Buchführung mit Zukunft

Präsentation zum Thema: "Buchführung mit Zukunft"—  Präsentation transkript:

1 Buchführung mit Zukunft
Fachhochschule FIRST Wien,

2 DATEV in Europa Seit 1966 tätig Mitglieder: ca.39 500
Mitarbeiter: DATEV.at, Wien, Österreich DATEV-Informationsbüro, Brüssel, Belgien Barcelona, Spanien DATEV eG, Nürnberg, Deutschland DATEV.hu in Budapest, Ungarn DATEV SINFOPAC S.L. in  DATEVSYMFONIA Sp.zo.o in Warschau, Polen DATEV.cz Brünn, Tschechische Republik Bratislava, Slowakei (über DATEV.cz) IN ÖSTERREICH: Seit 2001 tätig Kunden: ca Arbeitsplätze: ca DATEV KOINOS, DATEV.it, Mailand, Italien

3 Inhalte Historie der Buchhaltung Die Entwicklung der Buchhaltung
Zweck der Buchhaltung Rationalisierung durch die Buchhaltung Mehrwert der Buchführung Statistik WKO Insolvenzquote und Insolvenzursachen Buchführung mit Zukunft – ein Konzept der DATEV Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter Ergebnis (Output) einer zukunftsorientierten Buchhaltung

4 Historie der Buchhaltung
Führung von Warenkonten bereits 1426 erste Bilanz 1511 von den Fuggern erstellt im 17. Jh. Einführung von Haupt- und Nebenbüchern, sowie die Periodenrechnung mit regelmäßigem Abschluss der Bücher erste gesetzliche Bilanzierungspflicht 1794

5 Historie der Buchhaltung
Zweck: Auflistung der Einnahmen und Ausgaben Ermittlung des Lehens der Steuer der Ergebnisse

6 Historie der Buchhaltung
Aufzeichnungsformen: Journal (Chronologie) Hauptbuch (Konten und Kontenblätter) Nebenbücher Kreditoren/Debitoren (OPOS) Warenlager L+G - Buch Bank- und Kassabuch Rechnungsbuch

7 Was erwartet der Mandant heute von einer zeitgemäßen Buchführung?
Kunden-Anforderungen Aktuelle (täglich, wöchentlich) offene Posten Liste Buchführung mit schlankem Forderungs- und Zahlungsmanagement Auswertungen für die Bank Zielsetzung aus Sicht des Kunden Buchführung als Steuerungsinstrument für das Unternehmen Unterstützung durch den Steuerberater als „Unternehmer-Berater“

8 Was geschieht bisher im Unternehmen?
Zeitachse Prozess im Unternehmen Ablage des Unternehmens für die Steuerkanzlei typische Problemstellung beim Austausch der Belege: die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr „braucht“

9 Mehrwert für Unternehmen Buchführung mit Zukunft
Unsere Antwort… Mehrwert für Unternehmen durch Buchführung mit Zukunft

10 Mehrwert der Buchhaltung
WKO Unternehmensstatistik von 2008 2006 2007 2008 Anzahl der Unternehmen Unternehmen < 10 MA Unternehmen ≥ 10 MA 42 239 42 947 31 285

11 Mehrwert der Buchhaltung – wozu?
Quelle: Creditreform Wirtschafts- und Konjunkturforschung BZR Insolvenzgründe: Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) Überschuldung (§ 19 InsO)

12 Mehrwert der Buchhaltung – wozu?
Quelle: Creditreform Wirtschafts- und Konjunkturforschung BZR kein operatives Controlling Insolvenzgründe: Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) Überschuldung (§ 19 InsO)

13 Buchführung mit Zukunft - ein Konzept der DATEV -

14 Buchführung mit Zukunft – der Einstieg…
Unternehmen Kanzlei Buchen Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegbuchen Belege senden Belegablage im Rechenzentrum Belegverwaltung online Fax Belegverwaltung online sicherer Datenaustausch mit DATEVnetplus

15 Buchführung mit Zukunft – der Nutzen …
… für den Wirtschaftstreuhänder Entzerrung von Auslastungsspitzen um den USt-VA-Termin Verbindung von Buchungssatz und Beleg reduziert den Vorbereitungsaufwand für den Jahresabschluss Betriebswirtschaftlich (zeit-)näher am Unternehmen/Klient inkl. OPOS/Mahnwesen … für das Unternehmen -> mehr Betriebswirtschaft durch zeitnahe betriebswirtschaftliche Daten Übernahme des Debitorenmanagement Einzug von Lastschriften Übernahme des Mahnwesens Bereitstellen einer Zahlungsvorschlagsliste Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen

16 Buchführung mit Zukunft – Wie kann es weiter gehen?
Unternehmen Kanzlei Belegerfassung Belegablage im Rechenzentrum Buchungsvorschläge automatisiert einlesen Unternehmen online Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegarchiv Zahlungsvorschläge Unternehmen online, Fax/ Scanner, SmartCard Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen

17 Nutzung von Schnittstellen zur Automatisierung
Anzahl der Buchungen pro Monat: ca. 150 d.h. jede Woche werden 6 - 7 Ausgangsrechnungen geschrieben 7 - 8 Rechnungen überwiesen und Kontoauszüge von der Bank geholt, Eingangsrechnungen und Quittungsbelege abgelegt, 5 Einträge im Kassenbuch vorgenommen 17 17

18 Buchführung mit Zukunft – Weitere Dienstleistungen des WT
Kreditorenmanagement Erstellung von Zahlungsvorschlägen Überwachen von Fälligkeitslisten automatisch verschlagwortetes Belegarchiv Chance einer Arbeitsteilung mit dem Mandanten Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Wozu? Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen

19 Buchführung mit Zukunft – Angebote im Internet
„Spaßfaktor Buchhaltung“

20 Eine spannende Aufgabe...
Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens / Entwicklungen erkennen und hinterfragen Unterstützung durch laufende Entlastung / Unternehmer kann sich auf das Wesentliche konzentrieren Konzentration auf Kernkompetenz gezielte Ansprache Ihrer Mandanten – wie wird daraus eine berechenbare Leistung?

21 Mehr als nur Buchführung
Erfolgsmanagement (Unternehmer-Informationssystem) Dienstleistungen über Wirtschaftsberatung Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Überwachung und Optimierung Zahlungsziele Liquiditäts- und Ertragsplanung (auch: BWA-Plan) Controlling (Banken-Reporting) Dienstleistungen Vorbereitung Bankengespräch Rating-Beratung / Überprüfung Bankenrating Kundenmanagement Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen (3 Mahnstufen) Transparente Dokumentation Rechnungsausgangsliste Zahlungseingangsliste elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Risikobewertung Kunden (Monat) – Fälligkeitsliste aus Kanzlei-Rechnungswesen ABC-Analyse Kunden (Quartal) – Controllingreport, Kanzlei-Rechnungswesen Lieferantenmanagement Erstellen von Zahlungsvorschlägen und Ausführung nach Freigabe Transparente Dokumentation Rechnungseingangsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten Analyse Zahlungsziele (Quartal) ABC-Analyse Lieferanten (Quartal) (Zugriff per Internet und Smartcard auf das DATEV-RZ) Elektronisches Belegarchiv (Verbindlichkeiten) zeitnahes Buchen von Lieferantenrechnungen Laufende Überwachung der Fälligkeiten Chef-Informationen zu Offenen-Posten OP-Liste (wöchentlich) Aktuelle Buchführung (Forderungen) zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen Chef-Informationen zu Offenen-Posten OP-Liste (wöchentlich) Qualitäts-Buchführung

22 Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: www. datev
Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: Leistungs- beschreibung Gesprächs- leitfäden Präsentationen für Mandanten Musterdaten- bestände Vermarktungs- unterlagen Produkt-Demos

23 Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement
im Internet-Zeitalter

24 Die Zukunft der „Buchführung mit Zukunft“: Rechnungserkennung – seit CeBIT 2008

25 Was ist Dokumenten-Management?
Erzeugen Jede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann: Briefe, Formulare, Belege, Faxe, s, Texte, Grafiken, Präsentationen, Auswertungen, usw. Ablegen „Zentrale“ Ablage von jedem Arbeitsplatz möglich Revisionssicherheit Bearbeitungsstatus Dokumentenhistorie Übergreifende Archive auch über mehrere Standorte bzw. Niederlassungen DMS- Workflow Bearbeiten Finden

26 Dokumente erzeugen Wissen, Informationen, Dokumente
Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) Auswertungen (automatische Indexierung) s (Outlook) Stammdaten aus zentralen Systemen Dokumenten- Management Windows Dateisystem Ausdrucke aus Windows- Programmen (Pdf- und Tif- Druckertreiber), Alt-archive Post-eingang

27 Ablage (aus DATEV-Anwendungen)
Übergabe von Auswertungen mit automatischer Indexierung im DMS

28 DATEV-DMS Integration (in die Office-Produkte)

29 Workflow mit DATEV-DMS Buchen in Kanzlei-Rechnungswesen

30 Workflow mit DATEV-DMS Buchen eingescannter Belege
Ergebnis Anzeige des Belegbildes aus den Auswertungen in Rechnungswesen (z. B. OPOS-Liste, Kontoblatt) Jahresabschluss Anlagenbuchführung Kostenrechnung

31 Buchen eingescannter Belege Schnelle Antworten und automatische Sortierung
Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung? Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung? Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition? Anlag: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang? Neue automatische Sortierungen der Belege Vorher: Sortierung nach Lieferant Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z. B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz)

32 DATEV DMS OCR Buchungsassistent 2 Schritte vom Bild zur Rechnungsnummer
erkennung Bild + Text + Position + Bedeutung 2. (x20; y693): (x300; y693) Gesamtbetrag ,00 Bild + Text + Position OCR 1. Bild

