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Information Technologies Diese Pr ä sentation soll einen schnellen Ü berblick geben, wie die Projektverwaltung in Prodata aus Sicht eines Projektmanagers.

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Präsentation zum Thema: "Information Technologies Diese Pr ä sentation soll einen schnellen Ü berblick geben, wie die Projektverwaltung in Prodata aus Sicht eines Projektmanagers."—  Präsentation transkript:

1 Information Technologies Diese Pr ä sentation soll einen schnellen Ü berblick geben, wie die Projektverwaltung in Prodata aus Sicht eines Projektmanagers erfolgt. Es wird ausdr ü cklich nicht auf viele Details eingegangen. Es werden nicht alle Eingabeelemente und Funktionen gezeigt, die zur Verf ü gung stehen, sondern lediglich die notwendigen, um Ü bersetzungsprojekte schnell planen, steuern und erfolgreich abschlie ß en zu k ö nnen. Die Pr ä sentation dauert etwa Minuten. Viel Spass! Kurzvorstellung für Projektmanager

2 Information Technologies Übersicht behalten Nach der Anmeldung an Prodata befindet man sich im Hauptfenster. Hier finden sich die Steuerelemente, um verschiedene Funktionen oder Fenster ö ffnen zu k ö nnen – beispielsweise die Funktion Projekte suchen oder das Fenster Kundenadressen. Je nach Vorlieben und Arbeitsweise des Benutzers k ö nnen mehrere Fenster nebeneinander innerhalb der Arbeitsfl ä che angeordnet werden. Der Clou: Prodata ö ffnet sich nach dem Anmelden so, wie es verlassen wurde. Damit nochmal einen Schritt zur ü ck: Prodata k ö nnte sich f ü r einen Projektmanager auch folgenderma ß en ö ffnen....

3 Information Technologies Übersicht behalten Hier wurde Prodata mit ge ö ffnetem Projekttagebuch gestartet. Das Projekttagebuch ist das zentrale Werkzeug eines Projektmanagers, um s ä mtliche Projekte und deren Einzelschritte leicht und ü bersichtlich im Blick zu behalten. Durch farbliche Kennzeichnung und Anzeige des Produktionsfortschritts ist sofort ersichtlich, wo als Projektmanager am dringensten etwas getan werden kann – egal wieviel Projekte gleichzeitiig bearbeitet werden. Verschiedene Ansichten stehen zur Verf ü gung, um verschiedene Benutzertypen unterst ü tzen zu k ö nnen. So k ö nnen Wochen- und die Tagesansicht als Liste oder grafisch dargestellt werden. Das Projekttagebuch

4 Information Technologies Übersicht behalten Das Projekttagebuch erlaubt beliebige Annotationen zu Eintr ä gen, um nicht zus ä tzlich externe Notizen f ü hren zu m ü ssen. Das Projekttagebuch bietet direkt Funktionen an, um Eintr ä ge zu bearbeiten. Terminobjekte k ö nnen aber auch einfach durch Anklicken zur Bearbeitung ge ö ffnet werden. Dadurch gelangt man beispielsweise in ein entsprechendes Projektfenster. F ü r die verschiedenen Ansichten k ö nnen jeweils eigene Filtereinstellungen definiert werden. Einstellungsoptionen, die nicht ben ö tigt werden, k ö nnen ausgeblendet werden. Das Projekttagebuch

5 Information Technologies Übersicht behalten Mit der terminfreien Todo-Liste erg ä nzt ist das Projekttagebuch das zentrale Cockpit um alle wichtigen Termine und T ä tigkeiten im Ü berblick zu haben. Neben den Ansichten, was heute, an einem beliebigen Tag oder in einer bestimmten bzw. der aktuellen Woche geplant ist, k ö nnen auch s ä mtliche ü berf ä lligen oder anstehenden Termine sofort in jeweils eigenen Listen angezeigt werden. So k ö nnen keine Termine verloren oder ü bersehen werden! Das Projekttagebuch

6 Information Technologies Projekte planen / anlegen Um ein neues Projekt anzulegen, w ä hlt man zun ä chst den entsprechenden Kunden aus oder legt diesen bei Bedarf an. Sie sehen die Kundenadress- Datenbank, auf die in dieser Pr ä sentation nicht weiter eingegangen wird. Nach Auswahl des Kunden gelangt man in einen Assistenten f ü r das Anlegen eines neues Projekts, der in verschiedenen Dialogschritten durch diesen Prozess f ü hrt …

7 Information Technologies Projekte planen / anlegen Im ersten Dialogschritt kann entschieden werden, ob ein g ä nzlich neues Projekt erzeugt werden soll ob ein Projekt aus einem bereits ausgew ä hlten abgeleitet werden soll Oder ob ein Projekt entsprechend einem zuvor erstellten Angebot erzeugt werden soll. Bei Belassung der Standardeinstellung gelangt man mit einem Klick auf Weiter zum n ä chsten Dialogschritt.

8 Information Technologies Projekte planen / anlegen Auf dieser Seite werden kundenspezifische Projektdaten eingegeben, sofern vorhanden. S ä mtliche Daten k ö nnen jederzeit auch zu einem sp ä teren Zeitpunkt eingegeben werden. Neben der Kundenauftragsnummer k ö nnen beliebig viele Identifikationsnummer angelegt werden. Ferner k ö nnen abweichende Anschriften f ü r Rechnungen, Lieferungen usw. angegeben und auch als Standardwerte f ü r zuk ü nftige Projekte festgelegt werden.

9 Information Technologies Projekte planen / anlegen In diesem Dialogschritt beschreibt man das Projekt, gibt die Aufw ä nde an und legt den Projekttermin fest. Alle anderen Einstellungen k ö nnen meistens bei den Standardvorgaben belassen werden.

10 Information Technologies Projekte planen / anlegen Im diesem Schritt werden die Sprachen ausgew ä hlt.

11 Information Technologies Projekte planen / anlegen Nun wird festgelegt, mit welchem Produktionsprozess das Projekt umgesetzt werden soll. In den meisten F ä llen kann der voreingestellte Standardprozess ü bernommen werden. Dieser kann bei Bedarf noch angepasst oder durch einen alternativen Prozess aus einem Katalog ausgew ä hlt werden. Der Assistent zeigt nun bereits an, welche Produktionsschritte eventuell zeitlich zu knapp bemessen sind.

12 Information Technologies Projekte planen / anlegen In diesem Beispiel entscheiden Sie sich daf ü r, das DTP zu verk ü rzen und die Zeit f ü r das Lektorat zu verl ä ngern. Mit einem weiteren Knopfdruck wird das Projekt nun angelegt und man gelangt direkt in dessen Bearbeitungsfenster.

13 Information Technologies Projekte steuern Ge ö ffnet ist nun ein Projektfenster mit dem neuen Projekt. Zu sehen ist das ge ö ffnete Register Grunddaten. Auf diesem erkennen Sie die meisten Informationen wieder, die gerade im Assistenten angegeben wurden. Diese k ö nnen jederzeit ge ä ndert werden, beispielsweise die Kundenkontaktdaten. Noch ist das neue Projekt nicht ganz in Produktion. Wir wechseln in das Register Produktion …

14 Information Technologies Projekte steuern Hier werden in einer Liste alle einzelnen Produktionsschritte nach Termin sortiert aufgelistet. Zun ä chst werden die Produktionsvorbereitungen getroffen, die Ausgangsdateien abgelegt und bei Bedarf aufbereitet. Nun m ü ssen noch die richtigen Produzenten gesucht werden und die Daten geliefert werden...

15 Information Technologies Projekte steuern Durch doppeltes Anklicken eines Produktionsschrittes kann man diesen bearbeiten ….

16 Information Technologies Projekte steuern Sie sehen nun das Register Grunddaten des ge ö ffneten Produktionsschritts. Alle Daten passen hier per Voreinstellung. Also w ä hlen wir gleich einen Produzenten aus ….

17 Information Technologies Projekte steuern Sie sehen die Ü bersetzer- Datenbank. Diese ö ffnet sich direkt mit der richtigen Sprachauswahl und den entsprechenden Ü bersetzern. Und leider sehen Sie in diesem Beispiel, dass die bevorzugte Ü bersetzerin in dieser Zeit bereits komplett durch ein anderes Projekt ausgelastet ist.

18 Information Technologies Projekte steuern Wir w ä hlen einen alternativen Ü bersetzer aus, der im Projektzeitraum gen ü gend Kapazit ä t frei hat, aber etwas teurer ist. Das Ü bersetzerfenster stellt viele weitere Features zur Verf ü gung, auf die in dieser Pr ä sentation nicht weiter eingegangen wird. Bei Bedarf k ö nnte beispielsweise detaillierter nach bestimmten Projektattributen – wie Fachgebiet, Software, usw. gefiltert werden.

19 Information Technologies Projekte steuern Ein Ü bersetzer ist nun ausgew ä hlt. Gelten in diesem Projekt die Standardkonditionen werden die Preise des Ü bersetzers automatisch eingesetzt. Nun gilt es nur noch, die Auftragsinformationen und -dateien dem Ü bersetzer zukommen zu lassen. Prodata bietet hierf ü r verschiedene Alternativen an ….

20 Information Technologies Projekte steuern Methode Steinzeit Sie lassen sich von Prodata automatisch ein Auftragsformular erzeugen, beispielsweise als PDF. Dieses und die zu ü bersetzenden Dateien stellen Sie – in wahrscheinlich gewohnter Weise - auf einen FTP-Server oder schreiben eine mit Attachments – oder beides kombiniert. Auch, wenn Sie Prodata das Auftragsformular erzeugt haben lassen, bleiben ziemlich viele Arbeitsschritte zu tun. Deshalb zwei komfortablere Methoden ….

21 Information Technologies Projekte steuern Methode Automail Lassen Sie doch Prodata die mit s ä mtlichen Detailangaben zum Auftrag, mit Ihren pers ö nlichen Anweisungen an den Produzenten und den Auftragsdateien automatisch erzeugen und versenden. Inklusive Attachements. Bei Bedarf werden diese auch auf mehrere s verteilt, damit sie nicht zu gro ß werden. Es gen ü gt ein Knopfdruck!

22 Information Technologies Projekte steuern Methode WebProdata Der Produzent hat bereits ü ber seinen WebProdata-Account Zugriff auf die Daten und automatisch eine Nachricht ü ber deren Verf ü gbarkeit erhalten. Hier m ü ssen Sie als Projektmanager also gar nichts mehr machen! Rechts ein Blick auf WebProdata, auf das hier nicht weiter eingegangen wird. Zur ü ck also zum Projekt …

23 Information Technologies Projekte steuern Das Projekt befindet sich nun in Produktion, zumindest teilweise. Als Projektmanager sehen Sie sofort wo Sie t ä tig werden m ü ssen: Die Ü bersetzung ins Englische hat noch keinen Produzenten und ist deshalb rot markiert.

24 Information Technologies Projekte steuern Nun sind alle notwendigen Arbeiten zum jetzigen Zeitpunkt gemacht. Die Produktionsschritte sind zeitlich geplant, einige Produzenten wurden ausgesucht und die ersten Produktionsschritte sind bereits in Arbeit. Wir haben kurz Zeit in das Register Positionen zu schauen ….

25 Information Technologies Projekte steuern Im Register Positionen erfolgt die Erfassung und Steuerung der vom Kunden bestellten Leistungen, die neben den Produktionsschritten ebenfalls beim Anlegen des Projekts automatisch erzeugt wurden. Im Allgemeinen ist hier nichts weiter einzustellen. Die Positionen werden nach Fertigstellung des Projekts geliefert und abgerechnet. Bei Bedarf k ö nnen hier f ü r einzelne Leistungen abweichende Liefertermine oder Preise eingestellt werden. Zur ü ck zur Produktion. Einige Tage sp ä ter (am 22. Okt.) k ö nnte sich der Projektprozess in folgendem Zustand darstellen ….

26 Information Technologies Projekte steuern Sie sehen sofort, dass die Lieferung der italienischen Ü bersetzung seit kurzem ü berf ä llig ist und k ö nnen hier entsprechend reagieren. Die englische Ü bersetzung ist bereits abgeschlossen und befindet sind bereits in der DTP-Phase. Auf weitere Funktionen, wie Lieferungen, Abrechnung oder Korrespondenzfunktionen des Projektfensters wird in dieser Kurz- Pr ä sentation nicht eingegangen. Abschlie ß end zur ü ck zur Vogelperspektive – zum Projekttagebuch …

27 Information Technologies Projekte steuern Auch im Projekttagebuch ist die ü berf ä llige Ü bersetzung zu sehen. Von hier aus w ü rden Sie in das Projektfenster wechseln und die entsprechenden Ma ß nahmen einleiten. Dies waren im wesentlichen die wichtigsten Fenster und Funktionen, die Projektmanager f ü r die Planung und Abwicklung von Ü bersetzungsprojekten ben ö tigen. Ganz easy, oder? Im letzten Teil sollen noch kurz drei Hilfsmittel vorgestellt werden, die diese Arbeit erleichtern k ö nnen.

28 Information Technologies Hilfsmittel Projekte suchen Die Suchfunktion erlaubt anhand sehr vieler Projektattribute und per Volltextsuche nach bestimmten Projekten zu suchen. Einfachster Fall: Ein Kunde meldet sich zu einem Projekt und hat nur seine Auftragsnummer zur Verf ü gung. Das Projekt ist innerhalb weniger Sekunden gefunden und ge ö ffnet. Sie haben sofort Ü berblick ü ber den Projektstatus.

29 Information Technologies Hilfsmittel Annotationen Neben den harten Fakten, fallen um ein Projekt allerlei Informationen an, die nicht in das ü bliche Datenger ü st passen, die aber trotzdem im Auge behalten werden sollten, da sie zu einem sp ä teren Zeitpunkt wichtig werden k ö nnen. Prodata bieitet hier an, gef ü hrte Korrespondenz mit Kunden oder Produzenten zu protokollieren. direkt von Prodata aus s zu schreiben, dadurch wird automatisch projektbezogen protokolliert. Todo-Listen zu f ü hren, selbstverst ä ndlich projektbezogen. beliebig freie Notizen zum Projekt oder dessen Einzelposten einzutragen.

30 Information Technologies Hilfsmittel Auswertungen / Statistiken F ü r den gro ß en Ü berblick - vor allem f ü r Abrechnungen - sorgen Statistiken. Diese k ö nnen je nach Bedarf definiert und als Vorlagen abgelegt werden. So sind h ä ufig zu erstellende Auswertungen sofort aktuell erzeugt. Dabei k ö nnen f ü r einzelne Projektmanager, Kunden oder Produkte jeweils spezielle Auswertungen erstellt werden.

31 Information Technologies Hilfsmittel Auswertungen / Statistiken Dies erlaubt beispielsweise, zu Ermitteln wie sich die Margen eines Kunden bzgl. der Produktgruppen oder Sprachen verteilen oder welche Umsatzwerte durch offene Positionen zu erwarten sind. Die Auswertungen k ö nnen direkt als Chart betrachtet oder exportiert werden – beispielsweise in Excel. Und damit zum Schluss …

32 Information Technologies Schluss Geschafft! Sie haben das Ende der Pr ä sentation erreicht. Wir hoffen, Sie haben damit einen ausreichenden Eindruck von der Funktionalit ä t und dem Look & Feel von Prodata f ü r Projektmanager erhalten. Auf der Website werden in n ä chster Zeit weitere rollenspezifische Pr ä sentationen zu Prodata erg ä nzt.www.mediacreative.com Und an Ihrem Feedback ist uns sehr gelegen! Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschl ä ge haben.


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