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Behördenschulung Kirchenpflegen 2010 Einführung Ressort Aktuariat 28. Juni und 23. August 2010 Referenten: Benedikt Minzer (Bezirksratsschreiber Horgen)

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1 Behördenschulung Kirchenpflegen 2010 Einführung Ressort Aktuariat 28. Juni und 23. August 2010 Referenten: Benedikt Minzer (Bezirksratsschreiber Horgen) Bernhard Neyer (Kirchgemeindeschreiber KG Bülach)

2 2 Persönlich Studium der Rechte Uni BS Gerichtsschreiber am Obergericht des Kantons AG (Verwaltungsgericht) Jur. Sekretär im Generalsekretariat der Volkswirtschaftsdirektion ZH Bezirksratsschreiber Horgen MAS in Public Management (ZHAW)

3 3 Kontakt lic. iur. Benedikt Minzer, Ratsschreiber Bezirksratskanzlei Horgen Seestrasse Horgen

4 4 Agenda Einstieg Grundlagen Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Weitere Hinweise

5 5 Einstieg Zu welchem Zweck schreibt man ein Protokoll der Kirchenpflegesitzungen? –In Gruppen diskutieren

6 6 Einstieg Antwort ergibt sich aus den Ausführungen des heutigen Abends!

7 7 Agenda Einstieg Grundlagen Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise

8 8 Aufgaben des Aktuars Dokumentation der Vorgänge (Nachvollziehbarkeit) Korrespondenz Protokollierung der Behördensitzungen und der Gemeindeversammlung (Protokollführer) Archivierung weitere Punkte..?

9 9 Aufgaben des Aktuars § 68 Abs. 1 GG: Über die Verhandlungen jeder Gemeindebehörde wird ein Protokoll geführt. Dieses enthält sämtliche Beschlüsse, die Präsidialverfügungen und auf Verlangen die Anträge einzelner Mitglieder oder Minderheiten.

10 10 Stellung des Aktuars Aktuar oder Schreiber kann Mitglied der Behörde sein, muss aber nicht Jede Gemeindebehörde wählt einen Schreiber. Der Präsident einer Behörde kann nicht ihr Schreiber sein. Der Schreiber, der nicht Mitglied ist, hat beratende Stimme (§ 58 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 GG) (= Angestellter) Protokoll wird durch Aktuar verfasst, kann auch an Sekretariat delegiert werden

11 11 Rechtsgrundlagen zur Protokollierung § 68 Gemeindegesetz Allenfalls in der Gemeindeordnung (insbesondere zum Umfang des Gemeindeversammlungs- protokolls) Geschäftsordnung der Kirchenpflege Stellenbeschrieb des Aktuars

12 12 Definition Protokoll Festhalten des Inhalts der Verhandlungen der Gemeindebehörden Enthält die –Beschlüsse –Präsidialverfügungen –Anträge einzelner Mitglieder oder Minderheiten

13 13 Definition Protokoll Inhalt –Name der Behörde –Datum –Zeit –Teilnehmer mit Funktion (Vorsitz, Protokoll, Gäste) –Ausstand und -grund –Schlussergebnisse der Abstimmungen –Entscheidgründe, soweit sie sich nicht aus den Akten ergeben –Stichwortregister abgestimmt mit Registraturplan

14 14 Definition Protokoll Form wird von Kirchenpflege bestimmt –Beschlussesprotokoll –Verhandlungsprotokoll –Wortprotokoll

15 15 Umfang und Form des Protokolls Definiert Kirchenpflege Meist bestehende Praxis Beispiele finden sich immer (Nachbargemeinden)

16 16 Anhänge und Beilagen zum Protokoll Das Protokoll muss selbsterklärend sein; kein Verweis auf weitere Akten Beilagen aus dem Geschäftsdossier gehören nicht in den Protokollband

17 17 Genehmigung des Protokolls In jeder Sitzung wird das Protokoll über die vorausgegangene Sitzung und über die in der Zwischenzeit getroffenen Präsidialverfügungen und Zirkularbeschlüsse zum Zwecke der Genehmigung verlesen oder aufgelegt. Berichtigungen werden nicht ins vorhergehende Protokoll geschrieben, sondern im neuen vermerkt.

