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Kommunen der Zukunft Kommunen der Zukunft Mitarbeiterorientiert -motivationsorientiert Wege zu einer neuen Vertrauenskultur Zielvereinbarungen zwischen.

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Präsentation zum Thema: "Kommunen der Zukunft Kommunen der Zukunft Mitarbeiterorientiert -motivationsorientiert Wege zu einer neuen Vertrauenskultur Zielvereinbarungen zwischen."—  Präsentation transkript:

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2 Kommunen der Zukunft Kommunen der Zukunft Mitarbeiterorientiert -motivationsorientiert Wege zu einer neuen Vertrauenskultur Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teams

3 Agenda Netzwerk Kommunen der Zukunft Was verstehen wir unter Zielvereinbarungen Zielvereinbarungen bei der Gemeinde Eppelborn vorläufige Evaluation Wie geht es weiter?

4 Netzwerkknoten-Thema Strategisches Ziel: Entwicklung von Mitarbeiterakzeptanz im Prozeß der Verwaltungsmodernisierung Leitprojekt: Motivationsentwicklung Themenschwerpunkt: Auf dem Weg zur Vertrauenskultur: Motivationsentwicklung durch Zielvereinbarungen (Einführung, Aushandlungsprozess, Rückkoppelung)

5 Leitbild Reformkonzept Projektorganisation Bür ger orien tie rung Ver wal tungs kul tur, Füh rung, PE Poli tik/ Ver wal tung Führung Verantwortung Ideen Regeln Ressourcen Führung Verantwortung Ideen Regeln Ressourcen Kostenrechnung Produkte Veränderung der Organisation Controlling/ Berichtswesen Kontrakt- management Delegation der Ressourcenver- antwortung Budgetierung Nicht direkt NSM Erw. NSM der KGSt (1996) Rathaus der Verwaltungsmodernisierung

6 Veränderter Stellenwert der Personalentwicklung Personal- entwicklung Personal- entwicklung Erwartungen von Bürgern (Kunden) Erwartungen von Bürgern (Kunden) Verwaltungs- modernisierung, Dstl-Innovat. Verwaltungs- modernisierung, Dstl-Innovat. Neue pro- fessionelle An- forderungen u. Tätigk. Neue pro- fessionelle An- forderungen u. Tätigk. Ansprüche der MA an die Arbeit Ansprüche der MA an die Arbeit Knappe fi- nanzielle Res. - Personalstärke Knappe fi- nanzielle Res. - Personalstärke

7 Formen von Zielvereinbarungen J1954: Management by Objectives (Peter F. Drucker: Die Praxis des Managements) JZV im Rahmen des Kontraktmanagements (zw. Beschäftigten(-gruppen) und Vorgesetzten, die in ein umfassendes, durchgängiges Zielsystem eingebettet sind und dem Anspruch folgen, die Verwaltung als Ganzes ziel- und ergebnisorientiert zu steuern) JZV im Rahmen von Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gesprächen (MVGs) (als Alternative oder Ergänzung zu der Personalbeurteilung) JZielvereinbarungen mit Entgeltbezug (honorieren die Zielerreichung mit Leistungszulagen oder -prämien: besondere Leistung, arbeitsrechtl. verbindlicher Charakter, Gegenstand der Entgeltpolitik) JMischformen

8 Umfeld der Modernisierung uschwierige Übergangsphase beim Modernisierungsprozess: Anfangseuphorie und Entschlossenheit vielerorts verflogen unachlassende Bereitschaft zur Mitwirkung uweitgehender Rückzug der Politik uPromotoren als Einzelkämpfer uharte Reformmassnahmen (wie Budgetierung) ja, weiche (wie PE) zögernd Haushaltskonsolidierung: Verwaltungsreform = Personalabbau + Arbeitsintensivierung

9 Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Leute zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern wecke ihnen die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer. (Antoine de Saint-Exupery

