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SAPERION® - das Produkt

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Präsentation zum Thema: "SAPERION® - das Produkt"—  Präsentation transkript:

1 SAPERION® - das Produkt
© SAPERION AG

2 Agenda Prozesse und Abläufe Strukturen und Server Optionen

3 Prozesse und Abläufe

4 Capturing - Indexing Erfassen gescannter Dokumente
Schloßallee 168 Max Mustermann Herrn 81370 München Unser Zeichen: vW/ga Datum: September 1993 Dokumenten-Management Sehr geehrter Herr Mustermann, wie besprochen erhalten Sie beigefügt Unterlagen über unsere neueseste Entwicklung, genannt ImageX. exakten Nachbildung Ihres bisherigen Ablagesystems aus Akten- IMAGEX aus der Reihe ArChief Professional ist die zukunftsweisende Alternative zur Bearbeitung von Papierbergen und bietet die Möglichkeit einer FlowPATH ist die BULL-Lösung zur umfassenden elektronischen Vorgangsbearbeitung und schafft einen reibungslosen Übergang schränken, Ordnern, Unterordnern und Dokumenten. stützten Abwicklung von Arbeitsgängen im modernen Büroumfeld. von der manuellen Vorgangsbearbeitung zur elektronisch unter- Dokumenten-Management-Systeme Gesellschaft für integrierte Mit freundlichen Grüßen Oberdoedel Erfassen gescannter Dokumente Treiber für zahlreiche Scanner, Laden und Speichern von Scankonfigurationen Stapelmanagement Scannen definierter Dokumentausschnittte Erfassen sonstiger Dokumente Laden von Bilddateien (.bmp, .tiff, .jpeg etc.) Laden von Anwendungsdateien (.doc, .xls etc.) Automatische Übernahme eingehender s oder Faxe Vollautomatische Druckdatenübernahme (COLD) Indexierung und Archivierung vorgegebene Masken Zusätzliche Möglichkeiten zur automatischen Indexierung (Barcode, ICR/OCR, Formularerkennung etc.)

5 Barcode-Erkennungsrahmen ... OCR-Erkennungsrahmen ...
SAPERION® – Indexing Um Dokumente wieder auffinden zu können, müssen mit geeigneten Schlagworten versehen werden ... Barcode-Erkennungsrahmen ... OCR-Erkennungsrahmen ... automatisierte Zeichen- oder Barcodeerkennung halbautomatische Erkennung mit Korrekturmöglichkeit Formularerkennung manuelle Zeichenerkennung per „Point & Shoot“ für unterschiedlich gestaltete Dokumente

6 „Treffer“- Listenausgabe mit Sortiermöglichkeit
Retrieval (Query) erweiterte SQL-Statements nutzbar Auswahllisten und Nachschlagetabellen Volltextrecherche Zugriff aufs Archiv von jedem SAPERION® Arbeitsplatz mittels Eingabe von Suchbegriffen benutzerspezifische Abfragemasken mit Vorbelegungen Markierung der Treffer im Dokument bei der Volltextrecherche „Treffer“- Listenausgabe mit Sortiermöglichkeit

7 Viewing - Imaging Anzeigen und Bearbeiten von Anwendungsdateien
Anzeige und Bearbeiten in Ursprungsanwendung automatischer Start per Shell-Aufruf Anzeige und Druck wahlweise über SAPERION® Datei-Viewer Anzeigen und Bearbeiten von Bilddateien Formate bis A0 und größer, Graustufen, Farbbilder Blättern in mehrseitigen Dokumenten Miniaturansicht Export in beliebig wählbare Grafikformate, Kompression

8 Viewing - Imaging Spezielle Objekte
Notizzettel mit Zugriffsberechtigungen Textmarkierung, Pfeile Stempel mit Signatur Black-Marker zum Einschwärzen geschützter Passagen Drucken der Objekte Exportieren der Objekte mit dem Dokument

9 Klassifizierung, Indexierung und Verarbeiten
Dokumenten-Mix Coded, Non Coded Sortierte Dokumente Klassifizierungs- + Index-Daten “Lieferschein” “Rechnung” “Sonstige” Rechnung-Nr. Rechnung-Datum Liefer-Datum Lieferant Bestell-Nummer “Bestellung” Klassifikation Klären Sie einfach über Vorindizierung, wer das Dokument zur weiteren Verarbeitung erhält!

