Erfahrungsbericht des Amtes Neverin zur Einführung des NKHR-MV

Präsentation zum Thema: "Erfahrungsbericht des Amtes Neverin zur Einführung des NKHR-MV"—  Präsentation transkript:

1 Erfahrungsbericht des Amtes Neverin zur Einführung des NKHR-MV
NKHR-MV Amt Neverin Erfahrungsbericht des Amtes Neverin zur Einführung des NKHR-MV Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

2 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin Inhalt Vorstellung des Amtes Neverin Softwareumstellung Einführung der Anlagenbuchhaltung Projektorganisation Einbeziehung der politischen Gremien Produktbildung und Bildung von Teilhaushalten Mitarbeiterqualifizierung Erfassung und Bewertung des Vermögens Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

3 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 1. Vorstellung Das Amt Neverin umschließt flächenmäßig im Westen, Norden und Osten die Stadt Neubrandenburg - der so genannte Speckgürtel Neverin als Sitz der Verwaltung liegt 6 Kilometer nördlich von Neubrandenburg Dem Amt Neverin gehören 12 Gemeinden mit Einwohnern an Das Gemeindestraßennetz umfasst annähernd 80 Kilometer Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

4 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 1. Vorstellung Gemeinde Beseritz Blankenhof Brunn Neddemin Neuenkirchen Neverin Einw. 160 722 1.191 344 1.238 1.172 Sponholz Staven Trollenhagen Woggersin Wulkenzin Zirzow Stand 836 513 982 559 1.571 342 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

5 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 2. Struktur der Verwaltung 4 Fachabteilungen AK Hauptamt 3 Ordnungsamt 5 Bauamt 4 Finanzen 6 18 Mitarbeiter in der Kernverwaltung Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

6 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 2. Struktur der Verwaltung Mitarbeiter in der Fachabteilung Finanzen Kämmerei 1 Kasse 2 Liegenschaften 1 Anlagenbuchhaltung / IT 1 Steuern 1 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

7 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 2. Struktur der Verwaltung Mitarbeiter außerhalb der Kernverwaltung: 4 Mitarbeiterinnen im Rechnungsprüfungsamt zuständig für den gesamten Landkreis MST, außer Stadt Neustrelitz Aufgaben: Prüfung der Jahresrechnungen (59 Stück) Prüfung von Verwendungsnachweisen Prüfung städtebaulicher Maßnahmen (7 Sanierungsgebiete) Prüfung der Eröffnungsbilanzen (25 Stück 2008) Kassenprüfungen (72 Kassen) Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

8 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 3. Stufe 1 der Umstellung von Kameralistik auf Doppik Frühjahr 2005 Gesetzgebungsverfahren wird durch das Kabinett in Auftrag gegeben erste Informationen z. B. in der Bürgermeisterwoche in Binz Beratung beim LVB über die Voraussetzungen, die Umstellung im Amt vorzubereiten 2 Probleme wurden offensichtlich Software Anlagenbuchhaltung Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

9 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 4. Umstellung der Software vorhandene Software: KO-Soft, Bissendorf Firma hat Weiterentwicklung wegen Geschäftsaufgabe eingestellt  Umstieg auf Doppik damit nicht möglich Produktpräsentationen im Zeitraum Juli 2005 bis Mai 2006 durch 5 verschiedene Softwareunternehmen Teilnehmer aus den Bereichen Steuern, Kasse, Kämmerei im Anschluss jeweils gemeinsame Auswertung interner Fragenkatalog bezogen auf den Fachbereich Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

10 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 4. Umstellung der Software In die engere Wahl kamen 2 Anbieter Doppik-Module dieser Anbieter wurden in gesonderten Veranstaltungen präsentiert Entscheidung fiel wegen des Preises und der Qualität für einen der beiden Anbieter Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