18 18 Protokoll der Kirchgemeinde- versammlung Gewisse Besonderheiten im Vergleich zum Behördenprotokoll

19 19 Protokoll der Kirchgemeinde- versammlung Form wird von Vorsteherschaft oder der Gemeindeversammlung bestimmt oder steht in der Kirchgemeindeordnung

20 20 Protokoll der Kirchgemeinde- versammlung Inhalt (Formalien) –Datum, Zeit, Ort, Vorsitz, Protokollführer, Stimmenzähler, Zahl der Anwesenden, Feststellungen zur Stimmberechtigung, Traktandenliste, Schluss der Versammlung, Genehmigungsvermerk

21 21 Protokoll der Kirchgemeinde- versammlung Inhalt –Ergebnisse der Wahlen und Abstimmungen mit Stimmenverhältnis –Ordnungs- und Änderungsanträge mit Ergebnis –Beanstandungen der Verhandlungsführung oder des Verfahrens (Rechtsmittel!)

22 22 Protokoll der Kirchgemeinde- versammlung Genehmigung nicht durch nächste Versammlung, sondern durch Präsidenten und Stimmenzähler innert sechs Tagen mit Unterschrift Nachher liegt das Protokoll zur Einsicht auf

23 23 Protokoll der Kirchgemeinde- versammlung Rechtsmittelbelehrung bei der Protokollauflage (Publikation): Begehren um Berichtigung des Protokolls sind in der Form eines Rekurses innert 30 Tagen, vom Beginn der Auflage an gerechnet, beim Bezirksrat XY, einzureichen. Das Protokoll liegt für die Stimmberechtigten im Sekretariat ab xy zur Einsichtnahme auf. Bezeichnung Publikationsorgan

24 Vorbereitung und Durchführung KGV Zur Vorbereitung und Durchführung von Kirchgemeindeversammlungen, inkl. Wortlaut der Rechtsmittelbelehrungen siehe: Gesamtkirchliche Dienste > Hirschengraben 50 > Gemeindeaufbau und Leitung > Behördenschulung > Downloads > Kirchenpflege > Abwicklung Kirchgemeindeversammlung.PDF 24

25 25 Agenda Einstieg Grundlagen Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise

26 26 Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte (alphabetische Behandlung der offenen Punkte) vgl. neu erstellte Wegleitung der ev.-ref. Landeskirche zh.ref.ch > Gesamtkirchliche Dienste > Hirschengraben 50 > Gemeindeaufbau und Leitung > Behördenschulung > Downloads > Kirchenpflege > Wegleitung zur Protokollführung.PDF

27 27 Absenzen Teilnahme an den Sitzungen ist Pflicht Kein Mitglied darf ohne dringende Gründe und unentschuldigt der Sitzung fernbleiben (§ 65 GG) Entschuldigungsgründe sind zu protokollieren (Beruf, Krankheit, Ferien, etc.)

28 28 Anträge Geschäftsordnungen sehen z.T. vor, dass nur vorgängig traktandierte Geschäfte behandelt werden können Der Behörde ist es trotzdem nicht verboten, kurzfristig zusammen zu treten, unangemeldete Geschäfte zu behandeln oder die Traktandenliste zu ändern, wenn die Dringlichkeit des Geschäfts es erfordert (kein vorbereiteter schriftlicher Antrag)

29 29 Archivierung Für die Ewigkeit Auffindbarkeit von Geschäften wesentlich Sachwortregister (Inhaltsverzeichnis) auf Registraturplan des Archivs aufbauend

30 30 Ausstand Falls streitig, ob Ausstandspflicht gegeben, darf betroffenes Mitglied bereits bei dieser Frage nicht mitwirken Der Grund für den Ausstand ist zu protokollieren

31 31 Auszüge Beachten der Schweigepflicht Bei Unterschrift nur des Aktuars (Auszug und nicht formeller Beschluss) Zusatz empfehlenswert: Für die Kirchenpflege Der Aktuar: (Unterschrift)

32 32 Auszüge Entweder zur Information (mindestens Unterschrift des Aktuars) Bei direkter Betroffenheit der Adressaten Eröffnung des Beschlusses mit Rechtsmittelbelehrung

33 33 Nummerierung der Seiten Die aktuellen, laufenden Bände müssen noch nicht durchgehend nummeriert werden Spätestens beim Binden mit Register sind die Seiten durchgehend zu nummerieren

34 34 Sachverständige Im Protokoll ist die Anwesenheit zu vermerken Zu beachten sind: –Schweigepflicht –kein Stimmrecht

35 35 Schweigepflicht Gilt auch für die elektronische Weitergabe des Protokolls (Versand per ) Gilt auch für Externe (Sekretariat, Nicht- Behördenmitglieder wie Pfarrer, etc.) Gilt auch beim Austritt aus dem Amt

36 36 Sachwortregister Auf dem Registraturplan (Archivierung!) aufbauendes, laufend nachgeführtes Sachwortregister (Inhaltsverzeichnis)