10 Dokumenten-Management allgemein
Dokumentenschutz - Sicherheit über Zugriffslisten (ACL) Check in - Check out Revisionsverwaltung Tabellen und Archiv übergreifende Verwaltung von Links zu anderen Dokumenten, Smartlinks Verwenden gemeinsamer Arbeitsmappen Weitergeben von Dokumenten über Ablagekörbe Versenden von Dokumenten als Volltextbearbeitung

11 mySAPERION.com – das Portal
vollständig personenbezogenes Portal unterstützt Universal Client Technologie vielfältige Portal-Möglichkeiten Web Links Web pages Static queries Dynamic queries Stocks, weather reports

12 SAPERION® Portal

13 Höchste Sicherheit im Archiv ...
Sicherheit für die archivierten Daten eigenes sequentielles Dateiformat, das von außen weder eingesehen noch manipuliert werden kann Verschlüsselung von Dokumenten und digitale Signatur möglich Speicherung aller Dokumentinformationen inklusive aller Änderungen auf dem Medium (auch in XML- Format) kompletter Neuaufbau der Suchdatenbanken von den Medien jederzeit möglich Sicherheit durch Rechteverteilung Zugang nur über Benutzernamen und Passwort rollenspezifische Funktionsrechte Zugriffsrechte für Dokumente, einzelne Seiten oder Annotationen über ACLs

14 ... auch bei Nutzung über das Internet
Zugang für einzelne Benutzergruppen frei konfigurierbar Zugriffsrechte behalten bei Zugang über Internet volle Gültigkeit keine Ausführung von Administratorenaufgaben über Internet Schutz von Dokumenten durch kryptographische Verfahren auch während der Archivierung möglich

15 SAPERION® IT-Integration
Integration in vertraute Arbeitsumgebungen auch ohne SAPERION® Oberfläche: Lotus Notes MS Outlook MS Office SAP R/3 (zertifiziert) OSG u.a.

16 Strukturen und Server

17 System-Konzept (Multitier-Architektur)
Erfassungs-stationen Cold HTML-Client SAPERION® Client Webserver ( Broker, Gateway) SQL Datenbank- server high-end Dokumenten-server Web- Native-Client (weitere Server: Cache, Broker, DocFlow) Host Cache WWW

18 Multitier Architektur
Klassische SAPERION® Architektur war ein Client-Server-Modell (2 Ebenen). Der neue Broker-Server erweitert diese durch eine Mehrebenen-Architektur der Datenbank-Logik. Mehrebenen-Architektur erweitert Skalierbarkeit und einfache Administra-tion. Slim Client Broker Document Repository

19 Front end – der Slim Client
Vollständige Funktionalität beinhaltet DMS, Scanning, Imaging, Cold. Komponenten benötigen Memory Bedarf ca. 8 MB Download Größe ca. 3.4 MB CPU-intensive Vorgänge wie Scanning, Kompression werden durchgeführt, um “Bottlenecks” zu verhindern. Slim Client Broker Document Repository

20 SAPERION® Clients für unterschiedliche Aufgaben
Query Client: Recherche Query/Index Client: Index-/ Imaging-Client DocFlow Client: Workflow Client Scan – und Highend Scan Client: für low-end - und high-end Scanner, inkl. Kofax- Anbindung Universal/Admin Client: zur System-Administration, inkl. aller verfügbaren Client Funktionen Web Query Client: Recherche über Web-Browser im Intranet/Internet Web Index Client: Indexierung, Ablage und Recherche über Web- Browser im Intranet/Internet

21 SAPERION® Clients Lizenzierung nach dem Concurrent-User-Prinzip:
Installation beliebig vieler Clients Gleichzeitiger Zugriff entsprechend der Anzahl der Lizenzen

22 SAPERION® Benutzeroberfläche

23 Outlook User Interface
vollständige Überarbeitung der klassischen SAPERION® Benutzeroberfläche Körbe und andere Objekte zur Archivierung sind im Fenster enthalten. Die Benutzeroberfläche ist vollständig konfigurierbar. Die klassische Oberfläche lässt sich bei Bedarf einstellen.