33 Geschäftspartner, Sachkonto,
DATEV DMS OCR Buchungsassistent Fertiger Buchungssatz mit Hilfe der Rechnungsdatenbank ReNr, Datum, Betrag Neue Rechnung + Geschäftspartner, Sachkonto, Buchungstext … Rechnungsdatenbank Buchungssatz

34 Die Arbeitsteilung flexibel gestalten
Klient Vorerfassung durch Mandant im Internet / DATEV- Rechenzentrum Kanzlei Quittungen, Kassenbelege ... Eingangs- Rechnungen Geschäftsbücher online Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Kanzlei- Rechnungswesen Geschäftsbücher online

35 Bisheriger Ablauf der Bearbeitung
Belegwesen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild manueller Eintrag in den Rechnungsbüchern Finanzbuchführung Buchen mit digitalen Belegbildern

36 Automatische Rechnungserkennung
Belegwesen Interpretation z. B. über Schlüsselworte OCR Prüfroutinen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild alle Zeichen (Volltext) u. Positionen Lern-komponente Finanzbuchführung

37 Automatische Rechnungserkennung
Belegwesen Interpretation z.B. über Schlüsselworte OCR Prüfroutinen „Buchungsstempel“ Beleg-Bild alle Zeichen (Volltext) u. Positionen Lern-komponente Finanzbuchführung Kontroll-Informationen Buchungsvorschlag Verschlagwortung

38 Integrierte DATEV-Rechnungserkennung

39 Automatische Rechnungserkennung
Nutzen der DATEV-Lösung: Beleg-Bild selbstlernendes System (keine Formulardefinition, keine besonderen Stammdaten …) Bilder, Volltext und Nutzdaten in einer Datenbank Integration in bestehende Abläufe und Oberflächen (Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen-Online) Nutzen für Kanzlei und Mandant Volltext Positionen Nutzdaten „Buchungsstempel“ Buchungsvorschlag … und viele weitere Möglichkeiten Verschlagwortung Kontroll-Informationen

40 Ergebnis einer zukunfts- orientierten Buchhaltung

41 Output B W A

42 Output Controlling Report

43 Output Company-Check

44 Von der Buchhaltungspflicht…
Ergebnis Von der Buchhaltungspflicht… …zum operativen Controlling

45 Unsere Unterlagen finden Sie auf
store.datev.at

46 Kanzlei-Rechnungswesen
Unternehmen stellt die Belege per Fax bereit Kanzlei erstellt die Buchführung Unternehmen Kanzlei Buchen Belege senden Belegablage im Rechenzentrum Kanzlei-Rechnungswesen Belegverwaltung online Fax „Ziel-Faxnummer“ „Quell-Faxnummer“ DATEV- Rechenzentrum Digitales Belegbuchen Auswertungen zeitnah an den Klienten (z. B. per Fax)

47 Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei
Zielsetzung Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte Verwaltung unterschiedlicher Revisionen („Dokumenthistorie“) Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommens im Arbeitsprozess Bearbeitungsabläufe optimieren durch die Nutzung von Workflow-Optionen Szenario ca. 15 Mitarbeiter DATEV-DMS Server am Fileserver der Kanzlei WTS-Umgebung hauptsächlich19 Zoll-Monitore Duplex-Scanner im Sekretariat am Posteingang, zusätzlich Netzwerk-Scanner

48 Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei
Posteingang Einscannen aller Dokumente am Posteingang (Sekretariat) Originale für den Mandanten bleiben am Posteingang Werbung wird weggeworfen Weitere Dokumente werden in der Regel nach Eingang abgelegt Festlegen eines Erledigers und Dokumentenstatus für jedes Dokument Ablage mit definierten Ablagerahmenplan und Ablage-ABC Sachbearbeitung Suche mit vordefinierten Suchen nach zu erledigenden Dokumenten Ablage von Anschreiben, Briefen, Einsprüchen usw. aus Office im DMS Statusänderungen führen zu Revisionen im Dokumenten-Management, die Revisionshistorie zeigt, wer das Dokument oder den Status geändert hat Postausgang Dokumentenstatus „zu Postausgang“ für ausgehende Post Zentrale Postausgangsbearbeitung im Sekretariat

49 Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei
Praktische Erfahrungen bei der Einführung Einführung von Dokumenten-Management in aller Konsequenz bedeutet umfangreiche organisatorische Änderungen DMS-Einführung ist ein Projekt mit Projekt-Management und verantwortlichen Mitarbeitern, die Einführung ist Chefsache Pilotbetrieb mit wenigen Mitarbeitern, die als Vorreiter und Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter fungieren Intensive Schulung und Einarbeitung Bei großen Plänen, nicht zu viel auf einmal Die Technik muss passen: schnelle Rechner, einfache Scanner, große Monitore

50 Nutzen erkannt?! – alte Zahlen

51 Nutzen erkannt?! – neue Zahlen