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1 Literaturverwaltung mit Referentin: Gabriele Pinnen Hochschulbibliothek.

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Präsentation zum Thema: "1 Literaturverwaltung mit Referentin: Gabriele Pinnen Hochschulbibliothek."—  Präsentation transkript:

1 1 Literaturverwaltung mit Referentin: Gabriele Pinnen Hochschulbibliothek

2 2 Grundsätzliches zu Literaturverwaltungsprogrammen Sie können viele Referenzen bequem aus Datenbanken importieren, das Eintippen fällt weg Sie können die Referenzen mehrfach verwenden, z.B. für Ihre Dissertation und später für einen Zeitschriftenartikel Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten Zitiervorschriften verschiedener Zeitschriften Zitierstandards verschiedener Fachgebiete Ausgabeformate können auch selbst definiert werden (für Fortgeschrittene) Literaturverwaltungsprogramme arbeiten mit Standard- Textverarbeitungsprogrammen zusammen (z.B. Microsoft Word) Referenzen direkt einfügen Referenzen umformatieren in vielen Literaturverwaltungsprogrammen ist auch die Verwaltung von Volltexten (i.d.R. Zeitschriftenaufsätze als PDF) möglich Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

3 3 Kostenpflichtige Campuslizenzen für EndNote im Software-Shop der RWTH Über das Portal ISI Web of Knowledge steht Ihnen im Hochschulnetz EndNote Web kostenlos zur Verfügung (http://myendnoteweb.com) Voraussetzung ist die persönliche Anmeldung bei ISI Web of Knowledge. Die Funktionalitäten sind gegenüber der Arbeitsplatz-Version eingeschränkt. Vorteil Über einen gemeinsamen Account ist die ist die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Datensätzen durch mehrere Benutzer möglich. Vergleiche zwischen beiden Versionen finden Sie hier: Endnote an der RWTH Aachen Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

4 4 Verwalten von Referenzen PDF-Bearbeitung (Folie 20) Literaturangaben verwalten (Folie 21) Arbeiten mit Groups Smart Groups Termlists Change Text Change and Move Fields EndNote und SFX (Folie 27) Arbeiten im Team EndNote Web (F 28) Einsatz von EN in Word (Folie 29) Formatvorlagen CWYW Output Styles (Folie 34) Styles Manager Editieren von Styles Was erwartet Sie? Programmeinstellungen/Datenimport Einrichten des Programms (Folie 5) Programmoberfläche Anlegen von Datenbanken (Libraries) Voreinstellungen Datenimport (Folie 8) Manuelle Eingabe von Daten Abbildungen, Dateien und URLs Anzeigemodi Online Search Direct-Export Indirect Import PDF-Import Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

5 5 Programmoberfläche Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Navigation: - Persönliche Gruppen -Synchronisationsstatus - Online-Suche - Volltextsuche Schnelleditor Vorschau PDF-Anzeige Bibliographische Datenbank mit aufgenommenen Referenzen Optionen zur Anordnung der verschiedenen Fenster Suchfenster wird angezeigt/nicht angezeigt

6 6 Einrichten des Programms: Anlegen einer neuen Datenbank Dateiname vergeben Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

7 7 Einrichten des Programms: Voreinstellungen Über Edit Preferences können Sie festlegen, welche Ihrer Libraries sich mit dem Start von EndNote automatisch öffnen. Sie können hier auch Standard-Einstellungen für Schrifttyp, Sortierung etc. der Referenzen festlegen. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

8 8 Datenimport: Manuelle Eingabe von Referenzen Mehrere Autoren- namen müssen unter- einander stehen. Vornamen möglichst nicht abkürzen. Felder ausfüllen und anschließend Fenster schließen. Wird eine Referenz geschlossen, erfolgt automatisch eine Speicherung aller vorgenommenen Änderungen. Der Eintrag wird direkt in die Library übertragen. Dokumententyp auswählen Sparen Sie sich das Tippen von Punkten am Ende eines Datenfeldes. Das erledigen die Styles. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

9 9 Datenimport: Manuelle Eingabe von Referenzen 1. Kommaregel Der Namensteil vor dem ersten Komma wird als Nachname interpretiert. Brinkmeier, Clemens Der Namensteil nach dem letzten Leerzeichen wird als Nachname interpretiert. Clemens Brinkmeier Institut für Biochemie 2. Kommaregel Sollte die Organisation in ihrem Namen ein Komma haben, dann wird an dieses Komma ein zweites angefügt. Bundesamt für Umwelt,, Wald und Landschaft Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

