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Forschungskommission PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_070418.ppt Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007 Sarah Naef und Frédéric J. Beaud.

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1 Forschungskommission PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007 Sarah Naef und Frédéric J. Beaud

2 Forschungskommission 2 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

3 Forschungskommission 3 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Viele hervorragende Projekte – schwierige Übersicht Ausgangslage Zahlreiche Forschungsprojekte an der BFH – bis heute lediglich einzeln und spezifisch kommuniziert. Gesamtüberblick fehlt für potentielle Partner aus Wirtschaft und Gesellschaft. Projektdatenbank PDB Einführung

4 Forschungskommission 4 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Kommunikation – intern wie auch nach aussen Die PDB ist in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert; aus ihr werden Internetseiten, Kenndaten sowie Dokumentationen für Projektleiter und Internet-Besucher generiert. Die interdisziplinäre Forschung wird dank der inter- departementalen Kommunikation durch die PDB gefördert. Die Forschungsaktivitäten werden mit einem hohen Grad an Automation zielgruppenspezifisch nach aussen kommuniziert. Ziele der PDB Einführung

5 Forschungskommission 5 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

6 Forschungskommission 6 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Kommunikation – intern wie auch nach aussen « Innovation ist ein Begriff, der nur schwer fassbar ist. …wir haben drei Dimensionen ermittelt: Erstens möchten wir über Innovation kommunizieren und zwar intern und extern. Wir möchten zeigen, dass wir innovativ sind und damit unsere Mitarbeiter weiter motivieren. Die zweite Dimension: Wir bekennen uns zu einer Kultur der Anerkennung und Wertschätzung. Die beginnt bei einem Lob wie «Danke für Deine gute Idee!» und geht bis zur formalen Verankerung in Führungsinstrumenten… Und drittens möchten wir verhindern, dass gute Ideen versanden, weil Ressourcen oder Finanzen fehlen. Aus diesem Grund haben wir einen Innovationsfonds gegründet.» Otto Preiss, Leiter Forschungszentrum ABB Schweiz Zitat aus SwissEngineering STZ 4/07 p 8 Einführung

7 Forschungskommission 7 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Suchmaske mit der Anzeige der neusten Projekte Projekte werden kundenorientiert hervorgehoben. Was kann die PDB?

8 Forschungskommission 8 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Erweiterte Suchmaske Spezifische Suchfunktionen helfen. Was kann die PDB?

9 Forschungskommission 9 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Anzeige der Suchergebnisse PR-Instrument für die Projektleiter und Information für die Öffentlichkeit als Projektliste … Dazu kommt die Möglichkeit eine Liste der gesuchten Projekte auszudrucken (PDF). Was kann die PDB?

10 Forschungskommission 10 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Ausgabe als Projektdatenblatt … oder einzelnes Projekt. Was kann die PDB? Dazu kommt die Möglichkeit das Projektdatenblatt auszudrucken (PDF).

11 Forschungskommission 11 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Ausgabe als internes Projektdatenblatt (PDF) Für den internen gebrauch das vollständige Datenblatt Was kann die PDB? Dieses Datenblatt enthält alle Angaben und ist deshalb nur intern verfügbar.

12 Forschungskommission 12 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Ausgabe als Excel-Datei (Intern, Verwaltungen) Statistische Auswertungen in den Verwaltungen. Was kann die PDB? Rohe Darstellung der Daten. Eine Excel-Pivot-Tabelle zur besseren Nutzung ist in Vorbereitung.

13 Forschungskommission 13 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Schutz der beteiligten Partner Nur geschulte und berechtigte Personen haben Zugriff auf die Editierwerkzeuge der Datenbank. Es werden nur Projektdaten öffentlich ausgegeben, die nicht geheim und die vom Moderator freigegeben sind. Der Projektleiter kann aus drei Geheimhaltungsstufen wählen: 1.Öffentlich zugängliche Projekte (alle Daten einsehbar) 2.Projekte, bei denen nur Titel und Beschrieb öffentlich sind. 3.Geheime Projekte (sind nur vom Projektleiter und der Verwaltung einsehbar). Geheime Projekte Was kann die PDB?

