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Seite 1 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: 01.09.2010 Effektives Beschlusscontrolling Karl-Heinz Breuch

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1 Seite 1 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Effektives Beschlusscontrolling Karl-Heinz Breuch

2 Seite 2 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Inhalt Definition Einfache Beschlusskontrolle Erweiterte Beschlusskontrolle Recherche Kontakt

3 Seite 3 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Definition - Beschlusscontrolling bedeutet die Beauftragung von Personen oder Abteilungen der Verwaltung zur Umsetzung der Beschlüsse der Gremien die Verwendung eines Wiedervorlagesystems als Unterstützung bei der Umsetzung der Beschlüsse ein flexibles und dynamisches Berichtswesen für die Verwaltung und/oder die Gremien Suchen und Finden von Beschlüssen und deren Umsetzung

4 Seite 4 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Funktionen Basis ist der Tagesordnungspunkt einer Sitzung Beauftragung einer Abteilung oder einer Person zur Umsetzung des Beschlusses Delegieren der Aufgabe an Dritte durch Teilaufgabe Wiedervorlagesystem Beschlussausführung mit Erfassung eines Kurzberichts Berichtswesen in Listenform

5 Seite 5 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Voraussetzungen Session Sitzungsdienst Session Listen SessionNet (Optional)

6 Seite 6 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Einstellungen Systemdaten Definition der Aufgabe zur Beschlusskontrolle Festlegung der Texte, die zur Beschlusskontrolle angezeigt werden

7 Seite 7 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Einstellungen Stammdaten Aufgabe und ggf. Teilaufgabe zur Beschlusskontrolle

8 Seite 8 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Beschlusskontrolle einleiten Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung Aufgabe starten über Kontrolle

9 Seite 9 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Aufgabe bearbeiten

10 Seite 10 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Berichtswesen über Session Listen

11 Seite 11 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Einfache Beschlusskontrolle – Vor- und Nachteile Vorteile Einfaches Handling Übersichtliches Wiedervorlagesystem Schnelle und übersichtliche Berichte Nachteile Kein Workflow Keine Möglichkeit längere Berichte zu verfassen Zwischenberichte werden nicht historisiert Deine Dokumentengenerierung Keine Anlagenverwaltung Ungefilterte Veröffentlichung im Internet Kein umfangreiches Berichtswesen

12 Seite 12 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Funktionen Basis ist die Vorlage zu einem Tagesordnungspunkt einer Sitzung Erstellung eines Controllingprojekts Bearbeitung des Workflows Erfassung von ausführlichen (Zwischen-)Berichten Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung Standardberichte Erweitertes Berichtswesen über Druckauftrag

13 Seite 13 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Voraussetzungen Session Sitzungsdienst Session Projekte Session Listen Session Druckauftrag (Optional) SessionNet (Optional)

14 Seite 14 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Einstellungen Stammdaten Neuer Vorgangstyp Projekte

15 Seite 15 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Beschlusskontrolle einleiten Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung Aufgabe starten über Projekte

16 Seite 16 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Projekt bearbeiten

17 Seite 17 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Texterfassung über Standard-Textverarbeitung Auftragstext Zwischenberichte Realisierungstext

18 Seite 18 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Dokumente Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung

19 Seite 19 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Projektstatus festlegen

20 Seite 20 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Einfaches Berichtswesen über Session Listen

21 Seite 21 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Falls das nicht reicht: Workflow über Controllingvorlagen

22 Seite 22 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung Ausführliches Berichtswesen: Session Druckauftrag

23 Seite 23 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Recherche - Session - Suchfelder Projekte

24 Seite 24 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Erweiterte Beschlusskontrolle – Vorteile Vorteile Unbegrenzte Texterfassung Flexibler Workflow Unterstützung mehrerer Workflows bei größeren Projekten Statusanzeige mit Ampelfunktion Flexible Dokumentenerstellung Anlagenverwaltung Einbindung Druckauftrag Recherche Gezielte Veröffentlichung im Informationssystem Projekte auch nutzbar als Sammelmappe

25 Seite 25 Copyright SOMACOS GmbH & Co. KGStand: Firmensitz Salzwedel Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing Bahnhofstraße Salzwedel Telefon:+49 (0) Telefax:+49 (0) Internet:www.somacos.de Standort Köln Kundenbetreuung Hansestraße Köln Telefon:+49 (0) Telefax:+49 (0) Internet:www.somacos.de Standort Dresden Hotline, Entwicklung, Kundenbetreuung Weißeritzstraße Dresden Telefon:+49 (0) Telefax:+49 (0) Internet:www.somacos.de Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG


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