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SAPERION_Technology_D.ppt SAPERION ® - das Produkt © SAPERION AG.

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Präsentation zum Thema: "SAPERION_Technology_D.ppt SAPERION ® - das Produkt © SAPERION AG."—  Präsentation transkript:

1 SAPERION_Technology_D.ppt SAPERION ® - das Produkt © SAPERION AG

2 Agenda Prozesse und Abläufe Strukturen und Server Optionen

3 SAPERION_Technology_D.ppt Prozesse und Abläufe

4 Capturing - Indexing Erfassen gescannter Dokumente Treiber für zahlreiche Scanner, Laden und Speichern von Scankonfigurationen Stapelmanagement Scannen definierter Dokumentausschnittte Erfassen sonstiger Dokumente Laden von Bilddateien (.bmp,.tiff,.jpeg etc.) Laden von Anwendungsdateien (.doc,.xls etc.) Automatische Übernahme eingehender s oder Faxe Vollautomatische Druckdatenübernahme (COLD) Indexierung und Archivierung vorgegebene Masken Zusätzliche Möglichkeiten zur automatischen Indexierung (Barcode, ICR/OCR, Formularerkennung etc.) Herrn Max Mustermann Schloßallee München Unser Zeichen: vW/gaDatum: 24. September 1993 Dokumenten-Management Sehr geehrter Herr Mustermann, wie besprochen erhalten Sie beigefügt Unterlagen über unsere neueseste Entwicklung, genannt ImageX. IMAGEX aus der Reihe ArChief Professional ist die zukunftsweisende Alternative zur Bearbeitung von Papierbergen und bietet die Möglichkeit einer exakten Nachbildung Ihres bisherigen Ablagesystems aus Akten- schränken, Ordnern, Unterordnern und Dokumenten. FlowPATH ist die BULL-Lösung zur umfassenden elektronischen Vorgangsbearbeitung und schafft einen reibungslosen Übergang von der manuellen Vorgangsbearbeitung zur elektronisch unter- stützten Abwicklung von Arbeitsgängen im modernen Büroumfeld. Mit freundlichen Grüßen Gesellschaft für integrierte Dokumenten-Management-Systeme Oberdoedel

5 Um Dokumente wieder auffinden zu können, müssen mit geeigneten Schlagworten versehen werden... automatisierte Zeichen- oder Barcodeerkennung halbautomatische Erkennung mit Korrekturmöglichkeit Formularerkennung manuelle Zeichenerkennung per Point & Shoot für unterschiedlich gestaltete Dokumente Barcode- Erkennungsrahmen... OCR- Erkennungsrahmen... SAPERION ® – Indexing

6 Retrieval (Query) erweiterte SQL-Statements nutzbar Auswahllisten und Nachschlagetabellen Volltextrecherche Zugriff aufs Archiv von jedem SAPERION ® Arbeitsplatz mittels Eingabe von Suchbegriffen benutzerspezifische Abfragemasken mit Vorbelegungen Markierung der Treffer im Dokument bei der Volltextrecherche Treffer- Listenausgabe mit Sortiermöglichkeit

7 Viewing - Imaging Anzeigen und Bearbeiten von Anwendungsdateien Anzeige und Bearbeiten in Ursprungsanwendung automatischer Start per Shell- Aufruf Anzeige und Druck wahlweise über SAPERION ® Datei-Viewer Anzeigen und Bearbeiten von Bilddateien Formate bis A0 und größer, Graustufen, Farbbilder Blättern in mehrseitigen Dokumenten Miniaturansicht Export in beliebig wählbare Grafikformate, Kompression

8 Viewing - Imaging Spezielle Objekte Notizzettel mit Zugriffsberechtigungen Textmarkierung, Pfeile Stempel mit Signatur Black-Marker zum Einschwärzen geschützter Passagen Drucken der Objekte Exportieren der Objekte mit dem Dokument

9 Klassifizierung, Indexierung und Verarbeiten Dokumenten-Mix Coded, Non Coded Sortierte Dokumente Klassifizierungs- + Index-Daten Lieferschein Rechnung Sonstige Rechnung-Nr. Rechnung-Datum Liefer-Datum Lieferant Bestell-Nummer Bestellung Klassifikation Klären Sie einfach über Vorindizierung, wer das Dokument zur weiteren Verarbeitung erhält!

