Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung

Präsentation zum Thema: "Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung"—  Präsentation transkript:

1 Prozessoptimierung durch papierarme Bearbeitung
ORACLE Versicherungsforum , Schloss Bensberg © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 1

2 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial
Persönlicher Ausblick © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 2

3 Papier im Prozess ... ... ist Informationsträger
... ist verbindlich in der Kommunikation ... ist rechtlich abgesichert ... ist Produkt der Versicherungswirtschaft ... ist langsam im Transport ... erlaubt schnelle Anweisungen ... schafft schwergewichtige Akten und Archive ... ist unser gewohntes Medium ... ist eine Effizienzfalle (?!?) © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 3

4 Papier berührt ... ... Kommunikation ... Logistik
... Rechtsverbindlichkeit ... Arbeitsverhalten © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 4

5 Papierwelt Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang
© maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 5

6 Medienbrüche – Variante1
Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 6

7 Medienbrüche – Variante2
Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 7

8 Medienbrüche – Variante3
Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang Scan © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 8

9 Medienbrüche – Variante4
Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang Scan Das Ersetzen von Papier ist komplex und benötigt Äquivalente. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 9

10 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial
Persönlicher Ausblick © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 10

11 Beispiel ATRADIUS AG Archivlösung IDEA
Aufnahme und Abbildung von Akten mit beliebiger Strukturierung. Zusammenführung von Papierteilakten zu einer vereinheitlichten digitalen Kundenakte. Unterstützung von 13 Fachabteilungen mit 300 MA. Digitalisierung von Seiten in 6 Wochen. Ausbau- und Integrationsfähigkeit. Weltweiter Zugriff auf die Akte. Unterstützung der „Satelliten-Büros“. Zeitrahmen Projektbeginn + 7,5 Monate = Start Produktion. Projektbeginn + 3,5 Monate = Start Software-Development, Aufbau IT-Infrastruktur, Scan-Vorbereitung. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 11

12 Prozessmodell IDEA Posteingang Bearbeitung Ablage / Postausgang Scan IDEA Optimiert wurde der Zugriff auf Akten und deren Verwaltung. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 12

13 Akten und Dokumente Oberbegriff
Unterbegriff Registerblatt .... Unterregister ... Hierarchie von Begriffen bestimmt die Semantik von Akte und Dokument. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 13

14 Dateisystem Das Dateisystem ist die akzeptierte Standardsoftware zur flexiblen Modellierung von Begriffshierarchien. Sehr flexibel. Wenig Sicher. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 14

15 Dokument-Management Systeme
Dokumentenzentrierte Abbildung von Begriffshierarchien und Dokumenten-eigenschaften. Wenig flexibel. Sehr sicher. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 15

16 ORACLE iFS Datenbankbasiertes Dateisystem.
Sehr flexibel. Sehr sicher. Die Datenbank stellt sich nach außen dar, als wäre sie ein Dateisystem. Die Dokumente, Dateien oder s liegen als Dateiobjekte in der Datenbank. Der Zugriffsschutz wird über den Datenbank-Kernel gesteuert. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 16

17 IDEA Implementierung Modellierung von Akten.
© maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 17

18 IDEA Implementierung Zuordnung der Dokumente zur Akte:
Drag&Drop Geführter Dialog Scan Navigation in der Akte wie im Dateisystem-Browser. Sortierung der Dokumente. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 18

19 IDEA Implementierung Anzeige der Dokumente im Navigationsbaum.
Optimierte Anzeige von Dokumenten. Ganzseitenansicht DIN A4 senkrecht. Monitorbetrieb im sog. Portraitmodus. 18“ Zoll TFT Monitore. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 19

20 Architektur Arbeitsplatz-rechner Intra-, Inter-, Extranet Juke-Box
Datei-Server Mail-Server Index-Server © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 20

21 IDEA-Architektur Arbeitsplatz-rechner Intra-, Inter-, Extranet
Weniger Komponenten Weniger Kosten Weniger Lieferanten Datei-Server Mail-Server Archiv-Server © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 21

22 IDEA Benefits Reduzierung von Investitions- und Betriebs-kosten.
1:1 Abbildung der Papierwelt im Archiv. Schnelle Akten-/Dokumentzugriffe. Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit zum Kunden und Quality of Service. Das Archiv ist gleichzeitig aktenbasiertes Content-Management-System im Intra-/ Extranet. Wegfall von Tätigkeiten. Hochautomatisierte Scanprozesse. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 22

23 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial
Persönlicher Ausblick © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 23

24 IT-Landschaft Knowledge Management Betriebs System Archiv System
Retrieval System Document Management Workflow Management Legacy Systeme Office Suite Collaboration Suite Content Management © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 24

25 Zukünftige IT-Landkarte
Retrieval System Document Management Legacy Systeme Content Management Data + File Management Office Suite Collaboration Suite Knowledge Management Workflow Management Archiv System © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 25

26 Potentiale IDEA Arbeitsplatz-rechner Intra-, Inter-, Extranet
Single point of truth. Suchzeitenoptimierung durch Reduzieren der Ablageorte. Einfache und kostengünstige Integration mit Drittanwendungen. Datei-, Mail-, Archiv-Server © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 26

27 Agenda Über Papier Komplexität reduzieren Technologie mit Potenzial
Persönlicher Ausblick © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 27

28 Meine Erwartungen Datenbankbasierte Dateisysteme werden in den nächsten 5-10 Jahren zum Standard. Die damit verbundene Virtualisierung von Datei- und Verzeichnisdiensten: öffnet weitgehende Modellierungsfreiheit für andere Arbeitsorganisationsformen (z.B. Mobile Worker, Outsourcing, Telearbeit). Gestaltet etablierte IT-Marktsegmente gravierend um. Reduziert Betriebs- und Herstellungskosten. Konzentriert die erheblich die Anbieterzahl. © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 28

29 Vielen Dank Gute Beratung erkennen Sie daran, dass Schwieriges und Kompliziertes einfach und machbar wird. Stefan Görres maitco management – it – consulting Stefan Görres Brüsseler Ring Aachen fon: fax: mail: http: © maitco Stefan Görres, 2000 – Seite 29