Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement

Präsentation zum Thema: "Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement"—  Präsentation transkript:

1 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement
Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) 1

2 Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid)
Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) 2

3 Warum moderne Vereinsführung 1/4
Wir alle hier sind irgendwie in Vereinen tätig und können mit den Erfahrungen und Geschichten unserer Vereine Bücher füllen. Leider sind die „Vereine“, genauso wie Unternehmen im Laufe der Zeit, Schwankungen, Krisen und Veränderungen unterworfen. Außerdem stehen sie unter stetig steigendem Wettbewerbsdruck mit der „Freizeitindustrie“. Modernes Vereinsmanagement

4 Warum moderne Vereinsführung 2/4
Zeichen dafür sind: die stagnierenden oder fallenden Mitgliederzahlen, „da geh ich doch lieber ins Sportcenter“ Motivation der Mitglieder bei Veranstaltungen, „kein Bock“ Monotone Jahresplanungen, „machen wir so wie jedes Jahr“ Unzureichende Übungsleiterversorgung, Sport- und Freizeitangebote Wahlämter des Vereins werden mühsam besetzt Mitgliederversammlungen werden schlecht besucht Modernes Vereinsmanagement

5 Warum moderne Vereinsführung 3/4
Auswirkung auf die Vorstandsarbeit: Dies führt zu allgemeiner Unzufriedenheit und Verdruss nicht nur bei den Mitgliedern, sondern auch im Vorstand. In Folge der sich immer rasanter entwickelnden Technologien haben sich auch die Kommunikations-Wege und Reaktionszeiten „drastisch“ verändert. Früher wurde per Brief kommuniziert, heute gibt es Whats App, SMS, etc.. Entscheidungen und Entwicklungen, die früher Wochen brauchten, gehen heute in Stunden oder Minuten. Auch die Entwicklung der EDV macht bei den Vereinen nicht halt. Dies betrifft zum großen Teil die Mitglieder-Verwaltung und das Kassenwesen (Finanzen). Hier stehen mittlerweile fast jedes 3.Jahr die Vereinsfinanzen auf dem Prüfstand, in Form einer Kontrolle durch das Finanzamt. Modernes Vereinsmanagement

6 Warum moderne Vereinsführung 4/4
Analyse: Bei genauem Analysieren der Situation sieht man, dass sich die „einfachen“ Vereine und Verbände immer mehr zu komplexen Vereinen entwickeln, die einem „wirtschaftlichen Unternehmen“ nicht unbedingt unähnlich sind. Deshalb finden auch immer öfter Management- und Komunikationssysteme aus Industrie und Wirtschaft den Einstieg in die Sportvereine. Um das langfristige Bestehen unserer Vereine zu sichern, müssen wir uns Gedanken über „unser Management und unsere Management-Kommunikations-Kultur“ machen und uns diesem Wettbewerb stellen. Hier also nun einige Systeme, die in Vereinen und Verbänden „angewendet“ werden oder werden könnten: Modernes Vereinsmanagement

7 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement
Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) 7

8 Vereinsführung Früher – Heute (Susanne Riedel)
Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement Udo Harig Robert Wollscheid Susanne Riedel Walburga Rudolph Jörg Jakobs Vereinsführung Früher – Heute (Susanne Riedel) 8

9 Vereinsführung früher 1/2
Vorgesetzter: Führungsverantwortung Kontrollverantwortung Vorgeben der Zielentscheidung Eingreifen nur bei negativen Abweichungen Mitarbeiter Stellenbeschreibung Festes Aufgabengebiet Handlungsverantwortung in Routineaufgaben Eigenverantwortung Rechenschaft gegenüber Vorgesetztem Harzburger Modell Management by Delegation Entwickelt 1962 Anwendung in Wirtschaft und Bundeswehr Bis in 1980er Jahre besonders aktiv Anwendung auch heute noch Modernes Vereinsmanagement

10 Vereinsführung früher 2/2
Übertragung auf den Sportverein 1. Vorsitzende ist delegierende Führungskraft Vorstandsmitglieder: unterstellte Mitarbeiter 1. Vorsitzender setzt die Ziele 1. Vorsitzender delegiert die Aufgaben Aufgaben werden von Vorstandsmitglieder eigenverantwortlich behandelt Vorstandsmitglieder erstatten dem 1. Vorsitzenden Bericht Streng unterteilte Aufgabenbereiche Vorstandsmitglieder schauen nicht über den Tellerrand hinaus Vor allem negatives Feedback Hemmend für Motivation Modernes Vereinsmanagement

11 Vereinsführung heute 1/3 Freiburger Management Modell für NPO
Klassische Managementlehre passt nicht, weil: Mitglieder haben mehrere Rollen im Verein: Mitglied im Vorstand ÜL / Trainer „Kunde“ Ehrenamtlich / unentgeltlich / Nebentätigkeit Bindung ideell Weisungsrecht eingeschränkt Überzeugung für ein Anliegen Basisdemokratische Entscheidungsfindung 1995 vorgestellt 20 Jahre Grundlagenforschung Grundanliegen Bedürfnissen der Mitglieder optimal genügen Qualität von Leistungen und Prozessen Modernes Vereinsmanagement