24 Multi-Format Viewer Durch den SAPERION® Viewer werden diverse Image-Formate unterstützt. ActiveDocument – Technologie wird genutzt. Microsoft Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) HTML, XML durch den Microsoft Internet Explorer PDF–Files nutzen den Adobe Acrobat Reader. Auto-Check-Out Technologie

25 Middle tier - der Broker Server
behandelt alle Datenbank-Anfragen. ODBC-Setup nur auf diesem Server verwaltet alle Postkörbe lokal läuft als NT-Service entfernt Abhängigkeiten vom Netzwerk-File-Server Masken, Definitionen, Skripte und sonstige Konfigurations-Dateien werden durch den Broker- Server verwaltet. Slim Client Broker Document Repository Removes ... Entfernt alle Abhängigkeiten von den File-Servern

26 Brokerserver zentrale ODBC-Konfiguration und ODBC-Zugriffe
Verwaltung Konfigurationsdateien, Masken und Definitionen Broker kann für alle Clients Aufgaben übernehmen. Rendering Verwaltung sämtlicher Körbe aller Benutzer Bündelung Datenbankzugriffe SQL-Datenbankzugriff - Client benötigt keine ODBC-Konfiguration. Volltextdatenbank - kein File-Sharing nötig

27 Back-end – die Dokumenten Ablage
Mehrschichten-Dokumenten-Server enthält die direkte Unterstützung für optische Librarys (Jukebox) läuft als NT-Service Remote Administration durch Microsoft Management Console kann bei Betrieb administriert werden unter diversen Betriebssystemen verfügbar (NT/W2K / Linux, Solaris) Slim Client Broker Document Repository

28 SAPERION® Dokumenten-Server
gesamte Verwaltung des elektronischen Archivs Archivierung aller Daten auf den Archiv-Medien Ausgabe angeforderter Daten aus dem Archiv Verwaltung eines Tera-Cache für schnellen Dokumentenzugriff Steuerung der angeschlossenen Geräte (Jukebox)

29 Benutzerverwaltung Eine eigene Benutzerverwaltung entfällt, SAPERION® übernimmt Rollen, ACLs und User direkt aus der NDS oder NT- Domäne.

30 SQL-Anschluss umfassend konfigurierbarer ODBC-Anschluss mit Unterstützung komplexer Features gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen Datenbankservern

31 Unterstützte Grafikformate
Schwarzweiß: TIFF, Komprimierung nach CCITT Group 4 (TIFF G4) Farbe oder Graustufen: JPEG - effektive Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust-Faktor (incl. JPEG 2000) LEAD - noch effektivere Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust- Faktor, geringere Verbreitung als JPEG TIFF - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip PNG - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip Weitere Grafikformate: At Work Fax, CALS, DCX, EPS, IMG, MacPaint, Photo CD, PhotoShop, PICT, SDL, SUN, TGA, USP, WMF, WPG u.a.

32 Optionen

33 SAPERION® Optionen COLD Konverter Barcode OCR
zur speicherplatzsparenden Archivierung von Dokumenten aus Spooldateien, mehrseitige Formularhinterlegung Barcode für die Erkennung gängiger Barcode-Typen OCR als Schnittstelle zu verschiedenen OCR-Programmen (CAERE, Recognita, FineReader u.a.) Protokoll, Report und Qualitätssicherung administrative Überwachung von Systemereignissen und Durchführung von Qualitätsprüfungen Event Script zur weitgehenden Konfiguration von SAPERION® inklusive der Einbindung in Workflow-Prozesse

34 SAPERION® Optionen High-End Dokumenten Server Security Modul
mit Cachepool und Replikationsmechanismen Security Modul zur kodierten Dokumentenarchivierung und Verwendung elektronischer Signaturen CD-R Query Archiv zur Generierung selbsttragender Archive auf CD-R Broker Server zur Bündelung von Client-Gruppen DocFlow Server zur dokumentbasierten Workflow Verwaltung

35 COLD - Computer Output on Laser Disk
Übernahme von Massendruckdaten Konfiguration mittels grafischer Benutzeroberfläche Greybars - Indexfelder über aufziehbare Markierungsbalken bestimmbar Erweiterbar durch benutzerspezifische DLLs

36 COLD flexible Hintergrundseiten - Hinterlegung
Darstellung von Cold- Dokumenten im SAPERION® Viewer mit Annotationen Formate ASCII, ANSI, EBCDIC PCL und Postscript optional AFP, IPDS, Metacode E

