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1 Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Letzte.

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Präsentation zum Thema: "1 Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Letzte."—  Präsentation transkript:

1 1 Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Letzte Aktualisierung: Juli 2006 AAGen-ITC Software Inh.: Leyla Erarslan Grüberstr. 6 / Lüdenscheid Tel: / Mobil: Fax: / Das Handbuch AAGen-ITC Software Internetadresse: AAGBeauty Software für Beauty-Betriebe

2 2 Inhaltsverzeichnis Kapital 1: Eingang Kapitel 2: Schnellstart Kapitel 3: Allgemeine Informationen Kapitel 4: Einstellungen Kapitel 5: Listen Kapitel 6: Lagerverwaltung Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung Kapitel 8: Buchhaltung Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen Kapitel 10: Firmenlogo erstellen AAGen-ITC Software Kapitel 1: Eingang

3 3 AAGen-ITC Software Kapitel 1: Eingang Willkommen bei AAGBeauty AAGBeauty ist ein leicht bedienbares Programm zur Steuerung und Verwaltung ihres (Frisör- /Nagelstudio- und Welness-) Betriebes. Es erleichtert Ihnen die alltäglichen Arbeiten zu meistern, und dabei die Übersicht über die Vorgänge innerhalb ihres Betriebes zu wahren. Auf den folgenden Seiten wird Ihnen anschaulich, anhand zahlreicher Grafiken und Beispiele das Programm nähergebracht. Viel Spaß! Es kann sein, dass die Bilder in der Hilfe und das Aussehen der Software sich geringfügig voneinander unterscheidet.

4 4 AAGen-ITC Software Erst ausprobieren, dann registrieren! Sie können die Software aus dem Internet downloaden und die vollfunktionsfähige Software ausgiebig ausprobieren. Wenn Sie sich entschließen das Produkt zu kaufen, bekommen Sie von uns ihr Registriercode und dann können Sie die Software lizenzieren. Solange die Software nicht registriert ist, erscheint die Schaltfläche,,Registrierung / Lizenzierung. Nach der Registrierung erscheint diese nicht mehr. Bitte beachten: Ohne die Bestätigung,Lizenzvertrag gelesen können Sie die Registrierdaten nicht eingeben. Der Firmenname in der Registrierungsbox erscheint dann auf dem Randbereich des Programmfensters. Daher ist es zu empfehlen, bei der Eingabe von Firmennamen dies zu berücksichtigen. Kapitel 1: Eingang

5 5 AAGen-ITC Software Demodaten löschen: Wenn Sie die Software downloaden, sind bereits einige Daten vorhanden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Solange Sie die Software nicht registriert haben, können Sie immer wieder Demo-Daten löschen und neu anfangen. Nach der Registrierung der Software können Sie die Daten auf diesem Wege nicht mehr löschen. Beim Löschen von den,Demo-Daten werden nicht alle Daten, sondern die eingegebenen Daten gelöscht. Im Klartext heißt das, dass nur die von den Anwendern angegebenen Einnahmen und Ausgaben und die Geldbewegungen gelöscht werden. Die Einstellungen und die Kontolisten, Umsatzsteuersätze, etc., bleiben bestehen. Diese können Sie selbst löschen, ändern und einfügen. Kapitel 1: Eingang

6 6 Schnellstart Zu Beginn des Programms öffnet sich direkt die Arbeitsseite. Zunächst wird eine kurzer Überblick über die Bedienbarkeit dieser Hauptseite gegeben, ehe in den folgenden Menüpunkten detaillierter auf diese eingegangen wird. Ihre Mitarbeiter, welche direkt auf der Seite erscheinen; ihnen können Sie dann die Dienst- leistungen und Kunden zu ordnen durch den Button können Sie eine Kundenliste aufrufen und diese eintragen ( per Mausklick auch manuell möglich) hier können Sie eine Dienstleistungs- liste aufrufen und die zu erbringende Leistung eintragen ( auch manuell möglich); wenn dies geschehen ist vergibt das System autom. einen Kundenname; beginnt automatisch die Uhrzeit- registration und der entsprechende Preis für die Leistung erscheint. durch Klick auf OK, wenn die Dienstleistung beendet ist, rutscht die Leiste in diese untere Maske Dauer der Dienstleistung per Klick wird die Rechnung erstellt es gibt auch die Möglichkeit der Reklamation; sie können den Preis, falls erwünscht, neu bestimmen aktuelle Terminleiste aktivieren ( Beschreibung bei Termine) AAGen-ITC Software Kapitel 2: Schnellstart

7 7 Mitarbeiter Das Mitarbeiterfeld ist ein feststehendes Parameter, welches direkt bei jedem Start des Programms erscheint. Um dieses Feld auf Ihre betrieblichen Gegebenheiten anpassen zu können, also um die entsprechende Mitarbeiterzahl und die Namen einzustellen, müssen Sie wie folgt vorgehen: Nach dieser kurzen Beschreibung bzw. dem kurzen Überblick über die wichtige Startseite/ Arbeitsseite, mit welcher Sie so bereits einen Einblick in die Funktionsweise der Software erhalten haben, folgt nun eine detaillierte Schilderung und Beschreibung. Außerdem werden die vielfältigen anderen Menüpunkte erklärt, und gezeigt, wie Sie die nötigen Einstellungen vornehmen und das Programm auf Ihren Betrieb anpassen können. Startseite Beim Start der Software erscheint zunächst die Arbeitsseite. Auf dieser werden Sie hauptsächlich arbeiten, und von dieser können Sie die wesentlichen Geschäftsvorgänge planen und steuern. Zunächst werden die einzelnen Leistungsfelder von links nach rechts erklärt. AAGen-ITC Software Kapitel 2: Schnellstart

8 8 Leistungen Durch das Leistungenfeld in der Arbeitsseite können Sie per Doppelklick entweder manuell die zu erbringende Dienstleistung eingeben oder durch den entsprechenden Button eine schon von Ihnen vorgefertigte Liste aufrufen. Wenn dies geschehen ist, erscheint automatisch der entsprechende Preis und es wird zeitlich der Beginn der Leistung vermerkt. Die entsprechende Liste erstellen Sie, in dem Sie im Menü auf die Schaltfläche Preisliste klicken. Es erscheint folgende Maske an der sie Preise für die entsprechenden Dienstleistungen festlegen können und selbstverständlich auch ausdrucken können um die Leistungen der Mitarbeiter genauestens vermerken zu können, ist es sinnvoll hier auch Arbeitsschritte zu vermerken, wie z.B.das haarewaschen oder ähnliches, welche gewöhnlich nicht bei der Rechnung erscheinen und Sie deshalb nicht auszudrucken brauchen Wenn die Dienstleistung abgeschlossen wurde, müssen Sie dies durch einen einfachen Mausklick auf das OK-Feld bestätigen. Ist dies geschehen rutscht die Eintragung in den unteren Teil der Maske und es wird vermerkt, wie lange der Arbeitsvorgang gedauert hat. Hier können Sie dann auch die Rechnung erstellen. Rechnung erstellen einzelne Dienstleistungen wenn ein Kunde unzufrieden ist, besteht auch die Möglichkeit der Reklamation. Hier können Sie den Preis für die misslungene Dienstleistung per Doppelklick mit der Maus eventuell neu eintragen Beginn der Leistung AAGen-ITC Software Kapitel 2: Schnellstart

9 9 Termine Die Terminliste auf der Arbeitsseite ist Ihr ständiger Begleiter. Hier können Sie auf einfachste Weise die Tages Terminplanung vervollständigen, ablesen und ergänzen die Uhrzeitleiste läuft parallel zur aktuellen Uhrzeit mit per einfachen Mausklick können Sie die Uhrzeit auch manuell eingeben erscheint ein Kunde nicht rechtzeitig bzw. Sie vergessen diesen durch das klicken auf das OK Feld zu registrieren, wird dies farblich signalisiert per Doppelklick können Sie mehrere Termine einer Uhrzeit zuordnen die Kundennamen können Sie selbst eintragen oder per Button die Kundenliste aufrufen hier können Sie den einzelnen Kunden, falls gewünscht, Mitarbeiter und die erwünschte Dienstleistung zuordnen Sie können die Terminliste nach Ihren eigenen Wünschen gestalten. In der Hauptübersicht gehen Sie dafür auf Einstellungen. Es erscheint folgende Maske an der Sie die Einstellungen für ihre Terminliste vornehmen können AAGen-ITC Software Kapitel 2: Schnellstart

10 10 Mit Termine bzw. der Terminverwaltung haben Sie natürlich auch die Möglichkeit längerfristig zu planen. Wenn Sie ein Datum aus dem Kalender ausgewählt haben, können Sie die Termine in die untere Tabelle eintragen. Die eingetragenen Kunden erscheinen dann entsprechend auf der Kundenliste in der Arbeitsseite Umsätze Natürlich haben Sie auch Mittel, um ihre täglichen, monatlichen und jährlichen Umsätze Ihres Betriebes zu überblicken. Hierfür müssen Sie lediglich Umsätze Betrieb im Menü anklicken und wählen. Wahl des erwünschten Arbeitstages Dienstleistungen und Umsatz an ausgewählten Tag AAGen-ITC Software Kapitel 2: Schnellstart

11 11 Durch den Button Gesamtumsätze, können sie auch die täglichen,monatlichen und jährlichen Umsatz- Statistiken aufrufen. Buchhaltung Unser Programm bietet Ihnen auch eine einfache Buchführung ihrer Geschäfte an. Unter dem Punkt Buchhaltung erscheinen folgende Kapitel mit den dazugehörigen Unterpunkten. Da es hier keine schwierigen Besonderheiten gibt, und dieser Punkt sich mehr oder weniger von selbst versteht, wird in der Folge von umständlichen Erklärungsversuchen abgesehen. in dieser Spalten können Sie die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben eintragen Kontenauflistung Hier können Sie die Ein- nahmen und Ausgaben benennen AAGen-ITC Software Kapitel 2: Schnellstart

12 12 AAGen-ITC Software Mail- und Exportfunktionen Mit Mailmöglichkeit können Sie die Rechnungen, Angebote, Bestellungen und Rundschreiben direkt per Mail an die Kunden bzw. Lieferanten schicken. Dadurch reduzieren Sie Versandkosten. Man kann die Dokumente auch alternativ zu en als rtf-Word-Datei exportieren, um diese später per Fax (Software-Fax) bzw. auch als -Anhang zu versenden. Kapitel 3: Allgemeine Informationen

13 13 Navigation Die Navigation stimmt mit dem Menü überein. Die Menüpunkte sind einzeln sichtbar. Die Navigation wird mit Menüelement Übersicht gestartet. AAGen-ITC Software Kapitel 3: Allgemeine Informationen

14 14 Einstellungen (Menü Extras Einstellungen) MwSt in %: Mehrwertsteuerprozent Mengeneinheiten: Mengeneinheitsliste. Man kann diese Liste aktualisieren Terminkalender erstellen: Terminkalender baut sich nach diesen Vorgaben auf. AAGen-ITC Software Kapitel 4: Einstellungen

15 15 AAGen-ITC Software Kapitel 4: Einstellungen Standardtexte Drucken (Menü Extras Einstellungen) Sie können hier die Druckstandardtexte eingeben. Die Standardtexte für die Druckausgaben brauchen Sie, wenn Sie keine Firmenbriefbogen haben. Textlogo für s: Wenn Sie eine Rechnung per versenden wollen, müssen Sie die Standardtexte für die ausgaben haben und das 'Textlogo für s' haben. Sie können Standardmitteilungen an die Kunden in den Kopf- und Fußbereichen der Rechnungen angeben.

