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Das Zusammenwirken der Verwaltungsbeiräte mit dem Verwalter und den Wohnungseigentümern Dr. Joachim Näke ELB-Immobilien Verwaltungs GmbH Dresden www.elb-immo.de.

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1 Das Zusammenwirken der Verwaltungsbeiräte mit dem Verwalter und den Wohnungseigentümern Dr. Joachim Näke ELB-Immobilien Verwaltungs GmbH Dresden

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3 1. Aufgaben des Verwaltungsbeirats/Praktische Sicht 2. Die Organisation der Beiratsarbeit 3. Die Vergütung der Beiratsarbeit 4. Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats 5. Die Entlastung des Verwaltungsbeirats 6. Das Stimmrechtsverhalten des Verwaltungsbeirats 7. Das Verhältnis des Verwalters zum Beirat 8. Typische Konfliktfelder Beirat – Eigentümer 3 Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat, Chemnitz 2010

4 1 Aufgaben des Verwaltungsbeirats/Praktische Sicht 1.1 Gesetzliche Aufgabenzuweisungen Aufgaben des Verwaltungsbeirats lt. WEG nur in zwei Punkten: - Einmal handelt es sich um die Unterstützung des Verwalters nach § 29 Abs. 2 WEG. - Darüber hinaus legt § 29 Abs. 3 WEG fest, dass der Wirtschaftsplan, die Abrechnung, die Rechnungslegung und die Kostenanschläge vor Beschlussfassung durch die Wohnungseigentümerversammlung durch die Beiratsmitglieder geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden. 4Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

5 1.2 Aufgabenzuweisung durch Vereinbarung WEG: keine exekutiven Berechtigungen benannt. Gemeinschaftsordnung oder spätere Vereinbarungen: erweiternde Berechtigungen möglich, mit der Verpflichtung, sich an diese Regelungen zu halten: Beispiele: - Vertrag für die Wohnungseigentümergemeinschaft mit dem Verwalter auszuhandeln und abzuschließen, - Verwaltungsvertrag kündigen, aber erst nach Beschluss der WEG über die Kündigung, - Prozessführung von der Beiratszustimmung abhängig machen, - Abnahme des Gemeinschaftseigentums. 5Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

6 1.3 Aufgabenzuweisung durch Beschlussfassungen In der Rechtsprechung und Literatur wird zahlreich die Auffassung vertreten, dass dem Verwaltungsbeirat auch durch mehrheitliche Beschlussfassungen Aufgaben übertragen werden können. Beispiele: - Genehmigung zu Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage; - Gemeinsame Verfügung über Rücklagenkonto durch Verwalter und Beirat; - Zustimmung zu Vergabenentscheidungen bei Baumaßnahmen; - Kündigung von Verträgen - Aushandeln bzw. Abschluss des Verwaltervertrages. 6Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

7 1.4 Die Unterstützung des Verwalters In § 29 Abs. 2 WEG keine weitere Regelung Typische Unterstützungsleistungen. - Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung und der Tagesordnung, - Mithilfe bei Ausführungen von Beschlüssen und Durchsetzen der Hausordnung, - die Hilfe bei der Durchführung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, bei Angebotseinholungen und Handwerkerauswahl, - Teilnahme an Begehungen, Verhandlungen, Verfahren, - die Verwaltung der gemeinschaftlichen Vermögenswerte, - die Information der Eigentümer. 7Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

8 1.5 Prüfungsaufgaben des Beirats § 29 Abs. 3 WEG: Rechenwerke vor der Beschlussfassung prüfen - rechnerische Prüfung, - sachliche Prüfung. 8Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

9 Die rechnerische Prüfung Was? - Entwurf der Jahresabrechnung speziell: Originalkontoauszüge, Originalrechnungen und Buchhaltungsbelege, Saldenliste Wohngeld, Mahn- und Gerichtsakten, Versicherungsfälle, Versorgungs- und andere Verträge - Entwurf des Wirtschaftsplanes 9Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

10 Die sachliche Prüfung - Sind die gebuchten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich der Gemeinschaft zuzuordnen? - Bestand eine objektive Notwendigkeit oder ein Beschluss für die Ausgabe? - Lagen Überzahlungen vor, wurden Skonti genutzt? - Wurden Gelder zinsgünstig angelegt? - Prüfung der Kostenverteilung, des Kostenverteilungsschlüssels - Anfangs- und Endbestände der Konten anhand der Kontoauszüge 10Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

11 Prüfung Hausgeld - Einnahmen: - Zahlungsausfälle? - Versicherungserstattungen? - Inkassoerfolge? - Ausgaben: - Gesamtausgaben - größere/besondere Ausgaben - Begründung von Kostenabweichungen 11Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