37 Barcode Erkennung von Barcodes auf einer gescannten Seite oder einer Bilddatei. hohe Erkennungsgenauigkeit im Vergleich zu Texterkennung (OCR) oder Handschrifterkennung (ICR)

38 Rendering konvertiert Anwendungsdateien in Standardformate für die
„Langzeitarchivierung“ Unterstützt Image- und PDF- Ausgaben HTML und XML in Vorbereitung läuft Server basierend auf dem Broker Server Broker benötigt eine Lizenz vom Acrobat Distiller zur PDF-Wandlung. keine Lizenz für Client benötigt enthält neue Druckertreiber für SAPERION® Windows 2000 kompatibel Farbunterstützung

39 OCR Schnittstelle Recognition Frames: Page Separation: Point & Shoot:
frei positionierbare Erkennungsrahmen, Drehen der Erkennungsrichtung in 90°-Schritten Page Separation: Trennbedingungen für automatische Dokumententrennung beim Scannen Point & Shoot: Übernahme der Ergebnisse in Felder der Indexierungsmaske Index Recognition: automatisierte Indexierung durch Übernahme der Erkennungsergebnisse vordefinierter Erkennungsrahmen

40 OCR Schnittstelle Index Cover Sheet: Contrast Optimizing:
Erkennen eines Deckblatts mit Indexierungsdaten; Deckblatt kann von Indexierung ausgeschlossen werden. Contrast Optimizing: Automatische Korrektur einzelner Pixel zur Kontrastverschärfung Multipage Text-Retrieval: Volltexterkennung über mehrere Seiten Popup Verifier: Markierung von zweifelhaften Erkennungsergebnissen in der Indexierungsmaske Scan Optimizing: automatisches Drehen von schief gescannten Dokumenten (CAERE)

41 Event Script leistungsfähige Makros und Routinen, um anwendungsspezifische Vorgangs- und Ablaufstrukturen in SAPERION® einzufügen oder zu beeinflussen spezifische Workflow-Mechanismen komplexe Dokumentenübernahmen komfortable Schnittstellen zu anderen Workflow-Systemen oder Anwendungen

42 Groupware-Anbindung an Microsoft & Lotus
Mail-Anbindung über MAPI-Schnittstelle von SAPERION® (cc:Mail; Exchange) Versenden von Dateien oder Referenzen auf Dateien an Anwender oder Verteiler Dateien werden im Originalformat oder gewähltem Bildformat versandt. vordefinierte Schnittstellen zu Lotus Notes oder MS-Exchange/MS-Outlook Outlook: Arbeiten in der gewohnten Benutzeroberfläche mit zusätzlichen SAPERION® Funktionen Lotus Notes: Clientanbindung mit der Möglichkeit direkter Archivierung vom Notes Client aus Einbindung von SAPERION® Funktionen über COM SAPERION® Funktionen (Scannen, Ausschneiden, Bearbeitung der Indexierung etc.) stehen im Groupware-Produkt zur Verfügung.

43 Office Integration Modul zur SAPERION-Anbindung an Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio

44 Workflow eigener DocFlow Server Workflow Management in SAPERION®
Definition von Dokumenten basiertem Workflow über grafischer Oberfläche Workflow Management in SAPERION® Kopplung zu Workflow-Systemen von Staffware, COSA u.a. Initiierung von Workflow-Vorgängen in SAPERION® nach Eintreffen bestimmter Dokumente Zugriff auf Dokumente, prozessgesteuert aus der Oberfläche des Workflow-Systems oder aus SAPERION® Implementierung von Arbeitsabläufen in MS Outlook Erzeugung von Tasks mittels Event Script aus SAPERION® heraus individuelle Programmierung in Event Script, DocFlow Event Manager mit VBA-kompatibler Makrosprache Kopplung zu Lotus Notes®

45 Option DocFlow Standard- DocFlows für „Standard“ Geschäftsvorfälle

46 Start aus jeder SAPERION® Maske
Durch Integration in die SAPERION® Abfragemasken kann jeder beliebige Docflow gestartet werden !

47 Indexierung mit R/Index
Nachindexierung von archivierten Business Dokumenten konsistenter Systemzugriff über SAP-Automation und dem SAPERION COM-Interface Dokumenten bezogenes Indexprofil selektive Verarbeitung von Dokumenten zeit- oder ereignisgesteuerte Verarbeitung optional: ABAP-basierende Lösung (Funktionsbaustein)

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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