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Sportveranstaltungen Einführung, Grundlagen Veranstaltungsidee/ -auftrag Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss/ Auswertung.

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Präsentation zum Thema: "Sportveranstaltungen Einführung, Grundlagen Veranstaltungsidee/ -auftrag Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss/ Auswertung."—  Präsentation transkript:

1 Sportveranstaltungen Einführung, Grundlagen Veranstaltungsidee/ -auftrag Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss/ Auswertung

2 Sportveranstaltung 2 Wer eine Sportveranstaltung organisieren will, braucht dazu Kopf, Hand und Herz. Der Kopf ist nötig, um gute Ideen zu entwickeln bzw. den Auftrag richtig zu interpretieren, die richtigen Ziele zu setzen und die Veranstaltung umfassend zu planen. Die Hand braucht es, um die Planung in die Praxis umzusetzen und die Veranstaltung durchzuführen. Kopf, Hand, Herz 1. Einführung, Grundlagen Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

3 Sportveranstaltung 3 Und das Herz? Die besten Konzepte und die zupackendsten Hände nützen wenig, wenn die Veranstaltung kein Herz hat. Ein Veranstalter muss seine Veranstaltung gern haben. Eine erfolgreiche Sportveranstaltung ist immer das Produkt eines guten Konzepts, einer systematischen Planung, einer fachkompetenten Realisation und des emotionalen Engagements aller Beteiligten. Ein Produkt von Kopf, Hand und Herz! Kopf, Hand, Herz 1. Einführung, Grundlagen Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

4 Sportveranstaltung 4 Im Englischwörterbuch wird EVENT mit "Ereignis, sportliche Veranstaltung" übersetzt. Diese Begriffe greifen aber zu kurz. Um Events als innovative Kommunikationsinstrumente für die verschieden Zielgruppen (Teilnehmer, Zuschauer, Sponsoren, Gäste, VIPs) attraktiv zu machen, braucht es einige zusätzliche Merkmale: Events schaffen eine emotionale Bindung zwischen dem Anbieter (einer Sportorganisation, einer touristischen Destination, einem Unternehmen) und den Zielgruppen. Ein Event ist interaktiv. Es bezieht die Zielgruppen aktiv in die dargebotene Erlebniswelt mit ein. Ein Event unterscheidet sich bewusst von der Alltagswirklichkeit und bietet auf diese Weise Abwechslung und Aktivierung. Sportveranstaltung - Sportevent 1. Einführung, Grundlagen Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

5 Sportveranstaltung 5 Ein Event ist auf Zielgruppen ausgerichtet. Es bietet einen hohen Grad an Individualität und eine hohe Kontaktintensität zwischen dem Anbieter und den Zielgruppen. Ein Event entsteht im Kopf derjenigen, die es erleben! Wer solche Merkmale in seine Sportveranstaltung einbaut, macht sie zum attraktiven Sportevent! Sportveranstaltung - Sportevent 1. Einführung, Grundlagen Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

6 Sportveranstaltung 6 Die Organisation einer Sportveranstaltung ist ein Projekt, das heißt ein zielgerichtetes Vorhaben mit vorbestimmten Anfangs- und Endzeitpunkten und begrenzten Ressourcen, verbunden mit Unsicherheiten bezüglich Zeit, Erfolg und Kosten. Das gilt sowohl für einmalige als auch für wiederholt durchgeführte Veranstaltungen. Die fünf Phasen des Organisationsprozesses Jede Sportveranstaltung ist in ihrer Art einmalig. Trotzdem ist es sinnvoll, den Ablauf eines Veranstaltungsprojekts in einer generalisierten Form darzustellen. Das folgende, einfache Phasenmodell eignet sich gut, um bei der Organisation einer Sportveranstaltung systematisch vorzugehen und den Überblick zu behalten. Sportveranstaltung als Projektmanagement 1. Einführung, Grundlagen Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

7 Sportveranstaltung 7 Sportveranstaltung als Projektmanagement 1. Einführung, Grundlagen Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

8 Sportveranstaltung 8 Ob Jugendsporttag oder Olympische Spiele: Am Anfang jeder Veranstaltung steht eine Idee oder ein Auftrag. Jemand, ein Vorstandsmitglied, oder ein Unternehmen sagt, dass «man» doch eine Veranstaltung durchführen könnte. Dies ist Ausgangspunkt für drei Initialmassnahmen: 1.Die Idee bzw. den Auftrag in einer Skizze festhalten 2.Verbündete suchen Zuerst im engsten Kreis, bei Freunden und Partnern. Verlaufen diese Kontakte ermutigend, können sie auf Mitglieder der Vereinsleitung, Behörden, Partnerorganisationen und Fachpersonen ausgeweitet werden. 3.Initiativgruppe bilden Diese Gruppe bearbeitet die Einstiegsfragen und trifft Vorentscheide. 2. Veranstaltungsidee/-auftrag Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