10 10 Datenimport: Abbildungen, Dateien und URLs Angehängte Dateien / URLs sind verknüpft und können durch Anklicken aufgerufen werden. PDF-Dateien können alternativ als Webseite mit der Referenz verlinkt werden. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Referenzen mit Anhängen sind in der Listenansicht gekennzeichnet Abb. Datei

11 11 Datenimport: Abbildungen, Dateien und URLs In das Caption-Feld eine Bildbeschriftung einfügen. File Attachments werden als relative Links angelegt (max. 45) Sie sollten Graphiken immer über Figure Attach Figure einfügen, da sonst Qualitätsverluste auftreten können. Das Figure-Feld kann immer nur einen Graphik-Anhang enthalten, beim Einfügen einer zweiten Graphik wird die erste überschrieben. Bilder werden in der Titelaufnahme in einem kleinen Format angezeigt. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

12 12 Integrated Library & Online Search Mode Alle Gruppen und Befehle sind verfügbar. Heruntergeladene Daten werden direkt in der geöffneten Library gespeichert. Local Library Mode Die Gruppe Online Search ist nicht verfügbar. Online Search Mode Nur die Gruppe Online Search ist verfügbar. Heruntergeladene Daten können vor der endgültigen Übernahme zunächst überprüft werden. Anzeigemodi 8 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

13 13 Datenimport: Online-Search EndNote bietet die direkte Suche in freien und lizensierten Literatur- datenbanken an. Über Tools Online Search wird die Verbindung zur Datenbank hergestellt. Wechseln Sie dazu in den Online Search Mode. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

14 14 Datenimport: Online Search Aktuelle Datenbank Die Anzahl der gefundenen und zu importierenden Treffer kann durch manuelle Eingabe reduziert werden. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

15 15 Datenimport: Online Search Die Online References zeigen die Resultate der aktuellen Suche. Treffer können vor der festen Übernahme mit Copy to Local Library überprüft und bearbeitet werden. Nutzen Sie dazu die Quick Edit Funktion. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

16 16 Datenimport: Direct Export (z.B. GBV) Viele der lizensierten Datenbanken bieten eine Direct Export Funktion an, d.h. Sie recherchieren nicht über die EndNote Online Search sondern in der Datenbank selbst und expor- tieren die Treffer in Ihre EndNote Library (empfohlen) Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

17 17 Datenimport: Indirect Import In einigen Datenbanken müssen die Referenzen zunächst als Datei abgespeichert und dann über File Import in Endnote übernommen werden. Nicht in jeder Datenbank ist allein aus den Optionen ersichtlich, welches Exportformat das richtige ist. Die bibliografischen Angaben müssen der jeweiligen Feldbezeichnungen zugeordnet sein, so wie dies im Fall von PubMed im Format MEDLINE der Fall ist. Feldbezeichnungen im Format Medline Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

18 18 Datenimport: Indirect Import Der Import der abgespeicherten Datei in EndNote geschieht über File Import. Im folgenden Menü muss über Choose File die exportierte Datei ausgewählt werden. Unter Import Option einen zum Exportformat der Online-Datenbank passende Importfilter suchen. In unserem Beispiel wäre dies PubMed (NLM). Empfehlenswert ist eine gleichzeitige Dublettenprüfung. Die importierten Referenzen werden in der temporären Gruppe Imported References angezeigt. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

19 19 Datenimport: PDF-Import Bibliografische Angaben können auch mittels PDF-Dateien in die EndNote-Datenbank importiert werden. Voraussetzung: im PDF-Dokument ist eine DOI angegeben. Diese befindet sich meistens auf der ersten Seite. File Import wählen. Man kann sowohl einzelne PDF- Dateien als auch einen ganzen Ordner mit mehreren PDF- Dateien importieren. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

20 20 PDF-Bearbeitung Der Reiter Attached PDF zeigt den Inhalt angehängter PDF-Dateien an und ermöglicht es, Kommentare hinzuzufügen, Text hervorzuheben, die PDF-Datei zu durchblättern und zu drucken. Der Volltext und auch die Kommentare aller in der Library gespeicherten PDF-Dateien können über die Suchmaske mit den Suchfeldern Any Field + PDF+ Notes" oder nur PDF, bzw. nur PDF-Notes durchsucht werden. Das Suchfeld File Attachments ermöglicht die Suche nach dem Dateinamen. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

21 21 Arbeiten mit Groups All References zeigt alle Referenzen einer EndNote- Datenbank. Unfiled enthält Referenzen, die noch keiner Gruppe zugeordnet sind. Trash enthält die gelöschten Referenzen. Sie bleiben in dieser Gruppe, bis die Datenbank geschlossen wird. Danach werden sie unwiderbringlich gelöscht. Permanente Gruppen Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Gruppen sind eine weitere hilfreiche Funktion zur Strukturierung einer EndNote-Datenbank. Es gibt drei permanente Gruppen:

22 22 Arbeiten mit Groups Custom Groups Einer Custom Group werden manuell Referenzen zugeordnet. Custom Groups eignen sich, um unterschiedliche Referate, Hausarbeiten oder Fächer zu verwalten. Smart Groups Bei einer Smart Group handelt es sich um eine gespeicherte Suchabfrage der EndNote-Datenbank. Werden neue bibliografische Angaben importiert, werden die Smart Groups automatisch um die Referenzen ergänzt, die den Kriterien der abgespeicherten Suchanfrage entsprechen Combo Groups Bei dieser Gruppenart handelt es sich um eine Kombination von bereits existierenden Gruppen in einer neuen Gruppe. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Neben den permanenten Gruppen gibt es 3 Gruppen, die man selbst erstellen kann. Man erkennt sie am Icon vor dem Gruppennamen.

23 23 Arbeiten mit Groups: Smart Groups Recherchen können Sie in Smart Groups umwandeln. Die Smart Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese die Suchkriterien der Smart Group erfüllen. umbenennen Suchanfrage definieren Options Save Search + Convert to Smart Group Smart Group umbenennen. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

24 24 Term Lists Term Lists sind automatisch generierte Listen mit den Dateninhalten bestimmter Felder (Autoren, Schlagworte, Zeitschriften). Mit Hilfe der Term List Journal kann man z.B. Zeitschriftentitel vereinheit- lichen, die in der Library mit verschiedenen Schreibweisen und Abkürzungen auftauchen. Term Lists sind auch deshalb nützlich, weil sie bei der Eingabe von Begriffen (Autoren, Schlagworten oder Zeitschriftentiteln) Vorschläge anhand der in der Liste aufgenommenen Begriffe machen. (Shortcut Ctrl+1) Tools Open Term Lists Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

25 25 Change Text Wenn man in einer Library ein Wort umbenennen, bzw. ersetzen möchte, gibt es die Funktion Edit Change Text (entspricht in Word Suchen und Ersetzen). Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

26 26 Change and Move Fields Um Veränderungen in einem Feld für mehrere Referenzen gleichzeitig durchführen zu können, gibt es die Funktion Change and Move Fields. Tools Change and Move Fields Wenn nicht alle Referenzen einer Library mit dem neuen Schlagwort versehen werden sollen, vorher Gruppe auswählen oder Referenzen mit gedrückter Strg-Taste markieren und mit der rechten Maustaste "Show Selected References" auswählen. Achtung: Die Aktion ist nicht rückgängig zu machen Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

27 27 Sie haben den SFX-Server in EndNote aktiviert und Ihr Computer ist online. Unter Edit Preferences URLs & Links und Find Full Text geben Sie folgende Adresse ein: EndNote und SFX Das SFX-Menü gibt Ihnen Auskunft über die Verfügbarkeit der von Ihnen gewünschten Literatur in Ihrer lokalen Bibliothek. Im Negativfall weist er Ihnen den weiteren Weg. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

28 28 Arbeiten im Team Sie können Ihre EndNote-Datenbanken über EndNote Web synchronisieren. EndNote Web bietet Ihnen einen Speicherplatz für bis zu Referenzen und 5GB. Unter Edit Preferences Sync tragen Sie Ihren EndNote Web Account ein und legen außerdem fest, wann oder wie oft eine Synchronisation stattfinden soll. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

29 29 Markieren Sie eine Referenz und rufen Sie über References URL Open URL Link das SFX-Menü auf. Steht an der SFX-Bibliothek ein Volltext zur Verfügung, werden Sie direkt dort hingeleitet. Print-Versionen sind in den Katalogen der SFX- Bibliotheken nachgewiesen. EndNote und SFX Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

30 30 Einsatz von EndNote in Word: Formatvorlagen für Publikationen EndNote bietet zahlreiche Formatvorlagen an für die Veröffentlichung in Zeitschriften. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

31 31 Einsatz von EndNote in Word: Formatvorlagen für Publikationen Wenn Sie eine Formatvorlage (Template) auswählen, öffnet sich automatisch ein Word-Dokument. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

32 32 Einsatz von Endnote in Word: CWYW EndNote-Funktionen erscheinen im Untermenü Microsoft Word verwendet Cite While You Write und arbeitet mit EndNote Add-In. Bei der Installation von EndNote werden die entsprechenden Dateien für CWYW automatisch in Word übertragen. EndNote erscheint in der Word-Menüleiste. Sie können EndNote Zitate formatieren und ein Literaturverzeichnis für Ihr Dokument erstellen ohne die Textverarbeitung verlassen zu müssen. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

