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Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh zu Gast.

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1 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh zu Gast bei der Arbeitsgruppe "Zertifizierung nsk" der ekom21 Gießen, 17. November 2010

2 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Ihr Referent & Kai…

3 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3 Ihr Referent Matthias Breitenfelder Diplom-Mathematiker Geschäftsführer der hallobtf! gmbh Die hallobtf! gmbh Gründung 1992, Sitz Köln 10 hochqualifizierte Mitarbeiter Berater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung Kommunale Inventarisierungslösung Kai (Kai kann alles inventarisieren ® ) Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss

4 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4 Kai Kai kann alles inventarisieren ® Kommunale Inventarisierungslösung Kai Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung Im Jahr 2004 entstanden entwickelt mit 18 Pilotkommunen Bundesweit in 440 Verwaltungen genutzt Kommunen, Hochschulen, Behörden Bei 13 kommunalen IT-Dienstleistern im Angebot

5 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

6 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1) Ist das nicht das gleiche? Bilanz Stadt Musterstadt Umlaufvermögen Sachanlagen … Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst. Anlagevermögen RAP Eigenkapital Sonderposten Verbindlichkeiten Rückstellungen RAP Fehlbetrag Anlagen-Nachweis Der Anlagenbuchhalter Kämmerei

7 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (2) Ist das nicht das gleiche? Schule Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … Gegenstände in der Physiksammlung Musikinstrumente … … mobiles Vermögen

8 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8 Ich will Geige lernen! Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (3) Ist das nicht das gleiche? Schule Ich Waldhorn ! Ich Querflöte ! Der Herr Musiklehrer Musik- Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da?

9 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (4) Ist das nicht das gleiche? AnlagenbuchInventarverwaltung für den Bilanz-Nachweis für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten (Fest- und Gruppenwerte) nur Eigentum Aktivierung nach Rg.-Eingang zur Bewirtschaftung Jeder Gegenstand einzeln (mit Ausnahmen …) auch Fremd-Eigentum (Leasing) Erfassung bei Lieferung Durchführung von Inventuren + Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch

10 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

11 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11 Wir machen Inventur (1) Warum & wie? Hessische GemHVO-Doppik §35 Inventar, Inventur Hessische GemHVO-Doppik §36 Inventurvereinfachungen VV zur GemHVO Doppik Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur (GOI) Vollständigkeit Richtigkeit Einzelerfassung und Einzelbewertung Nachprüfbarkeit Klarheit Wirtschaftlichkeit

12 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12 Wir machen Inventur (2) Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt? Mandant Buchungskreis Die Inventar- Nummer Typ, Untertyp Inventar- Muster Standort Gebäude, Etage, Raum Org.-Einheit Bereich Freifelder, Rubriken Die Schnittstelle zum Anlagenbuch Mengen- einheit

13 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13 Wir machen Inventur (3) Wie gehen wir vor? Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung. relevant ? Ab 150 EUR oder was?

14 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14 Wir machen Inventur (4) Wie gehen wir vor? Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert. Raum für Raum für Raum…

15 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15 Wir machen Inventur (5) Wie gehen wir vor? Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll- Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll- Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung. Vom IST zum SOLL !

16 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16 Wir machen Inventur (6) Wie gehen wir vor? Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

17 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17 Wir machen Inventur (7) Wie gehen wir vor? zählen Handscanner und Laptop mobiles Erfassungsgerät synchronisieren Bleistift und Papier Zählliste drucken Kugelschreiber

18 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18 Wir machen Inventur (8) Wie gehen wir vor? zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) … …

19 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19 Wir machen Inventur (9) Wie gehen wir vor? synchronisieren

20 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20 Wir machen Inventur (10) Wie gehen wir vor? Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen

21 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21 Wir machen Inventur (11) Wie gehen wir vor? Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

22 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

23 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1) Was passiert, wenn … … die KITA einen Kühlschrank kauft? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Anlagegut anlegen?