14 Forschungskommission 14 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

15 Forschungskommission 15 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Einstellungen des Internet-Browsers Einstellungen

16 Forschungskommission 16 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

17 Forschungskommission 17 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Link – Login – Eingangsbildschirm – Verwaltung Datenerfassung https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgt wird, erscheint eine Anmeldungsmaske: User: bfh\ihr_bfh_kürzel Passwort: ihr_bfh_passwort Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm:

18 Forschungskommission 18 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Eingangsbildschirm – Link Anleitung – alle Datenerfassung Öffnen in neuem Bildschirm, damit in der Anleitung parallel nachgeschlagen werden kann Rechten Maustaste:

19 Forschungskommission 19 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Neues Projekt – Verwaltung Datenerfassung

20 Forschungskommission 20 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Person wählen – Verwaltung (und auch Projektleitung) Datenerfassung

21 Forschungskommission 21 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Auschecken des Projekts – Verwaltung Datenerfassung Nach der Wahl « Projekt editieren »: Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nach dem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt und kann durch ein «klick» ausgewählt werden.

22 Forschungskommission 22 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projekt editieren – Basisdaten – Verwaltung Datenerfassung

23 Forschungskommission 23 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung Datenerfassung Cash-Beiträge an Forschungsinstitutionen

24 Forschungskommission 24 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung Datenerfassung Eigenfinanzierung durch die Forschungsinstitutionen

25 Forschungskommission 25 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung Datenerfassung Eigenleistungen der Wirtschaftspartner und der öffentlichen Hand

26 Forschungskommission 26 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken Datenerfassung Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, das heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten, der Projektleiter kann keine Daten erfassen und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben. Bitte Meldung an den Projektleiter, damit er die Projektdaten erfassen kann. Die Berechtigung der Projektleiter muss noch im SharePointServer eingetragen werden. Bitte Meldung an den Administrator, falls ein Projektleiter zum ersten mal eingetragen wird.

27 Forschungskommission 27 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

28 Forschungskommission 28 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Link – Login – Eingangsbildschirm – Projektleiter Datenerfassung https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgt wird, erscheint eine Anmeldungsmaske: User: bfh\ihr_bfh_kürzel Passwort: ihr_bfh_passwort Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm:

29 Forschungskommission 29 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Auschecken des Projekts – Projektleiter Datenerfassung Nach der Wahl « Projekt editieren »: Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nach dem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt und kann durch ein «klick» ausgewählt werden.

30 Forschungskommission 30 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektleiter – Projekt editieren – Basisdaten Datenerfassung

31 Forschungskommission 31 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektleiter – Projekt editieren – Beschrieb Datenerfassung

32 Forschungskommission 32 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Personenerfassung Projektleiter – Projekt editieren – Beteiligte Datenerfassung

33 Forschungskommission 33 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektleiter – Projekt editieren – Ergebnisse Datenerfassung

34 Forschungskommission 34 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektleiter – Projekt editieren – Multimedia Datenerfassung

35 Forschungskommission 35 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken Datenerfassung Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, dass heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben. Bitte Meldung an den Moderator, damit er das Projekt freigeben kann. Nach der Freigabe erscheinen die öffentlichen Projekte im allgemein zugänglichen Teil des Internets.

36 Forschungskommission 36 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

37 Forschungskommission 37 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Link – Login – Eingangsbildschirm – Moderator Datenerfassung https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgt wird, erscheint eine Anmeldungsmaske: User: bfh\ihr_bfh_kürzel Passwort: ihr_bfh_passwort Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm:

38 Forschungskommission 38 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Freizugebende Projekte – Moderator Datenerfassung Projekt freigeben

39 Forschungskommission 39 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

40 Forschungskommission 40 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Einführung der PDB in eurem Departement -Einführung der Projektleiter eures Departements -Ansprechperson für die PDB im Departement -Eventuelle Fehlermeldungen notieren (am besten mit Printscreen und kurzer Erklärung) Weiteres Vorgehen

41 Forschungskommission 41 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Anpassung der PDB an die Bedürfnisse -Ergänzungsanträge für die Scroll-Listen Im Moment noch an melden. SharePointServer-Funktionalitäten werden für Meldungen eingerichtet. Weiteres Vorgehen

42 Forschungskommission 42 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Erfassungsziel bis zum Tag der Forschenden -Bis Ende April 2007 je 5 Projekte pro Departement -Bis zum Vorabend des Tages der Forschenden, am 9. Mai 2007, je 10 Projekte pro Departement Weiteres Vorgehen

43 Forschungskommission 43 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt 1.Einführung – Ausgangslage und Ziele 2.Was kann die PDB an Informationen liefern? 3.Einstellungen des Internet-Browsers 4.Einführung in die Datenerfassung 1.Verwaltung 2.Projektleitung 3.Moderation 5.Weiteres Vorgehen 6.Fragen, Feedback Programm

44 Forschungskommission 44 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt Besten Dank im voraus für Ihre Mitarbeit!

45 Forschungskommission 45 PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_ ppt PDB – Gesamtübersicht


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