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Mobiles Controlling.. Die Praxis heute Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten auf Stunden- zetteln ein. Stundenzettel werden i.d.R. wöchentlich oder monatlich.

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Präsentation zum Thema: "Mobiles Controlling.. Die Praxis heute Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten auf Stunden- zetteln ein. Stundenzettel werden i.d.R. wöchentlich oder monatlich."—  Präsentation transkript:

1 Mobiles Controlling.

2 Die Praxis heute Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten auf Stunden- zetteln ein. Stundenzettel werden i.d.R. wöchentlich oder monatlich eingesammelt. Stundenzettel werden manuell geprüft. Stundenzettel werden manuell in Buchhaltungs- software übertragen. Stundenzettel werden manuell in Controlling- software übertragen.

3 Hohe Verwaltungskosten für Plausibilitätsprüfung Personalbuchhaltung Controlling und Nachkalkulation Daten liegen später vor: schlechte Steuerbarkeit des Außendienstes verzögerte Fakturierung verzögertes Controlling schlechtere Liquidität

4 Mit virtic erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihre Handys Alle Eingaben werden sofort auf die virtic-Server übertragen Der Mitarbeiter bekommt zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Informationen angezeigt Ein Dialog stellt sicher, dass nur sinnvolle Eingaben möglich sind

5 Senden Optionen Abfahrt zur Baustelle Besorgungsfahrt Abfahrt zur Firma Krankmeldung bitte auswählen und Senden: Antwort vom Server: Abfahrt zur Baustelle :45:06 OK

6 Senden Optionen Tiefbau Rabenweg Rathaus Fassade Hafenstraße Rohbau Schneider GmbH, Essen bitte auswählen und Senden: Antwort vom Server: Hafenstraße Rohbau :45:13 OK

7 Senden Optionen Arbeitsbeginn Baustelle bitte auswählen und Senden: Antwort vom Server: Arbeitsbeginn Baustelle :23:41 OK

8 Senden Optionen Pause Feierabend/Heimfahrt Abfahrt zur Baustelle Abfahrt zur Firma Besorgungsfahrt Werkstattfahrt bitte auswählen und Senden: Antwort vom Server: Abfahrt zur Firma :04:56 OK

9 Vertrauen ist gut...

10 Lokalisierung gibt Gewissheit.

11 virtic wahrt die Privatsphäre. Ortungen sind nur während der Arbeitszeit möglich!

12 virtic ist transparent. Mitarbeiter haben persönliche Zugänge zu ihren Arbeitszeitkonten.

13 Alle Daten liegen sofort auf den virtic-Servern bereit. Für die Nutzung von virtic ist nur ein PC mit Internet-Anschluss erforderlich. Unternehmer, Disponenten, Buchhalter, Projektleiter und Controller können über das Internet sofort auf die Daten zugreifen.

14 Zeitpunkt der ersten Buchung des Tages Plausibilitätsprüfung bei der ersten Buchung aktuelle Baustelle aktuelle Tätigkeit Plausibilitätsprüfung bei der letzten Buchung Zeitpunkt der aktuellen (letzten) Buchung Name Personalnummer Liste aller Buchungen des Tages Handy orten* SMS schreiben* schreiben Cockpit Kommunikations- und Dispositionszentrale

15 Cockpit Kommunikations- und Dispositionszentrale Baustelle Ortung Baustelle Ortung

16 Chronologie Alle Buchungen im Detail.

17 Zeitkonto Genau Ihr Arbeitszeitmodell.

18 Reisekosten Spesen, Auslösen, Reisekosten, Verpflegungs- mehraufwände

19 Excel-Export Ihre eigenen Auswertungen.

20 Import aus Fremdsoftware SOAP-Clients Werden auf dem Kundenrechner installiert und führen automatische Uploads von Exportdateien aus Derzeit verfügbar für: Mitarbeiterstammdaten, Baustellen- / Projektstammdaten, Einsatztermine, Urlaub, Krankheitstage, Kostenstellen, Kostenträger SQL-Abfragen Werden gemäß Kundenspezifikation ausgeführt Uploads über HTML-Formular Exportdateien (txt, csv) werden über ein HTML-Formular manuell hochgeladen Derzeit verfügbar für Baustellen- /Projektstammdaten, Mitarbeiterstammdaten Beliebige Schnittstellen Werden gemäß Kundenanforderungen erstellt

