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Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH.

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Präsentation zum Thema: "Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH."—  Präsentation transkript:

1 Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH

2 Records Management in ECM-Systemen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

3 Records Management Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schrift­gut Dossiersicht: betrifft den Inhalt der Records Prozesssicht: Entstehungszusammenhang von der Neuanlage bis zur Vernichtung oder Archivierung RM ist eine organisatorische Aufgabe

4 ECM und DMS im Unternehmen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

5 Zwei Ansätze Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH flache Ablage Ablage in großen Datenbereichen Keine festen Strukturen Objekte tragen redundante Informationen Akten sind views auf die Hierarchie, keine Standorte keine Vererbung von Rechten Bewegen von Objekten über Veränderung der Metadaten oder Datenbankaktionen strukturierte Ablage Ablage in Strukturen analog zum herkömmlichen Arbeiten: Schrank Ordner Register Objekt jede Ebene verfügt über Metadaten Objekte habe Standorte Rechte werden vererbt Bewegen von Objekten windowslike

6 Ablage in Schränken am Beispiel Geschäftspartner Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner. (Record, Folder, Akte, …) Alle Ordner stehen in einem großen Schrank. (Cabinet, Repository, Archiv,…) Nach den Daten auf dem Ordnerrücken können Sie suchen. (Metadaten, Index, Schlagwort, …) Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E Firma F Firma G Firma H

7 Ablage in Schränken am Beispiel Geschäftspartner Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Ein Geschäftspartner (Ordner) realisiert … … mehrere Aufträge (Register), die … … ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum … … verschiedene Verträge einschließen.

8 Dynamische Vererbung mit echter Struktur Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

9 Beispielakten Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Genereller Aufbau von Akten/Records Darstellung von Akten/Records

10 Beispielakten: Fachlogik Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

11 Beispiele für strukturierte Ablage und Recherche Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Ordner wählen Inhaltsverzeichnis Dokumente StichwörterIndex Boolesche Operatoren Einstieg Links

12 Historie und Audit Trail Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

13 Historie und Audit Trail Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Arbeitsschritten ist eine vollständige Historisierung von Aktionen an Akten notwendig. Hierbei sollte sowohl Nutzer als auch Aktivitäten protokolliert werden. Um eine Zulassung nach z.B. FDA GxP Level 4 oder CFR 21 Chapter 11 zu bekommen ist dies eine zwingende Voraussetzung. Wichtig ist ein frühzeitige Abstimmung mit den Mitarbeitervertretungen, da Kontrollsysteme dieser Art Mitbestimmungspflichtig sind (Leistungs- und Verhaltenskontrolle). Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

14 Historie und Audit Trail Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Akten- und Objekt- information

15 Historie und Audit Trail Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Prozess- Information

16 Elektronische Signatur Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung Rechtskonforme Signierung im PDF-Format Erfüllung des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung Stapelsignatur: Signatur von mehreren Dokumenten bei nur einer PIN-Eingabe Mehrfachsignatur eines Dokuments durch mehrere Anwender Massensignaturen beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien Einbindung der elektronischen Signatur in Workflow-Prozesse, wie z. B. Freigabeprozesse Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

17 Sicherheitsstufen und Benutzerrechte Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

18 Benutzer und Systemrechte Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Zuordnung von Rollen für: Funktionen Prozesse Systemfunktionen sowie von Aktionen wie: Anlage Änderung Administration

19 Benutzer und Systemrechte Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Zuordnung von Rechten für: Akten Register Objekte sowie von Aktionen wie: Sichtbarkeit Anlage Bearbeitung

20 Systemverwaltung Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Wünschenswert ist eine einfache Integration in die Standard Systemverwaltung (Enterprise Manager) zur Administration der Eigenschaften und Berechtigungen des Record Management Systems.

21 Aufbewahrungsfristen und Protokolle Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

22 Automatische Berechnung der Retentionperiode Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH In Abhängigkeit von z. B. Server, Objekt, Inhalt und Format sollte ein RM-System automatisch die Aufbewahrungszeit von Objekten festlegen können.

23 Rendition-Management Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Serverseitiges Rendition-Management Konvertierung von Dokumenten in universelle Formate – beispielsweise TIFF oder PDF Umwandlung in langlebige, standardisierte Dateiformate – z. B. PDF/A Automatisierte Renditionierung – z. B. von -Anhängen Bereitstellung von renditionierten Dokumenten in OS|WebCLIENT oder Unternehmensportalen

24 Verfahrensdokumentation Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

25 Was ist eine Verfahrensdokumentation? Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren. Anforderungen: 1.Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen 2.Gibt dem Betreiber die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems Der Betreiber ist verantwortlich für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation, der Hersteller kann (und wird) dieses Vorhaben unterstützen. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

26 Fazit Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

27 Qualifiziertes Records Management Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung 2 Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen nach Kundenwunsch 1 Automatische Erstellung von Aktenplänen 3 Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz 4 Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden 5 Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen und Fachlogik 6

28 Der Nutzen von Records Management Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Compliance & Sicherheit: Umsetzung von internen & externen Anforderungen im Informationsmanagement Produktivität: Redundanzfreie Datenhaltung Prozesskontrolle: Einheitliche Bearbeitung & Denkweise bei Geschäftsvorgängen Wissensmanagement: Verknüpfung einfacher Informationen zu komplexem Wissen über Zusammenhänge, Vorgänge und Hintergründe

29 Christian Weisz Stellv. Vertriebsleiter Vertrieb & Partnermanagement OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße Berlin Telefon: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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