11 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 5. Einführung der neuen Software Die neue Software wurde in folgenden Schritten eingeführt: Juni 2006 Anschaffung der Software Juli 2006 Konvertierung der Daten Sept 2006 Beginn der Haushaltsplanung 2007 Okt 2006 Aktivierung Steuermodul, Konvertierung Steuerdaten Dez 2006 HÜL-Schulung (dezentrale HÜL) ab Echtbetrieb auf kameraler Basis Kassenschulungen im Echtbetrieb März 2007 Mahnwesen-/Vollstreckungsmodul aktiviert Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

12 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 5. Einführung der neuen Software Die neue Software ist zertifiziert durch: die Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung TÜV Informationstechnik GmbH Unternehmensgruppe TÜV Nord (Essen) Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Baden-Württemberg Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

13 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 6. Anlagenbuchhaltung war bis 2006 für keine Gemeinde vorhanden im Zusammenhang mit den Jahresrechnungen lediglich Inventuren in den Bereichen Feuerwehr, KiTa, Schule (nur zahlenmäßige Erfassung) keine Kontrollen auf Vollständigkeit keine Aussage über das Vermögen der Gemeinde möglich Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

14 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 6. Anlagenbuchhaltung Einführung ursprüngliche Variante: Jungfacharbeiter (grundsätzliche Übernahme für ein Jahr) sollte ab August 2006 für ein Jahr das Vermögen erfassen und bewerten realisierte Variante: Jungfacharbeiter bekam eine Festeinstellung durch Weggang einer Kollegin Stellenausschreibung  Neueinstellung für Anlagenbuchhaltung Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

15 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 7. Projektorganisation In einer Leitungssitzung wurde zunächst folgende Projektgruppe gebildet: Herr Kärger LVB und Leiter Hauptamt Frau Menzlin Leiterin Ordnungsamt Leitungskader Frau Brinckmann Leiterin Bauamt Frau Goosmann Kämmerin Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

16 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 7. Projektorganisation Die Projektgruppe wurde in der Folge in diese Arbeitsgruppe umgewandelt: Frau Goosmann Leitung Herr Werth Anlagenbuchhaltung Frau Karst Hauptamt Frau Brinckmann Bauamt Herr Hofmann Ordnungsamt Frau Wölk Rechnungsprüfungsamt Teilnahme des LVB nur bei Schwerpunkten bzw. in kritischen Projektphasen Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

17 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 7. Projektorganisation Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

18 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 8. Zusammenarbeit mit den politischen Gremien Das Thema Doppik wurde erstmals auf der Amtsausschusssitzung am 12. Dezember 2006 vorgestellt. Grundsatzbeschluss zur vorzeitigen Umstellung zum einstimmig Information zu Mitarbeit als Frühstarter im Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Nachmeldung an das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Beschlussfassungen in den Gemeindevertretungen von 04/07-08/07 Genehmigung bei URAB am beantragt Genehmigung am erhalten Schulung der Bürgermeister durch das Studieninstitut Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

19 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 9. Produktbildung Produkte wurden in der Arbeitsgruppe erarbeitet, diskutiert und festgelegt Orientierung vorrangig an den kameralen Unterabschnitten (80%) Ableitung aus Produktrahmenplan, wo keine eindeutige Zuordnung in Kameralistik vorhanden (20%) KiTa-Betrieb Beispiel: KiTa Brunn Küche Zeitraum der Produktbildung: April - Juni 2007 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

20 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 9. Produktbildung Genehmigung in den Gemeindevertretungen wurde im Vorfeld nicht eingeholt, sondern erst durch die Vorstellung der Haushaltsplanentwürfe Beispiele: Gemeinde Woggersin 17 Produkte in 5 Teilhaushalten Gemeinde Wulkenzin 22 Produkte in 5 Teilhaushalten Amtshaushalt 23 Produkte in 5 Teilhaushalten Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