21 Export in Fremdsoftware Export von txt-Dateien Textdateien (txt, csv, asc) werden vom Nutzer generiert und gespeichert, anschließend vom Fremdsystem importiert Derzeit u.a. verfügbar für Zeitbuchungen, Arbeitszeiten, Reisekosten Beliebige Schnittstellen Werden gemäß Kundenanforderungen erstellt Export von XML-Dateien XML-Dateien werden vom Nutzer generiert und gespeichert, anschließend vom Fremdsystem importiert Derzeit u.a. verfügbar für Zeitbuchungen, Arbeitszeiten, Reisekosten

22 Vorteile für den Unternehmer Abrechnungsgerechtigkeit Geringere Verwaltungskosten Präzises und schnelles Projektcontrolling Verbesserte Dispositon Niedrigere Fahrzeugkosten Exaktere Kalkulation in Folgeprojekten Schnellere Fakturierung Verbesserte Liquidität

23

24 Mitarbeiter buchen ihre Arbeits- zeiten über Handy. Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und sendet sie an den Steuerberater – fertig! Die Buchhaltung versendet die Rechnungen am Tag nach dem Arbeitsabschluss. Die zufriedenen Kunden zahlen sofort. Die Liquidität steigt und die Kapitalkosten sinken. Praxisbeispiel: Maler

25 Mitarbeiter buchen ihre Arbeits- zeiten über Handy. Der Unternehmer kennt jederzeit die aktuellen Standorte der Mitarbeiter und kann so optimal disponieren. Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und schickt sie per Mausklick an den Steuerberater. Lesen Sie hier den Bericht aus der Allgemeinen Bauzeitung. Praxisbeispiel: Tiefbauunternehmen

26 Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten über Handys. Die gebuchten Zeiten werden auf Projekte gebucht. Der Unternehmer verfolgt die gebuchten Zeiten, um seine Projekte zu steuern. Neue Angebote können anhand der gesammelten Daten noch schärfer kalkuliert werden. Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und sendet die Daten an den Steuerberater. Fertig! Lesen Sie hier den Bericht aus dem Handwerksblatt. Praxisbeispiel: Dachdecker

27 Mitarbeiter buchen ihre Arbeits- zeiten über Handy und PC! Für vorbereitende Arbeiten in der Werkstatt wird der Werkstatt-PC verwendet. Auf den Baustellen werden Handys verwendet. Projektleiter haben stets den Überblick über alle Zeiten, die auf ihre Projekte gebucht wurden. Die Lohnbuchhaltung schickt die Daten nach der Prüfung per zum Steuerberater. Praxisbeispiel: Anlagenbau

28 Techniker buchen ihre Arbeitszeiten über ihre Handys oder über den Werkstatt-PC. Aufträge können sofort abgerechnet werden. Vertriebsmitarbeiter erfassen ihre Kundenbesuche mit ergänzenden Informationen über Handys oder Blackberrys. Die gesammelten Daten werden von den Vertriebsmitarbeitern und von der Vertriebsleitung in Excel importiert. So nutzen sie mit Excel ein Online-Vertriebstagebuch. Die Buchungen der Mitarbeiter werden zu Online-Fahrtenbüchern und Online-Reisekosten- abrechnungen verarbeitet. Praxisbeispiel: Baumaschinenhandel und –wartung

29 Praxisbeispiel:Ladendetektiv Spezielles Problem: Detektive wechseln die Einsatzorte und geben sich nie zu erkennen. Ihre Arbeitszeiten lassen sich deshalb nicht nachvollziehen. Lösung: Detektive buchen ihre Arbeitszeiten über Handys. Jede Buchung wird mit einer Lokalisierung verknüpft. So kann der Detektiv nachweisen, dass er tatsächlich vor Ort war.

30 Lokführer buchen ihre Arbeitszeiten und viele betriebliche Informationen über ihre Handys, z.B. Lokwechsel Tankvorgänge Wartungen uvm. Disponenten verfolgen die Buchungen und nutzen die Ortungen zur optimierten Disposition der Fahrzeuge. Praxisbeispiel: Bahnunternehmen

31 für Ihre mobilen Prozesse


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