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Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Marion Bückers Kommunales Rechenzentrum Niederrhein.

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1 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Marion Bückers Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh Essen, 18. November 2010

2 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2 Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an? Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschrank Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Wer sind wir eigentlich?

3 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3 Wer sind wir eigentlich? (1) Marion Bückers Diplom-Verwaltungs-Betriebswirtin (FH) Anwendungsbetreuerin beim KRZN zuständig für SAP-Investitionsmanagement und Anlagenbuchhaltung Kommunale Inventarisierungslösung Kai Das KRZN IT-Dienstleister für 43 Kommunen mit insgesamt 1,4 Mio Einwohnern 33 SAP-Kommunen, 7 KIRP-Kommunen 34 Kai-Kommunen

4 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4 Wer sind wir eigentlich? (2) Matthias Breitenfelder Diplom-Mathematiker Geschäftsführer der hallobtf! gmbh Die hallobtf! gmbh Gründung 1992, Sitz Köln 10 hochqualifizierte Mitarbeiter Berater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung Kommunale Inventarisierungslösung Kai (Kai kann alles inventarisieren ® ) Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss

5 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

6 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1) Ist das nicht das gleiche? Bilanz Stadt Musterstadt Umlaufvermögen Sachanlagen … Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst. Anlagevermögen RAP Eigenkapital Sonderposten Verbindlichkeiten Rückstellungen RAP Fehlbetrag Anlagen-Nachweis Der Anlagenbuchhalter Kämmerei

7 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (2) Ist das nicht das gleiche? Schule Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, … Gegenstände in der Physiksammlung Musikinstrumente … … mobiles Vermögen

8 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8 Ich will Geige lernen! Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (3) Ist das nicht das gleiche? Schule Ich Waldhorn ! Ich Querflöte ! Der Herr Musiklehrer Musik- Instrumente? Haben wir denn genügend Musikinstrumente da?

9 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (4) Ist das nicht das gleiche? AnlagenbuchInventarverwaltung für den Bilanz-Nachweis für GWG's: nur summarisch Gesamtheiten (Fest- und Gruppenwerte) nur Eigentum Aktivierung nach Rg.-Eingang zur Bewirtschaftung Jeder Gegenstand einzeln (mit Ausnahmen …) auch Fremd-Eigentum (Leasing) Erfassung bei Lieferung Durchführung von Inventuren + Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch

10 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

11 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11 Wir machen Inventur (1) Warum? GemHVO NRW §28 (1)In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. (2)… (3)Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren, dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind. (4)Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …

12 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12 Wir machen Inventur (2) Warum? GemHVO NRW §29 (1)Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung. (2)… mathematisch-statistische Methoden … (3)Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann verzichtet werden. (4)…

13 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13 Wir machen Inventur (3) Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt? Mandant Buchungskreis Die Inventar- Nummer Typ, Untertyp Inventar- Muster Standort Gebäude, Etage, Raum Org.-Einheit Bereich Freifelder, Rubriken Die Schnittstelle zum Anlagenbuch Mengen- einheit

14 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14 Wir machen Inventur (4) Wie gehen wir vor? Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung. relevant ? Ab 60 EUR oder was?

15 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15 Wir machen Inventur (5) Wie gehen wir vor? Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert. Raum für Raum für Raum…

16 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16 Wir machen Inventur (6) Wie gehen wir vor? Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll- Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung. Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll- Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung. Vom IST zum SOLL !

17 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17 Wir machen Inventur (7) Wie gehen wir vor? Inventur einrichten Sachplan: wo? wessen Eigentum? was? Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: wer? wann? womit? wohin?

18 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18 Wir machen Inventur (8) Wie gehen wir vor? zählen Handscanner und Laptop mobiles Erfassungsgerät synchronisieren Bleistift und Papier Zählliste drucken Kugelschreiber

19 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19 Wir machen Inventur (9) Wie gehen wir vor? zählen: Raum betreten Gegenstand vorhanden Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) Unerwarteter Gegenstand (mit Etikett) Neuer Gegenstand (Neufund) … …

20 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20 Wir machen Inventur (10) Wie gehen wir vor? synchronisieren

21 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21 Wir machen Inventur (11) Wie gehen wir vor? Differenzen bearbeiten: nicht erfasst (Fehlbestand?) Abweichung (Standort, Menge) Fremdfund Neufund Differenzen verbuchen

22 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22 Wir machen Inventur (12) Wie gehen wir vor? Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

23 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

24 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1) Was passiert, wenn … … die KITA einen Kühlschrank kauft? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Anlagegut anlegen?

