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Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010.

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Präsentation zum Thema: "Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010."—  Präsentation transkript:

1 Buchführung mit Zukunft Fachhochschule FIRST Wien,

2 DATEV in Europa DATEV KOINOS, DATEV.it, Mailand, Italien DATEVSYMFONIA Sp.zo.o in Warschau, Polen DATEV.at, Wien, Österreich DATEV- Informationsbüro, Brüssel, Belgien Barcelona, Spanien DATEV eG, Nürnberg, Deutschland DATEV.hu in Budapest, Ungarn DATEV SINFOPAC S.L. in Seit 1966 tätig Mitglieder: ca Mitarbeiter: IN ÖSTERREICH: Seit 2001 tätig Kunden: ca Arbeitsplätze: ca DATEV.cz Brünn, Tschechische Republik Bratislava, Slowakei (über DATEV.cz)

3 Inhalte 1.Historie der Buchhaltung 1. Die Entwicklung der Buchhaltung 2. Zweck der Buchhaltung 3. Rationalisierung durch die Buchhaltung 2.Mehrwert der Buchführung 1. Statistik WKO 2. Insolvenzquote und Insolvenzursachen 3.Buchführung mit Zukunft – ein Konzept der DATEV 4.Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter 5.Ergebnis (Output) einer zukunftsorientierten Buchhaltung

4 Historie der Buchhaltung Führung von Warenkonten bereits 1426 erste Bilanz 1511 von den Fuggern erstellt im 17. Jh. Einführung von Haupt- und Nebenbüchern, sowie die Periodenrechnung mit regelmäßigem Abschluss der Bücher erste gesetzliche Bilanzierungspflicht 1794

5 Historie der Buchhaltung Zweck: Auflistung der - Einnahmen und - Ausgaben Ermittlung - des Lehens - der Steuer - der Ergebnisse

6 Historie der Buchhaltung Aufzeichnungsformen: Journal (Chronologie) Hauptbuch (Konten und Kontenblätter) Nebenbücher - Kreditoren/Debitoren (OPOS) - Warenlager - L+G - Buch - Bank- und Kassabuch - Rechnungsbuch

7 Was erwartet der Mandant heute von einer zeitgemäßen Buchführung? Kunden-Anforderungen Aktuelle (täglich, wöchentlich) offene Posten Liste Buchführung mit schlankem Forderungs- und Zahlungsmanagement Auswertungen für die Bank Zielsetzung aus Sicht des Kunden Buchführung als Steuerungsinstrument für das Unternehmen Unterstützung durch den Steuerberater als Unternehmer-Berater

8 Was geschieht bisher im Unternehmen? Zeitachse Prozess im Unternehmen Ablage des Unternehmens für die Steuerkanzlei typische Problemstellung beim Austausch der Belege: die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr braucht

9 Unsere Antwort… Mehrwert für Unternehmen durch Buchführung mit Zukunft

10 Mehrwert der Buchhaltung WKO Unternehmensstatistik von Anzahl der Unternehmen Unternehmen < 10 MA Unternehmen 10 MA

11 Mehrwert der Buchhaltung – wozu? Insolvenzgründe: Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) Überschuldung (§ 19 InsO) Quelle: Creditreform Wirtschafts- und Konjunkturforschung BZR

12 Mehrwert der Buchhaltung – wozu? Insolvenzgründe: Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO) drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) Überschuldung (§ 19 InsO) Quelle: Creditreform Wirtschafts- und Konjunkturforschung BZR

13 Buchführung mit Zukunft - ein Konzept der DATEV -

14 Buchführung mit Zukunft – der Einstieg… Kanzlei Buchen Kanzlei-Rechnungswesen digitales Belegbuchen Kanzlei-Rechnungswesen sicherer Datenaustausch mit DATEVnet plus Belegablage im Rechenzentrum Belegverwaltung online Unternehmen Belege senden Fax

15 Buchführung mit Zukunft – der Nutzen … … für den Wirtschaftstreuhänder Entzerrung von Auslastungsspitzen um den USt-VA-Termin Verbindung von Buchungssatz und Beleg reduziert den Vorbereitungsaufwand für den Jahresabschluss Betriebswirtschaftlich (zeit-)näher am Unternehmen/Klient inkl. OPOS/Mahnwesen … für das Unternehmen -> mehr Betriebswirtschaft durch zeitnahe betriebswirtschaftliche Daten Übernahme des Debitorenmanagement - Einzug von Lastschriften - Übernahme des Mahnwesens Bereitstellen einer Zahlungsvorschlagsliste Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen

16 Belegablage im Rechenzentrum Belegverwaltung online Buchführung mit Zukunft – Wie kann es weiter gehen? Kanzlei Buchungsvorschläge automatisiert einlesen Kanzlei-Rechnungswesen Unternehmen Belegerfassung Unternehmen online Unternehmen online, Fax/ Scanner, SmartCard digitales Belegarchiv Zahlungsvorschläge

17 Nutzung von Schnittstellen zur Automatisierung d.h. jede Woche werden Ausgangsrechnungen geschrieben Rechnungen überwiesen und Kontoauszüge von der Bank geholt, Eingangsrechnungen und Quittungsbelege abgelegt, 5 Einträge im Kassenbuch vorgenommen Anzahl der Buchungen pro Monat: ca. 150

18 Buchführung mit Zukunft – Weitere Dienstleistungen des WT Kreditorenmanagement Erstellung von Zahlungsvorschlägen Überwachen von Fälligkeitslisten automatisch verschlagwortetes Belegarchiv Chance einer Arbeitsteilung mit dem Mandanten Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen Wozu?

19 Buchführung mit Zukunft – Angebote im Internet Spaßfaktor Buchhaltung

20 Eine spannende Aufgabe... Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens / Entwicklungen erkennen und hinterfragen Unterstützung durch laufende Entlastung / Unternehmer kann sich auf das Wesentliche konzentrieren gezielte Ansprache Ihrer Mandanten – wie wird daraus eine berechenbare Leistung? Konzentration auf Kernkompetenz

21 Lieferantenmanagement Erstellen von Zahlungsvorschlägen und Ausführung nach Freigabe Transparente Dokumentation Rechnungseingangsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten Analyse Zahlungsziele (Quartal) ABC-Analyse Lieferanten (Quartal) Kundenmanagement Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen (3 Mahnstufen) Transparente Dokumentation Rechnungsausgangsliste Zahlungseingangsliste elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Risikobewertung Kunden (Monat) – Fälligkeitsliste aus Kanzlei-Rechnungswesen ABC-Analyse Kunden (Quartal) – Controllingreport, Kanzlei-Rechnungswesen Mehr als nur Buchführung Aktuelle Buchführung (Forderungen) zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen Chef-Informationen zu Offenen-Posten OP-Liste (wöchentlich) (Verbindlichkeiten) zeitnahes Buchen von Lieferantenrechnungen Laufende Überwachung der Fälligkeiten Chef-Informationen zu Offenen-Posten OP-Liste (wöchentlich) Erfolgsmanagement (Unternehmer- Informationssystem) Dienstleistungen über Wirtschaftsberatung Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Überwachung und Optimierung Zahlungsziele Liquiditäts- und Ertragsplanung (auch: BWA-Plan) Elektronisches Belegarchiv (Zugriff per Internet und Smartcard auf das DATEV-RZ) Qualitäts-Buchführung Controlling (Banken-Reporting) Dienstleistungen Vorbereitung Bankengespräch Rating-Beratung / Überprüfung Bankenrating

22 Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: Leistungs- beschreibung Gesprächs- leitfäden Präsentationen für Mandanten Musterdaten- bestände Vermarktungs- unterlagen Produkt-Demos

23 Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter

24 Die Zukunft der Buchführung mit Zukunft: Rechnungserkennung – seit CeBIT 2008

25 DMS- Workflow Bearbeiten Ablegen Finden Erzeugen Jede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann: Briefe, Formulare, Belege, Faxe, s, Texte, Grafiken, Präsentationen, Auswertungen, usw. Zentrale Ablage von jedem Arbeitsplatz möglich Übergreifende Archive auch über mehrere Standorte bzw. Niederlassungen Revisionssicherheit Bearbeitungsstatus Dokumentenhistorie Was ist Dokumenten-Management?

26 Dokumente erzeugen Wissen, Informationen, Dokumente Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) Ausdrucke aus Windows- Programmen (Pdf- und Tif- Druckertreiber), s (Outlook) Auswertungen (automatische Indexierung) Stammdaten aus zentralen Systemen Windows Dateisystem Alt- archive Dokumenten- Management Post- eingang

27 Ablage (aus DATEV-Anwendungen) Übergabe von Auswertungen mit automatischer Indexierung im DMS

28 DATEV-DMS Integration (in die Office-Produkte)

29 Workflow mit DATEV-DMS Buchen in Kanzlei-Rechnungswesen

30 Workflow mit DATEV-DMS Buchen eingescannter Belege Ergebnis Anzeige des Belegbildes aus den Auswertungen in - Rechnungswesen (z. B. OPOS-Liste, Kontoblatt) - Jahresabschluss - Anlagenbuchführung - Kostenrechnung

31 Buchen eingescannter Belege Schnelle Antworten und automatische Sortierung Schnelle Antworten - Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung? - Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung? - Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition? - Anlag: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang? Neue automatische Sortierungen der Belege - Vorher: Sortierung nach Lieferant - Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z. B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz)

32 DATEV DMS OCR Buchungsassistent 2 Schritte vom Bild zur Rechnungsnummer Bild (x20; y693): (x300; y693) Gesamtbetrag 155,00 Bild + Text + Position OCR 1.1. Rechnungs- erkennung Bild + Text + Position + Bedeutung 2.2.

33 DATEV DMS OCR Buchungsassistent Fertiger Buchungssatz mit Hilfe der Rechnungsdatenbank ReNr, Datum, Betrag Neue Rechnung + Geschäftspartner, Sachkonto, Buchungstext … Rechnungsdatenbank Buchungssatz

34 Die Arbeitsteilung flexibel gestalten Quittungen, Kassenbelege... Eingangs- Rechnungen Geschäftsbücher online Vorerfassung durch Mandant im Internet / DATEV- Rechenzentrum Geschäftsbücher online Kassenbuch online Rechnungseingangsbuch online Rechnungsausgangsbuch online Kanzlei Kanzlei- Rechnungswesen Klient

35 Bisheriger Ablauf der Bearbeitung Beleg-Bild manueller Eintrag in den Rechnungsbüchern Buchungsstempel Belegwesen Finanzbuchführung Buchen mit digitalen Belegbildern

36 Automatische Rechnungserkennung Beleg-BildBuchungsstempel Belegwesen Finanzbuchführung alle Zeichen (Volltext) u. Positionen OCR Interpretation z. B. über Schlüsselworte Prüfroutinen Lern- komponente

37 Automatische Rechnungserkennung Beleg-BildBuchungsstempel Belegwesen Finanzbuchführung alle Zeichen (Volltext) u. Positionen OCR Interpretation z.B. über Schlüsselworte Prüfroutinen Lern- komponente Verschlagwortung Buchungsvorschlag Kontroll-Informationen

38 Integrierte DATEV-Rechnungserkennung

39 Automatische Rechnungserkennung Beleg-Bild Buchungsstempel Volltext Positionen Verschlagwortung Kontroll-Informationen Buchungsvorschlag Nutzen der DATEV-Lösung: Nutzdaten … und viele weitere Möglichkeiten selbstlernendes System (keine Formulardefinition, keine besonderen Stammdaten …) Bilder, Volltext und Nutzdaten in einer Datenbank Integration in bestehende Abläufe und Oberflächen (Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen-Online) Nutzen für Kanzlei und Mandant

40 Ergebnis einer zukunfts- orientierten Buchhaltung

41 Output B W A

42 Output Controlling Report

43 Output Company-Check

44 Ergebnis Von der Buchhaltungspflicht… …zum operativen Controlling

45 Unsere Unterlagen finden Sie auf store.datev.at.datev.at

46 Unternehmen stellt die Belege per Fax bereit Kanzlei erstellt die Buchführung Fax Belege senden DATEV- Rechenzentrum Belegablage im Rechenzentrum Buchen Quell-Faxnummer Ziel-Faxnummer Belegverwaltung online Kanzlei-Rechnungswesen Digitales Belegbuchen Kanzlei Unternehmen Auswertungen zeitnah an den Klienten (z. B. per Fax)

47 Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei Dokumenten-Management in einer Kanzlei Zielsetzung - Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte - Verwaltung unterschiedlicher Revisionen (Dokumenthistorie) - Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommens im Arbeitsprozess - Bearbeitungsabläufe optimieren durch die Nutzung von Workflow-Optionen Szenario - ca. 15 Mitarbeiter - DATEV-DMS Server am Fileserver der Kanzlei - WTS-Umgebung - hauptsächlich19 Zoll-Monitore - Duplex-Scanner im Sekretariat am Posteingang, zusätzlich Netzwerk- Scanner

48 Posteingang - Einscannen aller Dokumente am Posteingang (Sekretariat) - Originale für den Mandanten bleiben am Posteingang - Werbung wird weggeworfen - Weitere Dokumente werden in der Regel nach Eingang abgelegt - Festlegen eines Erledigers und Dokumentenstatus für jedes Dokument - Ablage mit definierten Ablagerahmenplan und Ablage-ABC Sachbearbeitung - Suche mit vordefinierten Suchen nach zu erledigenden Dokumenten - Ablage von Anschreiben, Briefen, Einsprüchen usw. aus Office im DMS - Statusänderungen führen zu Revisionen im Dokumenten-Management, die Revisionshistorie zeigt, wer das Dokument oder den Status geändert hat Postausgang - Dokumentenstatus zu Postausgang für ausgehende Post - Zentrale Postausgangsbearbeitung im Sekretariat Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei

49 Praktische Erfahrungen bei der Einführung Einführung von Dokumenten-Management in aller Konsequenz bedeutet umfangreiche organisatorische Änderungen DMS-Einführung ist ein Projekt mit Projekt-Management und verantwortlichen Mitarbeitern, die Einführung ist Chefsache Pilotbetrieb mit wenigen Mitarbeitern, die als Vorreiter und Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter fungieren Intensive Schulung und Einarbeitung Bei großen Plänen, nicht zu viel auf einmal Die Technik muss passen: schnelle Rechner, einfache Scanner, große Monitore Papierarmes Büro – Beispiele aus der Praxis Dokumenten-Management in einer Kanzlei

50 Nutzen erkannt?! – alte Zahlen

51 Nutzen erkannt?! – neue Zahlen


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