Projektbeschreibung Projektauftrag

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1 Projektbeschreibung Projektauftrag
ARBEITSUNTERLAGEN Projektbeschreibung Projektauftrag Lösungsbeispiel zur Übungsaufgabe "Projekt Antikorruptionskampagne!" BERATERSOZIETÄT BUMILLER & SAIBLE Büro Hagnau: Neugartenstraße D Hagnau / Bodensee - Tel / Fax /

2 Projekttitel: Geschmiert – läuft nicht ! Antikorruptionskampagne 2006 Innenministerium XY Auftraggerber/ Auftraggeberin Initiator: Staatssekretär Verantwortlicher Auftraggeber: Abteilungsleiter 1 Projektleitung (Designierter) Projektleiter: Peter Muster

3 Kontextsituation Projekt Ministerpräsident andere Ministerien
Landesregierung Personalrat Minister GleichstellungsBA nachgeordnete Behörden Stabsstelle Projekte Stabsstelle - Leitungsstab STS DatenschutzBA Abt 1 Abt 2 Abt 3 Abt 4 Abt 5 Abt 6 BehinderteBA Ref. 1-10 Ref. 1-10 Ref. 1-10 Ref. 1-5 Ref. 1-7 Ref. 1-4 KorruptionsBA P-Leiter Auftragnehmer des Ministeriums Verbände und Kooperationspartner Bürger / Kunden Öffentlichkeit Medien Projekt

4 Visualisierung der Kontext- und Rahmenbedingungen
Minister und STS stehen voll hinter dem Projekt - v.a. Öffentlichkeitswirksamkeit Bürger und Öffentlichkeit finden Korruptionsbekämpfung gut und wirken unterstützend im Projekt . Bei unprofes-sioneller Medienarbeit kann es aber auch bezüglich der Öffentlichkeit Probleme geben!!! Der Personalrat trägt das Projekt stark mit und wird sich engagieren Problematisch sind eventl. die Abteilungen, die besonders mit Vergaben und inhaltlichen Entscheidungen im Sinne von Genehmigungsverfahren betroffen sind. Wie wird die Kampagne/ das Projekt aufgenommen? (Abt ) Wie werden die Medien die Thematik aufgreifen? Vorsicht vor Spekulationen über die Begründung für die anlasslose Durchführung eines solchen Projektes! Es ist nichts Konkretes vorgekommen! Es ist ein rein präventives Projekt!!! Der Antikorruptionskampagne ist schlecht / gar nicht mit dem Antikorruptionsbeauftragten durch den Auftraggeber abgestimmt worden. Die Projektleitung hatte bis dato nichts mit der Thematik zu tun und stammt aus Abt. 1 . In der Stabsstelle sitzt ein persönlicher Feind des Projektleiters auf der Position des Beauftragten für ÖA Wie kommt das Projekt - wenn es veröffentlicht wird - bei Auftragnehmern des Ministeriums an?

5 Definition des Projektauftrags (Bestandteile des Auftrags / Abgrenzung des Auftrags):
Konzeptentwicklung für eine bewusstseinsbildende Antikorruptionskampagne mit öffentlicher Wirksamkeit Komplette organisatorische und inhaltliche Planung der Aktionen Durchführung und Abwicklung der Kampagne Gestaltung einer sensiblen Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit dem Projekt und der Thematik Abgrenzung Keine Evaluation der Kampagne

6 Hintergrundinformationen zum Projekt
Durch Korruptionsaffären in der öffentlichen Verwaltung in anderen Bundesländern, die an die Öffentlichkeit gedrungen sind, gibt es aktuell eine hohe Aufmerksamkeit in der Bevölkerung der Republik Eine Kampagne im eigenen Haus ist angesagt, um als Hausleitung deutlich zu machen, dass man sich im Ministerium mit dieser Thematik realistisch, offensiv und präventiv auseinandersetzt. Es gibt und gab - Gott sei Dank - im eigenen Haus keinen konkreten Fall und deshalb auch keinen drängenden Anlass, sich mit der Thematik auseinander zu setzen. Die Hausleitung nimmt präventiv ihre Verantwortung wahr und will die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit dem Phänomen und in der Vermeidung der Korruption stärken.

7 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
1. Anforderungen und Vorgaben an die Qualität des Projekts (Arbeitsorganisation, Arbeitsstil…) Designierte Projektleitung: M. Muster / RL in AL 1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit und ohne Führungsaufgabe sollen bei der Entwicklung der Kampagne und der Durchführung des Projekts von vorne herein in angemessener Weise beteiligt werden; deshalb wird die Thematik in Form von Projektmanagement bearbeitet Der Auftraggeber möchte eine Erarbeitung einer entscheidungsfähigen Konzeption für eine Kampagne im Ministerium, so dass er kreative Vorschläge erhält, die geeignet sind, seine inhaltlichen Ziele und Vorstellungen zu erreichen. Die zu realisierenden Maßnahmen werden nach Präsentation der Konzeption vom Auftraggeber entschieden (Meilenstein). Auswahl der MA im Projekt durch Projektleitung

8 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
2. Anforderungen und Vorgaben an die Qualität des „Produkts“ / der „Produkte“ / Arbeitsergebnisse Die Kampagne und die einzelnen Aktionen und Maßnahmen, die im Rahmen der Kampagne durchgeführt werden, sollen der Bewusstseinsbildung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ministerium hinsichtlich der Korruptionsthematik dienen. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern soll Wissen über das Phänomen Korruption vermittelt werden, so dass sie mit dieser Thematik umgehen können: a) als betroffene Zielpersonen für Korruptionsversuche; b) als Menschen, die in ihrem Umfeld Symptome für Korruption wahrnehmen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern soll für die Fälle a) + b) konkrete Anleitungen für den Umgang mit dem Phänomen und zur Vermeidung an die Hand gegeben werden. Die bereits erfolgte Einrichtung des Antikorruptionsbeauftragten soll (neu) bekannt gemacht und ins Bewusstsein gerufen werden; die Person und Position des Antikorruptionsbeauftragten soll profiliert dargestellt werden, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seine Hilfe im Ernstfall in Anspruch nehmen können. Die Kampagne soll eine gewisse Öffentlichkeitswirksamkeit haben, so dass bei Bürgerinnen und Bürgern deutlich wird, dass sich das Ministerium (die Hausleitung) um diese Problematik kümmert und präventiv tätig wird.

9 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
3. Vorgaben und Anforderungen an die zeitliche Planung Planung und Entwicklung der Kampagne starten unmittelbar nach der Auftragserteilung des Auftraggebers ( nach Vorlage des ausformulierten Projektauftrags) Das Kick-off des Projekts findet am 0X.0X.000X statt. ( Vorschlag zur Abstimmung mit Auftraggeber) die Organisation und Einrichtung der Projektgruppe bis zur Herstellung der Arbeitsfähigkeit 14 Tagen nach Kick-off die Planung und Entwicklung der Kampagne bis zum ersten Meilenstein findet bis zum 0Y.0Y.000X statt Die Durchführung der Einzelmaßnahmen wird entschieden nach der Entscheidung des Auftraggebers im Rahmen des ersten Meilensteins. Insgesamt dauert die Kampagne ab Kick-off bis zur Durchführung der letzten Maßnahme ca. 6 Monate (geplante Auflösung der Projektgruppe und Abschluss des Projekts zum XY.XY.000X.

10 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
4. Vorgaben und Anforderungen an die personellen Ressourcen des Projekts Beteiligung von ca. 6 Personen aus dem Ministerium an der Projektgruppe zuzügl. der Projektleitung Projektleitung kann bis zu 20 Arbeitsstunden pro Monat vom Start bis zum Abschluss des Projekts in Anspruch nehmen die 6 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ca. 2-3 Arbeitstage pro Monat der Projektdauer in das Projekt investieren. geeignete Büro-/Schreibkräfte aus der Organisation übernehmen nach Beauftragung durch die Projektleitung nach Absprache mit ihren Vorgesetzten einzelne Arbeitsaufträge (begrenzt) und arbeiten dem Projekt zu. die Hausmeisterdienste stehen für die Durchführung von Veranstaltungen und Maßnahmen zur Verfügung

11 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
5. Vorgaben und Anforderungen an die finanzielle Ausstattung des Projekts Euro für die Durchführung der Kampagne Nutzung der hauseigenen Ressourcen ( Druckerei, Stabsstelle für ÖA, Büromaterialien, Geräte, Räume, Fahrzeuge, Hausmeisterdienste, Büro- und Schreibdienste)

12 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
6. Vorgaben/ Pflichten und Kompetenzen der Projektleitung Gesamtverantwortung für die erfolgreiche Durchführung des Projekts Zugriff auf von der Projektleitung ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt nach Absprache mit deren Vorgesetzte und dem Auftraggeber im Rahmen der Vorgaben Berichte über den Projektstand im Rahmen von vereinbarten Berichtsterminen gegenüber dem Auftraggeber AL 1 Abstimmung des Projekts zwischen Projekt und Auftraggeber im Rahmen der geplanten Meilensteine Zuarbeit für die Öffentlichkeitsarbeit in der Regie der Stabsstelle Vergabe von Aufträgen im Rahmen des Projektbudgets in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung.

13 Pflichtenheft : Ziele, Anforderungen, Qualitätserwartungen an das Projekt und die Ergebnisse
7. Sonstige Bedingungen, Vorgaben, Erwartungen, Anforderungen Sensible Vorgehensweise bei der Projektgestaltung angesichts der Thematik Korruption Versicht bei der Öffentlichkeitsarbeit

14 Teilprojekte / Projektschritte / große Arbeitspakete des Projekts
Nr. Aufgabenpakete / Aktionen Methodik 1 Kick-off-Veranstaltung im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung zum Projektstart mit Minister / Auftraggeber und PL Präsentation 1,0 Std. 2 Organisation und Aufbau der Projektorganisation Personalauswahl Auswahlgespräche und Abstimmung durch die PL 3 Kick-off-meeting der Projektgruppe zur Institutionalisierung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit / Projektvorstellung / Informationsgewinnung und inhaltliche Auseinandersetzung mit der Thematik Korruption 1. Projektgruppensitzung 4 Arbeitstreffen der Projektgruppe Sammlung von Ideen und Vorschlägen für Maßnahmen, Aktivitäten, Aktionen ...für die Gestaltung der Kampagne / Bewertung und Entscheidungsfindung hinsichtlich der Ideen und Definition von Maßnahmen im Rahmen der Kampagne Aufgabenverteilung in der Projektgruppe zur groben Ausarbeitung der Maßnahmen 2. Projektgruppensitzung

15 Teilprojekte / Projektschritte / große Arbeitspakete des Projekts
Nr. Aufgabenpakete / Aktionen Methodik 5 Arbeitstreffen der Projektgruppe / Präsentation der groben Ausarbeitung der Einzelideen / Diskussion, Modifikation und endgültige Entscheidung über die Gestaltung der Kampagne / Aufbereitung einer Präsentation der Arbeitsergebnisse für den Auftraggeber 3. Projektgruppensitzung 6 Meilenstein 1 Präsentation der Konzeption der Kampagne / Entscheidung des Auftraggebers Präsentation 7 Aufbereitung der Kampagne und Vorbereitung der hausinternen Öffentlichkeitsarbeit und des Marketings für die Kampagne nach der Entscheidung durch den Auftraggeber 4. Projektgruppensitzung 8 Öffentlichkeitsarbeit: Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Kampagne bzw. die Entscheidung der Hausleitung Interne Information MA nach Meilenstein 9 Arbeitstreffen der Projektgruppe / Information über die vom Auftraggeber akzeptierte Kampagne. Definition von Arbeitsaufträgen zur Organisation der Kampagne / Feine Ausarbeitung der einzelnen Maßnahmen / Aktivitäten/ Aktionen 5. Projektgruppensitzung

16 Teilprojekte / Projektschritte / große Arbeitspakete des Projekts
Nr. Aufgabenpakete / Aktionen Methodik 10.0 bis 10.4 Jeweils Feinplanung pro Maßnahme im Rahmen der Kampagne Abstimmung als Meilenstein mit Auftraggeber Organisation und Marketing der einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten Durchführung der Aktivitäten und Maßnahmen Weitere Arbeitstreffen in Kleingruppen mit definierten Arbeitsaufträgen 12 Öffentlichkeitsarbeit mit Medien für die externe Öffentlichkeit des Projekts PL und Stab für ÖA 13 Arbeitstreffen der Projektgruppe / Abschlussarbeiten / interne Auswertung des Projekts - Abschlusstreffen mit dem Auftraggeber und Darstellung der internen Auswertung und Dokumentation Auswertung und Dokumentation der Kampagne - Abschlussbericht 14 Auswertung mit dem Auftraggeber und Projektabschlussfest Projektgruppe / Auftraggeber

