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ZGP ABENDFORUM 5. NOVEMBER 2013 PETER ZURFLUH ZURFLUHHRCONSULTING.CH.

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Präsentation zum Thema: "ZGP ABENDFORUM 5. NOVEMBER 2013 PETER ZURFLUH ZURFLUHHRCONSULTING.CH."—  Präsentation transkript:

1 ZGP ABENDFORUM 5. NOVEMBER 2013 PETER ZURFLUH ZURFLUHHRCONSULTING.CH

2 AGENDA 1.Begrüssung durch Barbara Aeschlimann, Leiterin HR E&Y, Vorstandsmitglied ZGP 2.Vorstellung Zurfluh HR Consulting Wie komme ich dazu am Forum eine Meinung zu vertreten 2 Min. Forumsinhalt 3.Präsentation 45 Min. Wie aus Aschenputtel eine Managerin wird 4.Fragen8 Min ZURFLUH HR CONSULTING 2

3 INFORMATIONEN ZUM REFERENTEN ZURFLUH HR CONSULTING 3 Peter Zurfluh, Inhaber Fast 30 Jahre im HR Umfeld tätig Filialleiter Stellenvermittlung, Unternehmensberater SAP HR, Leiter Personaladministration Seit 2013 selbständiger Unternehmer Beratung Personaladministration, HR Projektleitung, Interim Management

4 FORUMSINHALT Die Personaladministration als Teil der Wertschöpfung oder «Wie aus Aschenputtel eine Managerin wird!» ZURFLUH HR CONSULTING

5 Ist die Aschenputtel-Karriere auch etwas für Sie! ZURFLUH HR CONSULTING 5 Quelle:

6 Es gibt noch mehr Wertschöpfer und Werterhalter im Unternehmen Wir gehen auf diese Fälle nicht ein! ZURFLUH HR CONSULTING 6 WICHTIG, ABER NICHT HIER….

7 UM WAS GEHTS ZURFLUH HR CONSULTING 7 Gehalt Spesen Information Statistik Kennzahlen Information Steuern Sozialversicherung Information Mitarbeiter Management Externe

8 WAS WÄRE WENN…. … es keine Personaladministration gäbe? ZURFLUH HR CONSULTING 8

9 WAS WÄRE WENN…. EXTERNE SICHT Keine Quellensteuer Keine Lohnbuchhaltung Keine Statistiken Keinen Geschäftsbericht Keine AHV Kontrolle Keine Bestätigungen für Ausbildungen INTERNE SICHT Keine Lohnzahlung Kein Bonus, Überzeitzahlung, …. keine Anfragen für Dokumente Keine Unfallversicherung, KTG Keine Sozialversicherung / PK Keine … ZURFLUH HR CONSULTING 9 Daraus folgt…..

10 WAS WÄRE WENN…. EXTERNE SICHT Keine Quellensteuer Keine Lohnbuchhaltung Keine Statistiken Keinen Geschäftsbericht Keine AHV Kontrolle Keine Bestätigungen für Ausbildungen LÖSUNGSMÖGLICHKEIT Elektronisches Lohnmeldeverfahren ELM Outsourcing, Treuhänder Automatisieren, Delegieren Outsourcen, Verbinden Treuhänder Macht Extern Beauftragte Lohnbuchhaltung Employee Self Service ESS ZURFLUH HR CONSULTING 10 ….. eine Personaladministration ist nötig, aber bitte optimiert!

11 WAS WÄRE WENN…. INTERNE SICHT Keine Lohnzahlung Kein Bonus, Überzeitzahlung Keine Anfragen für Dokumente Keine Unfallversicherung, KTG Keine Sozialversicherung / PK Keine ….. LÖSUNGSMÖGLICHKEIT Freiwilligenarbeit Abschaffen ESS, Outsourcing, Treuhänder Privatisieren, alles Halt wie früher vor der AHV ZURFLUH HR CONSULTING 11 Daraus folgt aber auch….. Alles hat seine Grenzen!