10 Dokumenten-Management allgemein Verwenden gemeinsamer Arbeitsmappen Weitergeben von Dokumenten über Ablagekörbe Versenden von Dokumenten als Volltextbearbeitung Dokumentenschutz - Sicherheit über Zugriffslisten (ACL) Check in - Check out Revisionsverwaltung Tabellen und Archiv übergreifende Verwaltung von Links zu anderen Dokumenten, Smartlinks

11 mySAPERION.com – das Portal vollständig personenbezogenes Portal unterstützt Universal Client Technologie vielfältige Portal- Möglichkeiten Web Links Web pages Static queries Dynamic queries Stocks, weather reports

12 SAPERION ® Portal

13 Höchste Sicherheit im Archiv... Sicherheit für die archivierten Daten eigenes sequentielles Dateiformat, das von außen weder eingesehen noch manipuliert werden kann Verschlüsselung von Dokumenten und digitale Signatur möglich Speicherung aller Dokumentinformationen inklusive aller Änderungen auf dem Medium (auch in XML- Format) kompletter Neuaufbau der Suchdatenbanken von den Medien jederzeit möglich Sicherheit durch Rechteverteilung Zugang nur über Benutzernamen und Passwort rollenspezifische Funktionsrechte Zugriffsrechte für Dokumente, einzelne Seiten oder Annotationen über ACLs

14 ... auch bei Nutzung über das Internet Zugang für einzelne Benutzergruppen frei konfigurierbar Zugriffsrechte behalten bei Zugang über Internet volle Gültigkeit keine Ausführung von Administratorenaufgaben über Internet Schutz von Dokumenten durch kryptographische Verfahren auch während der Archivierung möglich

15 SAPERION ® IT-Integration Integration in vertraute Arbeitsumgebungen auch ohne SAPERION ® Oberfläche: Lotus Notes MS Outlook MS Office SAP R/3 (zertifiziert) OSG u.a.

16 SAPERION_Technology_D.ppt Strukturen und Server

17 System-Konzept (Multitier-Architektur) Erfassungs -stationen Cold HTML- Client SAPERION ® Client Webserver ( Broker, Gateway) SQL Datenbank- server high-end Dokumenten -server Web- Native- Client (weitere Server: Cache, Broker, DocFlow) Host Cache WWW Cache

18 Multitier Architektur Klassische SAPERION ® Architektur war ein Client-Server-Modell (2 Ebenen). Der neue Broker-Server erweitert diese durch eine Mehrebenen-Architektur der Datenbank-Logik. Mehrebenen-Architektur erweitert Skalierbarkeit und einfache Administra- tion. Slim Client Broker Document Repository

19 Front end – der Slim Client Vollständige Funktionalität beinhaltet DMS, Scanning, Imaging, Cold. Komponenten benötigen Memory Bedarf ca. 8 MB Download Größe ca. 3.4 MB CPU-intensive Vorgänge wie Scanning, Kompression werden durchgeführt, um Bottlenecks zu verhindern. Slim Client Broker Document Repository

20 SAPERION ® Clients für unterschiedliche Aufgaben Query Client: Recherche Query/Index Client: Index-/ Imaging-Client DocFlow Client: Workflow Client Scan – und Highend Scan Client: für low-end - und high-end Scanner, inkl. Kofax- Anbindung Universal/Admin Client: zur System-Administration, inkl. aller verfügbaren Client Funktionen Web Query Client: Recherche über Web-Browser im Intranet/Internet Web Index Client: Indexierung, Ablage und Recherche über Web- Browser im Intranet/Internet

21 SAPERION ® Clients Lizenzierung nach dem Concurrent-User-Prinzip: Installation beliebig vieler Clients Gleichzeitiger Zugriff entsprechend der Anzahl der Lizenzen

22 SAPERION ® Benutzeroberfläche

23 Outlook User Interface vollständige Überarbeitung der klassischen SAPERION ® Benutzeroberfläche Körbe und andere Objekte zur Archivierung sind im Fenster enthalten. Die Benutzeroberfläche ist vollständig konfigurierbar. Die klassische Oberfläche lässt sich bei Bedarf einstellen.

