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Seite 1 Köln 4. Februar 2010 Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software) Referenten: Martin Scholz Holger RichterThomas Dreher Edgar Thiel.

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1 Seite 1 Köln 4. Februar 2010 Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software) Referenten: Martin Scholz Holger RichterThomas Dreher Edgar Thiel MACH AGEGVE&D Unternehmensberatung Informationsveranstaltung Köln, Domforum 4. Februar 2010

2 Seite 2 Köln 4. Februar – Begrüßung und Einführung Ziele der Informationsveranstaltung Aktuelle Situation / Überblick zum Projektstand Gründe für die Umstellung auf die kaufm. Buchführung Darstellung der neuen Strukturen Auswertungsmöglichkeiten und – ziele Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren – Planung 2010

3 Seite 3 Köln 4. Februar 2010 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen 3 – Auswertungen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

4 Seite 4 Köln 4. Februar – Begrüßung und Einführung Aktuelle Situation – Projekteinführungen Laufende Projekte Verwaltungsentlastung der Pfarrer Einführung Verwaltungsreferent Veränderung Organisationsstruktur der Rendantur Wandel gestalten – Glauben entfalten, Neuordnung der Seelsorgebereiche Fusionen von Rendanturen Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen Stufenweise Einführung Liegenschafts- und Gebäudemanagement

5 Seite 5 Köln 4. Februar – Begrüßung und Einführung Aktuelle Situation – Rendanturen Anzahl der Projekteinführungen lassen derzeit keinen Regelbetrieb zu Arbeitsbelastung weiterhin sehr hoch Bedingt unausweichlich Arbeitsrückstände Konsequenz zeitlich befristete Stellenausweitungen (bis 2011) Ausbau der Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte (für Massengeschäft)

6 Seite 6 Köln 4. Februar – Begrüßung und Einführung Aktuelle Aktivitäten im Projekt Kita-Abschluss zur Erstellung der Verwendungsnachweise Auswertungen (Standard / Konzeption und Umsetzung Finanzstatus) Zuweisungen 2010 Umsetzung der Fusionen 2010 Wirtschaftsplanung 2010 Pilotphase zum Jahresabschluss 2009 Auf- und Ausbau Anwenderforen, Qualitätszirkel Ermittlung von Optimierungspotentialen (Software und Prozessabläufe)

7 Seite 7 Köln 4. Februar – Begrüßung und Einführung Beginn Echtbetrieb Buchung Ein- und Ausgangsrechnungen Zahlungsverkehr Planung 2010 Konzeption und Bereitstellung Finanzstatus Sukzessive Bereitstellung bzw. Buchung: Eröffnungsbilanz, Girobestände per Bankbuchungen

8 Seite 8 Köln 4. Februar – Begrüßung und Einführung Gründe für die Umstellung auf die kaufmännische Buchführung (Doppik) Direkte Darstellung von Buchungen, Planungen und Beständen (Echtzeit) Vereinheitlichung von Buchhaltungsstrukturen Standardisierung von Prozessabläufen und Auswertungen Vollständige Erfassung von Vermögensgegenständen zur gezielteren Information der tatsächlichen Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage Steigerung von Kostentransparenz und Kostenbewusstsein durch Erfassung von offenen Posten, Verbindlichkeiten, Aufwänden und Erträgen

9 Seite 9 Köln 4. Februar 2010 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen 3 – Auswertungen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

10 Seite 10 Köln 4. Februar – Strukturen – Übersicht Mandant - Buchungskreis Kontenplan Verwaltungskontenrahmen AbrechnungsobjekteAnlagenOP-Verwaltung Kostenstellen Projekte Wirtschaftsplan Soll-Ist-Vergleich Rücklagen Sachanlagen Finanzanlagen Festgelder Offene Posten Personenkonten Verwahrgelder Vorschüsse

11 Seite 11 Köln 4. Februar – Strukturen – Mandant Mandant - Buchungskreis Der Mandant bezeichnet einen eigenständigen abgeschlossenen bilanzrelevanten Buchungskreis. Standardauswertungen eines Mandanten sind z.B.: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Saldenliste der Kontensalden des Mandanten Konteninformationen z.B. für Bankkonten Umsatzsteuervoranmeldung Postensalden (Auswertung von Personenkonten) Anlagespiegel etc.