12 WAS WÄRE WENN… ZURFLUH HR CONSULTING 12 MIS, Data Warehouse MIS, Data Warehouse Gehalt Spesen Information Statistik Kennzahlen Information Steuern Sozialversicherung Information Mitarbeiter Management Externe Outsourcing Treuhand Outsourcing Treuhand ELM Managen der Aufgaben

13 WAS WÄRE WENN… ZURFLUH HR CONSULTING 13 Fazit: HR Administration muss sich dem Wettbewerb stellen und ggfls. in drei Teile gesplittet werden. Primäradministration: strategisch, relevant, zeitkritisch, intern. On-site Sekundäradministration: bedeutend, komplex, abgeschlossen, extern Outsourcing, Nearshore Terziäradministration: unbedeutend, einfach, zeitlich unkritisch, extern, Offshore / Farshore

14 WAS WÄRE WENN… ZURFLUH HR CONSULTING 14 Wer es am besten, günstigsten macht, soll es tun!

15 STRATEGIE WIKI Somit gibt es in Unternehmen für jedes seiner Geschäftsfelder eine eigene Strategie, die durch die Gesamtstrategie (Unternehmensstrategie) zusammengehalten wird ZURFLUH HR CONSULTING

16 BRAUCHT DIE ADMINISTRATION EINE STRATEGIE? Beispiele für die Strategieausrichtung der HR Administration Wir stellen die Qualität sicher Wir arbeiten Wertschöpfend Wir optimieren unsere Tätigkeiten dauernd ZURFLUH HR CONSULTING 16

17 HR ADMIN STRATEGIE Fazit aus vorherigem Beispiel Qualität geht vor Kosten Tätigkeiten werden wo immer möglich und sinnvoll automatisiert Es werden nur verlangte Dienstleistungen erbracht Alle Arbeiten unterliegen einer Priorisierung (Gesetz, Massenverarbeitung, Einzelgeschäfte,…. oder Wichtig / Dringlich nach Eisenhower) Arbeiten werden auf der tiefsten Stufe erledigt Arbeit wird dort erledigt wo sie erstmals anfällt oder wo sie am günstigsten abgearbeitet werden kann ZURFLUH HR CONSULTING 17

18 DIE ADMINISTRATION BRAUCHT EINE STRATEGIE! Wie sieht Ihre Strategie für die HR Administration aus? Und kennen Ihre (HR) Mitarbeitenden diese auch? ZURFLUH HR CONSULTING 18

19 GROSSE UND KLEINE STRATEGEN… ZURFLUH HR CONSULTING 19

20 ZEIT UND GELD ODER ZEIT IST GELD ZURFLUH HR CONSULTING

21 ZEIT UND GELD «Machen Sie ihren Laden schneller, effizienter mit höherer Qualität und weniger Personal. Und natürlich auch tieferen Kosten!» ZURFLUH HR CONSULTING 21 Gesagt: «Ja, Chef.» Gedacht: «Wie fange ich das bloss an?»

22 ZEIT UND GELD Erster Schritt ZURFLUH HR CONSULTING 22

23 ZEIT UND GELD Zweiter Schritt ZURFLUH HR CONSULTING 23

24 ZEIT UND GELD Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten? Callcenter HR Mehr Computertechnik besser ausgebildetes Personal einfachere Strukturen eingehaltene Reglemente zentralisieren von Verarbeitungen Outsourcing …… ZURFLUH HR CONSULTING 24 Ziel Res- sourcen Geld Zeit

25 ZEIT UND GELD Was sind nun die Optimierungsmöglichkeiten? Ein Beispiel: Sie erhalten jeden Tag dutzende von s. s nur einmal im Tag lesen! Triage anwenden: Delegieren, sofort antworten, in Kalender schieben, löschen (Ordner Ablage) ZURFLUH HR CONSULTING 25

26 ZEIT UND GELD Wie sieht das in einem einfachen Prozessablauf aus? ZURFLUH HR CONSULTING 26 Werbung, Spam Wichtig und kurz Delegation Später planen Info ablegen Löschen Sofort antworten In Ordner schieben Weiterleiten In Kalender schieben

27 ZEIT UND GELD Wie sieht optimiert aus? ZURFLUH HR CONSULTING 27 Werbung, Spam Wichtig und kurz Delegation Später planen Info ablegen Löschen Sofort antworten In Ordner schieben Weiterleiten In Kalender schieben Action Archiv

28 Bewerberprozess zeitnah Dokumentenerstellung idealerweise webbasiert Kennzahlen und Statistiken standardisiert «Was ist der Name wert?» Diese Liste kann man fast beliebig verlängern… ZURFLUH HR CONSULTING 28 BEISPIELE WERTSCHÖPFUNG