9 Sportveranstaltung 9 Entscheid über die Erarbeitung des Veranstaltungskonzepts Ist die Mehrzahl der 10 Einstiegsfragen positiv beantwortet? Hat die Veranstaltungsidee genügend Substanz? Kann mit den nötigen Ressourcen gerechnet werden? Einstiegsfragen Meilenstein 1 2. Veranstaltungsidee/-auftrag Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

10 Sportveranstaltung 10 Das Veranstaltungskonzept ist das Verbindungsstück zwischen der Veranstaltungsidee und der Veranstaltungsplanung. Für die Auftraggeber bzw. die Trägerschaft bildet es die Entscheidungsgrundlage für die Realisation der Veranstaltung. Das Rad nicht neu erfinden! Es lohnt sich, zuerst einmal möglichst viele Grundlagen zu sammeln. Nützliche Quellen sind: Organisationsunterlagen, Ausschreibungen, Programme von ähnlichen Veranstaltungen Besuche von ähnlichen Sportveranstaltungen Auswertungen und Berichte von früheren Veranstaltungen Berichte in Medien (Fach- und Verbandszeitschriften, Tagesmedien, TV-Berichte, Videos) Organisationshandbücher Internet Grundlagen 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

11 Sportveranstaltung 11 Das Veranstaltungskonzept kann in folgende Kapitel gegliedert werden: 1. Grundelemente der Veranstaltung Die Grundelemente ermöglichen ein einheitliches Verständnis aller Beteiligten; unterstützen die Projektentwicklung; begünstigen den Verlauf aller folgenden Arbeiten; Wichtiges Grundelement ist die Formulierung der USP (Unique selling proposition). Sie beantwortet folgende Fragen: Was ist das ganz Besondere an unserer Veranstaltung? Was haben wir, was andere nicht haben? Z.B.: Zielraum vor dem prächtigsten Alpenpanorama, Lauf durch die schönste Altstadt, umweltfreundlichstes Transportkonzept. Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

12 Sportveranstaltung Vorgaben, Rahmenbedingungen Auftrag der Trägerschaft: Schriftlich, klar und umfassend formuliert; Abgrenzungen: Die zu planende Veranstaltung festlegen und gegenüber anderen Veranstaltungen abgrenzen (inhaltlich, zeitlich, organisatorisch); Vorgaben und Rahmenbedingungen einbeziehen: Z.B. gesetzliche Bestimmungen, technische Voraussetzungen, Sicherheitsvorschriften, personelle und vertragliche Verpflichtungen; Finanzielle Vorgaben Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

13 Sportveranstaltung Leitideen und Ziele Leitideen konkretisieren die "Definition" der Veranstaltung; sind für alle Beteiligten eine über mehrere Jahre gültige Orientierung. Ziele Basis ist die "Grobe Zielformulierung" aus der "Veranstaltungsidee"; Konkrete, realistische und messbare Ziele formulieren; Absichern, dass die Ziele mit den Vorgaben des Auftraggebers übereinstimmen. Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

14 Sportveranstaltung Lösungsansätze Generelle Lösungsansätze in verschiedenen Varianten skizzieren (z.B. Sportangebot, Rahmenveranstaltungen, Zuschauerstandorte); 5. Projektorganisation Zeigt auf, wie die im Organisationsprozess zusammen arbeitenden Personen und/oder Stellen organisiert sind, welche Organisationsbereiche eingesetzt werden müssen, um die Veranstaltung optimal zu organisieren und durchzuführen; Wird in der Regel in einem Organigramm dargestellt; Macht klar, welche Aufgaben bei welchen Stellen angesiedelt sind, welche Kompetenzen und Verantwortungen diese Stellen haben; Verdeutlicht, wie die Veranstaltung mit ihrem Umfeld und dem Auftraggeber verbunden ist; Enthält Aussagen bezüglich Einsatz von Mitarbeiter/innen (Haupt-, Ehrenamtliche). Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

15 Sportveranstaltung Genereller Zeitplan Vom vorgesehenen Durchführungstermin wird die lang-, mittel- und kurzfristige Planung zurück gerechnet; Die grafische Darstellung von Zeitplänen fördert die Übersichtlichkeit; Der Zeitplan muss Reserven beinhalten; "Meilensteine" setzen; wichtigster Meilenstein ist der "Point of no return", d.h. der definitive Entscheid über die Realisation der Veranstaltung. Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