37 37 Stimmenverhältnis Stimmzwang Offene, nicht geheime Abstimmungen Ausgang, nicht Verhältnis ist zu protokollieren

38 38 Titel Titel/Randtitel/Marginale eines jeden Geschäfts ist mit dem Sachwortverzeichnis abzustimmen

39 39 Unterschrift Am Ende des Protokolls der Sitzung (nicht jedes einzelnen Beschlusses) hat der Protokollführer das Protokoll zu unterzeichnen

40 40 Binden Regelmässig Mindestens amtsdauerweise Sachwortregister

41 41 Agenda Einstieg Grundlagen Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise

42 42 Beschlüsse vs. Verfügungen Beschluss ergeht von einer Kollegialbehörde Verfügung, erlassen von einem Einzelnen (Präsident).

43 43 Beschlüsse und Verfügungen Antrag = schriftlicher Beschlussesentwurf Ablauf: Traktandiertes Geschäft Schriftlicher Antrag Beurteilung an Sitzung Allenfalls Ergänzung mit Erwägungen aus der Sitzung/Beratung Beschluss/Protokollauszug Protokollband Archiv

44 44 Aufbau eines Beschlusses 1.Betreff (Worum geht es?) 2.Sachverhalt (wertungsfrei) 3.Erwägungen (mit Fazit) 2. und 3. bilden zusammen die Begründung 4.Dispositiv (mit Rechtsmittelbelehrung Verteiler)

45 45 Beschluss und Verfügungen (Beispiel)

46 46 nicht traktandierte Beschlüsse Besser: kurzfristig (während der Sitzung) aufgenommene Traktanden Sind grundsätzlich zulässig Sind genau zu protokollieren, da kein schriftlicher Antrag vorliegt

47 47 Verantwortlichkeiten Präsident –für ordnungsgemässen Ablauf und klare Beschlussfassung –hat das Protokoll vor der Auflage nicht gegen zu lesen Aktuar –für saubere und verständliche Protokollierung (nachfragen!)

48 48 Agenda Einstieg Grundlagen Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise

49 49 Persönlich – Bernhard Neyer Diakon (Schule für Diakonie Greifensee) Seit 1999 Geschäftsleiter der Kirchgemeinde Bülach MAS Sozialmanagement CAS Politische Kommunikation Präsident des VPK (Verband des Personals Zürcherischer Evangelisch-reformierter Kirchgemeindeverwaltungen) Seit 2003 Mitglied der Synode

50 50 Kontakt Bernhard Neyer Ev.-ref. Kirchgemeinde Bülach Grampenweg Bülach

51 Weisheit Information macht mächtig – die richtige Weitergabe von Information in Berichtsform macht unentbehrlich! 51

52 Sitzungsvorbereitung Das Büro als ein mögliches Planungsorgan Als Alternative: Präsidium zusammen mit Gemeindekonventsleitung und/oder Vorsitz des Pfarrkonvents 52

53 Sitzungsvorbereitung Regeln in einem Reglement festlegen! Anträge einreichen bis … Standardisierte Form der Anträge Anträge sind einzureichen an … Deklaration des Traktandums nach Diskussion (D) Information (I) oder Beschluss (B) 53

54 Sitzungseinladung Inhalte: –Adressaten –Gremium –Datum, Ort und Zeit (von – bis) –Traktanden (Traktanden einzeln aufführen, resp. differenzieren und nummerieren) evtl. zu Traktanden Zeitangabe und Referent vermerken –Vorsitzende/Einladende Person –Beilagen/Aktenauflage 54

55 Aktenauflage Zu umfassenderen Anträgen weitere Unterlagen in der Aktenauflage bereitlegen Weitere zu genehmigende Protokolle Kirchenaustritte Kann auch elektronisch angeboten werden mittels VPN (Virtual Private Network)-Zugang auf die Homepage auf welcher PDF-Dokumente hinterlegt sind 55

56 Vorbereitung der Sitzung Arbeitsbedingungen für ein gutes Protokoll schaffen (Notebook, Vorprotokoll, Aufnahmegerät) eine gute Vorbereitung der Sitzung eine gute Sitzungsstruktur, Ordnung und Disziplin eine gute Sitzungsführung 56

57 Weitere Grundregeln Mitschreiben während der Sitzung In der Gegenwart schreiben Sich Abkürzungen aneignen (im Protokoll selber sind jedoch Abkürzungen zu vermeiden) Kurze Sätze machen Beschluss evtl. an der Sitzung wiederholen Das Protokoll möglichst rasch nach der Sitzung schreiben 57