10 Zielvereinbarungen sind... Zielvereinbarungen sind... 7verbindliche innerbetriebliche Absprachen 7Aushandlungsprozesse 7ein partnerschaftlicher Austausch auf der Basis geschäftspolitischer Schwerpunkte 7Beschreibungen von Zielen (angestrebte Ergebnisse) 7gelten für einen bestimmten Zeitraum 7eine eigenverantwortliche Selbstverpflichtung

11 Gütekritrien für Zielvereinbarungen sind... 7 formale Kriterien. meßbar. eindeutig. zeitlich befristet. personenbezogen 7 inhaltliche Kriterien. realisierbar. beeinflußbar. ernsthaft. widerspruchsfrei. akzeptiert

12 Die 7 Elemente einer Zielvereinbarung... Wie ist die Ausgangslage? 7 Wer sind die beteiligten Personen? 7 Was ist Gegenstand der Zielvereinbarung? 7 Welche Maßnahmen können ergriffen werden? 7 Für welchen Zeitraum gilt die Zielvereinbarung? 7 Wie messe ich den Zielerreichungsgrad? 7 Wie werden die Ergebnisse bewertet?

13 Zielvereinbarungen Warum? Zielvereinbarungen Warum? 7Motivation 7Handlungsspielraum 7partnerschaftliches Gegenstromverfahren 7Commitment * 7Selbststeuerung 7Optimierung der Verwaltungs- organisation Mitarbeiterbeteiligung Steuerung

14 Commitment 7ist die persönliche, innere Verpflichtung, sein Bestes zu tun, um das vereinbarte Ziel zu erreichen 7setzt voraus, daß die Beteiligten sich in den vereinbarten Zielen wiederfinden 7setzt voraus, daß alle - das gesamte Team - an der Zielfindung beteiligt waren

15 Zielvereinbarungen Wie geht das? Zielvereinbarungen Wie geht das? Aushandlungsphase: 7ZV-Gespräche zw. Führungskraft und Team 7 Abschluß einer Zielvereinbarung (Commitment) Umsetzungsphase: 7 Maßnahmen zur Zielerreichung 7 begleitendes Controlling 3 1 Einführungsphase: 7ausführliche Information an alle Beteiligten 7Schulung der Führungskräfte und Teams 2

16 Neu: Organisations- und Vertrauenskultur mit umfassender Mitarbeiterbeteiligung ZV verändern zentrale Prozesse in der Organisation daher: Einführung auf eine breite Basis stellen Es gibt keinen Königsweg zur Einführung viel Zeit und Energie für Einführung des neuen Instrumentes verwenden Verhältnis der ZV zu anderen Elementen der Personalentwicklung (materielle und immaterielle Leistungsanreize, Führungsleitlinien, Qualifizierung, Beurteilungswesen) Zu beachten! !

17 Gründlichkeit vor Schnelligkeit Skepsis/Widerstände normal, Angst und Verunsicherung ernst nehmen (Angst vor Selbstbindung und Zielverfehlungen, Kontrolle des Arbeitshandelns, Zusatzbelastungen, Vorgeschichte der Modernisierung) Umgang mit Zielverfehlungen, Zielabweichungen Standort der Verwaltungsspitze (Chefsache) Entscheidung: Pilotbereiche oder vollständige Umsetzung Evaluation des Instrumentes ZV in Praxis Zu beachten! ! ! !

18 Informationvermittlung Bildung einer Projektgruppe ständiger Informationsfluß (Netzwerkknoten/PG hausintern) Anlaufprobleme/Verständigungsschwierig- keiten Schulungsveranstaltungen (ZV, Moderations- und Gesprächstechnik, MA-Gespräche) ZV als Qualitätsgrundsatz/Verwaltungsleitbild Beginn mit Pilotbereichen Projektorganisation in Eppelborn