12 Seite 12 Köln 4. Februar – Strukturen – Mandant Mandant - Buchungskreis Es wurden unterschiedliche Mandantenarten festgelegt: Betriebsmandant je Kirchengemeinde, KGV, GVB umfasst den Regelbetrieb Bestandsmandant Ausweis des Substanzkapitals KITA-Mandant je Rechtsträger (KG, KGV) Alle Einrichtungen eines Trägers Friedhofsmandant jeder Friedhof wird als Mandant geführt

13 Seite 13 Köln 4. Februar – Strukturen – Mandantentypen Mandant – Übersicht Beispiel: Die Kath. Kirchengemeinde St. Nikolaus Wipperfürth verfügt daher über folgende Mandanten Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth Friedhof Herz-Jesu Niederwipper Friedhof Anna, Hämmern

14 Seite 14 Köln 4. Februar – Strukturen – Mandantentypen Mandant – Übersicht Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth Friedhof Herz-Jesu Niederwipper Friedhof Anna, Hämmern Stelle 1:Beginnend mit der Zahl 2 Stelle 2 – 4:Angabe des GKZ Stelle 5:Angabe des Art der Körperschaft (KG 0, KGV 1, GVB 2) Stelle 6:Angabe der Mandantenart Stelle 7 – 8:Fortlaufende Nummer

15 Seite 15 Köln 4. Februar – Strukturen – Kontenplan Mandant – Übersicht Kontenplan Verwaltungskontenrahmen Der Kontenplan ist der Verwaltungskontenrahmen auf die Bedürfnisse des Erzbistums Köln angepasst.

16 Seite 16 Köln 4. Februar – Strukturen – Abrechnungsobjekte Mandant – Übersicht Kostenstellenplan SeelsorgeVerdichtung Seelsorge allgemeinBasis Allgemeines PfarrlebenBasis PfarrfestBasis PfarrgemeinderatBasis

17 Seite 17 Köln 4. Februar Strukturen – Prozess A) Rechnungseingang in der Kirchengemeinde B) Kontierung durch den Verwaltungsreferenten C) Eingabe der Rechnung durch den Belegerfasser D) Prüfung durch den Buchhalter E) Buchung des Beleg F) Posten wird im Zahllauf berücksichtigt G) Zahldatei wird an die Bank versandt MACH Software SFirm / Cashline

18 Seite 18 Köln 4. Februar – Strukturen – Rücklagen MandantenartAllgem. Rück- lage Projekt- Rück- lage Caritas- Rück- lage Rep.- Rück- lage KiTa Rück- lage Miet- Rück- lage Ab- grenzung Betrieb KGxxxx Betrieb KGVxxx KITAxxxx Substanzkapital Betrieb gew. Artxx Friedhofxx Gemeindeverb.xxxx

19 Seite 19 Köln 4. Februar 2010 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen 3 – Auswertungen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

20 Seite 20 Köln 4. Februar – Auswertung Zusammenfassung

21 Seite 21 Köln 4. Februar – Auswertung Finanzstatus Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste Anhand der Summen- und Saldenliste Finanzstatus kann eine Übersicht abgerufen werden, in welcher die Liquidität ohne Detaildaten angezeigt wird. Dies bedeutet, dass die Saldenliste Informationen zum Bestand des unbeweglichen Vermögens (perspektivisch) zum Bestand des beweglichen Vermögens zum Finanzanlagenbestand (Aktien/Fonds, festverzinsliche Wertpapiere, Festgelder) zum Bestand auf Girokonten zum Kassenbestand zu den Forderungen und Verbindlichkeiten in Rahmen von Zeilensummen darstellt.

22 Seite 22 Köln 4. Februar – Auswertung Bilanz Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste Anhand der Summen- und Saldenliste Bilanz kann jederzeit – auch unterjährig - eine Bilanz abgerufen werden. Hierbei ist zu beachten, dass in diesem Rahmen nur eine Auflistung der Kontenwerte erfolgt. In der MACH Software erfolgt keine automatisierte Fortschreibung der Rücklagen. Die Bilanz zeigt daher nur die einzelnen Konteninformationen vor Fortschreibung der Rücklagen. Zusammenfassung: Erst nach Durchführung des Jahresabschlusses für das entsprechende Auswertungsjahr liefert die Bilanz die vollständigen Werte. Um unterjährig z.B. einen Überblick über die Rücklagenentwicklung zu erhalten, kann der Report Rücklagenstatus verwendet werden.

23 Seite 23 Köln 4. Februar – Auswertung Bilanz Auswertungskette Bilanz: Auswertungsobjekt: Kontenbestand des Mandanten Zeile 3000 Forderungen L.L. Konto: Forderung LL.INL Buchungen Buchung 1 Beleginfo RW Buchung 2 Beleginfo RW Konto....

