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Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November 2010 1 Demonstration des Systems zur Erfassung.

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1 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

2 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Die Power-Point-Show soll Sie damit bekannt machen wie Sie sich am Erfassungssystem anmelden, welche Auswahlmöglichkeiten das System bietet wie Sie Autoren erfassen können wie Sie Titel eingeben können wie Sie sich erfasste Publikationen anzeigen lassen können wie Sie sich die Arbeit durch Favoriten erleichtern können Zum Schluss folgen noch Hinweise zu den Zielen des Systems

3 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Ablauf der Demonstration 1.Demonstration der Anwendung a)Start-Bildschirm b)Erfassung neuer Publikationen Autoren Titel c)Publikationen anzeigen d)Favoritenlisten nutzen 2.Informationen zu SEP

4 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Start-Bildschirm 1. Schritt: Aufrufen der Anwendung: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP Anmelden - Button drücken Anmelden Tipp: Bei häufigerer Anwendung sollten Sie diese Adresse in Ihre Bookmarks legen

5 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November FUDIS-Anmeldung Achtung: Jeder aktiv Beschäftigte ist mit seinem FU- Account berechtigt, Publikationen auch für andere zu erfassen! 2. Schritt: Die Anmeldung erfolgt mit dem FU-Account: Benutzername Passwort

6 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Hier werden alle erfassten Publikationen angezeigt Hier können neue Publikationen erfasst werden Start-Bildschirm Hier können persönliche Einstellungen (Favoriten für Autoren und ISSN-/ Zeitschriftenlisten) angelegt und gespeichert werden

7 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Aufgaben: (die aus einer vorherigen Anwendung übrig geblieben sind) Publikationen in Erfassung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen von diesem Erfasser eingegeben und noch nicht an die UB übermittelt wurden (evtl. für Kontrolle durch Professoren) UB-Rückfragen zur Meldung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen bei der Qualitätskontrolle zu Rückfragen geführt haben. Der Meldende hat bereits eine über die Rückfrage zu dem betreffenden Titel erhalten, die Rückfrage steht im Bemerkungsfeld des erfassten Titels und der Bearbeitungsstatus wird für die Korrektur auf in Erfassung zurückgesetzt. Hinweis auf anstehende Aufgaben

8 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Hier können neue Publikationen in unterschiedlichen Erfassungsmasken erfasst werden. Erfassung von neuen Publikationen

9 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Auswahl einer Publikationsart Die Auswahl einer Publikationsart führt zu unterschiedlichen Erfassungsbildschirmen

10 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Die Autoren werden in einem eigenen Schritt erfasst. Dies ist bei allen Masken gleich Erfassungsmaske für Monographien Autor hinzufügen (hiermit wird begonnen; es wird dann die auf der folgenden Folie abgebildete Erfassungs- maske geöffnet ) oder: aus der bereits vorhandenen Favoritenliste kopieren

11 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November FU-Autorensuche Überall in der Anwendung finden Sie kontextsensitive Hilfen, z.B.:

12 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November FU-Autorensuche 1. Schritt: Suche in FUDIS und SAP 2. Anzeige der Suchergebnisse 3. Auswahl des Autors treffen

13 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November FU-Autorensuche Nach der Übernahme eines bestimmten Autors wird die jüngere Historie der Person an der FUB angezeigt (Wechsel des akademischen Titels, der Organisationseinheit, der Kostenstelle, des Drittmittelprojekts): 1. Auswahl des Zeitpunktes treffen, nach dem die Publikation erschienen ist 2. Angaben übernehmen

14 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Ergebnis der FU-Autorensuche Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden. Diese Daten werden bei FU-Autoren automatisch aus FUDIS und SAP-HR zugespielt Mit diesem Button können Autorendaten übernommen und ggf. danach verändert werden, z.B. bei Künstlernamen; oder: wenn nur Teil eines Doppelnamens der Publikationsname ist, oder: wenn Vornamen abgekürzt in der Publikation erscheinen. Dieses Ergebnis wird dann gespeichert Naumann U.