24 Multi-Format Viewer Durch den SAPERION ® Viewer werden diverse Image-Formate unterstützt. ActiveDocument – Technologie wird genutzt. Microsoft Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) HTML, XML durch den Microsoft Internet Explorer PDF–Files nutzen den Adobe Acrobat Reader. Auto-Check-Out Technologie

25 Middle tier - der Broker Server behandelt alle Datenbank-Anfragen. ODBC-Setup nur auf diesem Server verwaltet alle Postkörbe lokal läuft als NT-Service entfernt Abhängigkeiten vom Netzwerk-File-Server Masken, Definitionen, Skripte und sonstige Konfigurations-Dateien werden durch den Broker- Server verwaltet. Slim Client Broker Document Repository

26 Brokerserver zentrale ODBC-Konfiguration und ODBC-Zugriffe Verwaltung Konfigurationsdateien, Masken und Definitionen Broker kann für alle Clients Aufgaben übernehmen. Rendering Verwaltung sämtlicher Körbe aller Benutzer Bündelung Datenbankzugriffe SQL-Datenbankzugriff - Client benötigt keine ODBC-Konfiguration. Volltextdatenbank - kein File-Sharing nötig

27 Back-end – die Dokumenten Ablage Mehrschichten-Dokumenten-Server enthält die direkte Unterstützung für optische Librarys (Jukebox) läuft als NT-Service Remote Administration durch Microsoft Management Console kann bei Betrieb administriert werden unter diversen Betriebssystemen verfügbar (NT/W2K / Linux, Solaris ) Slim Client Broker Document Repository

28 SAPERION ® Dokumenten-Server gesamte Verwaltung des elektronischen Archivs Archivierung aller Daten auf den Archiv-Medien Ausgabe angeforderter Daten aus dem Archiv Verwaltung eines Tera-Cache für schnellen Dokumentenzugriff Steuerung der angeschlossenen Geräte (Jukebox)

29 Benutzerverwaltung Eine eigene Benutzerverwaltung entfällt, SAPERION ® übernimmt Rollen, ACLs und User direkt aus der NDS oder NT- Domäne.

30 SQL-Anschluss umfassend konfigurierbarer ODBC-Anschluss mit Unterstützung komplexer Features gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen Datenbankservern

31 Unterstützte Grafikformate Schwarzweiß: TIFF, Komprimierung nach CCITT Group 4 (TIFF G4) Farbe oder Graustufen: JPEG - effektive Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust-Faktor (incl. JPEG 2000) LEAD - noch effektivere Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust- Faktor, geringere Verbreitung als JPEG TIFF - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip PNG - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip Weitere Grafikformate: At Work Fax, CALS, DCX, EPS, IMG, MacPaint, Photo CD, PhotoShop, PICT, SDL, SUN, TGA, USP, WMF, WPG u.a.

32 SAPERION_Technology_D.ppt Optionen

33 SAPERION ® Optionen COLD Konverter zur speicherplatzsparenden Archivierung von Dokumenten aus Spooldateien, mehrseitige Formularhinterlegung Barcode für die Erkennung gängiger Barcode-Typen OCR als Schnittstelle zu verschiedenen OCR-Programmen (CAERE, Recognita, FineReader u.a.) Protokoll, Report und Qualitätssicherung administrative Überwachung von Systemereignissen und Durchführung von Qualitätsprüfungen Event Script zur weitgehenden Konfiguration von SAPERION ® inklusive der Einbindung in Workflow-Prozesse

34 SAPERION ® Optionen High-End Dokumenten Server mit Cachepool und Replikationsmechanismen Security Modul zur kodierten Dokumentenarchivierung und Verwendung elektronischer Signaturen CD-R Query Archiv zur Generierung selbsttragender Archive auf CD-R Broker Server zur Bündelung von Client-Gruppen DocFlow Server zur dokumentbasierten Workflow Verwaltung

35 COLD - Computer Output on Laser Disk Übernahme von Massendruckdaten Konfiguration mittels grafischer Benutzeroberfläche Greybars - Indexfelder über aufziehbare Markierungsbalken bestimmbar Erweiterbar durch benutzerspezifische DLLs

36 COLD flexible Hintergrundseiten - Hinterlegung Darstellung von Cold- Dokumenten im SAPERION ® Viewer mit Annotationen Formate ASCII, ANSI, EBCDIC PCL und Postscript optional AFP, IPDS, Metacode E

