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Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www.viewegteubner.de © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen.

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1 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM – Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente 2009 / 1. Auflage Kapitel 3 / Manage - Workflow

2 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten

3 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Was ist eigentlich Workflow ? Dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen. Quelle: COI

4 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Definition Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungs- übergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeits- teilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängig- keit zueinander stehen. Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.

5 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Geschäftsprozess und Workflowmodellierung Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster

6 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Geschäftsprozess und Workflow

7 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Management - Definition Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt: –das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung) –das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation, Analyse und Reorganisation –das Implementieren (Workflow-Modellierung) –das Ausführen (Workflow-Management-System)

8 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Management - Definition

9 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Management - Aufgaben

10 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist. Der Workflow muss also einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein. Workflow - Voraussetzungen

11 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Nutzen Automatisierung von Geschäftsprozessen = Optimierung von Bearbeitungsprozessen Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen = Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante Unternehmensdaten = höhere Transparenz Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen

12 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzen cont. Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von Geschäftsfällen Rationalisierungspotentiale können identifiziert und ausgeschöpft werden Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist jederzeit gegeben Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen Workflowsystemen schnell implementierbar Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind im System verfügbar (Beispiel: Eingangsrechnungsworkflow) Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der maximal zulässigen Bearbeitungszeit Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation

13 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten

14 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Ein Workflow hat einem Auslöser (Trigger) besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten) kann weiter zerlegt werden, kann an Bedingungen geknüpft sein, kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten, hat einen Abschluss. Workflow - Merkmale

15 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow – Merkmale cont. klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablaufs nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rollen und Kompetenzen an die an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung

16 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Aktivitäten Was soll gemacht werden? Organisatorische Einheiten Wer soll etwas machen? Informationsobjekte / Dokumente (1)Welche Informationen sind zur Ausführung der Aktivität notwendig? (2)Welche Informationen werden bei der Durchführung der Aktivität erzeugt? Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz? Bestandteile eines Workflows Quelle: COI

17 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - die vier Ws Aufgabe Prozesslogik Aufgabenträger Werkzeuge & Daten Was wird Wie von Wem und Womit bearbeitet? Quelle: COI

18 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Funktionen Engine Bedingungen auswerten Historie aufzeichnen Ereignisse verarbeiten Datenfluss organisieren Aufgabe erzeugen Bearbeiter zuordnen Zeitvorgaben überwachen Quelle : Seidel SAP

19 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Management-System Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert. Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster

20 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Management-System - Architektur ORGANISATIONS- DATENBANK zentrale Verwaltung übersichtliche Information einfache Pflege MODELLLIERUNG starre oder flexible Prozesse intuitive und flexible Modellierung WORKFLOW-ENGINE zentraler Überblick durch Monitoring Auslastungskontrolle Erkennung von Problemstellen SIMULATION Überprüfung der Modelle unterschiedliche Rahmenbedingungen Zeit- und Kostenkontrolle

21 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Management-System - Funktionen

22 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten

23 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags WfMC Referenzmodell

24 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Ebenen Buildtime Modellierung Ausführung Workflow-Steuerung Überwachung Runtime

25 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Modellierung Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig. Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet.

26 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Modellierung cont. Workflows werden modelliert, –um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow-Management- System zu erarbeiten, –die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu ermöglichen und –die leichte Änderbarkeit der Anwendung zu gewährleisten.

27 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Modellierungsbereiche Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess. Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden. Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen.