15 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Sonstigen Autor hinzufügen Der Erfassungspunkt Sonstigen Autor hinzufügen kann für FU-fremde Autoren, aber auch für FU-Mitglieder, die keine aktiv Beschäftigten sind und daher bei der FUDIS- Suche nicht als FU-Mitglieder erkannt werden (Studenten, Doktoranden, korporative Mitglieder wie z.B. Emeriti) genutzt werden.

16 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Sonstigen Autor hinzufügen Durch die Zuordnung zu einer der Statusgruppen (FU-Status als Pflichtfeld !) wird die Voraussetzung für das Abspeichern geschaffen. Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden. Dieses Erfassungs-Ergebnis für einen sonstigen Autor wird dann gespeichert Name und Vorname des sonstigen Autors werden erfasst: Seadle Michael M. Seadle

17 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Möglichkeit: Listenerfassung sonstiger Autoren benutzen Beim Anklicken öffnet sich eine weitere Maske, in der die Autoren in der Reihen- folge ihres Erscheinens in der Publikation eingetragen werden können. Listenerfassung sonstiger Autoren

18 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Mit der vereinfachten Listenerfassung für sonstige Autoren (also ohne FUDIS-Abfrage) können weitere (bis zu 24) Autoren eingetragen werden, die nicht aktive FU-Beschäftigte sind. Mit Übernehmen werden sie der Autorenerfassung zugefügt. Weitere Autoren müssen im Feld Bemerkung (in der Publikationsmaske) erfasst werden. Listenerfassung sonstiger Autoren Mit dem + -Zeichen können weitere Zeilen eingefügt werden

19 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Möglichkeit: Benutzen der Favoritenliste Die Favoritenliste ist für das Erfassen häufig im Bereich vor- kommender Autoren eine große Hilfe, weil damit eine Anfrage bei FUDIS / SAP eingespart wird und somit die Erfassung schneller vor- genommen werden kann. Benutzen der Favoritenliste

20 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Benutzen der Favoritenliste Die Favoritenliste kann anstelle der Suche nach FU-Autoren und sonstigen Autoren benutzt werden und erleichtert das Erfassen: 1. die Box anklicken Längere Favoritenlisten können durchsucht werden. und dann 2. Autor übernehmen anklicken

21 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Ergebnis der Autorenerfassung Durch die Pfeile kann die Reihenfolge der Autoren urkundengenau (also wie in der Publikation genannt) verändert werden. Fälschlich erfasste Autoren können nach dem Anklicken in der Box gelöscht werden.

22 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Die Autoren wurden in einem eigenen Schritt erfasst Nun werden die Publikations- daten in einer relativ groben gefelderten Struktur erfasst oder über die ISSN / ISBN / DOI eingespielt (Quellen: ZDB, Worldcat, CrossRef) Publikationsdaten erfassen

23 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Für die unterschiedlichen Publikationsarten werden verschiedene Masken eingespielt Erfassungsmasken Publ.-Form Unbekannt Buch Aufsatz-ZS Buch Aufsatz-Buch Buch-HRSG. ZSS-HRSG. Rezension TV/Radio Patent

24 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November TITELAUFNAHMEN sind IN VERSCHIEDENEN MASKEN erfasst worden Erfassung abschließen danach: führt zu folgenden Fenster:drücken AUTOREN sind erfasst worden

25 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Erfassung abschließen Mit diesem Schritt werden die Publikationsdaten in SEP alternativ an die Arbeitsstelle Universitätsbibliographie zur Qualitätskontrolle übertragen (Button Freigeben) oder für eine weitere Bearbeitung zwischengespeichert (Button Zwischenspeichern).