16 Sportveranstaltung Kostenschätzung, Finanzierungsmodelle Die Kostenschätzung ist eine wesentliche Entscheidungsgrundlage: Erfahrungszahlen ähnlicher Veranstaltungen leisten gute Dienste; Aufwand offensiv und Ertrag defensiv schätzen; Ertrag realistisch einschätzen! Vorsicht: Keine "Euphorie" bezüglich der zu erwartenden Sponsoring beitrage und Startgelder; Überlegungen zur Kostenentwicklung und zur Sicherstellung der Liquidität anstellen: In der Regel steigen die Kosten mit zunehmender Vorbereitungsdauer exponentiell an und die Einnahmen fließen erst kurz vor der Veranstaltung. Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

17 Sportveranstaltung Chancen-Risiko-Analyse Chancen und Risiken für Veranstalter, Teilnehmer, Zuschauer und Partner auflisten; Ist eine wichtige Grundlage für den Entscheid über die Einleitung der Veranstaltungsplanung. Veranstaltungskonzept Gliederung 3. Veranstaltungskonzept Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

18 Sportveranstaltung 18 Ausgangspunkt für die Veranstaltungsplanung sind die in den Phasen "Veranstaltungsidee /-auftrag" und "Veranstaltungskonzept" erarbeiteten Grundlagen. Sie werden jetzt konkretisiert und so aufbereitet, dass eine erfolgreiche Durchführung der Veranstaltung gewährleistet ist. Im Vordergrund stehen zwei Formen der Planung: Aufgabenplanung Sie gibt über alle Aktivitäten und deren zeitliche Ansetzung Auskunft; Ressourcenplanung Sie ermöglicht die zeitgerechte Bereitstellung der Ressourcen (Menschen, Finanzen, Transportmittel, Material u.a.). Planung 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

19 Sportveranstaltung 19 Weil in der Planungsphase hauptsächlich in den Ressorts gearbeitet wird und die Vernetzung mit der Veranstaltung als Ganzes schwach ist, sind folgende Punkte wichtig: In Varianten planen: Dies erleichtert die Entscheidungen und die Vernetzung mit den anderen Bereichen; Regelmäßig und ausführlich nach allen Seiten informieren; Für interne Kommunikation und Koordination "Zeitpolster" einplanen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Planung

20 Sportveranstaltung 20 Lang-, mittel- und kurzfristige Planung Generelle Aussagen über den Zeitaufwand für die Gesamtplanung und die einzelnen Planungsphasen sind schwierig, weil Faktoren wie Art und Größe der Veranstaltung, Ressourcen, Arbeitsweise des OK u.a.m. eine Rolle spielen. Die folgende Tabelle gibt Anhaltspunkte: 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Planung Planungszeit in MonatenVeranstaltung GrossMittelKlein Langfristig Mittelfristig Kurzfristig

21 Sportveranstaltung 21 Der "Point of no return" ist der wichtigste Meilenstein Jetzt entscheidet die Trägerschaft bzw. der Auftraggeber definitiv über die Durchführung der Veranstaltung. Bis zu diesem Zeitpunkt dürfen keine Ausgaben getätigt werden, die nicht durch eine Vorfinanzierung gesichert sind. Die Gesamtfinanzierung durch Startgelder/ Teilnahmegebühren, Sponsoring, Beiträge der öffentlichen Hand usw. muss bis zu diesem Punkt sichergestellt sein. So früh wie nötig, so spät wie möglich Der Termin für den "Point of no return" wird von der Trägerschaft bzw. dem Auftraggeber gemeinsam mit dem OK festgelegt. Dabei gilt die Devise "so früh wie nötig, so spät wie möglich". 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Meilenstein 3: Point of no return

22 Sportveranstaltung 22 Meilenstein 3: Definitiver Entscheid über die Durchführung der Veranstaltung Entscheidungsgrundlagen durch OK bereit stellen Entscheid durch Trägerschaft bzw. Auftraggeber Termin = klar fixierter Zeitpunkt, in der Regel noch innerhalb der langfristigen Planung 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Meilenstein 3: Point of no return

23 Sportveranstaltung 23 Wer ist rechtlich für die Sportveranstaltung zuständig? Diese Frage muss frühzeitig geregelt werden. Ist der Veranstalter bereits eine juristische Person (z. B. Verein), kann er unter dieser Rechtsform auch die Veranstaltung durchführen. Wenn nicht, muss er eine geeignete Rechtsform schaffen. Dies ist vor allem bei Streitfällen und unter dem Aspekt der Haftung wichtig. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Rechtsform