12 Prüfung Instandhaltungsrücklage - Einnahmen: - Zahlungsausfälle? - Zinsen? - Ausgaben: - gesamt - größere/besondere Ausgaben - Begründung von Kostenabweichungen - Kontostände - Bankbelege 12Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

13 Die Stellungnahme des Verwaltungsbeirats Kurzbericht Empfehlung der Annahme/Genehmigung einer Jahresabrechnung (sowie des abgesprochenen Wirtschaftsplans) Empfehlung der Entlastung des Verwalters ggf. auch unter Vorbehalt noch klärungsbedürftiger einzelner Rechnungsposten. 13Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

14 Prüfbericht des Verwaltungsbeirates - Wer hat wann was geprüft? - Stichproben oder Einzelbelege? 14 Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

15 Probleme? Übersendung an bzw. Mitnahme von Prüfungsunterlagen durch Verwaltungsbeiratsmitglieder? Schriftliche und/oder mündliche Berichterstattung? Bericht mit der Einladung zur Eigentümerversammlung versenden? 15Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

16 Mithilfe des Verwalters: - Buchführungssystem und Buchhaltungsunterlagen erläutern, - Übersichten fertigen, die die Mittelverwendungskontrolle erleichtern und die Kontenstände nachvollziehbar machen, - Entwürfe der Gesamt- und Einzelabrechnungen mit Kontenständen, Vermögensstatus, - Übersicht über Wohngeld- und Rücklagenzahlungen, - Vergleichsübersichten (Entwicklung der Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben im Vorjahrsvergleich, zum Wirtschaftsplan), - Inventaraufstellung bei vorhandenen höherwertigen Grundmitteln der WEG. 16 Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

17 - Aushandeln bzw. Abschluss des Verwaltervertrages: Nicht generell, aber bei Vorgabe von Laufzeit, Vergütung und weiterer konkreter Vergütungsabsprachen kann der Vertragsabschluss dem Verwaltungsbeirat übertragen werden. OLG Hamburg,2003, OLG Köln 2003, AG Saarbrücken Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

18 2. Die Organisation der Beiratsarbeit Der Beirat regelt seine Geschäftsabläufe selbst. Einberufung, Vorsitz, Teilnahme dritter Personen, Beschlussfähigkeit 18Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

19 Der Beirat muss interne Konflikte selbst lösen: - Inaktivität - Antipathie - Neid Immer bekommt der andere Beirat alle Vollmachten …… 19Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

20 3 Vergütung 3.1 Zulässigkeit Tätigkeit der Beiratsmitglieder ist ehrenamtlich, das heißt ohne Anspruch auf Vergütung. = Auftragsverhältnis im Sinne der §§ 662 ff. BGB, nach § 670 BGB Aufwendungsersatzansprüche. Wenn eine Vergütung gezahlt wird, so liegt ein Dienstvertragsverhältnis im Sinne der §§ 611 ff. BGB oder ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB vor. 3.2 Höhe der Vergütung: Einzelfallentscheidung 20 Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

21 4 Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats Die Auskunftspflicht des Verwaltungsbeirats besteht nur gegenüber der Gesamtgemeinschaft. Gegenüber Mitgliedern der Gemeinschaft Jeder Eigentümer kann eine Liste der Miteigentümer verlangen (nur Namen, Vornamen, akademische Grade, Anschriften und allenfalls Telefonnummern und Beruf). Bei weitergehenden Angaben besteht ein Löschungsanspruch. Jeder Eigentümer – und damit auch jeder Beirat – hat das Recht zu Einsicht in die gesamten Abrechnungsunterlagen, auch die Einzelabrechnungen und Buchungen. Gegenüber dritten Personen Kein Recht, gegenüber dritten Personen Auskünfte über die Angelegenheiten der Gemeinschaft oder einzelner Eigentümer zu erteilen. Nicht von dem Verbot der Datenübermittlung an Dritte betroffen sein können z.B. die Information an Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater, die Einweisung von Handwerkern, Architekten und Behörden oder Gerichten. 21Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

22 5. Die Entlastung des Verwaltungsbeirats Die Rechtsnatur der Entlastung Nach den Regelungen des WEG ist die Eigentümerversammlung für die Entlastung des Beirats zuständig. Entlastung = Billigung der Tätigkeit für das vergangene Wirtschaftsjahr Der Anspruch des Verwaltungsbeirats auf Entlastung Die Entlastung stellt einen reinen Vertrauensbeweis dar und ist somit nicht erzwingbar, die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben keinen Anspruch auf Erteilung der Entlastung. 22Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