21 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 10. Bildung der Teilhaushalte Grundlage bildete die örtliche Organisationsstruktur mit 18 AK kleine Amtsverwaltung  Produkte wenigen Mitarbeitern zugeordnet Beispiel: Mitarbeiter Ordnungsamt Bauhof (Gemeindearbeiter) Brandschutz Gemeindestraßen Bildung von Teilhaushalten nach Produktplan hätte umfangreiche Veränderungen in der Verwaltungsstruktur erfordert teilweise Neuzuordnung von Aufgaben war dennoch erforderlich Beispielprodukte: Sporthallen, Schiedsstelle, Gemeindearbeiter Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

22 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 11. Weiterbildung der Mitarbeiter dezentrale Haushaltsüberwachung in der Kameralistik Prinzip wird auch in der Doppik beibehalten  Geschäftsbuchhaltung zieht sich durch das gesamte Amt hoher Schulungsbedarf  einwöchiges Inhouse-Seminar durch das kommunale Studieninstitut  einwöchige Schulung durch Softwarehaus in der Testdatenbank Projektkoordination  Kämmerin seit März einjährige Weiterbildung zum kommunalen Bilanzbuchhalter  Teilnahme eines weiteren Mitarbeiters (ehem. Lehrling) für den Vertretungsfall Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

23 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

24 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 12. Eröffnungsbilanzen 11 von 13 Eröffnungsbilanzen liegen dem Rechnungsprüfungsamt vor Problem: Vollständigkeit der Anlagen Vertragswesen unvollständig Streitfälle vor Gericht fehlen Aussage über Pensionsrückstellungen Altersteilzeit Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

25 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 13. Weitere Schritte Erstellung „Halbjahresabschluss“ mit Softwarehaus am 02./  Fehleranalyse  Fehlerbeseitigung  Anpassung von Auswertungslisten für die Gremien Einführung der KLR bzw. des Controllings ist für das Jahr 2009 geplant Anschaffung eines neuen Zeiterfassungssystems im August  jeder Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit der Zeitverteilung auf Produkte gefordert ist hier aber auch die Mitarbeit der politischen Gremien  Bedarfsanalyse Steuerungs-/Regelungsbedarf bzw. Möglichkeiten weiteres Problem: personelle Besetzung Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

26 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Grundsatzfragen Bewältigung des Arbeitsvolumens zum Umstellungstermin möglich? partielles oder komplettes Outsourcing oder Einsatz eigener Ressourcen Einsatz Bewertungssoftware oder Eigenentwicklung auf der Grundlage des Regelwerks M-V - enger Zeitrahmen durch Umstellungstermin - Vorarbeiten (insbes. Infrastruktur) bereits geleistet - Erfassung und Bewertung in Eigenleistung sowohl personell als auch bei der Erstellung elektronischer Bewertungsakten Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

27 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Vorleistungen Erfassung Infrastrukturvermögen bereits seit Jahresbeginn durch Jungfacharbeiter bzw. Praktikanten Straßenerfassung nach Bestandsverzeichnis Bauamt Bewertungsformulare M-V noch nicht verfügbar Besetzung der Stelle Vermögenserfassung und -bewertung zum Vorgehensweise zunächst bis Ende 2006 fortgeführt Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

28 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Erste Schlussfolgerungen vollständige Erfassung des Grund und Bodens in Gemeindeeigentum unter Beachtung der Nutzungsart erforderlich konsequente Nutzung des eingesetzten GIS-Systems Schaffung einer Zentraldatei für das raumbezogene Vermögen Erfassung und Bewertung in elektronischen Bewertungsakten Einarbeitung in die Anlagenbuchhaltung fotografische Dokumentation der erfassten Vermögensgegenstände Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

29 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Vorgehensweise ab dem Erarbeitung eines Projektstrukturplanes Festlegung der Deadline Vermögensbewertung zum Schaffung zusätzlicher Ressourcen durch Einsatz einer Praktikantin, (spätere Auszubildende), Jungfacharbeiters, temporärer Kräfte Überwachung des Zeitplans durch die Arbeitsgruppe Festlegungen zu speziellen Bewertungsfällen durch die Arbeitsgruppe Erarbeitung und Fortführung eines Bewertungsjournals/-handbuchs Anforderung von Zuarbeiten durch die Fachabteilungen Qualifizierung des Bewertungspersonals Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