24 Sportveranstaltung 24 Strategische und operative Führung Bei großen, allenfalls auch schon bei mittelgroßen Veranstaltungen empfiehlt es sich, die verschiedenen Verantwortungsbereiche einer strategischen und einer operative Führungsebene zuzuordnen. Die strategische Führung schafft den grundsätzlichen Orientierungsrahmen und trifft Maßnahmen, die den langfristigen Erfolg der Veranstaltung sichern. Auf dieser Ebene geht es um das WOHIN und WOZU. Zuständige Organe und Gremien können sein: Auftraggeber Trägerschaft (z. B. Verein)Trägerschaft Patronatskomitee (Beratung, Unterstützung, Kontakte)Patronatskomitee 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Veranstaltungsorganisation

25 Sportveranstaltung 25 Strategische und operative Führung Die operative Führung schafft den konkreten Orientierungsrahmen für alle Mitarbeitenden. Es geht darum, WAS konkret gemacht wird und WIE es gemacht werden soll. Auf dieser Ebene geht es um die Planung, Durchführung und Auswertung der Sportveranstaltung. Zuständige Organe/Personen können sein: Organisationskomitee (OK)Organisationskomitee Präsident/in Geschäftsführung Bereichsleiter/innen Sekretariat 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Veranstaltungsorganisation

26 Sportveranstaltung 26 Organisationsinstrumente Die Zusammenarbeit zwischen der strategischen und operativen Führung, von OK- Mitgliedern und weiteren Mitarbeitenden wird durch Organisationsinstrumente geregelt. Eine Veranstaltungsorganisation sollte über ein Organigramm und über Funktionsbeschreibungen, allenfalls auch über ein Funktionendiagramm verfügen. Musterverein: Organigramm Funktionsbeschreibung 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Veranstaltungsorganisation

27 Sportveranstaltung 27 Ausgangspunkt für die Finanzplanung sind die im Rahmen der Phase "Veranstaltungskonzept" gemachten Überlegungen zu Aufwand, Mittelbeschaffung und Liquidität. In der Phase der Veranstaltungsplanung müssen die Zahlen in einem Budget konkretisiert werden. Um spätere (negative) Überraschungen zu vermeiden, müssen in dieser Phase grundsätzliche Überlegungen zu folgenden Themen gemacht werden: Aufwand Ertrag Liquidität Umsatzsteuer Leistung der öffentlichen Hand Defizitdeckungs-Garantie Sponsoring Gönner 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzplanung

28 Sportveranstaltung 28 Aufwand Aufwand "offensiv" berechnen: eher zu hohe als zu tiefe Ansätze; Aufwand für die einzelnen Bereiche zusammen mit den Bereichsleitern berechnen; Angebote einholen; Reserven einplanen; Entschädigungen und Spesen für OK-Mitglieder und andere Mitarbeitende in einem Spesenreglement definieren 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzplanung

29 Sportveranstaltung 29 Ertrag Einnahmen "defensiv" berechnen: In den Bereichen Sponsoring und Teilnahmegebühren/Startgelder nicht von Wunschvorstellungen, sondern von realistischen Zahlen ausgehen; Ausgeglichenes Verhältnis zwischen Eigenleistungen (z.B. Eintritte, Startgelder, Festwirtschaft, Tombola) und Leistungen Dritter (z.B. Sponsoring, Beiträge der öffentlichen Hand) anstreben (60 : 40 bis 40 : 60). 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzplanung

30 Sportveranstaltung 30 Liquidität Einnahmen fließen oft erst kurz vor oder während der Veranstaltung. Maßnahmen treffen, um die Liquidität sicher zu stellen: Vermögen, Reserven aus früheren Veranstaltungen; Startkapital: Darlehen der Trägerschaft oder des Auftraggebers, zinsgünstiges Darlehen durch Partnerorganisation; vertraglich vereinbarte Vorauszahlungen von Sponsoren; Spezielle Zahlungsbedingungen mit Lieferanten aushandeln. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzplanung

31 Sportveranstaltung 31 Sponsoring Wenn Sportveranstaltungen ohne Sponsoring auskommen müssten, würden die Eintrittspreise und Teilnahmegebühren vielerorts ins Unermessliche steigen. Ohne Sponsoring-Partnerschaften kann heute praktisch keine Sportveranstaltung mehr auskommen. Sponsoring basiert auf dem Prinzip der Leistung (des Sponsors) und der Gegenleistung (des Veranstalters). Für mittlere und kleinere Veranstalter ist es oft schwierig, tragfähige Gegenleistungen, zum Beispiel im Bereich Kommunikation, zu erbringen. Sie können zusätzlich oder als Alternative zum Sponsoring eine Gönnerorganisation aufziehen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzplanung

32 Sportveranstaltung 32 Gönner Auch Gönnern soll ein Veranstalter Gegenleistungen anbieten. Im Gegensatz zum Sponsoring wirken diese aber nicht primär über Kommunikationsmaßnahmen nach außen, sondern bestehen eher aus unternehmensintern einsetzbaren Dienstleistungen und der Vermittlung von Erlebnissen und emotionalen Werten. Zum Beispiel: Einladung zum VIP- / Gästeprogramm Gratis-Eintritte für die Veranstaltung Gratis-Startplätze für Mitarbeitende oder Kunden Organisation eines speziellen Events für das Gönner-Unternehmen Links auf der Internet-Homepage u.a. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzplanung

33 Sportveranstaltung 33 Durch die Planungsarbeit in den verschiedenen Organisationsbereichen nimmt die Sportveranstaltung Formen an. Mit Checklisten können komplexe Aufgaben einfach und übersichtlich dargestellt werden. Sie dienen als "Roter Faden" und erfüllen verschiedene Aufgaben: Sie gewährleisten, dass alle wichtigen Punkte, die für eine erfolgreiche Durchführung der Veranstaltung nötig sind, überlegt und bearbeitet werden; Sie definieren die Verantwortungsbereiche und geben den Bereichsleitern einen Überblick über Umfang, Inhalte und Terminierung ihrer Aufgaben; Sie definieren die Schnittstellen zwischen den Bereichen; Sie dokumentieren Arbeitsprozesse und Entscheidungen, wodurch Kontrolle und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Die Checklisten für die einzelnen Bereiche sind eine Grundlage für die Entwicklung eigener, "maßgeschneiderter" Checklisten. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Planung in den Bereichen

34 Sportveranstaltung 34 Hinweise zu den einzelnen Organisationsbereichen und ihrer personellen Besetzung: Finanzen Wettkämpfe Rahmenveranstaltungen Marketing / Sponsoring Medien Infrastruktur / Anlagen Technik / Verbindungen Verkehr / Transporte Helfer Unterkunft / Verpflegung Gäste / VIP (Very important persons) 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Planung in den Bereichen

35 Sportveranstaltung 35 Bei Sportveranstaltungen sind schnell einmal hohe Geldbeträge im Spiel. Oft ist das Budget eines einzelnen Events höher als das Jahresbudget seiner Trägerorganisation. Gute Veranstaltungen basieren auf einem realistischen Finanzplan. Dafür zuständig ist der Bereich Finanzen, bei dem sämtliche Vorgänge, von der Budgetierung bis zum Rechnungsabschluss, von Steuer- bis hin zu Versicherungsfragen, zusammenlaufen. Diese komplexen Aufgaben sollen einer Fachperson anvertraut werden, die sich im Finanzwesen auskennt und die das uneingeschränkte Vertrauen der Trägerschaft und des OK genießt. Bei großen Veranstaltungen empfiehlt es sich, das gesamte Ressort Finanzen einer Fachorganisation (z. B. einer Treuhandgesellschaft) zu übertragen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Finanzen

36 Sportveranstaltung 36 Der Bereich Wettkämpfe stellt das "Kernprodukt" der Sportveranstaltung her: Die Durchführung eines gut organisierten, fairen und für Sportlerinnen und Sportler sowie für Zuschauer attraktiven Wettkampfs. Der Bereichsleiter ist für den gesamten sporttechnischen Teil der Veranstaltung verantwortlich. Er muss mit der Sportart eng vertraut sein. Eigene Erfahrungen als Wettkämpfer sind nützlich. Je nach Größe der Veranstaltung und nach dem Aufgabengebiet zieht der Bereichsleiter für die Bewältigung der Aufgaben weitere Personen bei: Zum Beispiel als Verantwortliche für Streckenabschnitte, für einzelne Wettkampfplätze, für die Resultaterfassung und -verarbeitung u. a. m. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Wettkämpfe