23 Die Versagung der Entlastung Die Entlastung des Verwaltungsbeirats oder die seiner einzelnen Mitglieder ist zu versagen, wenn deren Tätigkeit in dem in Betracht kommenden Zeitraum nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung im Sinne des § 21 Abs. 4 WEG entsprach. Beispiele: - fehlerhafte Arbeit des Verwaltungsbeirats oder einzelner Mitglieder, - gar keine Tätigkeit, - Abrechnung entspricht trotz der Prüfung durch den Beirat nicht den Grundsätzen, die durch das Gesetz und die Rechtsprechung aufgestellt worden sind. Entlastung kommt nicht in Betracht, wenn die Möglichkeit des Bestehens von Schadensersatzansprüchen gegen die Mitglieder des Verwaltungsbeirats nicht ausgeschlossen werden kann. Ein konkreter Schadenseintritt muss noch nicht erfolgt sein. 23Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

24 Dr. Näke – Der Verwaltungsbeirat BGH … Ist die vom Verwaltungsbeirat geprüfte Abrechnung fehlerhaft und damit änderungsbedürftig, entspricht ein Entlastungsbeschluss zugunsten des Beirates nicht Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung nach § 21 Abs. 4 WEG, sofern Ansprüche gegen den Beirat noch in Betracht kommen und auch Gründe für Anspruchs- verzichte nicht ersichtlich sind. 24

25 6. Stimmrechtsausschlüsse des Verwaltungsbeirats Der Bestellungs- bzw. Wahlvorgang: Dem Wohnungseigentümer, der zum Verwaltungsbeirat bestellt werden soll, steht bei der Abstimmung ein eigenes Stimmrecht zu Die ordentliche Abberufung Ebenso wie die Bestellung stellt auch die ordentliche Abberufung kein Rechtsgeschäft, sondern einen organschaftlichen, die mitgliedschaftlichen Interessen regelnden Akt dar. Damit sind Mitglieder des Verwaltungsbeirates bei der ordentlichen Abberufung stimmberechtigt. 25Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

26 Die Abberufung aus wichtigem Grund Nach allgemeiner Auffassung besteht kein Stimmrecht des Wohnungseigentümers bei seiner Abberufung aus wichtigem Grund. Es sollte hinsichtlich eines jeden Betroffenen gesondert abgestimmt werden. Dies hat zur Folge, dass die jeweils nicht betroffenen Mitglieder des Verwaltungsbeirats ihr Stimmrecht mangels Vorlage einer Interessenkollision behalten. Schuldrechtliche Verträge, z.B. Vergütung Stimmrecht ist nach § 25 Absatz 5 Satz 1 ausgeschlossen Die Entlastung Der Wohnungseigentümer ist bei der Beschlussfassung über seine eigene Entlastung nicht stimmberechtigt. Niemand selbst das Vertrauen aussprechen kann. 26Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

27 Dr. Näke, Der Verwaltungsbeirat 27 Ist der Verwaltungsbeirat Freund oder natürlicher Feind des Verwalters? 7 Das Verhältnis des Verwalters zum Verwaltungsbeirat

28 Dr. Näke, Der Verwaltungsbeirat 28 Auftraggeber – Auftragnehmer Kunde – Dienstleister Ideal: vertrauensvolle Partnerschaft

29 Grenzen für den Verwalter: Keine Möglichkeit für den Verwalter, die Mitglieder des Beirats in irgendeiner Weise zu beauftragen, anzuweisen oder in anderer Weise Aufgaben auf diese zu übertragen. Es ist nicht Angelegenheit des Verwalters, sich über die Arbeitsweise des Verwaltungsbeirats und seiner Mitglieder negativ zu äußern oder etwa dessen Abwahl zu betreiben. 29Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

30 Probleme/Pflichtverstöße des Verwaltungsbeirats/Beispiele: - wenn Beiratsmitglieder die Rechte des Verwalters nach § 27 Abs. 3 WEG einschränken oder in diese eingreifen wollen; - wenn der Verwalter angewiesen wird, Beschlüsse der Gemeinschaft nicht umzusetzen; - Forderung zur Manipulation der Jahresabrechnung (Kostenverteilung) - wenn der Verwalter angewiesen wird, einzelne Tagesordnungspunkte nicht aufzunehmen; - wenn nicht eine Unterstützung, sondern eine offensichtliche Behinderung der Arbeit des Verwalters praktiziert wird; - fehlende Mitwirkung an Beschlussausführung. 30Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat

31 Der Verwalter aus der Sicht des Beirates Was erwartet der Verwaltungsbeirat? Kommunikation Information Anerkennung Möglichkeit zur Selbstdarstellung Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat31

32 8. Typische Konfliktfelder Beirat – Eigentümer Darf die Beiratstätigkeit etwas kosten? Wenn jemand unbedingt Beirat sein will, so muss er auch gründlich arbeiten. Der Beirat will nur eigene Interessen durchsetzen. Dann macht doch Euern Dreck alleene. Dr. Näke: Der Verwaltungsbeirat32


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