24 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (2) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Finanzbereich > 410 : aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 ? (> ?) GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010"

25 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25 nsk Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (3) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Finanzbereich > 410 : aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 ? (> ?) GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010" Rechnung buchen Im Finanzverfahren Rechnung erfassen Kontierung auf das Anlagegut ("synchrone Aktivierung") Buchung auf Kostensammler ("asynchrone Aktivierung")

26 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26 Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Werteverzeichnis Anlagenbuch nsk 1:1 Einzel-Anlagegüter n:1 Festwerte, Gruppenwerte Nachweis für die Bilanz Abschreibungen ermitteln FachbereichFinanzbereich Operative Bestandsführung 1:0 Fremdeigentum Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4) Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis Inventuren Einzelnachweis GWGs

27 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (5) Was passiert, wenn … Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Änderungsmeldungen Fachbereich Abgangsmeldungen Meldungen an den Anlagen- buchhalter Änderungs- Report...unser Kühlschrank ausgebucht werden muss? …sich die Kostenstelle ändert? …sich der Standort ändert? (Ist das eigentlich noch wichtig?)

28 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 28 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6) Ein fairer Deal Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Fachbereich Der Fachbereich nutzt Kai für die eigene Disposition und gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung Der Anlagenbuchhalter übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungs- meldungen und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch

29 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 29 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7) Es geht allerdings auch rückwärts … Anlagenbestand nsk (als Bestandsbuch) Inventursystem Kai (als reines Inventursystem) Alle (drei) Jahre wieder … Inventur Planung Standortbegehung Nachbearbeitung Abschluss Nachweis Neufunde autom. Überleitung Änderungs- Report Veränderungen Abgänge

30 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 30 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8) nsk als Ausgangspunkt für die Inventur Anlagenbestand nsk (als Bestandsbuch) Drei Voraussetzungen 1.Verlässliche Standort-Angaben (als "abhakbare Einheiten") 2.Vollständigkeit Alles, was gezählt werden muss, ist drin 3.Keine Gesamtheiten Festwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?

31 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 31 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

32 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 32 Software & Technik Zuerst ein Wort zur Technik Handscanner & Laptop (Netbook, Tablet-PC) mobiles Erfassungsgerät Barcode- Etikett Kühlschrank Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation

33 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 33 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Zweierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern Klasse! toll!

34 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 34 Software & Technik Die Fachämter begeistern (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

35 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 35 Software & Technik Die Fachämter begeistern (2) Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern. Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein. … mit komfortabler Eingabe … und Plausibilitätsprüfung Texte, Zahlen, Datumsangaben

36 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 36 Software & Technik Die Fachämter begeistern (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

37 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 37 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Zweierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern toll!

38 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 38 Anlagen-Nachweis Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (1) Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Das war 'ne Menge Arbeit …...und hat überhaupt nichts genützt...weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben …die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung...im Excel Anlagenbuchhalter Kämmerei

39 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 39 Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (2) Jetzt haben alle Kai und zwar in der gesamten Verwaltung Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über Gruppenwerte, Festwerte, keine GWG's mehr die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai Kai ist mein "Nebenbuch zum nsk" Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt Kai Änderungs Report Anlagenbuchhalter Kämmerei

40 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 40 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Zweierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern Klasse! toll!

41 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 41 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Inventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Ein fairer Deal Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

42 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 42 Inventarisierung in der Kommune Ja, worauf kommt es an? auf eine gute Organisation! Je sorgfältiger der Inventarisierungs-Prozess organisiert wird, umso besser gelingt es, einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen, die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen, Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen, den Aufwand in Grenzen zu halten. Eine gut durchdachte Software kann helfen.

43 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 43 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Wen können Sie fragen? Ihren Kai-Ansprechpartner bei der ekom21, Herrn Thomas Ellenberger bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen (darunter 10 Großstädte) Na dann … schönen Dank für Ihr Interesse!


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