26 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November In allen Feldern kann gesucht werden. Beim Eingeben von Zeichen- ketten werden Vorschläge aus der Datenbank gemacht. Publikationen anzeigen Beim Anklicken werden sofort angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status in Erfassung)

27 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Publikationen anzeigen Nach Eingabe eines Suchbegriffs werden angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status in Erfassung) - alle Publikationen mit Status Erfassung beendet sowie Status übertragen (Dublettencheck möglich) Durch Anklicken der Spaltenüberschriften können die Suchergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden Die so erzeugte Liste kann durch Anklicken des Excel-Buttons ausgegeben werden

28 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Meine Einstellungen: Favoriten Autoren Häufig vorkommende Autoren werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oder hier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

29 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Meine Einstellungen: Favoriten Autoren Hier können Sie mit den (Eingabemasken für FU-Mitglieder oder der Eingabemaske für sonstige Autoren Ihre Favoriten erfassen 1.

30 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Hier können Sie Autoren aus der persönlichen Favoritenliste löschen: In die Box klicken, dann Autoren entfernen betätigen Meine Einstellungen: Favoriten Autoren 1. 2.

31 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Häufig vorkommende ISSN werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oder hier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.

32 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Suche von Zeitschriftentiteln oder ISSN in der persönlichen Favoritenliste. Beim Eingeben von Zeichenketten werden Vorschläge aus der Datenbank gemacht. oder: Neue Zeitschrift in Favoritenliste eintragen (siehe nächste Folie) Nach dem Anklicken in der Box kann ein Zeitschriftentitel gelöscht werden 1. 2.

33 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Favoritenliste ISSN/Zeitschriften ausfüllen, dann speichern Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften Die Direkt-Eintragungen in die Favoriten-Liste werden nicht auf Richtigkeit geprüft!

34 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Abmeldung

35 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Und nun: Probieren geht über Studieren ! Aufrufen der Anwendung: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

36 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November SEP als Teil der Universitätsbibliographie und der SAP-Statistikdatenbank Das SEP ist Teil einer komplexen DV-Struktur, in der mehrere Anwendungen über Webservices zusammenarbeiten: Universitäts- bibliographie FUDIS dient zur Identifizierung des Erfassenden und Zuordnung der Autoren SEP ist eine WEB-basierte formulargestützte Erfassung von Publikationen

37 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Kernverfahren bleibt die Universitätsbibliographie Die Daten werden über ein Web-Interface durch die wissenschaftlichen Arbeitsbereiche erfasst und per Workflow elektronisch an die UB übermittelt. Dabei ist die Erfassung für jeden Titel zweigeteilt: a) Erfassen der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter Bei der Erfassung der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter werden über FUDIS (FU Directory and Identify System) durch Abfragen am SAP-Personal-System Autoren so identifiziert, dass Kostenstellen, Personalnummern und KLR-Bezüge (im Hintergrund; nicht sichtbar) zugeordnet werden. b) Erfassen des Titels Für das Erfassen der Titel sind verschiedene Eintragungsmasken hinterlegt Ablauf und Ziele des Verfahrens

38 Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November Die Angaben der Wissenschaftler werden von der UB qualitativ geprüft und nach bibliographischen Anforderungen ergänzt Die qualitätsgesicherten Daten werden von der UB aus SEP automatisiert nach ALEPH und in die SAP Statistik-Datenbank überspielt Nach einer weiteren Überprüfung und Anpassen an die ALEPH- Datenbank-Regeln werden die Titel-Daten von ALEPH nach SAP geliefert und vorhandene Titel gegebenenfalls überschrieben Für Auswertungen (Controlling und Evaluationen) innerhalb der SAP Statistik-Datenbank stehen zusätzlich die Werkzeuge der SAP Statistik-Datenbank und der Forschungsdatenbank zur Verfügung Weil die Autoren differenziert erfasst wurden, können die Auswertungen nun mehrpersonen- und kostenstellenscharf vorgenommen werden. Ablauf und Ziele des Verfahrens


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