25 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (2) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Finanzbereich > 410 : aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 ? GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010"

26 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (3) Was passiert, wenn … Anlagegut anlegen? Fachbereich Lieferschein / Rechnung Etikettierung des Inventargegenstands Erfassung in Kai Statt Kontierungsbeleg: Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst Finanzbereich > 410 : aus Kai heraus Prüfung der Kontierung Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck" > 410 ? GWG: in Kai Zuordnung zu Sammelanlagegut "GWG 2010" Rechnung buchen Im Finanzverfahren Rechnung erfassen Kontierung auf das Anlagegut ("Direktaktivierung") Buchung auf Kostensammler ("Indirekte Aktivierung")

27 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27 Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Werteverzeichnis Anlagenbuch SAP FI-AA 1:1 Einzel-Anlagegüter n:1 Festwerte, Gruppenwerte Nachweis für die Bilanz Abschreibungen ermitteln FachbereichFinanzbereich Operative Bestandsführung 1:0 Fremdeigentum Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4) Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis Inventuren Einzelnachweis GWGs

28 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 28 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (5) Was passiert, wenn … Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Änderungsmeldungen Fachbereich Abgangsmeldungen Meldungen an den Anlagen- buchhalter Änderungs- Report...unser Kühlschrank ausgebucht werden muss? …sich die Kostenstelle ändert? …sich der Standort ändert? (Ist das eigentlich noch wichtig?)

29 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 29 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6) Ein fairer Deal Bestandsverzeichnis Inventarisierungslösung Kai Fachbereich Der Fachbereich nutzt Kai für die eigene Disposition und gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung Der Anlagenbuchhalter übernimmt aus Kai die Zugangs- und Änderungs- meldungen und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch

30 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 30 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7) Es geht allerdings auch rückwärts … Anlagenbestand SAP FI-AA (als Bestandsbuch) Inventursystem Kai (als reines Inventursystem) Alle (drei) Jahre wieder … Inventur Planung Standortbegehung Nachbearbeitung Abschluss Nachweis Neufunde autom. Überleitung Änderungs- Report Veränderungen Abgänge

31 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 31 Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8) FI-AA als Ausgangspunkt für die Inventur Anlagenbestand SAP FI-AA (als Bestandsbuch) Drei Voraussetzungen 1.Verlässliche Standort-Angaben (als "abhakbare Einheiten") 2.Vollständigkeit Alles, was gezählt werden muss, ist drin 60-EUR-Grenze? 3.Keine Gesamtheiten Festwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?

32 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 32 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

33 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 33 Software & Technik Zuerst ein Wort zur Technik Handscanner & Laptop (Netbook, Tablet-PC) mobiles Erfassungsgerät Barcode- Etikett Kühlschrank Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation

34 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 34 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Dreierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern 3.die Rechnungsprüfung begeistern Klasse! toll! großartig!

35 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 35 Software & Technik Die Fachämter begeistern (1) Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …

36 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 36 Software & Technik Die Fachämter begeistern (2) Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern. Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein. … mit komfortabler Eingabe … und Plausibilitätsprüfung Texte, Zahlen, Datumsangaben

37 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 37 Software & Technik Die Fachämter begeistern (3) Ich kann Inventargüter schnell finden Alles ist sicher und nachvollziehbar

38 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 38 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Dreierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern toll!

39 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 39 Anlagen-Nachweis Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (1) Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch Das war 'ne Menge Arbeit …...und hat überhaupt nichts genützt...weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben …die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung...im Excel Anlagenbuchhalter Kämmerei

40 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 40 Software & Technik Den Anlagenbuchhalter begeistern (2) Jetzt haben alle Kai und zwar in der gesamten Verwaltung Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über Gruppenwerte, Festwerte, keine GWG's mehr die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai Kai ist mein "Nebenbuch zum FI-AA" Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt Kai Änderungs Report Anlagenbuchhalter Kämmerei

41 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 41 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Dreierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern 3.die Rechnungsprüfung begeistern Klasse! toll!

42 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 42 Software & Technik Die Rechnungsprüfung begeistern (1) Erfüllt die Software die Anforderungen … …allgemeiner Art (betreffend Informationsdarstellung, Programminteraktion, Zugriffsschutz, Dokumentation …) …eines lückenlosen Veränderungsnachweises (Inventar-Historie) …der Grundsätze Ordnungsgemäßer Inventur und ermöglicht sie der Verwaltung, ihre Inventur so zu planen, zu strukturieren und zu dokumentieren, dass die GOI eingehalten werden? …eines in allen Phasen dokumentierten und nachvollziehbaren Inventurablaufs? Ist die Software zertifiziert?

43 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 43 Software & Technik Die Rechnungsprüfung begeistern (2)

44 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 44 Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Dreierlei: 1.die Fachämter begeistern 2.den Anlagenbuchhalter begeistern 3.die Rechnungsprüfung begeistern Klasse! toll! großartig!

45 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 45 Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung Ist das nicht das gleiche? Wir machen Inventur Warum? Wie gehen wir vor? Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks Was passiert, wenn … ? Software & Technik Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? Worüber wollen wir heute sprechen? Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

46 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 46 Inventarisierung in der Kommune Ja, worauf kommt es an? auf Sie! Je sorgfältiger Sie den Inventarisierungs- Prozess organisieren, umso besser gelingt es Ihnen, einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen, die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen, Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen, den Aufwand in Grenzen zu halten. Eine gut durchdachte Software kann helfen.

47 hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 47 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Wen können Sie fragen? bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen (darunter 10 Großstädte) Na dann … viel Erfolg!


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