17 Projektorganisation und Arbeitsstruktur Initiatoren des Projekts
Auftraggeber Stabstelle ÖA Projektgruppe 1x Projektleitung 1x PR 1x Antikorruptionsbeauftragter 2x Führungskraft 2x Mitarbeiterin / Mitarbeiter Schreibkraft Hausmeister

18 ? Mitglieder der Projektorganisation und die personelle Ausstattung des Projekts Beteiligung des bereits etablierten Antikorruptionsbeauftragen Beteiligung der Personalvertretung Beteiligung von FK aus definierten Abteilungen Beteiligung von MA aus definierten Abteilungen

19 Projektplan Nr. Aktion Dez Jan Feb März Apr Mai Juni 1
ÖA zum Projektauftakt 2 Projektorganisation Projektplan 3 1.Kick-off-meeting Projektgruppe 4 2. Treffen -Arbeit Projektgruppe 5 3. Treffen -Arbeit Projektgruppe 6 Präsentation AG /Entscheidung 7 Aufbereitung der Kampagne - Strategie ÖA durch PL 8 ÖA extern und interne Information der MA durch PL 10.0. 9 4. Treffen -Arbeit Projektgruppe Arbeitsteilige Ausarbeitung (Kleingruppen) Entscheidung AG - Öffentlichkeitsarbeit/ Marketing und Umsetzung von Maßnahmen - 10 .1. Maßnahme 1 10 .2. Maßnahme 2 10. 3. Maßnahme 3 10. 4. Maßnahme 4 11 Öffentlichkeitsarbeit und Presseerklärung Auswertung in der Projektgruppe und Dokumentation des Projekts 12 13 Auswertung mit AG- Abschlussfest

20 Planung der personellen Ressourcen:
Position Monat Gesamtarbeitszeit im Projekt Budget Projektleitung 3, 0 Tage = 21 Arbeitsstunden 6 x 21 Std. = 126,0 Std. 126 Std. x 30 € = ,00 € Vorbereitung PAuftrag 1, 5 Std. 1 x 1,5 Std. = , 5 Std. 1,5 Std. x 30€ = € Position Monat Gesamtarbeitszeit im Projekt Budget Projektmitarbeiter Projektgruppe 2,5 Tage = 18, 0 Arbeitsstd. 6 x 18 Std. = 108,0 Std. 108,0 Std. x 24 € = ,00 € 6 Projektmitarbeiter 15,0 Tage , 0 Arbeitsstd. 6x 108 Std. = 648,0 Std. 648,0 Std. x = ,00 € Position Monat Gesamtarbeitszeit im Projekt Budget Zuarbeit Schreibkraft 3,0 Arbeitsstd. 6 x 3,0 Std. = 18,0 Std. 18 Std. x 15 € = ,00 € Zuarbeit Hausmeister 4,0 Arbeitsstd. / 3 Veranstalt 3 x 4,0 Std. = 12,0 Sdt. 12 Std. x 15 € = ,00 € Zuarbeit ÖA Stabsstelle 6,0 Std. 6 Std. x 30 € = ,00 € Gesamtbudget Personalressourcen = ,00 €

21 Kostenkalkulation Projektkosten:
Kostenart Aufwendungen Budget Managementkosten 0,00 € Arbeitsmaterialien Arbeitsgeräte/ Infrastruktur Projektausstattung Fahrtkosten Verpflegungskosten Übernachtungskosten Raumkosten Gesamtkosten

22 Kostenkalkulation Projektkosten:
Kostenart Aufwendungen Budget Programmkosten Umsetzungskosten 3.400,00 € Arbeitsmaterialien Flyer - Marketing und Plakate 400,00 € Fremdhonorare Referent: Information Projektgruppe zum Kick-off-Meeting Referent: eventl. Informationsveranstaltung 200,00 € 1.000,00 € Fahrtkosten Verpflegungskosten Übernachtungskosten Raumkosten Gesamtkosten 5.000, 00 €

23 Risikokalkulation 2 1 3 4 Eintrittswahrscheinlichkeit
Kritische Wirkung auf das Projekt niedrig hoch 1 2 3 4 Risikokalkulation Problematische Wirkung des Projekts an sich auf MA Problematische/ missverständliche Presse und ÖA – Medien Persönliche Aversion der Leitung ÖA im Leitungsstab Auftauchen eines aktuellen Korruptionsvorwurfs im Haus