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Entwicklung der IT IT Review 2003 - 2008. J.Daust, Leiter IT2 Geschichte Start der Organisation Der Aufbau begann im März 2003 Aus der neu einzugliedernden.

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1 Entwicklung der IT IT Review

2 J.Daust, Leiter IT2 Geschichte Start der Organisation Der Aufbau begann im März 2003 Aus der neu einzugliedernden Training GmbH IT, dem Team IS (Informationssysteme AG) und dem Team TeS (Technischer Service AG) wurde die erste IT Service Organisation. Die Herausforderung lag darin, die extrem unterschiedlichen Denk- und Verhaltensweisen der beiden Organisationen zu einem neuen gemeinsamen Verhaltensmuster zu formen, mit dem Hintergrund eine fachlich kompetente, teamfähige und serviceorientierte Organisation zu bekommen, um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dies gelang durch eine Mischung der Teams und der Bildung von gleichstarken 2er Teams zu jeder Aufgabenstellung im IT Umfeld der Seminarraumbetreuung und der Informationssysteme.

3 J.Daust, Leiter IT3 Geschichte Teil 2 – Entwicklung 2005 kam zusätzlich das Team ELS (E-Learning Service) hinzu. Die IT Services bestand nun aus 3 Gruppen mit ihren Teamleitern und hatte eine Größe von > 50 Mitarbeiter erreicht. Dieser Zusammenschluss erforderte, dass eine Führungsebene zur Steuerung und Leitung der Teams sowie der Belange der IT Services – einheitliche Sprache - geschaffen werden musste. Dieses wurde mit der Einrichtung der Gruppe IT-Service (ITS) umgesetzt wurde das in 2005 gestartete und erfolgreich abgeschlossene Projekt technische Einkaufsunterstützung in die Regelorganisation überführt und ein Team gebildet, daß für alle Kostenstellen der Weiterbildung die Abwicklung der Beschaffung von Hard- und Software ausführt, um die Kostenstellenverantwortlichen fachlich zu unterstützen und von den zeitaufwendigen und komplexen Beschaffungsmodalitäten des Konzerns zu entlasten. Während der letzten 4 Jahre wurde ebenfalls über Outsourcing-Maßnahmen das Portfolio der IT Services in den Bereichen der Seminarraum- und Tagungsbetreuung, der Hotelverwaltungssysteme sowie der Realisierung von Managed Training Service Projekten (Seminarbuchungsportale) stark erweitert. Des weiteren übernahmen die IT Services das Management der TK-Anlagen der Tagungshotels.

4 J.Daust, Leiter IT4 Resultate Aus der Geschäftsleitung wurden 2 Rahmenbedingungen gestellt: Technik bedingte Ausfälle von Seminaren sollten in jedem Fall < 1% der etwa 3000 jährlichen Technik orientierten Seminare sein Die Verfügbarkeit der Informationssysteme sollte >98,5% per anno, bei weitestgehender Prozeßunterstützung aller Kernaufgaben des neu gebildeten 1500 Mitarbeiter starken Betriebes, sein. Durch die getroffenen organisatorischen Maßnahmen wurden beide Ziele in den Folgejahren stets übererfüllt : Ausfälle durch technikbedingte Fehler waren in allen Jahren < 0,01% ! Die Verfügbarkeit der Systeme lag in allen Jahren über 99%, wobei darüber hinaus die IS Mitarbeiter de Facto auch noch dafür sorgten, dass bei allen Umorganisationen die Unterstützung der Kernprozesse kontinuierlich gewährleistet wurde, also zusätzlich die Nebenaufgabe der Betriebsorganisation auf der Ebene Prozesse (Zusammenarbeit der Unternehmenseinheiten) wahrnahm. Die Einrichtung von Servicebeauftragten (2 Mitarbeiter je Team), als direkte Ansprechpartner für Auftraggeber, hat die Qualität der in die Organisation eingesteuerten Aufträge deutlich verbessert und dafür gesorgt, daß auch die Lösungen wesentlich besser den gewünschten Ergebnissen entsprechend, bereitgestellt werden konnten. Nebenbei hat sich die Umsetzungsgeschwindigkeit stark erhöht. +=

5 J.Daust, Leiter IT5 Erfolgreich abgeschlossene Großprojekte (1) Teiloutsourcing der Infrastrukturbetreuung der Seminarräume Über Rahmenverträge abgesichert steuert das Team TeS ca. 10 Kollegen der TSI-IVS im Umfeld der Seminarraumbetreuung Um Engpaßsituationen bei der Verfügbarkeit von PC-Seminarräumen zu vermeiden, die Flexibilität der Raumressourcen der Tagungshotels zu erhöhen und die Anzahl der festen PC Seminarräume zu reduzieren, entwickelte das Team von TeS einen mobilen Seminarraum der in kurzer Zeit an jedem beliebigen Standort der TT wie auch an externen Standorten zum Einsatz gebracht werden kann. Die Anzahl der festen PC-Räume wurde von 90 auf 50 gesenkt, bei einem Einsatz von 20 mobilen Seminarräumen Diese Maßnahmen führten zu einer nachhaltige Kostensenkung > 0,5 Mio. p.a. MTS – Portale Das Team IS schuf in Zusammenarbeit mit einem externen Entwicklungs- dienstleister eine Infrastruktur für das neu entstandene Produkt MTS (Managed Training Services) der Weiterbildung. z. Z. sind mehrere Konzernportale sowie ein Portal am externen Markt produktiv.

6 J.Daust, Leiter IT6 Erfolgreich abgeschlossene Großprojekte (2) MGFIT (Multimediales Guest Frontend in den Tagungshotels) In einem 9 Monatsprojekt waren die Gruppen I T S und TeS maßgeblich an der Ausstattung der Tagungshotels mit einer intelligente IP Infrastruktur (passive Verkabelung und aktives Switching) sowie dem Aufbau von etwa 1600 intelligenten Fernsehern in den Zimmern der Tagungshotels) beteiligt, entwickelte dazu das Supportkonzept, übernahm die Second Level Hotline und den Infrastruktursupport. Releasewechsel der E-Learning Trägersysteme Im Team ELS wurde – von allen Kunden unbemerkt – in 2006 ein kompletter major Releasewechsel der Basissysteme durchgeführt. Das Team I T S schaffte es in Zusammenarbeit mit dem Generalvertriebsbeauftragten des Dienstleisters, ein Steuerungsteam zu implementieren, in dem alle Teilbereiche des Dienstleisters kontinuierlich vertreten sind und Stand Beginn 2007 etwa 60 Verträge mit den dazu gehörigen Aktivitäten und Projekten kontrolliert und gesteuert werden. Dies hat dieEffektivität in der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister stark erhöht und die Reaktionszeiten drastisch gesenkt.

7 J.Daust, Leiter IT7 Erfolgreich abgeschlossene Großprojekte (3) Ausbau der MGFIT Infrastruktur der Tagungshotels Hierzu wird an allen TH Standorten die bestehende Infrastruktur mit Video on Demand Servern ausgestattet. Konsolidierung der Datenhaltung der TT Basissysteme Hierzu wurde das Projekt Kundendatenkonsolidierung mit 23 Webservices in einer service orientierten Architektur (SOA) in 2007 gestartet, um konsistente Daten in allen Systemen zu erhalten. (Dies betraf alle Systeme der Weiterbildung und Tagungshotels, inklusive Vertrieb und Marketing) Das Projekt wurde im März 2008 abgeschlossen und produktiv geschaltet.

8 J.Daust, Leiter IT8 Laufende Projekte Konsolidierung aller Basissysteme des Betriebes an einem Standort im Rahmen der Rechenzentrumskonsolidierung des Konzerns Hierzu müssen alle Anwendungen, Server etc. in das Rechenzentrum Bielefeld/Münster verlagert werden. Einführung Sihot.Event Die Einführungsveranstaltungen beginnen in der KW 26. Einführung Sharepoint Infrastruktur myMedium für die Tagungshotels 2 Abteilungen sind bereits online


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