19 Erscheinungsbild Image und guter Ruf Kundenorientierung (Öffnungszeiten, Personal, Preisgestaltung, Wasserqualität und - temperatur) Angebotspalette (Jugend, Familie, Senioren, bes. Veranstaltungen, Ausstattung) höhere Besucherzahl Senkung des BetriebsmittelzuschussesBeispiel: Steigerung der Attraktivität des Hallenbades

20 Schulungsveranstaltung über Leitfaden für die Pilotbereiche (intern) Abklärung letzter offener Fragen, insbesondere Verantwortung des Teamleiters und des Teams abschließende Festlegung der Themen und Inhalte Festlegung des Zeitplanes für Aushandlungsphase Einführungsphase

21 Verhandlungszeit: Std, 2 bis 4 Termine Spezifizierung des Zieles, ausgiebige Erörterung der Ausgangslage als Basis Positionen durchaus unterschiedlich, Zwang zum Kompromiß, insbes. Finanzen Team: Pool von Ideen, graue Mäuse gehen aus sich heraus Zielerreichungskontrolle: Problem der qualitativen Messung (Outcomes) Unsicherheit: Kunden- und Mitarbeiterbefragungen (spezielle Schulung) Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls und der Identifikation mit der Aufgabe Unterschrift aller BeteiligtenAushandlungsphase

22 Zeitdauer: 1 Jahr/ 18 Monate Maßnahmen überwiegend entsprechend Zeitplan/Erfolge bei Realisierungen Probleme: –Abstimmung im einzelnen (Einbeziehung von internen Dienstleistern zur Zielerreichung) –Teammitglieder: Bewußtsein neuer Verantwortung entwickeln, Übersteigerung, Ausbrechen eines TM, Vernachlässigung der ZV bei Urlaub des Teamleiters Umsetzungsphase

23 vierteljährliches Controlling absolut selbständiges Arbeiten aufgrund der ZV Umsetzungen permanent, Erfolge sichtbar (intern und für Außenstehende) Kunden- und Mitarbeiterbefragungen Feedback-Gespräch nach Ende des Quartals Controlling

24 Evaluation intern Schlußbewertung beim Bad AuftragserfüllungAuftragserfüllung: Massnahmeplan fast vollständig abgearbeitet, durch a.o. Sanierungsarbeiten aber zusätzl. Schließzeiten und damit stagnierende Besucherzahl WirtschaftlichkeitWirtschaftlichkeit: Senkung des Betriebsmittelzuschusses dennoch erreicht KundenzufriedenheitKundenzufriedenheit: Befragung mit Durchschnittsnote 2,1 MitarbeiterzufriedenheitMitarbeiterzufriedenheit: Befragung mit Durchschnittsnote 2,47

25 Evaluation extern Bewertung durch Forschungsprojekt der Hans-Böckler-Stiftung i.Z.m. Verwaltungshochschule Speyer: Operationalisierung und Akzeptanz:Operationalisierung und Akzeptanz: nur geringe Probleme, Qualitätsziele i.V.m. weitreichenden Entscheidungs- und Handlungsspielräumen motivationsfördernd (selbst bei größerer Arbeitsbelastung) Wirkungen:Wirkungen: - durchweg Zufriedenheit bei den Beschäftigten - stabile Motivation - nachgewiesene Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Effizienzsteigerungen

26 In Eppelborn: –weitere drei Zielvereinbarungen( Saubere Gemeinde, Öko-Audit, Bürgeramt und -info) –Fortsetzung in 2.002, gekoppelt an produktorientierten Haushalt (Produkte, Produktgebiete) praktische Anwendung und Weiterentwicklung des Leitfadens im veränderten Netzwerkknoten (Eppelborn, Sindelfingen, Wolfsburg, Krefeld, Landkreis Westfalen-Lippe), ggf. unter Einbeziehung des neuen kommunalen strategischen Managements der KGSt von 2000 Wie geht es weiter?

27 in schriftlicher Form zu bestellen bei: KGSt, Köln

28 Ihnen, viel Erfolg,... denn auch der weiteste Weg beginnt mit dem ersten Schritt!


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