24 Seite 24 Köln 4. Februar – Auswertung Rücklagenstatus Anwendung: Buchhaltung / Reporte Auswertungen der GUV und der Bilanz stehen dem Vorbehalt der Rücklagenfortschreibung. Aufgrund der gesonderten Anforderungen der Mietrücklage unter Berücksichtigung der 50/50-Regelungen der Caritas-Rücklage für die Caritas-Kostenstelle die Projekt-Rücklage bei Bauprojekten die Allgemeine Rücklage unter Berücksichtigung der einzelnen unterschiedlichen Berechnungsvorschriften der anzurechnenden Einnahmen kann die Rücklagensituation sowohl hinsichtlich der Planung als auch der Buchung nur anhand eines Reports einer gesondert zu erstellenden Auswertung dargestellt werden.

25 Seite 25 Köln 4. Februar – Auswertung Rücklagenstatus Der Report Rücklagenstatus soll zukünftig unter anderem unterjährig auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung die Entwicklung der Rücklagen ausweisen, ohne dass Jahresabschlussarbeiten durchgeführt sein müssen. Der Report soll Informationen liefern zu: Bestandswert aus dem Vorjahr bzw. Anfangswert laufendes Jahr Prognose gemäß Planung IST-Darstellung gemäß Buchung unter Berücksichtigung der Festlegungen

26 Seite 26 Köln 4. Februar – Auswertung Vermögensnachweis Anwendung: Anlagen / Reporte Der Report Vermögensnachweis werden Informationen zu den einzelnen Finanzanlagen ausgewiesen. Diese werden mit Angabe zum Kurs und zu den entsprechenden Fälligkeiten ausgewiesen. Der Report liefert Informationen zu: Darstellung der Vermögensanlagen inkl. Beträge Darstellung der Fälligkeiten Übersicht über den einzelnen Mandanten oder eine Gruppe von Mandanten

27 Seite 27 Köln 4. Februar – Auswertung Offene Posten Anwendung: Kontokorrent / Vorgänge bearbeiten / Posten / Postensalden drucken Anhand der Anwendung können die einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten sowohl hinsichtlich der Fälligkeit des einzelnen Abrechnungsobjekte der einzelnen Personenkonten / Partner abgerufen werden.

28 Seite 28 Köln 4. Februar – Auswertung Offene Posten

29 Seite 29 Köln 4. Februar – Auswertung Offene Posten

30 Seite 30 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Anwendung: KLR / Abrechnungsobjektinfo Anhand der Anwendung können die einzelnen Kostenstellen und Projekte sowohl hinsichtlich der Planung aus dem WPA als auch hinsichtlich der gebuchten Werte nachvollzogen werden. Neben der Darstellung für einen Abrechnungsobjekte sind auch Auswertungen von Verdichtungsobjekten möglich. Einzelbericht Vergleichsbericht

31 Seite 31 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Gruppen aller Ebenen beziehen sich auf Basisobjekte Ebene 1 Ebene 0: KSt Merke: Nur die Ebene 0 kann geplant und gebucht werden.

32 Seite 32 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Auswertungskette BAB: Auswertungsobjekt: Abrechnungsobjekt Kostenstelle XXX Zeile 3000 Büromaterial Konto: Büromaterial Planmaßnahmen Planmaßn. 1(KLR- Planung) Planmaßn. 2(KLR- Planung) Buchungen Buchung 1Beleginfo RW Buchung 2Beleginfo RW

33 Seite 33 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Urbudget Budget bei Planfreigabe Planung Verfügbarer PlanbetragBasis Vorbindung Interne Vorhaben - Festlegung Externe Vorhaben - Buchung Rechnungen - Verfügbar Verfügbarer Betrag= Ergebnis

34 Seite 34 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Erstellung von Berichten: Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht Erstellung von Berichten: Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht Zeitraum Spalten Detailgrad Speichern Drucken Grafik- Auswertung Einstellung Bericht

35 Seite 35 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) MACH Datenbestand Liste mit Variablen 1. Selektion von Variablen durch den Benutzer Tortendiagramme Balkendiagramme Kurvendiagramme

36 Seite 36 Köln 4. Februar – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Merke: Die Spalte Planung zeigt den Soll - Stand des Mandanten an. Merke: Die Spalte Buchung zeigt den Ist - Stand der Aufwendungen an. Merke: Die Spalte Zahlung zeigt den Ist - Stand der Erträge an. Merke: Der Soll – Ist – Abgleich kann daher je Zeile als auch je Konto vorgenommen werden. Merke: Der BAB berücksichtigt – wie die Bilanz – nur die geplanten und gebuchten Werte und gibt keine direkten Informationen hinsichtlich der Rücklagen.