58 Bekanntmachung von Beschlüssen Bei jedem Beschluss sollte die Frage nach der Mitteilung an geklärt werden. Beispielsweise: –Antragsteller –Andere Behörde –Presse –Kirchenbote – Lokalteil –Homepage –Kommission –RPK –… Publikationspflicht beachten! 58

59 Protokollauszüge Inhalte: –Gremium –Datum –Registratur-Nr. –Geschäftsbezeichnung –Betreff/Rubrum –Sachverhalt –Erwägungen (mit Fazit) –Dispositiv (mit Rechtsmittelbelehrung Verteiler) –Aktuar/Protokollführer mit Unterschrift 59

60 Unterschriftenregelung Wir geregelt: In der Kirchgemeindeordnung und/oder Konstituierenden Sitzung der Kirchenpflege und/oder Geschäftsordnung Das Kirchenpflegeprotokoll wird nur vom Verfasser unterzeichnet! 60

61 Publikationsorgane Sind in der Regel in der Kirchgemeindeordnung bezeichnet Oft in Anlehnung an die Regelung der politischen Gemeinde Bsp: Lokalpresse (Landbote, Zürcher Unterländer, …) 61

62 Informationspflicht Art Die Kirchenpflege erstattet der Kirchgemeinde- versammlung und der weiteren Öffentlichkeit jährlich Bericht über ihre Tätigkeit und das kirchliche Gemeindeleben. 2 Sie stellt dem Kirchenrat alle Unterlagen und Angaben zur Verfügung, die dieser für die Planung und Erfüllung der Aufgaben der Landeskirche sowie für die Berichterstattung gemäss Kirchengesetz benötigt. Sie gibt dem Kirchenrat namentlich Rechenschaft über die Verwendung der finanziellen Mittel der Kirchgemeinde. 3 Die Kirchenpflege sorgt für die Information der Pfarrerinnen, Pfarrer, Angestellten und Freiwilligen. 4 Sie informiert die Kirchgemeinde, die weitere Öffentlichkeit, die Bezirkskirchenpflege und den Kirchenrat über wesentliche Gemeindeangelegenheiten. 62

63 Gesetzliche Grundlagen Archivgesetz (LS ) Archivverordnung (LS ) 63

64 § 6 ArchivG Die Gerichte, Notariate, Bezirke, Gemeinden, staatliche anerkannte Kirchen und unselbständige Anstalten führen eigene Archive. 64

65 Richtlinien und Checklisten Sind auf dem Internet auf Archivierungshilfen für Behörden Gemeindearchivewww.staatsarchiv.zh.ch 65

66 Registraturplan vgl. Musterregistraturplan auf und auf abrufbar 66

67 Verantwortlichkeit Die Gemeinde hat die für das Archiv verantwortliche Person zu bezeichnen (§ 12 ArchivG und § 7 ArchivV). 67

68 Datenschutz und -Herrschaft Mit der Archivierung richtet sich die Zugriffs- und Zutrittsberechtigung nach Archivrecht kein freier Zugang ins Archiv! 68

69 Papierqualität Akten, die dauernd archiviert werden, müssen von Büroklammern, Plastikfolien u. dergl. befreit werden. Büroordner sind für die dauernde Archivierung untauglich. Die Akten müssen in spezielle Archiv- schachteln überführt werden. Für die dauernde Archivierung sind Vertikalschachteln aus säurefrei- em 2 mm-Karton optimal. Für Dokumente, die für Jahrhunderte archiviert werden müssen, sind Umweltschutzpapiere Unge- eignet, da sie nur wenige Jahrzehnte haltbar sind. Insbesondere für Protokolle, Verträge und über- haupt wichtige Akten ist alterungsbeständiges Papier zu verwenden. 69

70 Räumlichkeiten Raumklima (16° - 20° Celsius/ 40% - 50% rel. Luftfeuchtigkeit) Brandgefahr Wassereinbruch Datensicherheit (Einbruch) 70

71 71 Aufsicht über Kirchgemeinden Bis anhin Bezirksrat Beinhaltet unter anderem: –Mitwirkung beim Amtswechsel –Visitationen –Prüfung der Jahresrechung/Gemeindehaushalt Übergangsfrist: Ab 1. Juli 2011 eigene Organisation (Bezirkskirchenpflegen)

72 72 Agenda Einstieg Grundlagen Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise

73 Weitere Hinweise Mustervorlagen –Antrag –Einladung –Protokoll –Beschluss 73

74 Weitere Hinweise … (SJ) 74


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