12 Vereinsführung heute 2/3
Projektmanagement-Methoden Definition der Aufgabe Einarbeitung aller Teilnehmer Detaillierter schriftlicher Zeitplan Zwischenberichte zu Meilensteinen Ergebnisbericht + Vorstellung für den Vorstand Vorstand berät oder entscheidet Prozessorientierung Arbeit in Gremien oder Ressorts Vereinsentwicklung Sportentwicklung Vereinskultur Sportbetrieb (Organisation) Marketing + Öffentlichkeitsarbeit Geschäftsführung + Verantwortung Beratende und beschlussfassende Ausschüsse Zeitlich begrenzte Arbeitsaufträge Daueraufgaben Auch externe Mitarbeiter möglich Modernes Vereinsmanagement

13 Vereinsführung heute 3/3 Freiburger Management Modell für NPO
Vorteile: Wir-Gefühl Gleichberechtigung innerhalb der Gremien Funktionsübergreifende Teams Direkte Interaktion Verschiedene Aufgaben entsprechend der Stärken der Gremiumsmitglieder Wissensmanagement Wissensteilung Fundus an: Ideen Unterstützung Bestätigung Tatkraft Modernes Vereinsmanagement

14 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement
Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) 14

15 Zeitgemäße Kommunikation
Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN Walburga Rudolph Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Jörg Jakobs Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) 15

16 Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement
Was brauchen wir um von „zeitgemäßer Kommunikation“ zu reden?

17 Kommunikationsansatz
Um zeitgemäß und vernünftig zu kommunizieren benötigen wir: Ein Modell zur Orientierung wie der Verein geführt werden soll. Hier wurde eine Kombination aus Situative-Reifegrad-Theorie und Leadership-Quadranten-Modell gewählt. (Paul Hersey und Kenneth Blanchard 80er Jahre) Dieser Ansatz lässt sich auf andere Führungsmodelle, so wie wir sie noch vorstellen werden, übertragen. Modernes Vereinsmanagement

18 Spannungsfeld des Vereinsmanagements
Strategie Führung Interessen intern Kompetenz Kommunikation Interessen extern Engagement Transparenz Qualifikation Ressourcen verwalten Modernes Vereinsmanagement

19 Interessen, die zu berücksichtigen sind Medien Externe Einflüsse
Trends im Sport Wirtschaftliche Entwicklung Energie, Technologie Recht, Politik Demographischer Wandel Modernes Vereinsmanagement

20 die zu berücksichtigen sind Wirtschaftskraft des Vereins
Interessen, die zu berücksichtigen sind Interne Einflüsse Mitglieder- erwartungen Wirtschaftskraft des Vereins Mitgliederstruktur Modernes Vereinsmanagement

21 Kommunikation – Managementaufgabe im modernen Verein
ist die Verständigung zwischen Menschen sowie der Austausch von Informationen zwischen Geräten Und für den Verein eine Management aufgabe Kommunikation früher Unterscheidung Kommunikation heute Interne Kommunikation Externe Kommunikation Modernes Vereinsmanagement

22 Modernes Vereinsmanagement
Kommunikation früher Überwiegend vom Vorstand zu den Mitgliedern - Anweisungen, Regeln, Ergebnistabellen, usw. Überwiegend vom Pressewart zu den Printmedien - Ankündigungen, Berichte von Ereignissen Ergebnistabellen, usw. mit der Bitte um Abdruck Behandeln wir hier nicht weiter Modernes Vereinsmanagement

23 Externe Kommunikation Wann wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert
Kommunikation heute Externe Kommunikation Wer ist gemeint Wann wird kommuniziert Was wird kommuniziert Wie wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert Modernes Vereinsmanagement

24 Wann wird kommuniziert
Wer ist gemeint Unsere Zielgruppen Sponsoren Jugendliche Sportinteressierte Schulen/Uni‘s Sympathisanten Wann wird kommuniziert Bei allen wesentlichen Ereignissen, kontinuierlich, Was wird kommuniziert Aktuelles, Besonderes gerichtet auf die Zielgruppe Modernes Vereinsmanagement

25 Wozu wird kommuniziert
Wie wird kommuniziert Presse Funk Fernsehen Social Media Sog. Kommuniationsmix Wozu wird kommuniziert Steigerung Bekanntheitsgrad Höhere Medienpräsenz Bessere Positionierung bei Zielgruppen - Erreichen von Feedback Modernes Vereinsmanagement

26 Interne Kommunikation Wann wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert
Kommunikation heute Interne Kommunikation Wer ist gemeint Wann wird kommuniziert Was wird kommuniziert Wie wird kommuniziert Wozu wird kommuniziert Modernes Vereinsmanagement