37 Sportveranstaltung 37 Es gibt Veranstaltungen, die den Eindruck vermitteln, dass das Rahmenprogramm wichtiger sei als der sportliche Wettkampf selbst. Das darf nicht die Regel sein. Im Zentrum einer Sportveranstaltung steht der Sport! Aber: Ein gut gestaltetes Rahmenprogramm leistet einen wichtigen Beitrag, dass aus einer Sportveranstaltung ein emotionales, erlebnisreiches Sportevent wird. Es ergänzt und umrahmt das sportliche Programm durch gesellige, kulturelle und interaktive Programmelemente. Es unterhält Zuschauer, Gäste, Sportlerinnen und Sportler sowie Funktionäre. Bei vielen Sportveranstaltungen ist das Rahmenprogramm auch ein Teil der Finanzmittelbeschaffung. Ideale Besetzung des Bereichs Rahmenprogramm ist eine Person mit Erfahrung in der Organisation von Unterhaltungsevents, mit Beziehungen zur "Branche", aber auch mit guten Kenntnissen der Sportart, damit trotz oder gerade wegen des Rahmenprogramms der Sport im Zentrum steht. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Rahmenveranstaltungen

38 Sportveranstaltung 38 "Stell dir vor, es findet eine gute Sportveranstaltung statt - und niemand geht hin. Der Bereich Marketing/Sponsoring, zusammen mit dem Bereich Medien, sorgt dafür, dass dieses "Schreckensszenario" nicht eintritt. Durch zielgruppenorientierte Kommunikationsmaßnahmen geht es darum, möglichst viele Teilnehmer, Zuschauer, aber auch Partner aus Politik, Wirtschaft, Tourismus und Kultur für die Veranstaltung zu gewinnen. Dies wird erreicht durch professionell gestaltete Werbe- und Informationsmittel und vor allem auch über persönliche Kontakte. Als Verantwortliche für den Bereich sind deshalb Marketingfachleute gefragt, die mit Kommunikationsstrategien vertraut sind, den Umgang mit modernen Informationstechnologien beherrschen, die Gestaltung und Produktion professioneller Werbemittel organisieren können und über Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von Beziehungen zu Veranstaltungspartnern verfügen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Marketing / Sponsoring

39 Sportveranstaltung 39 Sportveranstaltungen und Medien gehören eng zusammen: Wettkämpfe liefern den Medien Inhalte und "Geschichten". Die Medien transportieren Vorschauen und Berichte über Veranstaltungen an die Öffentlichkeit. Das alles muss gut aufeinander abgestimmt sein. Was für eine Großveranstaltung ein Muss ist (zum Beispiel Medienkonferenzen, Medienzentrum und TV-Übertragung), gilt nicht im gleichen Maß für eine mittlere oder kleine Veranstaltung. Für sie stehen die persönlichen Kontakte zu Lokal- und Regionalmedien im Vordergrund. Ob Groß- oder Kleinanlass: Auf der Seite der Medien arbeiten Profis. Sie sind darauf angewiesen, dass die Medienarbeit einer Sportveranstaltung professionell organisiert ist. Personen mit eigener Medienerfahrung, z. B. als Journalistin oder als PR-Fachmann, sind für die Besetzung des Medienbereichs einer Sportveranstaltung geeignet. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Medien

40 Sportveranstaltung 40 Im unmittelbaren Vorfeld und während einer Sportveranstaltung treten viele Situationen auf, die von den OK-Mitgliedern und verantwortlichen Helfern schnell geklärt, entschieden und umgesetzt werden müssen. Ein zentrales Thema in diesem Zusammenhang ist die Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe der Wettkampfresultate. Voraussetzung für diese Anforderungen ist ein gut funktionierendes Verbindungssystem. Dafür und für alle weiteren technischen Maßnahmen ist der Bereich Technik / Verbindungen zuständig. Der Bereichsleiter muss die Sportart mit ihren Gesetzmäßigkeiten und Abläufen gut kennen und über Erfahrungen und Beziehungen im Bereich Telekommunikation verfügen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Technik / Verbindungen

41 Sportveranstaltung 41 Jede Sportveranstaltung erzeugt Verkehrsflüsse. Aktive, Funktionäre, Gäste und Zuschauer müssen zeitgerecht an den richtigen Plätzen sein. Diese Verkehrsflüsse zu berechnen und zu steuern ist Aufgabe des Bereichs Verkehr / Transporte. Hier laufen die Fäden des privaten und öffentlichen Verkehrs zusammen und findet die Koordination mit den Polizeiorganen statt. Der Verkehr, den eine Sportveranstaltung erzeugt, belastet die Umwelt. Deshalb kommt dem öffentlichen Verkehr große Bedeutung zu. Der Bereichsleiter muss für Umweltfragen sensibilisiert sein. Gute Beziehungen zu Logistik- und Transportunternehmungen und zum öffentlichen Verkehr sind nützlich. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Verkehr / Transporte

