… oder einzelnes Projekt. Ausgabe als Projektdatenblatt Dazu kommt die Möglichkeit das Projektdatenblatt auszudrucken (PDF). Was kann die PDB?

11 Ausgabe als internes Projektdatenblatt (PDF)
Für den internen gebrauch das vollständige Datenblatt Ausgabe als internes Projektdatenblatt (PDF) Dieses Datenblatt enthält alle Angaben und ist deshalb nur intern verfügbar. Was kann die PDB?

12 Ausgabe als Excel-Datei (Intern, Verwaltungen)
Statistische Auswertungen in den Verwaltungen. Ausgabe als Excel-Datei (Intern, Verwaltungen) Rohe Darstellung der Daten. Eine Excel-Pivot-Tabelle zur besseren Nutzung ist in Vorbereitung. Was kann die PDB?

13 Geheime Projekte Schutz der beteiligten Partner
Nur geschulte und berechtigte Personen haben Zugriff auf die Editierwerkzeuge der Datenbank. Es werden nur Projektdaten öffentlich ausgegeben, die nicht geheim und die vom Moderator freigegeben sind. Der Projektleiter kann aus drei Geheimhaltungsstufen wählen: Öffentlich zugängliche Projekte (alle Daten einsehbar) Projekte, bei denen nur Titel und Beschrieb öffentlich sind. Geheime Projekte (sind nur vom Projektleiter und der Verwaltung einsehbar). Was kann die PDB?

14 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

15 Einstellungen des Internet-Browsers

16 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

17 Link – Login – Eingangsbildschirm – Verwaltung
https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgt wird, erscheint eine Anmeldungsmaske: User: bfh\ihr_bfh_kürzel Passwort: ihr_bfh_passwort Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm: Datenerfassung

18 Eingangsbildschirm – Link Anleitung – alle
Rechten Maustaste: Öffnen in neuem Bildschirm, damit in der Anleitung parallel nachgeschlagen werden kann Datenerfassung

19 Neues Projekt – Verwaltung
Datenerfassung

20 Person wählen – Verwaltung (und auch Projektleitung)
Datenerfassung

21 Auschecken des Projekts – Verwaltung
Nach der Wahl « Projekt editieren »: Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nach dem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt und kann durch ein «klick» ausgewählt werden. Datenerfassung

22 Projekt editieren – Basisdaten – Verwaltung
Datenerfassung

23 Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung
Cash-Beiträge an Forschungsinstitutionen Datenerfassung

24 Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung
Eigenfinanzierung durch die Forschungsinstitutionen Datenerfassung

25 Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung
Eigenleistungen der Wirtschaftspartner und der öffentlichen Hand Datenerfassung

26 Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken
Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, das heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten, der Projektleiter kann keine Daten erfassen und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben. Bitte Meldung an den Projektleiter, damit er die Projektdaten erfassen kann. Die Berechtigung der Projektleiter muss noch im SharePointServer eingetragen werden. Bitte Meldung an den Administrator, falls ein Projektleiter zum ersten mal eingetragen wird. Datenerfassung

27 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

28 Link – Login – Eingangsbildschirm – Projektleiter
https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgt wird, erscheint eine Anmeldungsmaske: User: bfh\ihr_bfh_kürzel Passwort: ihr_bfh_passwort Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm: Datenerfassung

29 Auschecken des Projekts – Projektleiter
Nach der Wahl « Projekt editieren »: Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nach dem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt und kann durch ein «klick» ausgewählt werden. Datenerfassung

30 Projektleiter – Projekt editieren – Basisdaten
Datenerfassung

31 Projektleiter – Projekt editieren – Beschrieb
Datenerfassung

32 Projektleiter – Projekt editieren – Beteiligte
Personenerfassung Datenerfassung

33 Projektleiter – Projekt editieren – Ergebnisse
Datenerfassung

34 Projektleiter – Projekt editieren – Multimedia
Datenerfassung

35 Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken
Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, dass heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben. Bitte Meldung an den Moderator, damit er das Projekt freigeben kann. Nach der Freigabe erscheinen die öffentlichen Projekte im allgemein zugänglichen Teil des Internets. Datenerfassung

36 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

37 Link – Login – Eingangsbildschirm – Moderator
https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgt wird, erscheint eine Anmeldungsmaske: User: bfh\ihr_bfh_kürzel Passwort: ihr_bfh_passwort Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm: Datenerfassung

38 Freizugebende Projekte – Moderator
Projekt freigeben Datenerfassung

39 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

40 Einführung der PDB in eurem Departement
Einführung der Projektleiter eures Departements Ansprechperson für die PDB im Departement Eventuelle Fehlermeldungen notieren (am besten mit Printscreen und kurzer Erklärung) Weiteres Vorgehen

41 Anpassung der PDB an die Bedürfnisse
Ergänzungsanträge für die Scroll-Listen Im Moment noch an melden. SharePointServer-Funktionalitäten werden für Meldungen eingerichtet. Weiteres Vorgehen

42 Erfassungsziel bis zum Tag der Forschenden
Bis Ende April 2007 je 5 Projekte pro Departement Bis zum Vorabend des Tages der Forschenden, am 9. Mai 2007, je 10 Projekte pro Departement Weiteres Vorgehen

43 Programm Einführung – Ausgangslage und Ziele
Was kann die PDB an Informationen liefern? Einstellungen des Internet-Browsers Einführung in die Datenerfassung Verwaltung Projektleitung Moderation Weiteres Vorgehen Fragen, Feedback Programm

44 Besten Dank im voraus für Ihre Mitarbeit!

45 PDB – Gesamtübersicht


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