37 Seite 37 Köln 4. Februar – Auswertung Zusammenfassung Direkte Informationen zur Bilanz, GUV, BAB etc. können direkt aus der Software abgerufen werden. Informationen zu dem Finanzstatus können direkt aus der Software entnommen werden. Informationen zu Rücklagen können direkt aus der Software, Rücklagenentwicklungen vor Fortschreibungen können nur anhand von gesonderten Reports abgerufen werden. Auswertungen können in den Formaten csv (EXCEL), pdf und txt exportiert werden

38 Seite 38 Köln 4. Februar 2010 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen 3 – Auswertungen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

39 Seite 39 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung Prozess Es ist folgender Prozess vorgesehen: 1.Schritt:Bereitstellung der Vorschlagswerte (EGV) 2.Schritt:Anmeldung der Anzurechnenden Einnahmen (VerwRef) 3.Schritt:Aktualisieren der Zuweisungsdaten (EGV) 4.Schritt:Planaufstellung durch den Kirchenvorstand (KV) 5.Schritt:Prüfung des Wirtschaftsplans (EGV) 6.Schritt:Freigabe des Plans (EGV)

40 Seite 40 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung Verdichtung der Planzahlen BABZeile Maßnahme KoArt Periode automatische Verdichtung Eingabe AObj

41 Seite 41 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung Vorschlagswerte Konto Vw1131 KuK1131 Vw1131 KuK Zinsen1000,00 Spenden1000,00 Wein300,00 Bürobed600,00

42 Seite 42 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe Die Mitarbeiter des EGV prüfen den Planentwurf hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien. Insbesondere wird der Plan geprüft, inwieweit der Plan ausgeglichen und genehmigungsfähig ist. Prüfung durch das EGV Entscheidung wird getroffen Bei Unklarheiten erneute Bearbeitung und Entscheidung durch den KV Generell keine Veränderungen mehr im Plan durch das EGV.

43 Seite 43 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung Merke:Die Planung und die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben müssen in gleicher Art und Weise erfolgen. Eine unterschiedliche Vorgehensweise macht einen sinnvollen Soll-Ist- Abgleichunmöglich. Merke: Die Zuweisung wird durch das EGV auf Basis der angemeldeten Zahlen festgelegt. Verändert der Kirchenvorstand die Planung bei anzurechnenden Einnahmen, führt dies nicht zu einer Anpassung der Zuweisung. Merke: Der Wirtschaftsplan wird durch den Kirchenvorstand mit Beratung durch den Verwaltungsreferenten erstellt und freigegeben. Der Wirtschaftsplan ist nach Freigabe durch das EGV endgültig und wird unterjährig weder manuell noch automatisch angepasst.

44 Seite 44 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung Merke:Das Ergebnis je Kostenstelle kann durchaus ermittelt werden. Allerdings wird je Rücklage nur eine Planung und Buchung als Entnahme oder Zuführung zur Rücklage ausgeführt. Merke: Personalkosten werden sowohl auf den Aufwandkonten nach Kostenarten als auch in einer weiteren Darstellung nach Dienstart und Funktion geplant. Die Summe dieser beiden Blöcke muss übereinstimmen. Merke: Alle Mittel sollen entsprechend der zu erwartenden Ausgaben geplant werden. Erlös- und Aufwandplanung müssen zu einer ausgeglichenen planerischen Darstellung führen. Ist eine Kostenstelle nicht beplant, so können im Rahmen der Bewirtschaftung trotzdem Ausgaben geleistet werden.

45 Seite 45 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung Merke:Die Planung erfolgt auf den Einnahmen und Ausgabenkonten. Dies bedeutet, dass die Konten der Kontenklasse 5 (Einnahmen), 6 (Betriebliche Ausgaben), 7 (Neutrale Ausgaben) sowie der Kontenkl 0 (Sachanlagen Investitionsplanung) geplant werden. Merke: Es sind nur diejenigen Kostenstellen zu beplanen, welche auch Einnahmen und Ausgaben aufweisen. Merke: Die Planung der Ausgaben und Einnahmen erfolgt aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Konten. Wird dies nicht vorgenommen, wird dadurch die Soll-Ist-Abgleich erschwert. Merke: Erlöse (Zinsen, Spenden, Zuweisungen) werden auf Basis der Buchung dargestellt. Prüfen Sie genau, ob der gebuchte Wert auch real eintritt.

46 Seite 46 Köln 4. Februar – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe WPA-Prozess WPA – Schulungen Anwenderhandbuch Importvorbereitungen Durchführung der Planung –per Import und manuell Ergänzung um Zuweisungen und PKH- Werte Genehmigungsprozess Finales Druckwerk

47 Seite 47 Köln 4. Februar 2010 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen 3 – Auswertungen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

48 Seite 48 Köln 4. Februar 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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