29 Gehaltsabrechnungen via Absenzmanagementsysteme Nice to have wird abgestellt AHV Revisionen zeigen Fehler rückwirkend, besser vorausschauend handeln Auch diese Liste kann man fast beliebig verlängern… ZURFLUH HR CONSULTING 29 BEISPIELE KOSTENEINSPARUNGEN

30 ELEKTRONISCHE TOOLS ZURFLUH HR CONSULTING

31 ELEKTRONISCHE TOOLS ZURFLUH HR CONSULTING 31 Personal- akte Mensch oder Maschine?

32 TECHNISCHER SUPPORT ZURFLUH HR CONSULTING 32 Personaldaten PK Buch- haltung Zeit und Spesen Talent- management Performance Mgt. Kurs- anbieter Hotel, Reise Versicher- ungen Webbasierte Rentenberechnung für Mitarbeitende Audittools zur Validierung von Schnittstellendaten Kreditkartendaten einlesen SBB Billette Grafische Aufbereitung Organigramm Leistungsmessung mit Parametern und Zielabgleich monatlich Scann Center Personalakte, Versand, KPI, …. Bewerber Tool Office Test, Schnittstellen

33 TECHNISCHER SUPPORT ZURFLUH HR CONSULTING 33 Personaldaten PK Buch- haltung Zeit und Spesen Talent- management Performance Mgt. Bewerber Tool Kurs- anbieter Hotel, Reise Versicher- ungen Scann Center

34 Aber muss es denn immer gleich so komplex sein? ZURFLUH HR CONSULTING 34 TECHNISCHER SUPPORT

35 4 Beispiele: ZURFLUH HR CONSULTING 35 TECHNISCHER SUPPORT Gehaltsabrechnung via Excel / Pivot MS SharePoint

36 TECHNISCHER SUPPORT Zusammenfassung Elektronische Helfer steigern die Qualität und Verarbeitungsgeschwindigkeit Gefahr: Kosten Nutzen stimmt nicht mit dem Verkaufsgespräch / Erwartungen überein Die Reihenfolge der Optimierung ist wichtig. Arbeitsplatz und menschliche Fähigkeiten, Prozesse und Abläufe der Organisation und dann erst die Systeme ZURFLUH HR CONSULTING 36

37 ELEKTRONISCHE HELFER, SO NICHT… ZURFLUH HR CONSULTING 37 Quelle: Die Drei ??? Kids und du, 8, Angriff der Roboter

38 NUTZEN FÜR ANDERE ZURFLUH HR CONSULTING

39 NUTZEN FÜR ANDERE Viele interne und externe Stellen profitieren von der Personaladministration! Wichtig ist jetzt aber zu bestimmen, welche Tätigkeiten Wertschöpfend oder zumindest Werterhaltend sind! Von der Betrachtung ausgenommen sind gesetzliche Vorgaben ZURFLUH HR CONSULTING 39

40 NUTZEN FÜR ANDERE INTERN GL, Zahlen für Entscheide Buchhaltung, Detailinformationen SV Marketing, Kennzahlen Vorgesetzte, Statistiken Eventmanagement, Regionale Verteilung Case Management, Details zur Person HR BP, Jubiläen und ähnliches Sicherheit, geprüfte Daten für Ein-Austritt …… EXTERN Steueramt, Lohnausweis und QSt. Ausgleichskasse / FAK, Prämieninkasse BfS, Lohn und Quartalsstatistik Versicherungen, UVG und KTG Kreditkartenunternehmen, Stammdaten CC Journalisten, Kennzahlen, und Sachverhalte Gerichte und Polizei, Personendaten Universitäten und Praktikanten, Umfragen Verbände, Mitgliederwerbung …… ZURFLUH HR CONSULTING 40 Beides ist nicht abschliessend und sehr Firmenspezifisch….

41 «Tue Gutes und sprich darüber….» ZURFLUH HR CONSULTING 41

42 EINSTIEG OUTSOURCING ZURFLUH HR CONSULTING 42

43 EINSTIEG OUTSOURCING So nicht, oder? ZURFLUH HR CONSULTING 43 Befürchtungen

44 + Kostenersparnis Qualitäts- und Effizienzsteigerung Steuerliche Vorteile Strategische Partnerschaften Risikoverlagerung + Kostenersparnis Qualitäts- und Effizienzsteigerung Steuerliche Vorteile Strategische Partnerschaften Risikoverlagerung - Abhängigkeiten (Risiko) Betriebsklima Austritt key player / Know how Verlust Restaufwand Management und Fehlerhandling Datenschutz - Abhängigkeiten (Risiko) Betriebsklima Austritt key player / Know how Verlust Restaufwand Management und Fehlerhandling Datenschutz ZURFLUH HR CONSULTING 44 VOR UND NACHTEILE OUTSOURCING

45 FORMEN VON OUTSOURCING INLAND Outsourcing Onshoring Homesourcing BPO und BAO Insourcing / Backsourcing Outsourcing Onshoring Homesourcing BPO und BAO Insourcing / Backsourcing AUSLAND Nearshoring Offshoring / Farshoring Nearshoring Offshoring / Farshoring ZURFLUH HR CONSULTING 45 Zusätzlich gibt es weitere Begriffe von Firmen wie Accenture, Cap Gemini, EDS, Deutsche Bank Und Sonderformen wie Out of Life Outsourcing oder On Site Management

46 BEACHTEN BEIM OUTSOURCING WAS IST WICHTIG ZURFLUH HR CONSULTING 46

47 BEREITSCHAFT ZU OUTSOURCING WIE WEISS ICH OB ICH FÜR OUTSOURCING BEREIT BIN? VON «BRIDGE GLOBAL IT» ZURFLUH HR CONSULTING 47

48 GRUNDLAGEN OUTSOURCING WAS DARFS DENN KOSTEN? (ULRICH SCHÖNENBERGER, PROZESSEXCELLENZ IM HR MANAGEMENT) ZURFLUH HR CONSULTING % 8% 5% 80% 67% Istkosten Max. Servicepreis nach Optimierung Outsourcing Management Projektkosten 20% Bündelung, Standard, Zentralisierung, Automatisierung,….

49 OUTSOURCING AUS SICHT ANBIETER BEISPIEL VON PAYROLL OUTSOURCING Modell / TypCHF / Mitarbeiter / Mt.Details Application10.-Kunde macht alles selber, HR-C stellt System zur Verfügung Business20.-Kunde erfasst selber, HR-C macht Payroll Full Service35.-Kunde sendet Informationen, HR-C macht den Rest ZURFLUH HR CONSULTING 49 «Kosten sind gleich, aber man hat weniger Sorgen!» Marek Dutkiewicz, CEO HR Campus

50 INFORMATIONEN OUTSOURCING ZURFLUH HR CONSULTING 50 Internet Wikipedia

51 APELL AN SIE Ermitteln Sie was sie überhaupt tun! (HR Compliance Check) Reduzieren sie alles, was nicht der Strategie folgt Das was bleibt prüfen Sie eingehend, ob sie es selber machen oder weggeben Betreiben Sie Marketing über ihre Dienstleistungen «Reduce to the Max Optimum!« ZURFLUH HR CONSULTING 51

52 DAS ENDE VOM MÄRCHEN …. Die Personalchefin und die Leiterinnen Talentmanagement und Gesundheits- management gehen an einen HR Kongress. Aschenputtel (Personaladmini- stration) muss auf Geheiss der Personalchefin die Gehaltsabrechnungen einpacken, da sie ja am Kongress nichts vorzuweisen habe. Da kommt ein Berater «angeflogen» und zeigt ihr wie man die Abrechnungen per versenden kann. Aschenputtel geht auf den Kongress und nimmt ihr Handbuch Personalakte mit. Ein CEO einer Outsourcingfirma sieht Aschenputtel und kann den Wert des Handbuches erkennen. Sie geht früher, weil sie die rückläufer per Post versenden möchte und verliert aber dabei das Handbuch auf der Treppe. Der CEO kann sie nicht vergessen und sucht Aschenputtel via Inserat im Alpha. Er will von den Bewerberinnen wissen, was im Buch zu «Personalakte» drin steht! Gesundheitsmanagement möchte unbedingt zum Outsourcer und schwafelt irgendwas von Aktfotos von Personen, und wird dabei so rot im Gesicht, als hätte sie sich den Zeh abgeschnitten. Erst Aschenputtel kann ihm den Inhalt im Detail nennen, sowie die Vorteile einer Personalakte. Er beschliesst Aschenputtel in seine Firma aufzunehmen und ihre Dienstleistungen auch anderen Kunden anzubieten. Sie waren erfolgreich und gingen bald an die Börse… ZURFLUH HR CONSULTING 52


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