30 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Infrastrukturvermögen Zuarbeit AHK durch das Bauamt bei Neubau Erarbeitung eines Preiskatalogs Straßen und Wege zur Ersatzwert- bildung durch das Bauamt keine Fachschale Straßenkataster im GIS-System  Notbehelf: Webdienste für Satellitenaufnahmen  jetzt: Überlagerung von Orthofotos im ALK-Browser B-Plan Gebiete sehr problematisch beim Kostensplitting Festwertverfahren bei Beschilderung Beleuchtung Einzelbewertung wegen hohen Förderanteils Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

31 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Gebäude Auswahl repräsentativer Objekte  gemeinsame Bewertung mit Gutachter nach erfolgter eigenen Bewertung hoher Grad an Übereinstimmung festgestellt  Bewertung in Eigenleistung mit Konsultation Gutachter bei Problemfällen 3 Mitarbeiter im Amt für die Gebäudebewertung qualifiziert Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

32 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Bewegliches Vermögen sehr umfangreich durch Vielzahl an Einzelpositionen hoher organisatorischer Aufwand enormer Schulungsbedarf durch Einsatz ehrenamtlicher Kräfte in den Gemeinden Qualität der eingereichten Unterlagen bedingt durch Ersterfassung in einigen Bereichen nicht den Erwartungen entsprechend hier vorzeitige körperliche Inventur bereits wieder im Jahr 2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

33 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Vermögensstruktur raumbezogene Vermögensgegenstände nehmen fast den kompletten Anteil am Gesamtvermögen ein bewegliches Vermögen mit wertmäßig verschwindendem Anteil - größte Aufmerksamkeit den Kontengruppen 02-04 - Gebäude: hoher Vermögenswert bei wenigen Positionen - Infrastruktur: viele Positionen, hoher Vermögenswert - Nutzung der Bewertungsvereinfachungen bei beweglichem Vermögen (z.B. Wertgrenze €) Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

34 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

35 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

36 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Störfaktoren unklare Lage beim Gesetzgebungsverfahren bis Ende 2007 Überarbeitung der Wichtung der Zustandsbewertung des Infrastrukturvermögens mitten im Bewertungsprozess Überarbeitung der landeseinheitlichen AfA-Tabelle gegen Ende 2007 nicht hilfreich für Frühstarter 2008, jedoch letztendlich lösbar Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

37 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Anlagenbuchhaltung Einrichtung der Anlagegruppen in Anlehnung an den Kontenrahmenplan Zuordnung kameral zu Einrichtungen - doppisch zu Produkten optional Durchbuchung aus der Anordnung heraus bzw. über AnBu-Pool kameral: Überfrachtung des AnBu-Pools  tägliche Pflege erforderlich doppisch: nur Bilanzbuchungen können in den AnBu-Pool gelangen, da vorherige Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung zu Bilanzposten Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

38 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

39 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin 14. Vermögenserfassung und -bewertung Weitergabe der Erfahrungen Vereinbarung mit dem Amt Friedland zur Unterstützung bei der Vermögenserfassung und -bewertung Umstellung zum vorgesehen Anlaufberatung im Februar 2008 Konsultationen bei Bedarf Teilnahme an Beratungen der Projektgruppe Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

40 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin
NKHR-MV Amt Neverin Fazit Es gibt nicht nur einen Weg bei der Einführung des NKHR-MV Man kann dabei auch schon mal ins Schleudern geraten Ab und zu kann sich auch mal Frust aufstauen In Notfällen hilft das Gemeinschaftsprojekt… …damit am Ende Jeder das Ziel erreicht Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

41 NKHR-MV Amt Neverin Danke für die Aufmerksamkeit und viel Erfolg bei der Einführung des NKHR-MV Der Zug rollt Präsentation des Amtes Neverin von Petra Goosmann und Wolfgang Werth Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin