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Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software)

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Präsentation zum Thema: "Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software)"—  Präsentation transkript:

1 Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software)
Informationsveranstaltung Köln, Domforum 4. Februar 2010 Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software) Referenten: Martin Scholz Holger Richter Thomas Dreher Edgar Thiel MACH AG EGV E&D Unternehmensberatung

2 1 – Begrüßung und Einführung
Ziele der Informationsveranstaltung Aktuelle Situation / Überblick zum Projektstand Gründe für die Umstellung auf die kaufm. Buchführung Darstellung der neuen Strukturen Auswertungsmöglichkeiten und – ziele Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren – Planung 2010

3 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen
Anmerkungen und Fragen 3 – Auswertungen Anmerkungen und Fragen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

4 1 – Begrüßung und Einführung
Aktuelle Situation – Projekteinführungen Laufende Projekte Verwaltungsentlastung der Pfarrer Einführung Verwaltungsreferent Veränderung Organisationsstruktur der Rendantur Wandel gestalten – Glauben entfalten, Neuordnung der Seelsorgebereiche Fusionen von Rendanturen Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen Stufenweise Einführung Liegenschafts- und Gebäudemanagement

5 1 – Begrüßung und Einführung
Aktuelle Situation – Rendanturen Anzahl der Projekteinführungen lassen derzeit keinen Regelbetrieb zu Arbeitsbelastung weiterhin sehr hoch Bedingt unausweichlich Arbeitsrückstände Konsequenz zeitlich befristete Stellenausweitungen (bis 2011) Ausbau der Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte (für Massengeschäft)

6 1 – Begrüßung und Einführung
Aktuelle Aktivitäten im Projekt Kita-Abschluss zur Erstellung der Verwendungsnachweise Auswertungen (Standard / Konzeption und Umsetzung Finanzstatus) Zuweisungen 2010 Umsetzung der Fusionen 2010 Wirtschaftsplanung 2010 Pilotphase zum Jahresabschluss 2009 Auf- und Ausbau Anwenderforen, Qualitätszirkel Ermittlung von Optimierungspotentialen (Software und Prozessabläufe)

7 1 – Begrüßung und Einführung
Beginn Echtbetrieb Buchung Ein- und Ausgangsrechnungen Zahlungsverkehr Sukzessive Bereitstellung bzw. Buchung: Eröffnungsbilanz, Girobestände per Bankbuchungen 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 Planung 2010 Konzeption und Bereitstellung Finanzstatus

8 1 – Begrüßung und Einführung
Gründe für die Umstellung auf die kaufmännische Buchführung (Doppik) Direkte Darstellung von Buchungen, Planungen und Beständen (Echtzeit) Vereinheitlichung von Buchhaltungsstrukturen Standardisierung von Prozessabläufen und Auswertungen Vollständige Erfassung von Vermögensgegenständen zur gezielteren Information der tatsächlichen Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage Steigerung von Kostentransparenz und Kostenbewusstsein durch Erfassung von offenen Posten, Verbindlichkeiten, Aufwänden und Erträgen

9 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen
Anmerkungen und Fragen 3 – Auswertungen Anmerkungen und Fragen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

10 2 – Strukturen – Übersicht
Mandant - Buchungskreis Kontenplan Verwaltungskontenrahmen Abrechnungsobjekte Anlagen OP-Verwaltung Kostenstellen Projekte Wirtschaftsplan Soll-Ist-Vergleich Rücklagen Sachanlagen Finanzanlagen Festgelder Offene Posten Personenkonten Verwahrgelder Vorschüsse

11 Mandant - Buchungskreis
2 – Strukturen – Mandant Mandant - Buchungskreis Der Mandant bezeichnet einen eigenständigen abgeschlossenen bilanzrelevanten Buchungskreis. Standardauswertungen eines Mandanten sind z.B.: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Saldenliste der Kontensalden des Mandanten Konteninformationen z.B. für Bankkonten Umsatzsteuervoranmeldung Postensalden (Auswertung von Personenkonten) Anlagespiegel etc.

12 Mandant - Buchungskreis
2 – Strukturen – Mandant Mandant - Buchungskreis Es wurden unterschiedliche Mandantenarten festgelegt: Betriebsmandant je Kirchengemeinde, KGV, GVB umfasst den Regelbetrieb KITA-Mandant je Rechtsträger (KG, KGV) Alle Einrichtungen eines Trägers Bestandsmandant Ausweis des Substanzkapitals Friedhofsmandant jeder Friedhof wird als Mandant geführt

13 2 – Strukturen – Mandantentypen
Mandant – Übersicht Beispiel: Die Kath. Kirchengemeinde St. Nikolaus Wipperfürth verfügt daher über folgende Mandanten Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth Friedhof Herz-Jesu Niederwipper Friedhof Anna, Hämmern

14 2 – Strukturen – Mandantentypen
Mandant – Übersicht Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth Friedhof Herz-Jesu Niederwipper Friedhof Anna, Hämmern Stelle 1: Beginnend mit der Zahl 2 Stelle 2 – 4: Angabe des GKZ Stelle 5: Angabe des Art der Körperschaft (KG 0, KGV 1, GVB 2) Stelle 6: Angabe der Mandantenart Stelle 7 – 8: Fortlaufende Nummer

15 2 – Strukturen – Kontenplan
Mandant – Übersicht Kontenplan Verwaltungskontenrahmen Der Kontenplan ist der Verwaltungskontenrahmen auf die Bedürfnisse des Erzbistums Köln angepasst.

16 2 – Strukturen – Abrechnungsobjekte
Mandant – Übersicht Kostenstellenplan Seelsorge Verdichtung Seelsorge allgemein Basis Allgemeines Pfarrleben Pfarrfest Pfarrgemeinderat

17 2 - Strukturen – Prozess A) Rechnungseingang in der Kirchengemeinde
B) Kontierung durch den Verwaltungsreferenten C) Eingabe der Rechnung durch den Belegerfasser D) Prüfung durch den Buchhalter E) Buchung des Beleg F) Posten wird im Zahllauf berücksichtigt G) Zahldatei wird an die Bank versandt MACH Software SFirm / Cashline

18 2 – Strukturen – Rücklagen
Mandantenart Allgem. Rück- lage Projekt- Caritas- Rep.- KiTa Miet- Ab- grenzung Betrieb KG x Betrieb KGV KITA Substanzkapital Betrieb gew. Art Friedhof Gemeindeverb.

19 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen
Anmerkungen und Fragen 3 – Auswertungen Anmerkungen und Fragen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

20 3 – Auswertung Zusammenfassung

21 3 – Auswertung Finanzstatus
Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste Anhand der Summen- und Saldenliste Finanzstatus kann eine Übersicht abgerufen werden, in welcher die Liquidität ohne Detaildaten angezeigt wird. Dies bedeutet, dass die Saldenliste Informationen zum Bestand des unbeweglichen Vermögens (perspektivisch) zum Bestand des beweglichen Vermögens zum Finanzanlagenbestand (Aktien/Fonds, festverzinsliche Wertpapiere, Festgelder) zum Bestand auf Girokonten zum Kassenbestand zu den Forderungen und Verbindlichkeiten in Rahmen von Zeilensummen darstellt.

22 3 – Auswertung Bilanz Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste
Anhand der Summen- und Saldenliste Bilanz kann jederzeit – auch unterjährig - eine Bilanz abgerufen werden. Hierbei ist zu beachten, dass in diesem Rahmen nur eine Auflistung der Kontenwerte erfolgt. In der MACH Software erfolgt keine automatisierte Fortschreibung der Rücklagen. Die Bilanz zeigt daher nur die einzelnen Konteninformationen vor Fortschreibung der Rücklagen. Zusammenfassung: Erst nach Durchführung des Jahresabschlusses für das entsprechende Auswertungsjahr liefert die Bilanz die vollständigen Werte. Um unterjährig z.B. einen Überblick über die Rücklagenentwicklung zu erhalten, kann der Report „Rücklagenstatus“ verwendet werden.

23 3 – Auswertung Bilanz Buchung 1 Beleginfo RW Buchung 2
Auswertungskette Bilanz: Auswertungsobjekt: Kontenbestand des Mandanten Zeile 3000 Forderungen L.L. Konto: Forderung LL.INL Buchungen Buchung 1 Beleginfo RW Buchung 2 Konto ....

24 3 – Auswertung Rücklagenstatus
Anwendung: Buchhaltung / Reporte Auswertungen der GUV und der Bilanz stehen dem Vorbehalt der Rücklagenfortschreibung. Aufgrund der gesonderten Anforderungen der Mietrücklage unter Berücksichtigung der 50/50-Regelungen der Caritas-Rücklage für die Caritas-Kostenstelle die Projekt-Rücklage bei Bauprojekten die Allgemeine Rücklage unter Berücksichtigung der einzelnen unterschiedlichen Berechnungsvorschriften der anzurechnenden Einnahmen kann die Rücklagensituation sowohl hinsichtlich der Planung als auch der Buchung nur anhand eines Reports  einer gesondert zu erstellenden Auswertung dargestellt werden.

25 3 – Auswertung Rücklagenstatus
Der Report Rücklagenstatus soll zukünftig unter anderem unterjährig auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung die Entwicklung der Rücklagen ausweisen, ohne dass Jahresabschlussarbeiten durchgeführt sein müssen. Der Report soll Informationen liefern zu: Bestandswert aus dem Vorjahr bzw. Anfangswert laufendes Jahr Prognose gemäß Planung IST-Darstellung gemäß Buchung unter Berücksichtigung der Festlegungen

26 3 – Auswertung Vermögensnachweis
Anwendung: Anlagen / Reporte Der Report Vermögensnachweis werden Informationen zu den einzelnen Finanzanlagen ausgewiesen. Diese werden mit Angabe zum Kurs und zu den entsprechenden Fälligkeiten ausgewiesen. Der Report liefert Informationen zu: Darstellung der Vermögensanlagen inkl. Beträge Darstellung der Fälligkeiten Übersicht über den einzelnen Mandanten oder eine Gruppe von Mandanten

27 3 – Auswertung Offene Posten
Anwendung: Kontokorrent / Vorgänge bearbeiten / Posten / Postensalden drucken Anhand der Anwendung können die einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten sowohl hinsichtlich der Fälligkeit des einzelnen Abrechnungsobjekte der einzelnen Personenkonten / Partner abgerufen werden.

28 3 – Auswertung Offene Posten

29 3 – Auswertung Offene Posten

30 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Anwendung: KLR / Abrechnungsobjektinfo Anhand der Anwendung können die einzelnen Kostenstellen und Projekte sowohl hinsichtlich der Planung aus dem WPA als auch hinsichtlich der gebuchten Werte nachvollzogen werden. Neben der Darstellung für einen Abrechnungsobjekte sind auch Auswertungen von Verdichtungsobjekten möglich. Einzelbericht Vergleichsbericht

31 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Gruppen aller Ebenen beziehen sich auf Basisobjekte Ebene 1 1131 160 Ebene 0: KSt 113101 113102 163 164 Merke: Nur die Ebene 0 kann geplant und gebucht werden.

32 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Auswertungskette BAB: Auswertungsobjekt: Abrechnungsobjekt Kostenstelle XXX Zeile 3000 Büromaterial Konto: Büromaterial Planmaßnahmen Planmaßn. 1 (KLR-Planung) Planmaßn. 2 Buchungen Buchung 1 Beleginfo RW Buchung 2

33 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Urbudget  Budget bei Planfreigabe Planung  Verfügbarer Planbetrag Basis Vorbindung  Interne Vorhaben Festlegung  Externe Vorhaben - Buchung  Rechnungen Verfügbar  Verfügbarer Betrag = Ergebnis

34 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Erstellung von Berichten: Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht Einstellung Bericht Zeitraum Spalten Drucken Speichern Grafik-Auswertung Detailgrad

35 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Tortendiagramme MACH Datenbestand Liste mit Variablen 1. Selektion von Variablen durch den Benutzer Balkendiagramme Kurvendiagramme

36 3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Merke: Die Spalte Planung zeigt den Soll - Stand des Mandanten an. Merke: Die Spalte Buchung zeigt den Ist - Stand der Aufwendungen an. Merke: Die Spalte Zahlung zeigt den Ist - Stand der Erträge an. Merke: Der Soll – Ist – Abgleich kann daher je Zeile als auch je Konto vorgenommen werden. Merke: Der BAB berücksichtigt – wie die Bilanz – nur die geplanten und gebuchten Werte und gibt keine direkten Informationen hinsichtlich der Rücklagen.

37 3 – Auswertung Zusammenfassung
Direkte Informationen zur Bilanz, GUV, BAB etc. können direkt aus der Software abgerufen werden. Informationen zu dem Finanzstatus können direkt aus der Software entnommen werden. Informationen zu Rücklagen können direkt aus der Software, Rücklagenentwicklungen vor Fortschreibungen können nur anhand von gesonderten Reports abgerufen werden. Auswertungen können in den Formaten csv (EXCEL), pdf und txt exportiert werden

38 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen
Anmerkungen und Fragen 3 – Auswertungen Anmerkungen und Fragen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

39 4 – Wirtschaftsplanaufstellung Prozess
Es ist folgender Prozess vorgesehen: Schritt: Bereitstellung der Vorschlagswerte (EGV) Schritt: Anmeldung der Anzurechnenden Einnahmen (VerwRef) Schritt: Aktualisieren der Zuweisungsdaten (EGV) Schritt: Planaufstellung durch den Kirchenvorstand (KV) Schritt: Prüfung des Wirtschaftsplans (EGV) Schritt: Freigabe des Plans (EGV)

40 4 – Wirtschaftsplanaufstellung Verdichtung der Planzahlen
AObj BABZeile BABZeile KoArt Eingabe BABZeile KoArt Maßnahme KoArt Maßnahme Periode Maßnahme Periode Periode automatische Verdichtung

41 4 – Wirtschaftsplanaufstellung Vorschlagswerte
Konto 2010 2011 1131 Vw 1131 KuK Zinsen 1000,00 Spenden Wein 300,00 Bürobed 600,00

42 4 – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe
Die Mitarbeiter des EGV prüfen den Planentwurf hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien. Insbesondere wird der Plan geprüft, inwieweit der Plan ausgeglichen und genehmigungsfähig ist. Prüfung durch das EGV Entscheidung wird getroffen Bei Unklarheiten  erneute Bearbeitung und Entscheidung durch den KV Generell keine Veränderungen mehr im Plan durch das EGV.

43 4 – Wirtschaftsplanaufstellung
Merke: Die Planung und die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben müssen in gleicher Art und Weise erfolgen. Eine unterschiedliche Vorgehensweise macht einen sinnvollen Soll-Ist- Abgleich unmöglich. Merke: Die Zuweisung wird durch das EGV auf Basis der angemeldeten Zahlen festgelegt. Verändert der Kirchenvorstand die Planung bei anzurechnenden Einnahmen, führt dies nicht zu einer Anpassung der Zuweisung. Merke: Der Wirtschaftsplan wird durch den Kirchenvorstand mit Beratung durch den Verwaltungsreferenten erstellt und freigegeben. Der Wirtschaftsplan ist nach Freigabe durch das EGV endgültig und wird unterjährig weder manuell noch automatisch angepasst.

44 4 – Wirtschaftsplanaufstellung
Merke: Das Ergebnis je Kostenstelle kann durchaus ermittelt werden. Allerdings wird je Rücklage nur eine Planung und Buchung als Entnahme oder Zuführung zur Rücklage ausgeführt. Merke: Personalkosten werden sowohl auf den Aufwandkonten nach Kostenarten als auch in einer weiteren Darstellung nach Dienstart und Funktion geplant. Die Summe dieser beiden Blöcke muss übereinstimmen. Merke: Alle Mittel sollen entsprechend der zu erwartenden Ausgaben geplant werden. Erlös- und Aufwandplanung müssen zu einer ausgeglichenen planerischen Darstellung führen. Ist eine Kostenstelle nicht beplant, so können im Rahmen der Bewirtschaftung trotzdem Ausgaben geleistet werden.

45 4 – Wirtschaftsplanaufstellung
Merke: Die Planung erfolgt auf den Einnahmen und Ausgabenkonten. Dies bedeutet, dass die Konten der Kontenklasse 5 (Einnahmen), 6 (Betriebliche Ausgaben), 7 (Neutrale Ausgaben) sowie der Kontenkl 0 (Sachanlagen  Investitionsplanung) geplant werden. Merke: Es sind nur diejenigen Kostenstellen zu beplanen, welche auch Einnahmen und Ausgaben aufweisen. Merke: Die Planung der Ausgaben und Einnahmen erfolgt aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Konten. Wird dies nicht vorgenommen, wird dadurch die Soll-Ist-Abgleich erschwert. Merke: Erlöse (Zinsen, Spenden, Zuweisungen) werden auf Basis der Buchung dargestellt. Prüfen Sie genau, ob der gebuchte Wert auch real eintritt.

46 4 – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe
WPA-Prozess WPA – Schulungen Anwenderhandbuch Importvorbereitungen Durchführung der Planung per Import und manuell Ergänzung um Zuweisungen und PKH- Werte Genehmigungsprozess Finales Druckwerk

47 Agenda 1 – Begrüßung und Einführung 2 – Strukturen
Anmerkungen und Fragen 3 – Auswertungen Anmerkungen und Fragen 4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren Anmerkungen und Fragen

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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