16 16 AAGen-ITC Software Kapitel 4: Einstellungen Firmenbriefbogen : Sie können hier Ihre eigenen Geschäftsbogen aufbereiten und ausdrucken, sowie die Rändereinstellungen für die Rechnungen, Angebote etc. vornehmen. An Funktionen und an Feldern wurde die Funktionsweise in den Einstellungen ausführlich erläutert.

17 17 AAGen-ITC Software Kapitel 4: Einstellungen Feldbezeichnungen anpassen: Man kann hier die Feldnamen bei Rechnungen, Angeboten etc. anpassen.

18 18 Die Felder 'Links', 'Breite', 'Höhe' definieren die Platzierung des Logos. Mann kann diese Daten direkt eingeben. Man kann das Logo durch die Schaltflächen 'Nach links' und 'Nach rechts' hin und her bewegen. Klicken auf das Logo bewirkt, dass das Logo vom rechten und zum linken Rand wechselt. Die Felder 'Breite und Höhe' zeigen die Größe des Logorahmens an. Nach Wunsch kann man die Größen ändern. Dieses kann man auch mit den Schaltflächen "breiter', 'schmaler',' höher' und 'niedriger' einstellen. Die Optionen 'zoomen', 'dehnen' und 'abschneiden' lassen das Logo im Rahmen anpassen. Die Option 'abschneiden' zeigt das Logo in ihrer Originalgröße. Daher wird das Logobild in dem Rahmen abgeschnitten, wenn der Rahmen kleiner als das Logo ist. Die Option 'zoomen' bewirkt, dass das Logo entweder in der Höhe oder in der Breite den Rahmen des Logos ausfüllt, ohne die Proportionen des Objekts zu verzerren. Option 'dehnen' passt die Größe des Logos so an, dass das Steuerelement ganz ausgefüllt wird. Diese Einstellung kann jedoch die Proportionen des Logos verzerren. AAGen-ITC Software Firmenlogo übernehmen / verändern Sie können mit dem Formular 'Logo' das Firmenlogo auf Ihrem Briefkopf erscheinen lassen. Sie müssen zunächst über das Menü das Formular 'Logo' wie folgt aktivieren. Einstellungen-->Logo Einfügen eines Firmenlogos: In das Feld 'Logoadresse' den Logonamen samt des Ordnernamens eingeben. Wenn die Angaben richtig sind, erscheint das Firmenlogo im Logofenster. Kapitel 4: Einstellungen

19 19EinstellungenMenü Alle Tabellen werden in XLS in die 2 Exceldateien exportiert. Sie können diese Daten in MS-Excel weiterbearbeiten, z. B. weitere Statistiken erstellen. Sichern / wiederherstellen: Ordner und Dateiname von der Sicherungsdatei. In dieser Datei werden die Daten zur Sicherung exportiert und bei Bedarf wieder importiert (Wiederherstellung) Vorsicht: Beim Import (Wiederherstellung) werden alle vorhandenen Daten von importierten Daten überschrieben; daher ist es ratsam, von der Anwendung eine Sicherungsdatei zu erstellen, bevor Sie die Daten überschreiben. 2 Möglichkeiten bieten sich dazu an: 1. Ganze Datenbank kopieren (Bearbeiten Kopieren Einfügen bzw. Strg-c und anschließend Strg-v), 2. Aktivieren Sie Menü Einstellungen und ändern Sie Dateiname im Kästchen Sichern / wiederherstellen. Dann aktivieren Sie Menü; klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern. Jetzt sind die vorhandenen Daten unter einem anderen Namen gespeichert. Jetzt können Sie wieder auf Einstellungen zurückkehren und die zuvor geänderten Dateinamen wieder rückgängig machen. Jetzt können Sie die Daten von der Sicherung übernehmen: Menü Doppelklick auf die Schaltfläche gesicherte Daten übernehmen++ Datenexport /-import Exportieren von Daten in Excel-Tabellen: Ordner und Dateiname von der Zieldatei in die Tabellen exportieren. Exportieren von Statistik in Excel-Tabellen: Ordner und Dateiname von der Zieldatei in die Statistiken exportieren. AAGen-ITC Software Kapitel 4: Einstellungen

20 20 Listen Die Listen sind unsere Bezugsquellen. Es gibt viele verschiedenen Listen, wie Kundenliste, Tätigkeitsliste, usw. Aus diesen Listen können wir die gleichen Daten, die wir immer wieder einsetzen müssen, aus diesen Listen übernehmen. Z. B. die Liste "Dienstleistungen / Stundensätze, Beträge". Bei Definition eines Auftrages können wir die fertigen Leistungsbeschreibungen aus der Liste wählen. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Listen Wir können einen Teil der Listen beliebig ändern, z. B.: Leistungslisten, Einheitslisten,usw. Diese haben keine Verknüpfungen mit anderen Daten.Sie sind sozusagen eine Eingabehilfe, die uns die Arbeit beschleunigen. Manche Listen stehen mit anderen Daten in Verbindung, wie Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferantenliste, die wir ohne weiteres nicht ändern können.

