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Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße 12 06388 Baasdorf 99096 Erfurt 06366 Köthen 64839 Münster Diplom-Betriebswirt RAINER W.

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1 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Diplom-Betriebswirt RAINER W. HORN *) Praxis für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Mediation, Fachberatung für Internationales Steuerrecht sowie für Sanierung und Insolvenzverwaltung, Insolvenzrecht, Arbeitsrecht, Versicherungsrecht, Sozialrecht, Strafrecht, Medizinrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht und Erbrecht *) In überörtlicher Kooperation mit: Herrn Rechtsanwalt Siegfried Steinkopf

2 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Die (digitale) Betriebsprüfung

3 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 3 von 42 "Was heißt hier Doping - als Ihr Steuerberater fühle ich mich verpflichtet, Sie für die anstehende Steuerprüfung fitzuspritzen"

4 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 4 von 42 Inhaltsübersicht 1.Einleitung 2.Betriebsprüfung im Allgemeinen 3.Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 4.Fazit/Ausblick

5 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 5 von Einleitung Betriebsprüfung im Allgemeinen und Digitale Betriebsprüfung (GDPdU) im Besonderen

6 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 6 von 42 Inhaltsübersicht 1.Einleitung 2.Betriebsprüfung im Allgemeinen 2.1 Grundlagen 2.2 Prüfungsvorbereitung 2.3 Prüfungsdurchführung 2.4 Prüfungsinhalte 2.5 Prüfungsabschluss 3.Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 4.Fazit/Ausblick

7 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 7 von Grundlagen –Betriebsprüfung oder Außenprüfung –Rechtliche Grundlagen: §§ 193–203 AO –Zulässigkeit der Betriebsprüfung ohne weitere Voraussetzungen bei Gewerbetreibenden, Freiberuflern sowie Land- und Forstwirten bei Steuerpflichtigen, die für Rechnung eines Anderen Steuern entrichten bzw. einbehalten und abführen bei für die Besteuerung maßgeblichen Verhältnissen, die der Aufklärung bedürfen und für die eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist

8 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 8 von Grundlagen (Fortsetzung) –Zweck = Ermittlung von Besteuerungsgrundlagen zur Sicherstellung vollständiger und korrekter Besteuerung –Umfang = Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer –Prüfungszeitraum = Grundsatz drei Jahre –Prüfungsanlässe = Meldung durch Veranlagungsstelle aufgrund eines konkreten Anlasses, Richtsatzprüfung, Zufallsauswahl –Aktuelle Diskussion = zeitnahe Betriebsprüfung

9 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 9 von Grundlagen (Fortsetzung) BetriebsartBetriebsmerkmale in T Großbetriebe über Mittelbetriebe über Kleinbetriebe über HandelsbetriebeUmsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn FertigungsbetriebeUmsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn Freie BerufeUmsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn Andere Leistungsbetriebe Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn Land- und Forstwirtschaft Wirtschaftswert selbst- wirtschaft. Fläche oder steuerl. Gewinn Abgrenzungsmerkmale zur Einordnung in Größenklassen

10 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 10 von Prüfungsvorbereitung –Beispiel Prüfungsanordnung

11 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 11 von Prüfungsvorbereitung (Fortsetzung) –Prüfungsanordnung und deren Voraussetzungen Schriftform erforderlich Angabe der erlassenden Behörde Angabe des Behördenleiters, Vertreters oder Beauftragten Angabe der Rechtsgrundlage und der Art der Prüfung Angabe der zu prüfenden Steuerarten Angabe des Prüfungszeitraums Angabe des Inhaltsadressaten (Name des Prüfers und Beginn der Prüfung)

