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1 Firmenpräsentation P&I AG. 2 Mitarbeiterportale: Werkzeug nicht Spielzeug Personal & Informatik AG Ihr Referent Maik Degner Mitarbeiter- und Führungskräfteportal.

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1 1 Firmenpräsentation P&I AG

2 2 Mitarbeiterportale: Werkzeug nicht Spielzeug Personal & Informatik AG Ihr Referent Maik Degner Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

3 3 Wozu eigentlich? 60% aller Verwaltungsaufgaben befassen sich auch heute noch u. a. mit dem: Erfassen und Ablegen von Urlaubsanträgen, Krankheit, Entgeltänderungen, Vertragsänderungen Verteilen und Abheften von Verdienstabrechnungen Berechnen und Erfassen von Überstunden Aktualisieren von Bankverbindungen, Namen und Adressen

4 4 Quelle: Infineon AG/Braune Outsourcing administ. Aufgaben (ASP) Employee Self Service Manager Self Services Gegenwart 10 % Strategie 30 % Beratung 60 % Administration 60 % Beratung + Coaching 30 % Strategie Administration 10 % Zukunft Delegation von Routinearbeiten/ Verantwortung HR-Betreuung d. Linienvorgesetzte Entwicklung Gewünschte Entwicklung im HR-Bereich

5 5 Mitarbeiterportale können also genutzt werden, um personalwirtschaftliche Aufgaben an Mitarbeiter und Führungskräfte zu delegieren Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

6 6 Wesentliche Komponenten im Portal: neben webfähiger Personalsoftware als Grundvoraussetzung Ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept, welches sich dynamisch definiert aus: Der Organisation Der Rolle im Prozess Der betrieblichen Funktion Ansätze dieser Art diskutiert man unter dem Stichwort ESS (Employee Self Service)

7 7 Die Organisation beschreibt die Hierarchie innerhalb der Verwaltung und den Ämtern Organisation Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

8 8 Rolle Die Rolle im Prozess beschreibt die Sicht und die Aktivität im Workflow Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

9 9 Betriebliche Funktionen Neben hierarchischer Einordnung und der Rollenbezogenen Aktivität, kann auch die betriebliche Funktion Einfluss auf die Zugriffs- und Nutzungsrechte im Portal haben. Typische Beispiele hierfür sind: 1. Personalabteilung 2. Personalrat 3. Sicherheitsbeauftragte 4. Reisestellen

10 10 Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Erforderlich ist also ein Lösungsansatz, der typische Portalfunktionen Collaboration Community-Management Content Management mit Klassischen Personal-Management und Abrechnungs- Funktionen verbindet

11 11 Standardprozesse in HR Portalen: Aktuelles / News Antrags- und Genehmigungswesen / Wiedervorlagen Mitarbeiter Stammblatt für Führungskräfte Reiseabwicklung Gehaltssimulationen Formularshop Prozesse im Portal

12 12 Standardprozesse in HR Portalen: Sachmittelverwaltung Bewerbermanagement Ideenmanagement Reports Telefonverzeichnis Suchfunktionen Prozesse im Portal

13 13 Warum nicht weitere Prozesse? Zeiterfassung, Dienstplanung, Einsatzplanung Organigramme Deferred Compensation Personalentwicklung / Potentialanalyse Mitarbeiterbefragung 360° Feedback Seminarmanagement Prozesse im Portal

14 14 Warum nicht weitere Prozesse? Budgetierung / Gehaltsplanung Fehlzeitenkalender der MA/Kollegen Wissensmanagement Archivierung eigener Zertifikate in die Personalakte Online Archiv für Gehaltsabrechnungen etc. interne Unternehmensinformationen IR-News oder Presse über das eigene Unternehmen Prozesse im Portal

15 15 Warum nicht weitere Prozesse? elearning Online-Shops (Reisen, Büromaterial) Regionale Infos (Wetter, Verkehr) Kantinenplan Webcam Flohmarkt Schwarzes Brett / Foren Prozesse im Portal

16 16 Prozesse im Portal Beispielprozess Optimierung der Personalprozesse LOGA ® kommt zu den Mitarbeitern und Managern ESS und MSS

17 17 Reisekostenerfassung/ -beantragung Web (für den Reisenden oder Vorgesetzten)

18 18 Belegerfassung WEB (für den Mitarbeiter oder Vorgesetzten)

19 19 Übersicht Reisekosten WEB

20 20 Download der Reisekostenabrechnung über WEB

21 21... Aufruf der Personalstamminfos beim Kunden Beispiel MA Stammblatt eines Kunden

22 22 Einige weitere Beispiele für die Nutzung Dezentrale Erfassung von Daten durch MA/FK Adress- und Kontoänderungen weitere persönliche Veränderungen Dezentraler Abruf von Daten durch MA/FK Personalstammblatt individuelle Reports Antrags- und Genehmigungsverfahren mit graph. Workflowdesigner Urlaub- und Reisen Beschaffungsanträge und Ideenmangement Prozessorientierte Zusammenarbeit 360° Feedback Budgetplanungen

23 23 Kosten Nutzen Nutzenrechnung

24 24 Abbildung eines Antrag und Genehmigungsverfahren sowie Meldung an die Personalabteilung durch den LOGA ® erm-Workflow. Keine Doppelerfassung durch Self-Services. 15 Anträge pro Jahr und MA (Urlaub/Reise/Freizeit/Beschaffung) Zeitbedarf insgesamt: 25 min pro Antrag Zeitbedarf durch Self-Service: 8 min pro Antrag Zeitersparnis durch Self-Service pro Antrag 17 min, bei 1000 MA: min oder Stunden oder 531 Arbeitstage oder 2,5 Arbeitsjahre. Bei Verrechnungsstundensatz von 30,00 -> Kostenersparnis p.a. bei 1000 MA: ,00 (Beispiel - Genehmigungsverfahren) Nutzenrechnung

25 25 TätigkeitZeitbedarfohnemit Portal Mitarbeiter Formular besorgen 2 min0 min Mitarbeiter Antrag stellen 2 min2 min Genehmigung Hierarchie 1 2 min2 min Genehmigung Hierarchie 2 2 min2 min Personalabteilung Genehmigung/Eingabe 5 min0 min Rückfragen insgesamt 5 min2 min Kopien je eine Minute 3 min0 min Ablage je eine Minute 4 min0 min Summe in Minuten25 min8 min Tätigkeiten - Beispiel Urlaubsantrag/-genehmigung Nutzenrechnung

26 26 Druck, Kuvertierung, Versand & Verteilung von persönlichen Dokumenten (Verdienstabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, SV-Meldungen etc.) - 16 Dokumente pro Jahr - Handlingkosten pro Dokument: 0,35 zzgl. Porto 0,55 und Verpackung 0,01 oder Verteilung 0,70 - Kostenersparnis mindestens p.a. bei 1000 MA: ,00 Nutzenberechnung (Beispiele) Nutzenrechnung

27 27 Erstellung von Auswertungen und Berichten für den Führungskreis personalisiert nach Kostenstelle, Abteilung etc Dokumente pro Jahr - Handlingkosten pro Auswertung-/Bericht: 24,00 - Kostenersparnis p.a. bei 20 Führungskräften: ,00 Nutzenberechnung (Beispiele) Nutzenrechnung

28 28 Abbildung des betrieblichen Beurteilungswesens durch den LOGA ® erm-Workflow. Erfassung der Ergebnisse direkt über das Portal. - 1 Beurteilung pro Jahr - Handlingkosten pro Beurteilung: 8,00 - Kostenersparnis p.a. bei 1000 Gesprächen: 8.000,00 Nutzenberechnung (Beispiele) Nutzenrechnung

29 29 Vorteile Das ERM-Konzept greift jedoch weiter Im Vordergrund stehen: Steigerung der MA-Produktivität (wobei ESS & MSS wichtige Bausteine sind) Umfassende Betreuung Dauerhafte Bindung des Personals Verlässlicher Wissensaustausch

30 30 Vorteile Mitarbeiterportale Informieren und motivieren die Beschäftigten Entlasten die Personalabteilung von administrativer Routine Also Konzentration auf Service und Beratung Effizientere Verwaltung der Ressource Personal

31 31 Das Unternehmen P&I Die Spezialisten im Personalwesen Seit über 35 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden personalwirtschaftliche Software rund um die Themen: Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalbeschaffung Stellen- und Organisationsplanung Personalkostenplanung Personalentwicklung Employee Self Services Zeitmanagement

32 32 Das Unternehmen P&I Der Pionier seit 35 Jahren: Technologie: 1968: Entwicklung einer Großrechnerlösung zur Personalabrechnung 1995: Erste Personalwirtschaftliche Applikation als reinrassige Client-Serverlösung 2000: Erste Entgeltabrechnung unter dem Betriebssystem Linux 2001: Erste Human-Ressources-Lösung als Portallösung 2001: Erste europäische Payroll in einer Anwendung 2003: Erste personalwirtschaftliche Applikation mit XPDL-Standard (zur Einbindung in Prozesse) 2004: Freigabe von LOGA ® SOAP als Integrationsplattform

33 33 Das Unternehmen P&I Zahlen und Fakten: Konzernumsatz 2003/2004: 40,1 Millionen Euro Mehr als 4 Millionen Abrechnungen pro Monat 12 Standorte in 6 europäischen Ländern Über zufriedene Kunden

34 34 Wie motiviert man Mitarbeiter? Der einzige Weg, Menschen zu motivieren ist, Mit ihnen zu kommunizieren. Lido Anthony, geb US-Amerikanischer Industriemanager Weitere Informationen über die P&I Personal und Informatik AG erhalten Sie im Internet unter:


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