21 21 AAGen-ITC Software Kundenangaben Es ist nicht möglich, Objekte zu erfassen, wenn sich dessen Besitzer (also der Kunde) noch nicht in der Kundendatei befinden. Es gibt 2 Formulare mit 2 verschiedenen Sichtweisen um Kundendaten zu erfassen: 1. Einzelangaben, 2. Liste Mit welcher Eingabemaske Sie Kundendaten eingeben spielt keine Rolle, da beide identisch sind. Bei der 1 sind alle Daten für einen Kunden auf einer Seite dargestellt. Bei der 2 bedeutet jede Zeile einen Kunden. Anschrift: Die Daten auf diesem Feld sind Anschriftdaten, die bei Briefen, Rechnungen, etc. erscheinen. Das Erscheinungsbild von diesem Feldinhalt entspricht auch den Adressenangaben bei Ausdrucken. Anschriftdaten entstehen bei Angaben von Namen und Adressen weitgehend automatisch. Man kann die Anschriftangaben nachträglich anpassen / optimieren. Kapitel 5: Listen

22 22 AAGen-ITC Software Mitarbeiter hier werden die Mitarbeiterdaten eingegeben. Kapitel 5: Listen

23 23 Buchungskonten (Kostenstellen) Buchungskonten sind die Konten, die zeigen, wo die Kosten, Einnahmen, Ausgaben entstehen. Sie können diese Liste je nach Bedarf Ihres Unternehmens ändern und vervollständigen. Die verschiedenen Felder steuern die Eingaben wie folgt zusätzlich: Ausgabe: Wenn ja sind die Geldbeträge meistens in der Ausgabeseite. D. h. bei der Buchhaltungseingabe springt der Kursor auf das Ausgabefeld. F. Dienstleistung:Wenn ja ist dann dieses Konto für die Dienstleistungen oder für den angenommenen Betrag für das Verkaufen an Kunden vorgesehen. Der Kursor springt also auf die Einnahmen-Seite. MwSt%: Die Angabe von dem MwSt-Satz in diesem Feld bewirkt, dass die MwSt-Beträge bei der Eingabe von Einnahmen bzw. Ausgaben automatisch errechnet werden. Geldbewegungen zwischen den Konten: Wenn ja werden die Beträge von diesem Buchungskonto bei den Statistiken nicht berücksichtigt. Dies ist der Fall, wenn ein Betrag von einem Bankkonto auf ein anderes Bankkonto überwiesen bzw. für die Bargeldkasse Geld abgehoben wird. Also wird die Geldbewegungen zwischen den Konten bei der Auswertung nicht berücksichtigt. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Listen

24 24 Weitere Listen Unten sind die weiteren Listen abgebildet, die als Eingabehilfe dienen. Sie können Datensätze in diesen Listen ändern, löschen, hinzufügen. All dies beeinflussen relevante Daten nicht. Die Tätigkeiten und deren Klassifizierung wird in verschiedene Formulare eingegeben. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Listen

25 25 Tätigkeiten und Stundensätze Die Werte und Namen der aufgelisteten Tätigkeiten werden bei Erstellung von Auftrags-, Angebots-, Rechnungserstellung etc. per Doppelklick übernommen. Art der Tätigkeiten ermöglicht eine beschleunigte Suche der gesuchten Leistungen. Je nach der Belegung von Spalten und Beträgen werden diese ausgewertet und übernommen. h-Satz (Stundensatz): Die Beträge in dieser Spalte werden als Stundensätze übernommen. Die Arbeitsstunden müssen nachträglich im Dienstleistungsformular eingegeben werden. Einh.-preis/Einh.: Bei Einheitspreisen müssen auch Einheitsangaben vorhanden sein. Es werden bei vielen Renovierungsarbeiten oft nach qm berechnet, bei Fahrten nach km. Pausch.-betr.: Manche Leistungen werden pauschal berechnet. Diese Beträge werden im Dienstleistungsformular als Nettobetrag übernommen. AAGen-ITC Software Kapitel 5: Listen

26 26 AAGen-ITC Software Kapitel 6: Lagerverwaltung Lagerverwaltung Menü (Auftragsverw Lagerverw.) Sie haben durch die Lagerverwaltungsfunktion die Möglichkeit, Gebrauchsartikel in Ihrem Unternehmen zu steuern. Die Art und Weise wie man den Artikelstamm aufbaut, ist unten als Beispiel zu sehen. Materialgruppe: Sie können die Materialgruppen benennen und auflisten. Diese können Sie bei der Eingabe von dem Materialstamm benutzen. Durch die Gruppierung können Sie die Artikel schneller finden. Verkaufspreise ermitteln: Diese Funktion hilft die Artikelpreise zu errechnen.

27 27 AAGen-ITC Software Kapitel 6: Lagerverwaltung Artikelbewegungen Sie können hier die Lager Ab- und Zugänge registrieren. Die Eingaben sind bei dem Eigenbedarfabgang vereinfacht. Sie müssen nur auf die Eigenbedarf-Schaltfläche klicken und dann nur noch die Menge eingeben. Hier muss das Minusvorzeichen stehen. Bei Abgängen müssen Sie die Menge immer mit einer Minuszeichen angeben. Filter aktivieren: Damit kann man die Artikelauswahl beschleunigen. Lagerplätze: Sie können Lagerplätze definieren und diese bei dem Artikelstamm benutzen.