12 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 12 von Prüfungsvorbereitung (Fortsetzung) –Bekanntgabe der Prüfungsanordnung, des Prüfungsbeginns und des Namens des Prüfers = angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn (2 –4 Wochen) –Ort der Prüfung = Geschäftsräume des Steuerpflichtigen, Räume des Finanzamtes, Räume des Steuerberaters –Vorbereitung der Prüfung i.e.S. langfristig = ordnungsgemäße Aufzeichnungen kurzfristig = Sicherstellung der Verfügbarkeit von Unterlagen und Belegen, ggf. Prüfung einer strafbefreienden Selbstanzeige

13 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 13 von Prüfungsdurchführung –Prüfung während der üblichen Geschäftszeiten –Pflicht der Prüfung auch zugunsten des Steuerpflichtigen –Recht zur Besichtigung von Grundstücken und Betriebsräumen –Mitwirkungspflichten Zurverfügungstellung eines angemessenen Arbeitsplatzes sowie ggf. notwendiger Hilfsmittel Vorlage von Buchführungsunterlagen und Belegen Erteilung von Informationen und Benennung von Auskunftspersonen

14 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 14 von Prüfungsinhalte –Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatvermögen –Verträge zwischen nahen Angehörigen –Verifizierung der Betriebsausgaben Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege Differenzierung zwischen sofort abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sowie aktivierungspflichtigen Aufwendungen Aufdeckung von Rechen- und Übertragungsfehlern –Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (fehlende Privatentnahmen, ungeklärte Privateinlagen, Kasse)

15 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 15 von Prüfungsinhalte (Fortsetzung) –Branchenvergleich (Richtsätze) –Vermögenszuwachsrechnung –Geldverkehrsrechnung –Kalkulation bei Handelsbetrieben –Umsatzprüfung bei Fertigungsbetrieben

16 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 16 von Prüfungsinhalte (Fortsetzung) –Vollständigkeit und Richtigkeit der Gewinnermittlung bei Bilanzierung Anlagevermögen (Ermittlung von Anschaffungs-/ Herstellungskosten, Abschreibung (AfA)) Umlaufvermögen (Inventur) Forderungen (Einzel-/ Pauschalwertberichtigung) Verbindlichkeiten (Höhe) Rückstellungen (Grund und Höhe)

17 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 17 von Prüfungsinhalte (Fortsetzung) –Umsatzsteuer (Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs, Vorsteuerverprobung, Berichtigung des Vorsteuerabzugs gem. § 15a UStG, Vorsteueraufteilung) –Verrechnungspreise –Erstellung von Kontrollmitteilungen

18 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 18 von Prüfungsabschluss "Alles OK, Herr Ückermann, die Betriebsprüfung ist zu unser allseitigen Befriedigung verlaufen"

19 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 19 von Prüfungsabschluss –Schlussbesprechung Pflicht (außer die Prüfung führt zu keiner Änderung) Beseitigung von Unklarheiten Erzielung einer Einigung bei strittigen Sachverhalten noch keine Bindungswirkung

20 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 20 von Prüfungsabschluss (Fortsetzung) –Prüfungsbericht Ergebnis der Prüfung in Schriftform Zusammenfassung der einzelnen Prüfungsfest-stellungen mit ihrer Auswirkung auf die Besteuerungsgrundlagen Einwendungsfrist i.d.R. ein Monat –Erlass von Änderungsbescheiden im Falle abweichender Prüfungsfeststellungen (Einspruchsfrist = ein Monat)

21 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 21 von 42 Inhaltsübersicht 1.Einleitung 2.Betriebsprüfung im Allgemeinen 3.Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung 3.2 Archivierung digitaler Unterlagen 3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung 4.Fazit/Ausblick

22 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 22 von 42 Inhaltsübersicht 1.Einleitung 2.Betriebsprüfung im Allgemeinen 3.Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung Möglichkeit des Zugriffs Umfang des Zugriffs Mitwirkungspflicht beim Zugriff Sanktionen bei Verweigerung des Zugriffs 3.2 Archivierung digitaler Unterlagen 3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung 4.Fazit/Ausblick

23 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 23 von 42 Digitale Betriebsprüfung im Besonderen "Das ist kein Virus im Computer, das ist eine digitale Betriebsprüfung"