28 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow – Organisation cont. Krankheit Gruppe Urlaub Sonder-aufgaben Einstellungen Ausscheide n Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens Quelle : Seidel SAP

29 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow und Rollenkonzept

30 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow und Rollenauflösung Sachbearbieter FI Kundenname H - N Kundenname A - G Rechnungshöhe: < Rechnungshöhe: > Kundenname O - Z Rolle Einschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter" Aufgabe (Definition) Beleg buchen Verknüpft mit Stelle Sachbearbeiter FI Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe Aktivität zur Laufzeit Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000 Quelle : Seidel SAP

31 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Ausnahmensituationen Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes

32 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Simulation Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmen- bedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad Der Nutzen:

33 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Tutorial - Links Videos und Animationen – Lectures – interaktive ExamplesVideos und Animationen Interaktive Definition eines Workflows Video – Beispiele und Editor

34 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Vorteile Merkmale – Bestandteile Modellierung Arten

35 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Klassifizierung Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

36 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow - Klassifizierung cont. Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

37 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Strukturierter Workflow Ad-hoc Workflow Flexibler Workflow Workflow-Arten Die folgenden Folien beruhen auf einer Präsentation von COI

38 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Beschreibung der Workflow-Arten Ad-hoc-Workflow Flexibler Workflow Strukturierter Workflow z.B. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar. Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern. Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden.

39 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Flexibler vs. strukturierter Workflow I Aktivität 1.1 Projektorientiert Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität 1.2 Aktivität 1.3 Aktivität 2.1 Aktivität 2.2 Aktivität 2.3 Teilvorgang 1 Teilvorgang 2 Prozeßorientiert Stark strukturiert strkturierter Workflow Teamorientiert Unstrukturiert Checklisten Checkliste flexibler Workflow

40 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge Änderung des Modells wirkt sich auf alle zugehörigen Vorgänge aus Vorgänge können zur Laufzeit nicht geändert werden Sehr komplexe Workflows modellierbar (u.a. automatische Entscheidungen) Zentrale Modellierung Basismodelle im Workflow- Repository Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell Änderungen des Basismodells wirken sich nicht auf Vorgänge aus Vorgänge können zur Laufzeit geändert werden Dezentrale Modellierung in der Abstimmungsphase Flexibler vs. strukturierter Workflow cont. Strukturierter Workflow Flexibler Workflow

41 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Ad-hoc Workflow - Realisierung Versenden per Standard-Mail (z.B. Outlook) Reine Versendung von Links entlastet Mailsysteme

42 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags keine Modellierungsphase reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen einfachste Konfiguration schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) möglich keine Statusanzeige/ -meldung keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten Ad-hoc Workflow - Charakteristika

43 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Strukturierter Workflow - Modellierung Alternative Abschnitte IF Schleife Aktivität Parallele Abschnitte Aktivität mit Terminierung

44 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Strukturierter Workflow - Prinzip Graphische Modellierung Generierung von Workflow-Code Konfiguration Produktiv- einsatz

45 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Graphische Modellierung Definition von Client-, Server- und Timer-Aktionen Optimierung durch Simulation & Analyse (diverse Kennzahlen, kritischer Pfad,...) Optionale Versionsverwaltung von Workflows Optionales Kapazitätsmanagement (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung) Statusanzeige/ -aktualisierung laufender Prozesse Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten Strukturierter Workflow - Charakteristika

46 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Graphischer Editor für Vorgangsmodelle und laufende Vorgänge Editor für Checklisten laufender Vorgänge Speichern Öffnen Starten Anzeigen/Bearbeiten Checklisten editieren Datenbank DMS Flexibler Workflow - Modellierung

47 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Flexibler Workflow - Vorgangsmodell Beispielhafter Anfrage-/ Angebotsprozess eines Kunden

48 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Grafisch-/tabellarische Modellierung Zeitplanung/-überwachung (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung, Gantt-Diagramme) Plausibilitätskontrolle von Vorgangsmodellen Speicherung von Vorgangsmodellen im DMS => Workflow-Repository, hierarchische Klassifizierung Statusanzeige/-aktualisierung laufender Prozesse Änderung laufender Vorgänge Hierarchische Strukturierung (Subnetze, Aktivitäten, Checklisten- Aktivitäten) Verbindung zu strukturiertem Workflow (flexibler Exkurs und flexible Fortsetzung) Flexibler Workflow - Charakteristika

49 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Demos Ad-Hoc-Workflow: Demo in Optimal Systems (OS)Demo in Optimal Systems (OS) Workflow-Demo : Guided Tour :


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