28 28 Formular: Rechnung, Angebot, Bestellung Rechnung Die Rechnungen, von denen bis jetzt die Rede war, sind für die Aufträge erstellt worden, welche für längere Zeit ihre Gültigkeit haben und diese wurden dann automatisch erzeugt. Aber es ist häufig der Fall, dass man auch für Einzelaufträge Rechnungen erstellen muss. Dies können Sie hier tun. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kunde ein Stammkunde ist oder nicht. Kundeneingabe: Bei der Erstellung von Dokumenten haben Sie 2 Arten von Kunden: 1. Die Kunden aus der Liste und 2. Die Kunden außerhalb der Kundenliste. Es macht nicht viel Sinn, die Kunden, die einmalig die Dienstleistung in Anspruch genommen haben, in der Liste aufzunehmen. Dadurch wird die Liste unnötig Groß. Lediglich die Kunden, die oft die Dienstleistung des Unternehmens in Anspruch nehmen, also Stammkunden, sollte man in der Kundenliste aufnehmen. Wenn Sie für einen Stammkunden eine Rechnung erstellen, wählen Sie diesen einfach von der Liste aus. Alle für die Rechnung nötigen Daten werden von der Liste übernommen. Mehr brauchen Sie in diesem Kopfteil nicht zu tun. Alle andere Daten, wie Rechnungsnummer und Datum werden automatisch aufgenommen. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

29 29 Obwohl Sie bei den Kunden, die sich nicht in der Kundenliste befinden, jedes Mal neu eingeben müssen, gibt es auch hier Abhilfe. 1- Die PLZ und den Ort in den Adressenteil können Sie aus der Liste wählen. Diese Liste entsteht im Hintergrund aus der Kunden- und Lieferantenlisten. 2- Die Kundenkurzbezeichnung entsteht automatisch während der Eingabe. 3- Die Anschrift entsteht auch automatisch. 4- Wenn Sie den Firmenname eingeben und bestätigen, und dieser Kunde früher schon ein Mal eine Rechnung bekommen hat, wird dies von der Software aufgezeigt und zur Auswahl angeboten. Sie brauchen dann andere Daten nicht mehr einzugeben. Es reicht auch den Anfangsbuchstaben einzugeben, wenn Sie wissen, dass diese Firma bereits ein Kunde war. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

30 30 Wenn auf einer Rechnung verschiedene MwSt-Sätze ausgewiesen sind, werden diese auf der Rechnung getrennt angezeigt. Verschiedene Werkzeuge und Funktionen auf einer Rechnung Viele Werkzeuge und Funktionen helfen, dass die Rechnungen gesucht, aufgelistet, kopiert navigiert und weiterbearbeitet werden können. MwSt. Anzeigen / Aufstellung MwSt. (Umsatzsteuer) Die Software erlaubt verschiedene Umsatzsteuersätze auf einem Dokument aufzuführen. Das Programm übernimmt automatisch den Steuersatz aus Einstellungen. Bei der Abweichung kann man dies jeweils per Hand aus der Steuersatzliste auswählen. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

31 31 Suchen Mit dem Suchwerkzeug sind Sie in der Lage, die Rechnungen nach bestimmten Kriterien zu filtern. Man kann nach folgenden Kriterien auswählen: Nach Kundennr, Kundenname, Rechnungsnr, Rechnungsdatum. Bei Kundennr und –name, Rechnungsnr brauchen Sie nur ein Teil vom Text einzugeben. Z. B.: Wenn Sie im Feld Kundenname einecke eingeben, werden alle Rechnungen mit Kundennamen, die einecke enthalten, gefiltert. So werden etwa die Rechnungen für die Hausverwaltung Meinecke gefiltert. Wenn Sie im Feld Rechnungsnr 0002 eingeben, werden alle Rechnungen, die 0002 enthalten, gefiltert. Die Rechnungen mit Rechnungsnr. R , R bis R sind dann gefiltert. Datum vom bis filtert alle Rechnungen, die in angegebenen Zeitraum erstellt worden sind. Mit der Schaltfläche Anzeigen werden alle Rechnungen angezeigt. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

32 32 Angebot erstellen Wenn Kunde nach bestimmten Dienstleistungen fragt, muss man schnell reagieren und ein Angebot erstellen. Man kann aus einem Angebot sowohl eine Rechnung (Schaltfläche 'Aus diesem Angebot eine Rechnung erstellen'), als auch einen neuen Auftrag (Schaltfläche 'Aus diesem Angebot einen neuen Arbeitsauftrag erstellen') erstellen, sodass Sie die Angaben nur vervollständigen müssen. Man kann von Menü aus ins Angebotsformular gelangen, um Angebote zu suchen, anzusehen uns auszudrucken AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

33 33 Angebote suchen, wählen Angebote suchen: Mit diesem Werkzeug können Sie einfach und unkompliziert gesuchte Angebote eingrenzen und finden. Es genügt eine Eingabe von Objektnr. bzw Kundennr usw., und schon werden die gesuchten Angebote ausgefiltert. In dem Sie in dem Feld Ang.-Nr. auf ein entsprechendes Feld auf der Angebotsliste klicken, gelangen Sie direkt zu dem gewünschten Angebot. Druckausgabe Angebot Der Auftrag ist erteilt, wenn der Kunde das Angebot unterschreibt. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

34 34 Bestellung Wenn Sie Artikel bestellen wollen, müssen Sie die Formulare Artikelbestellung verwenden. Die einzelnen Schritte hier werden nicht mehr dargestellt, da diese mit der Rechnungserstellung bereits ausführlich dargestellt wurden. Stattdessen werden die Unterschiede zur Rechnungserstellung erwähnt. Im Gegensatz zur Rechnungserstellung können Sie keine Lieferanten mehr eingeben, sondern Sie müssen aus der Lieferantenliste auswählen. Sie müssen den Lieferant bereits in der Lieferantenliste haben. Für jede Bestellung bzw. Auftragsvergabe kann man die Texte für die Fußzeile eingeben, um Bedingungen (z. B. Zahlungsbedingungen) einzugeben. AAGen-ITC Software Kapitel 7: Rechnung, Angebot, Bestellung