33 33 Einsatz von Endnote in Word: CWYW Wenn Sie in Word einen Text geschrieben haben, positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der ein Zitat eingefügt werden soll. Sie haben zwei Möglichkeiten: Find Citation: Endnote öffnet die Suchmaske und Sie können in Ihrer Datenbank nach der einzufügenden Referenz suchen. Insert selected Citations: Sie haben in Ihrer EndNote Datenbank die einzufügende Referenz bereits markiert. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

34 34 Einsatz von Endnote in Word: CWYW Sie können die Zitate im Dokument und die Bibliographie ändern und dabei jedes Mal einen anderen Output-Style (hier: Author-Date) und ein anderes Layout verwenden. Bearbeiten Sie die Einträge im Literaturverzeichnis nicht direkt in Word. Sobald Endnote das Literaturverzeichnis formatiert, gehen Ihre Änderungen verloren. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

35 35 Output Styles: Output Styles Endnote hat eine Vielzahl von Zitiervorlagen für bestimmte Zeitschriften oder bildet Standards aus einzelnen Fächern nach. Vancouver ist z.B. ein weitverbreiteter Standard in der Medizin, APA sehr gebräuchlich in den Geisteswissenschaften. Es werden im Allgemeinen drei Zitierweisen unterschieden: Harvard-Methode (z.B. APA) Dies ist ein Beispiel (Meier 1956). Nummernsystem (z.B. ISO 690) Dies ist ein Beispiel [43]. Fußnoten (z.B. Chicago) Dies ist ein Beispiel 6 Auf der Seite können Sie sich Styles z.B. nach der jeweiligen Zitierweise sortiert anzeigen lassen und herunterladen. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

36 36 Output Styles: Editieren von Styles Unter Edit Output Styles können Sie einen vorhandenen Style modifizieren oder einen neuen erstellen. Ein geänderter Style sollte immer unter einem anderen Namen abgespeichert werden, damit das Original erhalten bleibt. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

37 37 Output Styles: Editieren von Styles Das Auswahlfenster Reference Types zeigt alle von dem ausgewählten Style erfassten Reference Types an. Sie können durch anklicken weitere Reference Types hinzufügen und selbst definieren. Der Generic Reference Type erfasst alle Reference Types, die nicht in diesem Style definiert sind. Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

38 38 Output Styles: Editieren von Styles 5 Regeln zum Editieren von Styles: 1.Wenn kein Leerzeichen zwischen Variable und Text oder Interpunktion steht, werden Text oder Interpunktion nur dann ausgegeben, wenn in dem Variablenfeld etwas steht. Beispiel: Volume (Issue) = 93 (4) oder Wenn Text oder Interpunktion ohne Leerzeichen zwischen zwei Variablen steht, dann richtet sich das Erscheinen nach der vorderen Variable. Beispiel: Volume:Issue = 93:4 aber auch 93: Wenn der Doppelpunkt bei fehlender Heftzählung nicht angezeigt werden soll, fügen Sie eine Forced Separation (|)vor dem Doppelpunkt ein. Damit wird die Abhängigkeit von der vorderen auf die hintere Variable geschoben. Beispiel: Volume|:Issue Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

39 39 3. Wenn zwei Variablen (ggf. mit Interpunktion) durch ein Leerzeichen getrennt sind, so findet dieses nur dann Berücksichtigung, wenn im Feld der vorherigen Variable auch tatsächlich etwas steht. Beispiel: Author: Title 4. Wenn eine Variable und Text durch ein Leerzeichen getrennt sind, bleibt der Text immer stehen, auch wenn in der Variablen kein Inhalt hinterlegt ist. Beispiel: Edition ed. = 3rd ed. aber auch nur ed. Selbst wenn kein Wert in dem Feld Edition steht, wird der Text ed. ausgegeben. Um so etwas zu vermeiden, gibt es das Zeichen für Link Adjacent Text: Dieses Symbol führt dazu, dass der spätere Text an die vorherige Variable sozusagen geklebt wird. Wenn vorne nichts steht, steht dann auch hinten nichts mehr. Beispiel: Edition ed. 5. EndNote kann in einigen Fällen erkennen, ob eine Singular oder Pluralform angebracht ist. Dafür gibt es dieses Zeichen ^. Beispiel: Editor (Ed.),^(Eds.), Output Styles: Editieren von Styles Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

40 40 Allgemein Abt. Informationskompetenz Tel.: Informationszentrum Tel.: EndNote-Helpdesk Tel.: Ansprechpartner in der BTH Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

41 41 Importieren von Daten aus BDSL und BLLD Treffer als Dublin Core abspeichern Datei unter hochladen Filter für Linguistics and Language Behavior Abstracts (LLBA) herunterladen unter: Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek


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