37 Barcode Erkennung von Barcodes auf einer gescannten Seite oder einer Bilddatei. hohe Erkennungsgenauigkeit im Vergleich zu Texterkennung (OCR) oder Handschrifterkennung (ICR)

38 Rendering konvertiert Anwendungsdateien in Standardformate für die Langzeitarchivierung Unterstützt Image- und PDF- Ausgaben HTML und XML in Vorbereitung läuft Server basierend auf dem Broker Server Broker benötigt eine Lizenz vom Acrobat Distiller zur PDF-Wandlung. keine Lizenz für Client benötigt enthält neue Druckertreiber für SAPERION ® Windows 2000 kompatibel Farbunterstützung

39 OCR Schnittstelle Recognition Frames: frei positionierbare Erkennungsrahmen, Drehen der Erkennungsrichtung in 90°- Schritten Page Separation: Trennbedingungen für automatische Dokumententrennung beim Scannen Point & Shoot: Übernahme der Ergebnisse in Felder der Indexierungsmaske Index Recognition: automatisierte Indexierung durch Übernahme der Erkennungsergebnisse vordefinierter Erkennungsrahmen

40 OCR Schnittstelle Index Cover Sheet: Erkennen eines Deckblatts mit Indexierungsdaten; Deckblatt kann von Indexierung ausgeschlossen werden. Contrast Optimizing: Automatische Korrektur einzelner Pixel zur Kontrastverschärfung Multipage Text-Retrieval: Volltexterkennung über mehrere Seiten Popup Verifier: Markierung von zweifelhaften Erkennungsergebnissen in der Indexierungsmaske Scan Optimizing: automatisches Drehen von schief gescannten Dokumenten (CAERE)

41 Event Script leistungsfähige Makros und Routinen, um anwendungsspezifische Vorgangs- und Ablaufstrukturen in SAPERION ® einzufügen oder zu beeinflussen spezifische Workflow-Mechanismen komplexe Dokumentenübernahmen komfortable Schnittstellen zu anderen Workflow-Systemen oder Anwendungen

42 Groupware-Anbindung an Microsoft & Lotus Mail-Anbindung über MAPI-Schnittstelle von SAPERION ® (cc:Mail; Exchange) Versenden von Dateien oder Referenzen auf Dateien an Anwender oder Verteiler Dateien werden im Originalformat oder gewähltem Bildformat versandt. vordefinierte Schnittstellen zu Lotus Notes oder MS-Exchange/MS- Outlook Outlook: Arbeiten in der gewohnten Benutzeroberfläche mit zusätzlichen SAPERION ® Funktionen Lotus Notes: Clientanbindung mit der Möglichkeit direkter Archivierung vom Notes Client aus Einbindung von SAPERION ® Funktionen über COM SAPERION ® Funktionen (Scannen, Ausschneiden, Bearbeitung der Indexierung etc.) stehen im Groupware-Produkt zur Verfügung.

43 Office Integration Modul zur SAPERION - Anbindung an Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio

44 Workflow eigener DocFlow Server Definition von Dokumenten basiertem Workflow über grafischer Oberfläche Workflow Management in SAPERION ® Kopplung zu Workflow-Systemen von Staffware, COSA u.a. Initiierung von Workflow-Vorgängen in SAPERION ® nach Eintreffen bestimmter Dokumente Zugriff auf Dokumente, prozessgesteuert aus der Oberfläche des Workflow-Systems oder aus SAPERION ® Implementierung von Arbeitsabläufen in MS Outlook Erzeugung von Tasks mittels Event Script aus SAPERION ® heraus individuelle Programmierung in Event Script, DocFlow Event Manager mit VBA-kompatibler Makrosprache Kopplung zu Lotus Notes ®

45 Standard- DocFlows für Standard Geschäftsvorfälle Option DocFlow

46 Start aus jeder SAPERION ® Maske Durch Integration in die SAPERION ® Abfragemasken kann jeder beliebige Docflow gestartet werden !

47 Indexierung mit R/Index Nachindexierung von archivierten Business Dokumenten konsistenter Systemzugriff über SAP-Automation und dem SAPERION COM-Interface Dokumenten bezogenes Indexprofil selektive Verarbeitung von Dokumenten zeit- oder ereignisgesteuerte Verarbeitung optional: ABAP-basierende Lösung (Funktionsbaustein)

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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