35 35 Buchungskonten sind die Konten, die zeigen, wo die Kosten, Einnahmen, Ausgaben entstehen. Sie können diese Liste je nach Bedarf Ihres Unternehmens ändern und vervollständigen. Die verschiedenen Felder steuern die Eingaben wie folgt zusätzlich: Ausgabe: Wenn ja sind die Geldbeträge meistens in der Ausgabeseite. D. h. bei der Buchhaltungseingabe springt der Kursor auf das Ausgabefeld. F. Dienstleistung:Wenn ja ist dann dieses Konto für die Dienstleistungen oder für den angenommenen Betrag für das Verkaufen an Kunden vorgesehen. Der Kursor springt also auf die Einnahmen-Seite. MwSt%: Die Angabe von dem MwSt-Satz in diesem Feld bewirkt, dass die MwSt-Beträge bei der Eingabe von Einnahmen bzw. Ausgaben automatisch errechnet werden. Geldbewegungen zwischen den Konten: Wenn ja werden die Beträge von diesem Buchungskonto bei den Statistiken nicht berücksichtigt. Dies ist der Fall, wenn ein Betrag von einem Bankkonto auf ein anderes Bankkonto überwiesen bzw. für die Bargeldkasse Geld abgehoben wird. Also wird die Geldbewegungen zwischen den Konten bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Buchhaltung Einnahmen und Ausgaben In diesem Modul können Sie sehr einfach Einnahmen und Ausgaben eingeben. Sie müssen zu diesen Ausgaben und Einnahmen Geschäftskonten einordnen. Man wählt Kombinationsliste und mit einem Doppelklick übernehmen die Felder UmsKto-Nr und UmsKonto die nötige Daten aus der Liste. Listen (Menü Listen Konten/Buchungsvorgänge): Buchungskonten (Kostenstellen) AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

36 36 Kassen / Bankkonten Sie können bis zu 4 Geldkonten verwalten. In dieser Liste geben Sie die Geldkonten, wie unten angegeben, ein. Die als aktiv bestätigten Konten werden im System berücksichtigt. Anfangsbeträge sind die Beträge, die sich am Anfang der Buchhaltung auf dem jeweiligem Konto befand (Saldo). Buchungsvorgänge Die Buchungsvorgänge werden für die jeweiligen Geldkonten (Kasse, Bankkonten) aus den Buchungskonten erstellt. D. h. die vielen Vorgänge bei den Geldausgaben/- einnahmen bei der Kasse sind anders als Bankkonten. Bei der Bargeldkasse ist die Einnahme Barverkauf, bei der Bankkonten heißt es Rechnungseingang. Wiederum kann ein Bankkonto auch für Löhne und Gehälter benutzt werden und das andere für Rechnungseingänge und Lieferantenzahlungen. Also macht es Sinn, für jedes Geldkonto eigene Buchungslisten zu erstellen, um die Eingaben zu erleichtern und die Fehler zu vermeiden. Allen dieser Buchungsvorgänge wird ein Buchungskonto zugeordnet. Vorgehensweise: Um für die Kasse einen Buchungsvorgang für den Barverkauf einzufügen, müssen Sie das Buchungskonto 1000-Dienstleistung-Erlöse aus der Liste (Feld Bu-Kt-Nr.) wählen. Sie bekommen dann hier im Feld Bu-Kto-Nr und im Feld Buchungsvorgang den Text,Dienstleistung-Erlöse. Diesen Text ändern Sie als,Barverkauf. Buchungsvorgänge für das Commerzbankkonto Buchungsvorgänge für die Kasse AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

37 37 Nach der Datumseingabe doppelklicken Sie auf der Spalte Umsatztext, um die Liste Buchungsvorgänge zu aktivieren. Durch einen Doppelklick auf der Vorgangszeile übernehmen Sie diese Daten. Es gibt verschiedene Wege um Einnahme- und Ausgabeangaben zu tätigen. Sie können all diese nutzen und bequem Eingaben tätigen. 1. Direkte Eingabe Sie können die Daten direkt im Datenfenster eingeben. Die erste Orientierungshilfe liefert die gelbe Markierung des leeren Datensatzes. Wenn Sie auf die Spalten Tag oder Umsatztext auf der gelb markierten Zeile doppelklicken, wird der Monatskalender gestartet. Sie können dann mit einem Doppelklick oder OK den gewünschten Tag übernehmen. Nach der Eingabe des Datums vergibt die Software automatisch eine Belegnummer, sofern diese Funktion aktiviert ist (Menü Einstellungen). Sie können die vorgeschlagene Nummer ändern, löschen oder beibehalten. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

38 38 Nach der Eingabe werden die Felder weiss. Nach Umsatztext können Sie den Bruttobetrag eingeben (Eingangs- oder Ausgangsbetrag). Und das wars. Die ganze Eingabe dauert nicht mehr als ein paar Sekunden. Sie haben im Grunde nur den Betrag eingegeben. Alles andere wird aus der Liste ausgewählt und einige Daten, wie MwSt und Nettobeträge, hat die Software selbst errechnet. In der Auswahlliste für die Umsatztexte sind auch die Daten, wie Mwst-Satz, UmsKto-Nr, bereits vorhanden und mitübernommen. Deshalb reicht es, wenn Sie nur den Bruttobetrag eingeben, da die MwSt-., Vorsteuer- und Nettobeträge automatisch errechnet werden. Selbstverständlich können Sie diese Daten ändern bzw. löschen. Nach der Eingabe sortiert sich die Liste neu, die Salden werden aktualisiert. Bemerkung: Sobald der Datensatz gespeichert ist, sortiert sich die Liste neu. Daher könnte die gerade von Ihnen bearbeitete Zeile nach oben rutschen. Dies kann passieren, wenn Sie die Belege durcheinander bearbeiten. Datensatz speichern: Sie brauchen den Datensatz nicht zu speichern. Es läuft automatisch. Wenn Sie während der Eingabe auf eine andere Zeile klicken, interpretiert die Software es als Eingabe fertig und speichert die bearbeitete Zeile. Wenn Sie auf eine andere Zeile wechseln, bevor Sie mit der aktuellen Eingabe fertig sind, speichert die Software diese Zeile und sortiert die Zeile neu. Es ist aber nicht schlimm. Sie können zu dieser Zeile zurückgehen und die Eingabe vervollständigen. Nicht fertige Stellen leuchten gelb. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