42 Sportveranstaltung 42 Ohne freiwillige Helferinnen und Helfer läuft in einer Sportveranstaltung gar nichts. Der Leiter des Bereichs Helfer hat im Rahmen der Veranstaltung eine wichtige Aufgabe. Zusammen mit den anderen Bereichsleitern müssen die benötigten Helfer gesucht und verpflichtet werden. Ebenso wichtig ist die Beziehungspflege zu den Organisationen, welche Freiwillige zur Verfügung stellen, und zu den Helferinnen und Helfern selbst. Wer seine Zeit und seine Kompetenzen für eine Sportveranstaltung einsetzt, verdient - in welcher Form auch immer - ein angemessenes Dankeschön. Der Bereichsverantwortliche muss deshalb neben Beziehungen zu Vereinen und anderen Organisationen und neben guten organisatorischen Fähigkeiten auch über eine hohe Sozialkompetenz verfügen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Helfer

43 Sportveranstaltung 43 Unterkunft und Verpflegung von Teilnehmern, Funktionären, Gästen und Zuschauern kann je nach Größe und Dauer der Sportveranstaltung ein überschaubarer "Einpersonenbereich" oder aber ein sehr umfangreiches und aufwändiges Unternehmen sein. Ob klein oder groß: Dieser Organisationsbereich ist wichtig. Eine Veranstaltung wird auch an der Qualität des Essens und am Übernachtungskomfort gemessen. Als Bereichsleiter ist ein Organisationstalent mit guten Beziehungen zur lokalen und regionalen Gastronomie/Hotellerie und zu Cateringunternehmen geeignet. Bei größeren Veranstaltungen kommt die Aufgabe hinzu, Mitarbeiter/innen zu führen. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Unterkunft / Verpflegung

44 Sportveranstaltung 44 Sportveranstaltungen sind auf den Goodwill und die Unterstützung von Persönlichkeiten aus Politik, Verwaltung, Verbänden und Wirtschaft angewiesen. Es ist deshalb nahe liegend, Vertreter solcher Organisationen und Institutionen zur Veranstaltung einzuladen, um ihnen zu zeigen, wofür sie sich engagiert haben, und um danke zu sagen. Wer Gäste einlädt, muss dafür sorgen, dass sie herzlich empfangen und gut betreut werden und dass sie die Sportveranstaltung "hautnah" miterleben können. Für die Leitung des Bereichs Gäste / VIP sind gute Beziehungen zu den Partnern, Organisationstalent und Freude am Umgang mit Menschen Voraussetzung. Eigene gute Kenntnisse der Sportart und Erfahrungen mit VIP-Programmen sind nützlich. Für die fachliche Information der Gäste während des Anlasses sind ehemalige bekannte Athletinnen/Athleten sehr gut geeignet. 4. Veranstaltungsplanung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Gäste / VIP (Very important persons)

45 Sportveranstaltung 45 Die Sportveranstaltung findet statt! Gegen Ende der kurzfristigen Planung macht sich bei den meisten OK-Mitgliedern ein zwiespältiges Gefühl breit: Einerseits sieht man, wie viel bis zum Beginn der Veranstaltung noch zu tun wäre. Andererseits wünscht man sich, dass "es" endlich losgeht.... In der Planungsphase kann nie alles so genau vorbereitet werden, wie es sich dann in der Realität auch tatsächlich abspielt. Dafür gibt es zu viele Unbekannte: Die Sportlerinnen und Sportler, Funktionäre, Helfer und Zuschauer, das Wetter oder aktuelle Ereignisse und Zwischenfälle lassen sich nicht "programmieren". Das darf aber nicht heißen, dass in der Planungsphase halbe Arbeit genügt. Nur wer gut vorbereitet ist, kann im entscheidenden Moment richtig reagieren und wenn nötig improvisieren. 5. Durchführung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

46 Sportveranstaltung 46 Je nach Art und Größe der Veranstaltung und je nach Aufgabengebiet beginnt die Durchführungsphase bereits einige Wochen, wenige Tage oder sogar nur Stunden vor dem eigentlichen Startschuss. Der Übergang von der Phase der kurzfristigen Veranstaltungsplanung zur Durchführungsphase ist fließend und soll deshalb von den Bereichsleitern individuell festgelegt werden. In der Durchführungsphase gelten einige wichtige Regeln: Die OK-Mitglieder, Präsidentin, Geschäftsführer/in, Bereichsleiter/innen und weitere Verantwortliche entscheiden im Rahmen ihres Organisationsbereichs - immer mit Blick auf die gesamte Veranstaltung; kommunizieren die Entscheide; sind aufmerksam, sehen mögliche Entwicklungen voraus und agieren; sind permanent erreichbar. 5. Durchführung Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss

47 Sportveranstaltung 47 Hinter einer Sportveranstaltung steht ein großes Netzwerk von öffentlich-rechtlichen Institutionen, von privaten Organisationen und Unternehmen, von Verbänden und Vereinen, Einzelpersonen und vielen anderen. Sie erteilen Bewilligungen, erbringen Dienstleistungen, stellen finanzielle, materielle und personelle Ressourcen zur Verfügung, kreieren Logos, grafische Konzepte und Websites und stehen an der Veranstaltung als Helferinnen, Samariter, Streckenposten, Speakerinnen oder Zeitnehmer im Einsatz. Das Veranstaltungs-OK ist auf diese Partner angewiesen und profitiert von ihnen. Dafür soll nach der Veranstaltungen Dank gesagt werden - am Besten mit einem Brief. 6. Abschluss Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Dank

48 Sportveranstaltung 48 Mögliche Inhalte Rückschau auf die Veranstaltung; ein, zwei herausragende Ereignisse erwähnen; ev. Aussagen von Athleten und/oder VIPs ("Testimonials") darstellen, weshalb der Beitrag, die Dienstleistung des Briefempfängers für die Veranstaltung wichtig war für den Beitrag, die Dienstleistung danken bei wiederkehrenden Veranstaltungen Ausblick auf das nächste Event (Datum, Ort, besondere Ereignisse, z.B. neues Wettkampfangebot, Jubiläum) Ev. Beilagen (z.B. Rangliste, Medienbulletin, Foto) 6. Abschluss Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Dank

49 Sportveranstaltung 49 Die Auswertung der Sportveranstaltung ist ein wichtiges Instrument der Qualitätssicherung. In der Regel reicht eine einfache Auswertung, zum Beispiel mit den Fragestellungen: Was war gut, müssen wir beibehalten? Was war genügend, müssen wir verbessern? Was war schlecht, dürfen wir nie mehr tun? Wichtig ist, dass die Auswertung breit angelegt ist. Das gesamte OK muss einbezogen werden. Bei wiederkehrenden Sportveranstaltungen empfiehlt es sich, für jeden Bereich Maßnahmen zu bezeichnen, deren Qualität bei der nächsten Austragung verbessert werden muss ("Top 3", "Top 5"). 6. Abschluss Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Auswertung

50 Sportveranstaltung 50 In den Phasen Veranstaltungsidee / -auftrag, Veranstaltungskonzept, Veranstaltungsplanung und Durchführung sind in den einzelnen Bereichen Mengen von Unterlagen zusammengekommen. Die wichtigsten werden in der Veranstaltungs- dokumentation zusammengefasst. So kann später nachvollzogen werden, wie die Veranstaltung entstanden ist, wie sie sich entwickelt hat und wie die Durchführung abgelaufen ist. Diese Dokumentation ist nach personellen Wechseln im OK auch für die Einführung neuer Bereichsleiter/innen wertvoll. Der Veranstaltungsbericht fasst das gesamte Projektmanagement zusammen und gibt einen Überblick auf die in der Dokumentation enthaltenen Unterlagen. Die Veranstaltungsdokumentation und der Veranstaltungsbericht sind Ausgangspunkt und Planungsgrundlagen für kommende Veranstaltungen. 6. Abschluss Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Dokumentation

51 Sportveranstaltung 51 Der formelle Abschluss der Sportveranstaltung ist keine "bürokratische Zusatzrunde", sondern ein unverzichtbarer Teil des gesamten Organisationsprozesses. Themen der Abschlusssitzung Diskussion der Auswertung und der daraus resultierenden Qualitätsentwicklungsmaßnahmen ("Top 3", "Top 5") Abnahme des Veranstaltungsberichts Abnahme der Rechnung und des Revisorenberichts Entlastung des OK 6. Abschluss Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Abschluss

52 Sportveranstaltung 52 "Kick-off" Handelt es sich um eine wiederkehrende Veranstaltung, kann diese Sitzung mit dem "Kick-off" für die folgende Austragung verbunden werden. Damit schließt sich der Kreis des im einleitenden Phasenmodell dargestellten Organisationsprozesses (siehe "Veranstaltungsidee"). Schlussfeier Ob die Sportveranstaltung einmalig war oder im kommenden Jahr wieder durchgeführt wird: Nach der Schlusssitzung sollte die erfolgreiche Durchführung - das Produkt von Kopf, Hand und Herz - von Trägerschaft und OK gemeinsam gefeiert werden! 6. Abschluss Grundlagen Veranstaltungsidee Veranstaltungskonzept Veranstaltungsplanung Durchführung Abschluss Abschluss


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