24 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 24 von Möglichkeiten des Zugriffs –unmittelbarer Datenzugriff (Z1-Zugriff) = Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung von Hard- und Software sowie Nutzung der Auswertungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen –mittelbarer Datenzugriff (Z2-Zugriff) = Auswertung der gespeicherten Daten seitens des Steuerpflichtigen nach den Vorgaben des Prüfers –Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) = Aushändigung der gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger

25 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 25 von Umfang des Zugriffs Dem Datenzugriff unterliegen: –steuerrelevante Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung –Daten der handelsrechtlichen Gewinnermittlung, sofern keine eigenständige Steuerbuchführung existiert –Zugriff der Lohnsteueraußenprüfung auf die Finanz- und Anlagenbuchhaltung –sonstige steuerrelevante Unterlagen (Kostenrechnung, Waren- /Materialwirtschaftssystem, Daten von PC- oder Scannerkassen, Verrechnungspreisdokumentationen)

26 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 26 von Umfang des Zugriffs (Fortsetzung) Dem Datenzugriff unterliegen nicht: –interne Planungs- und Gestaltungsunterlagen –Steuergutachten – -Korrespondenz mit dem Steuerberater –Interne betriebswirtschaftliche Systeme strittig: Datenzugriff bei Einnahmenüberschussrechnung

27 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 27 von Umfang des Zugriffs (Fortsetzung) Empfehlung: –Trennung von steuerrelevanten Daten und nicht steuerrelevanten Daten –Einrichtung eines Protokollierungsprogramms zur Nachverfolgung des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer

28 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 28 von Mitwirkungspflicht beim Zugriff –Unterstützung in sachlicher und personeller Hinsicht –Zurverfügungstellung von Hilfsmitteln (Hard-/Software) –Einweisung und technische Hilfestellung im Zusammenhang mit dem IT- System

29 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 29 von Sanktionen bei Verweigerung des Zugriffs –Zwangsmittel (Zwangsgeld, Ersatzvornahme, unmittelbarer Zwang) –Schätzung der Besteuerungsgrundlagen –Trübung des Prüfungsklimas –Einstufung des Steuerpflichtigen als Risiko

30 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 30 von Archivierung digitaler Unterlagen –Archivierung = auf Dauer angelegte strukturierte Sammlung und Aufbewahrung von Daten –Unzulässigkeit der Aufbewahrung ausschließlich in Papierform –originär digitale Buchhaltungsdaten = im DV-System erzeugte und in einem Buchhaltungssystem verarbeitete Daten –maschinell auswertbare Buchhaltungsdaten = Möglichkeit der Bereitstellung von buchhalterisch strukturierten Daten zur Verwendung im DV-System

31 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 31 von Archivierung digitaler Unterlagen (Fortsetzung) –EDI-Nachrichten und s mit Belegfunktion = aufbewahrungspflichtige originäre digitale Dokumente –Problem: Eignung bestimmter Dokumente zur Weiterverarbeitung und Abänderbarkeit bestimmter Dokumente (z.B. Word, Excel) –Wichtig: keine Digitalisierung von originär in Papierform anfallenden Dokumenten erforderlich!

32 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 32 von 42 Inhaltsübersicht 1.Einleitung 2.Betriebsprüfung im Allgemeinen 3.Digitale Betriebsprüfung im Besonderen 3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung 3.2 Archivierung digitaler Unterlagen 3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung Einsatzgebiete von IDEA Möglichkeiten der Datenübernahme durch IDEA Ablauf der Außenprüfung unter Einsatz von IDEA Funktionen von IDEA 4.Fazit/Ausblick

33 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 33 von Einsatzgebiete von IDEA –von Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verwendete Software zur Analyse von Buchhaltung, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung –später umfassende Ausstattung der Finanzverwaltung mit der Prüfsoftware zur Verwendung in den Bereichen Betriebs-, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und Steuerfahndung Frage: Ist der Einsatz von IDEA auch auf Ebene des Steuerpflichtigen oder seines Steuerberaters sinnvoll?