39 39 2. Eingabemasken Die andere Methode für die Datenangabe ist die Eingabe durch die zwei Eingabeformulare. Die eine ist für den Eingang, die andere für den Ausgang. Die Felder Umsatztext und UmsKto.Nr. haben jeweils Listen, aus denen man die gewünschten Umsatztexte und UmsatzKto-Nr auswählen kann. Das graue Feld mit den drei Monaten (der Vormonat, der aktuelle Monat und der nächste Monat) erleichtert die Eingaben zusätzlich. Z. B. wenn Sie als Umsatztext Monatsgehälter eingegeben haben, können Sie mit einem Doppelklick, auf dem grauen Monatstext, den gewünschten Monat zu dem Umsatztext anfügen. Der Umsatztext wird dann zu Monatsgehälter Februar 2006 (s. unten). AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

40 40 3. Interne Geldbewegungen Man muss gelegentlich von einem Bankkonto auf ein anderes überweisen, für die Kasse von dem Geschäftskonto Geld abheben und umgekehrt. Also wird ein Betrag auf einem Konto als Ausgang (Soll), bei einem anderen der gleiche Betrag als Eingang (Haben) gebucht. Solche interne Geldbewegungen werden nicht in Umsatzstatistiken aufgenommen. Das Bestätigungsfeld K. Umsatz (kein Umsatz) bewirkt, dass diese Beträge bei den Umsatzberechnungen nicht berücksichtigt werden. Jedoch werden diese bei den Einzelauflistungen angezeigt. Sparkasse (Ausgang) Bargeldkasse (Eingang) AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

41 Umsatzsteuer (Menü Buchhaltung Umsatzsteuer) Die Umsatzsteuern werden hier zusammengefasst angezeigt. Hier brauchen Sie gar nichts zu machen. Die Software hat es für Sie monatlich als Summe, nach verschiedenen Steuersätzen, zusammengefasst. Sie brauchen sie nur zu betrachten und (z. B. als Unterlagen für das Finanzamt) auszudrucken. 1. Umsatzsteuer Jahressummen nach Steuersätzen gruppiert. 2. Umsatzsteuer Monatssummen nach Steuersätzen gruppiert. 3. Umsatzsteuer Jahressummen 4. Umsatzsteuer Monatssummen. 5. Umsatzsteuer monatlich. Einzelbeträge. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

42 42 Gesamtbeträge (Menü Buchhaltung Gesamtbeträge) Kontenumsätze Hier sind die Umsätze nach Umsatzkonten ausgewertet. Sie können direkt sehen, wo die Kosten entstehen, die Jahres- und Monatssummen von jedem Konto ansehen und die Kostenentwicklungen nachvollziehen. Ansicht 1 Ansicht 2 Gesamtumsätze Ansicht1: Oben ist die Jahressumme und unten die Monatssummen von dem aktuellen Jahr. D. h.: Wenn Sie auf das Jahr 2005 klicken, erhalten Sie unten die Liste der Monatssummen. Ansicht 2: Hier sind die Jahressummen der einzelnen Umsatzkonten. D. h.: Wenn Sie oben auf das Jahr 2006 klicken, bekommen Sie die Jahressummen der einzelnen Konten. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

43 43 Einzelumsätze (Menü Buchhaltung Einzelumsätze) Hier haben Sie die Möglichkeit die Einzelkontoumsätze nach Datum, Monat und Jahr anzuzeigen und ausdrucken zu lassen. AAGen-ITC Software Kapitel 8: Buchhaltung

44 44 Allgemeine Bearbeitungsinformationen Diese Informationen gelten für allen AAGen-Produkte. Anwender müssen diese allgemeinen Bearbeitungshilfen lernen, um mit den Anwendungen richtig umgehen zu können. AAGen-ITC Software Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

45 45 Datensätze bearbeiten Aktives Listenelement Neuer/leerer Datensatz Hier kann man ein neuen Datensatz eingeben Zum ersten Datensatz Zum letzten Datensatz Zum vorherigen Datensatz Zum nächsten Datensatz Aktive Datensatznummer Ein neuen Datensatz anfügen Aktiver Datensatz Aktiver Kursor Datensatzmarkierer AAGen-ITC Software Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

46 46 Datensätze markieren, löschen, kopieren Strg – (Strg und Minuszeichen) löscht den aktiven Datensatz. Datensätze markieren Wenn man auf dem Datensatzmarkierer klickt, wird der Datensatzmarkierer schwarz, hierdurch ist der Datensatz markiert (s. oben links). Man kann auch mehrere Datensätze auf einmal markieren: Maustaste gedrückt halten und nach unten ziehen, bis alle gewünschten Datensätze markiert worden sind. Man kann markierte Datensätze mit Entf-Taste löschen bzw. mit Strg-C kopieren. AAGen-ITC Software Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

47 47 Datensätze markieren, löschen, kopieren: Fehlermeldungen Diese Fehlermeldung erscheint, wenn es abhängige Tabellen zu den zum Löschen vorgesehenen Datensätzen gibt, und Löschen/Aktualisieren gesperrt ist. Wenn die Sperrung aufgehoben ist erscheint diese Meldung nicht, und der Löschvorgang wird durchgeführt. Zumeist ist die Löschweitergabe jedoch gesperrt. Beispiel: Die grafische Darstellung links zeigt die Abhängigkeiten von Tabellen zueinander. Wenn man Kunde 1 löscht und die Löschweitergabe nicht gesperrt ist, passiert folgendes: Alle Objekte und die dazu gehörenden Gegenstände mit Kunde 1 werden gelöscht. Wenn man die Löschweitergabe sperrt und Kunde 1 löschen will, muss man wie folgt vorgehen: Zuerst alle Gegenstände von allen Objekten von Kunde 1 löschen, dann alle Objekte von Kunde 1 löschen, erst dann Kunde 1 löschen. AAGen-ITC Software Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

48 48 Listenfeld, Kombinationsfeld Listenfelder und Kombinationsfelder werden sehr oft gebraucht. Es ist wesentlich einfacher und schneller aus einer Liste per Mausklick auszuwählen, anstatt ihn einzugeben. Wenn man aus dem Listenfeld 'Konten' den Wert 'Primbank' wählt, wird die Tabellenwerte für das Konto 'Primbank' aufgelistet, d. h.: in der Werttabelle sind nur Daten vom Konto Primbank zu sehen; es ändert sich, wenn ein anderen Wert ausgewählt wird. Listenfeld Konten Listenfeld Datentabelle, verknüpft mit dem Listenfeld Konten Kombinationsfeld Das Kombinationsfeld ist ähnlich wie das Listenfeld. Im Gegensatz zum Listenfeld ist dieses einzeilig platziert und mit einer nach unten gerichteten Pfeilspitze versehen. Ein Mausklick auf dieser Pfeilspitze öffnet die Liste. Das Kombinationsfeld benötigt nicht mehr Platz als das ganz normale Textfeld, wie Datum, Tät.-Nr. (s. Abbildung). Da das Kombinationsfeld keinen besonderen Platzanspruch hat, kann man dies auch als normales Datenfeld benutzen. Links im Bild ist das Feld Aktivität in Format eines Kombinationsfeldes. Wenn man die Aktivität Dachrinnen befreien eingeben will, muss man diese nicht einzugeben. Beim Klick auf der rechts im Feld stehende Pfeilspitze klappt die Liste auf. Aus dieser Liste wählt man die Aktivität aus. Diese Liste basiert wiederum auf einer Aktivitätsliste, die bereits ausgefüllt ist. AAGen-ITC Software Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

49 49 Doppelklick-Zeichen '++' Das Zeichen '++' auf einer Schaltfläche bzw. auf einem Feld ist ein Doppelklickzeichen, d. h.: Ein Doppelklick ist hier erforderlich. Man muss jedoch unterscheiden zwischen dem Doppelklick auf einer Schaltfläche und einem auf einem Datenfeld. Bei der Schaltfläche muss man direkt auf diese doppelklicken, während man beim Datenfeld auf die Zelle, in die man die Daten eingeben will, doppelklicken muss. Doppelklicken auf die Schaltfäche Doppelklicken auf das Feld AAGen-ITC Software Kapitel 9: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

50 50 Firmenlogo erstellen Anleitung AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Firmenlogo erstellen

51 51 Logo-Erstellen mit MS-Paint Unsere Kunden haben uns oft gefragt, wie man ein Firmenlogo oder Firmenbriefbögen erstellen kann. Dies ist sehr unkompliziert und Sie brauchen dazu keine teuren Programme oder entsprechendes Spezialwissen. Sie haben bereits alles, was Sie brauchen: Die Bildbearbeitungssoftware Paint von Windows reicht dazu völlig aus (Start Alle Programme Zubehör Paint). Nachdem Sie Ihr Firmenlogo erstellt haben, können Sie dieses überall einsetzen, und beispielsweise für Ihre Briefbögen verwenden. Logo erstellen Paint starten: Start Alle Programme Zubehör Paint Sie bekommen eine leere weisse Oberfläche. Sie können diese Fläche je nach Bedarf mit der Maus verkleinern bzw. vergrößern (siehe Bild rechts). Jetzt können wir ein Firmenlogo als Beispiel erstellen. Geben Sie zunächst ganz normal Ihren Firmanname ein z. B. Berg Transport GmbH. Formatieren Sie diesen Text, wie Sie wünschen. AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Firmenlogo erstellen

52 52 Wenn Sie mit der Bildbearbeitung fertig sind, platzieren Sie diese mit der Maus in der linken oberen Ecke. Sie können das Bild bis zu 8-fach vergrössern und mit einem Raster versehen. Mithilfe der Vergrößerung und dem Raster können Sie individuell Ihr Logo weiterbearbeiten, mit Figuren und Zeichnungen versehen. Vergrößern: Menü Ansicht Zoom Benutzeredefiniert Zoommodus 800% auswählen, dann im Zoommodus Raster anzeigen. Raster: Menü Ansicht Zoom Raster anzeigen AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Firmenlogo erstellen

53 53 Jetzt können Sie Informationsteil des Logos ausfüllen und platzieren. Nach dem das Logobild steht, können Sie auch die Gesamtbildoberfläche mit Hilfe der Maus auf die Logogröße reduzieren. Bemerkung: Sie müssen die Gesamtoberfläche auf die Größe von dem Logo reduzieren, da auch der leere Teil der Oberfläche als Bild gespeichert wird. Jetzt haben Sie ein Logo erstellt. Speichern Sie dieses als GIF-Datei.. AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Firmenlogo erstellen

54 54 Beispiele in der Praxis Sie sehen unten eine Rechnung mit dem von uns erstellten Logo. AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Firmenlogo erstellen

55 55 Bergtransport GmbH inh. Klaus Mustermann / Talstr. 27 – – Obertal Tel.: / Fax: / Mobil: Bankverbindung: Konto Mustermann: Konto-Nr.: , BLZ: Sparkasse Mitte Datum: Bergtransport GmbH Talstr. 27 – – Obertal Geschäftsbogen


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