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© maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 1 Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung ORACLE Versicherungsforum 08.06.2005, Schloss Bensberg.

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1 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 1 Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung ORACLE Versicherungsforum , Schloss Bensberg

2 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 2 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial Persönlicher Ausblick

3 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 3 Papier im Prozess ist Informationsträger... ist verbindlich in der Kommunikation... ist rechtlich abgesichert... ist Produkt der Versicherungswirtschaft... ist langsam im Transport... erlaubt schnelle Anweisungen... schafft schwergewichtige Akten und Archive... ist unser gewohntes Medium... ist eine Effizienzfalle (?!?)

4 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 4 Papier berührt Kommunikation... Logistik... Rechtsverbindlichkeit... Arbeitsverhalten

5 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 5 Papierwelt PosteingangBearbeitungAblage / Postausgang

6 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 6 Medienbrüche – Variante1 PosteingangBearbeitungAblage / Postausgang

7 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 7 Medienbrüche – Variante2 PosteingangBearbeitungAblage / Postausgang

8 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 8 Medienbrüche – Variante3 PosteingangBearbeitungAblage / Postausgang Scan

9 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 9 Medienbrüche – Variante4 PosteingangBearbeitungAblage / Postausgang Scan Das Ersetzen von Papier ist komplex und benötigt Äquivalente.

10 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 10 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial Persönlicher Ausblick

11 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 11 Beispiel ATRADIUS AG Archivlösung IDEA Aufnahme und Abbildung von Akten mit beliebiger Strukturierung. Zusammenführung von Papierteilakten zu einer vereinheitlichten digitalen Kundenakte. Unterstützung von 13 Fachabteilungen mit 300 MA. Digitalisierung von Seiten in 6 Wochen. Ausbau- und Integrationsfähigkeit. Weltweiter Zugriff auf die Akte. Unterstützung der Satelliten-Büros. Zeitrahmen Projektbeginn + 7,5 Monate = Start Produktion. Projektbeginn + 3,5 Monate = Start Software- Development, Aufbau IT-Infrastruktur, Scan- Vorbereitung.

12 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 12 Prozessmodell IDEA PosteingangBearbeitungAblage / Postausgang Scan Optimiert wurde der Zugriff auf Akten und deren Verwaltung. IDEA

13 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 13 Akten und Dokumente Oberbegriff Unterbegriff Registerblatt Unterbegriff Registerblatt.... Registerblatt –Unterregister –... Hierarchie von Begriffen bestimmt die Semantik von Akte und Dokument.

14 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 14 Dateisystem Das Dateisystem ist die akzeptierte Standardsoftware zur flexiblen Modellierung von Begriffshierarchien. Sehr flexibel. Wenig Sicher.

15 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 15 Dokument- Management Systeme Dokumentenzentrierte Abbildung von Begriffshierarchien und Dokumenten- eigenschaften. Wenig flexibel. Sehr sicher.

16 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 16 ORACLE iFS Datenbankbasiertes Dateisystem. Sehr flexibel. Sehr sicher. Die Datenbank stellt sich nach außen dar, als wäre sie ein Dateisystem. Die Dokumente, Dateien oder s liegen als Dateiobjekte in der Datenbank. Der Zugriffsschutz wird über den Datenbank- Kernel gesteuert.

17 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 17 IDEA Implementierung Modellierung von Akten.

18 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 18 IDEA Implementierung Zuordnung der Dokumente zur Akte: Drag&Drop Geführter Dialog Scan Navigation in der Akte wie im Dateisystem- Browser. Sortierung der Dokumente.

19 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 19 IDEA Implementierung Anzeige der Dokumente im Navigationsbaum. Optimierte Anzeige von Dokumenten. Ganzseitenansicht DIN A4 senkrecht. Monitorbetrieb im sog. Portraitmodus. 18 Zoll TFT Monitore.

20 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 20 Architektur Index- Server Intra-, Inter-, Extranet Arbeitsplatz- rechner Juke-Box Datei- Server Mail- Server

21 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 21 IDEA-Architektur Archiv- Server Intra-, Inter-, Extranet Arbeitsplatz- rechner Weniger Komponenten Weniger Kosten Weniger Lieferanten Datei- Server Mail- Server

22 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 22 IDEA Benefits Reduzierung von Investitions- und Betriebs- kosten. 1:1 Abbildung der Papierwelt im Archiv. Schnelle Akten-/Dokumentzugriffe. Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit zum Kunden und Quality of Service. Das Archiv ist gleichzeitig aktenbasiertes Content-Management-System im Intra-/ Extranet. Wegfall von Tätigkeiten. Hochautomatisierte Scanprozesse.

23 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 23 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial Persönlicher Ausblick

24 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 24 IT-Landschaft Knowledge Management Betriebs System Archiv System Retrieval System Document Management Workflow Management Legacy Systeme Office Suite Collaboration Suite Content Management

25 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 25 Zukünftige IT- Landkarte Knowledge Management Archiv System Retrieval System Document Management Workflow Management Legacy Systeme Office Suite Collaboration Suite Content Management Data + File Management

26 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 26 Potentiale IDEA Datei-, Mail-, Archiv- Server Intra-, Inter-, Extranet Arbeitsplatz- rechner Single point of truth. Suchzeitenoptimierung durch Reduzieren der Ablageorte. Einfache und kostengünstige Integration mit Drittanwendungen.

27 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 27 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial Persönlicher Ausblick

28 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 28 Meine Erwartungen Datenbankbasierte Dateisysteme werden in den nächsten 5-10 Jahren zum Standard. Die damit verbundene Virtualisierung von Datei- und Verzeichnisdiensten: öffnet weitgehende Modellierungsfreiheit für andere Arbeitsorganisationsformen (z.B. Mobile Worker, Outsourcing, Telearbeit). Gestaltet etablierte IT-Marktsegmente gravierend um. Reduziert Betriebs- und Herstellungskosten. Konzentriert die erheblich die Anbieterzahl.

29 © maitco Stefan Görres, 2000 – 2005 Seite 29 Gute Beratung erkennen Sie daran, dass Schwieriges und Kompliziertes einfach und machbar wird. Stefan Görres Vielen Dank maitco management – it – consulting Stefan Görres Brüsseler Ring Aachen fon: fax: mail: http:


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