27 Wann wird kommuniziert
Wer ist gemeint Unsere Zielgruppen Mitglieder Familienangehörige Wann wird kommuniziert Bei allen wesentlichen Ereignissen, kontinuierlich, Was wird kommuniziert Aktuelles, Besonderes gerichtet auf die Zielgruppe Modernes Vereinsmanagement

28 Wozu wird kommuniziert
Wie wird kommuniziert Persönlich/direkt schriftlich Social Media Sog. Kommuniationsmix Bessere Integration Erhöhung des pers. Engagements Erreichen von Feedback Bessere Mitgliederbindung Wozu wird kommuniziert Modernes Vereinsmanagement

29 Modernes Vereinsmanagement
Es ist uns natürlich bewusst, dass fast niemand alle Aspekte gleichzeitig und permanent berücksichtigt. Im Interesse einer modernen Vereinsführung ist eine, wie gerade vorgetragene, Kommunikation aber unerlässlich. Damit leite ich zum nächsten Abschnitt über, den uns Jörg präsentieren wird. Modernes Vereinsmanagement

30 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement
Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) 30

31 Automation von Information und Kommunikation
Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN Walburga Rudolph Jörg Jakobs Udo Harig Susanne Riedel Robert Wollscheid Praxiskampagne Automation von Information und Kommunikation Verein 2.0 (Jörg Jakobs) 31

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36 Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement
Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute (Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement (Udo Harig) Mitgliederbetreuung durch Distribution von Information (Jörg Jakobs) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) 36

37 Umgang mit den Mitgliedern
Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN Jörg Jakobs Udo Harig Susanne Riedel Robert Wollscheid Walburga Rudolph Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) 37

38 Der Umgang mit den Mitgliedern
Mitgliedergewinnung Mitgliederbindung Mitarbeitergewinnung Früher: Autoritäre Führung durch Einzelpersonen Heute: Einbeziehung aller Glieder der ‚Vereinshierarchie‘ mit Führungsteam und Gremien/Ressorts/Teams Ziel: Wertschätzung der Arbeit aller Mitarbeitenden aber auch die Notwendigkeit der Mitarbeit Aller deutlich machen Öffentlichkeitsarbeit Sponsorensuche und Spendenwerbung (Ku’ki‘s und Mi’ki’s) Modernes Vereinsmanagement

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Praxisbeispiele Willkommens- und Abschiedskultur Begrüßungsbrief des/der Vorsitzenden (Handout) Schreiben des/der Kassierers/in (Datenabgleich) (Handout) Persönlicher Mitgliedsausweis Jahresprogramm des Vereins Verzeichnis der Vorstandsmitglieder Übersicht der Trainingszeiten Kündigungsbestätigung mit Datum der Wirksamkeit (Handout) Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen Abschied, runder Geburtstag, Hochzeit, Kommunion, Konfirmation….(Beileids-/Karte, Blumen, Fotoalbum, Thermoskanne, Vase in Vereinsfarben, Kranz, Anzeige, Foto) Modernes Vereinsmanagement

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Abschlusswertung 1/2 Die vorgestellten Managementmethoden sind „teilweise alt“. Aber das wird immer noch an den Sporthochschulen und Unis gelehrt. Die Kunst als „Vereinsmanager“ ist es jetzt, aus allen vorgestellten Möglichkeiten das Optimum zu „extrahieren“ und auf Deinen Verein anzuwenden. Nur „Schema F“ geht nicht, da ja jeder Verein anders ist und der Faktor Mensch extrem heftig ausgebildet ist. Ein weiterer Punkt ist auch die Kommunikations- und Informationsqualität. Es sollte nicht „jeder Mist“ kommuniziert werden. Sachliche und vorgangsfördernde Informationen sind hilfreicher. Thema: „mündiges Mitglied“ Außerdem sollte man auch immer bereit sein für neue Sachen. Dass Ihr das seit, habt Ihr ja mit dem Besuch dieses Lehrgangs getan. Aber auch hier gilt, dass Ihr das nicht stumpf übernehmen könnt. Wie in der „freien Wirtschaft“ solltet Ihr alle Modelle auf Ihren „Kosten-Nutzen“ abklopfen und die Machbarkeit für Euch abklären. Modernes Vereinsmanagement

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Abschlusswertung 2/2 Das nennt man bei den Pädagogen „Transformieren der Theorie in die Praxis“. Die Musiker nennen das Umschreiben von vorhandenen Musikstücken in andere Tonlagen oder für andere Instrumente „transponieren“. Nichts anderes macht Ihr, wenn Ihr die vorgestellten Modelle der Vereinsführung als Handwerkszeug für die Führung Eures Vereins benutzt und weiter ausbaut. Als Vorstand oder „Vereinsmanager“ spielt Ihr das Instrument „Verein“. Auch dieses Instrument bedarf jahrelanger Erfahrung und konzentriertem „Spiel“ bei der „Aufführung“. Modernes Vereinsmanagement