34 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 34 von Möglichkeiten der Datenübernahme durch IDEA –Überlassung vom maschinell verwertbaren Datenträgern im Sinne der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), d.h. unter Verwendung bestimmter Dateiformate –Aufgrund der Vielzahl an vorhandenen Dateiformaten wurde von der Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen ein Beschreibungsstandard entwickelt. –Nach Bearbeitung der Daten mit diesem Standard (Exportschnittstelle) ist i.d.R. ein Import durch IDEA möglich.

35 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 35 von Ablauf einer Außenprüfung unter Einsatz von IDEA –Fragebogen zur verwendeten Hard- und Software des Steuerpflichtigen im Rahmen der Prüfungsanordnung –Aufforderung zur Bereitstellung der steuerrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger –Import der Daten durch IDEA –Analyse der Daten durch IDEA –bei Bedarf Übergang zum unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff –Löschung bzw. Rückgabe der Daten nach Abschluss der Prüfung bzw. spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide

36 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 36 von Funktionen von IDEA –Identifikation und Extraktion von Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen –Durchführung von Kalkulationen –Lücken- und Doppelerfassungsanalysen –Altersstrukturanalysen –Vergleichsanalysen –Einsatz von Prüfungsmakros –Anwendung mathematisch-statistischer Methoden (z.B. Benford´sches Gesetz, Chi-Quadrat-Test) –Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS-TaxAudit

37 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 37 von Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Die neuen Prüfmethoden Benford´s Gesetz Annahme: In allen Zahlenwerken tritt die erste Ziffer einer Zahl immer mit einer bestimmten Häufigkeit auf. Weichen die Zahlen in der Buchführung von diesen Häufigkeitsverteilungen gravierend ab, ist für die Steuerprüfer klar, dass etwas nicht stimmt. Chi-Quadrat-Test Annahme: Bei einer größeren Datenmenge kommen die letzten Ziffern vor dem Komma in bestimmten Häufigkeiten vor. Bei Abweichung liegt Verdacht der Manipulation nahe. Zeitreihenanalyse Hier prüfen die Beamten, ob etwa die wöchentlichen Gewinnaufschläge zur durchschnittlichen Kalkulation des gesamten Jahres passen.

38 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 38 von Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Beispiel 1: Eisdiele –Abgleich der Tagesumsätze einer Eisdiele mit den elektronisch verfügbaren Daten des deutschen Wetterdiensts –Nachweis auf Knopfdruck: hohe Umsätze an Regentagen, niedrige bei Sonnenschein! Erklärung?

39 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 39 von Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Beispiel 2: Kontonummer –Abgleich der Kontonummern von Lieferanten und Mitarbeitern –Nachweis auf Knopfdruck: Kontonummern von Lieferanten und Mitarbeitern sind identisch! Erklärung?

40 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 40 von Funktionen von IDEA (Fortsetzung) Muster Chi-Quadrat-Test

41 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 41 von Fazit und Ausblick a)Fazit –Betriebsprüfung als umfangreichster manueller Eingriff in die Sphäre des Steuerbürgers mit Ausnahme der Steuerfahndung –Digitale Betriebsprüfung unter Einsatz von IDEA und AIS-TaxAudit als elektronische Hilfsmittel zur Prüfung und Auswertung steuerrelevanter Daten

42 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Seite 42 von Fazit und Ausblick b)Ausblick –stetige Beschleunigung des Prüfungsablaufs –stetige Verbesserung der Prüfungs- und Auswertungsmöglichkeiten durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Prüfungssoftware, insbesondere im Zusammenhang mit wiederkehrenden Prüfungsfeldern und Prüfungsschwerpunkten

43 Karl-Marx-Str. 15 Steigerstraße 19 Dessauer Straße 5 Rosenstraße Baasdorf Erfurt Köthen Münster Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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