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Workshop eDoc in der MPG Bibliothekstagung der MPIs, 12.05.03 Rostock Uta Siebeky (Fritz-Haber-Institut), Elisabeth Schlenk (MPI für Gravitationsphysik),

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Präsentation zum Thema: "Workshop eDoc in der MPG Bibliothekstagung der MPIs, 12.05.03 Rostock Uta Siebeky (Fritz-Haber-Institut), Elisabeth Schlenk (MPI für Gravitationsphysik),"—  Präsentation transkript:

1 Workshop eDoc in der MPG Bibliothekstagung der MPIs, Rostock Uta Siebeky (Fritz-Haber-Institut), Elisabeth Schlenk (MPI für Gravitationsphysik), Gerhard Beier (ZIM)

2 Seite 2 12 Mai 2003 Inhalt der Mappe Präsentation - eDoc Workshop, Rostock Checkliste für die Einrichtung von eDoc an Ihrem Institut Kurzanleitung zur Dateneingabe auf eDoc

3 Seite 3 12 Mai 2003 Struktur des Workshops Allgemeine Einführung / Überblick Konzept der Collections - Affiliations Allgemein Beispiel: Struktur in Gravitationsphysik Beispiel: Struktur im Fritz-Haber-Institut Nutzerrollen auf eDoc Jahrbuch Kampagne / WoS-Import (virtuelle Collection) Praktische Beispiele für den Umgang und die Dateneingabe auf eDoc

4 Seite 4 12 Mai 2003 Inhaltsverzeichnis der Präsentation Motivation zum Aufbau von eDoc Seite 4 Unterschiedliche Plattformen für spezielle Szenarien Seite 5-6 Vorteile – eDoc Archival Seite 7 Vorteile der Selbstarchivierung aus Forschungssicht Seite 8-10 Qualitätskontrolle – Workflow Seite eDoc Entwicklung & Nutzung (Mai 2003) Seite 13 Collections vs. Document Affiliations Seite 14 Nutzerrollen (eDoc Archival) Seite 15 Genre Types (Publikationstypen) Seite 16 Metadatenmodell Seite Technik Seite 19 Organisation Seite 20 Copyright Seite Wichtige Anleitungen und Dokumente Seite 24

5 Seite 5 12 Mai 2003 Motivation zum Aufbau von eDoc Bereitstellung wissenschaftlicher Inhalte für ein globales Wissensnetz (siehe auch MIT DSpace, ETH E-Collection, CERN cds, arXiv, RePeC) Plattform für neue Formen der wissenschaftlichen Kommunikation und Zusammenarbeit Nachweis der wissenschaftlichen Produktivität der MPG Gegengewicht zu monopolistischen Tendenzen im wissenschaftlichen Verlagswesen

6 Seite 6 12 Mai 2003 Unterschiedliche Plattformen für spezielle Szenarien eDoc Archival die vollständige Dokumentation des offiziellen wissenschaftlichen Outputs eines Instituts eDoc Community schnell und flexibel Dokumente gemeinsam verwalten und zugänglich machen eDoc Primary Sources Verwalten und Zugänglichmachen von forschungsspezifischen aufbereiteten Primärquellen und -daten eDoc Event Documentation Dokumentation von Workshops, Konferenzen, Meetings eDoc ePublication Unterstützung für Reihen und Zeitschriften, die von einem Institut herausgegeben werden eDoc Project Library eine interne Sammlung von relevanten (externen) Ressourcen einer Projektgruppe

7 Seite 7 12 Mai 2003 Share Documents & Material eDoc Community Ein System für verschiedene Aufgaben Langfristiges Archiv der MPG eDoc Archival Instituts collections Instituts collections Instituts collections Publikation des MPG Jahrbuchs Einbindung von Publikationslisten in lokale Websites eDoc Primary Archives OAI Data Provider Overlay Journals eDoc ePublication eDoc Event Documentation

8 Seite 8 12 Mai 2003 Vorteile – eDoc Archival... für den Wissenschaftler stellt ein Archiv für die eigene Arbeit zur Verfügung erhöht die Verbreitung und den Impact seiner Forschung generiert Publikationslisten für den Lebenslauf … für das Institut steigert die Sichtbarkeit und erhöht das Ansehen fungiert als internes Gedächtnis für Forschungsarbeiten am Institut dient als Schaufenster, um Geldgeber, zukünftige Angestellte und Studenten zu werben … für die Gesellschaft fördert open access zu wissenschaftlichen Arbeiten trägt zu einem sich in der Entstehung befindlichen, weltweiten Wissenschaftssystem bei sichert die langfristige Erhaltung und Verfügbarkeit des akademischen Outputs eines Instituts

9 Seite 9 12 Mai 2003 Vorteile der Selbstarchivierung aus Forschungssicht Die Selbstarchivierung von Forschungsergebnissen maximiert den Zugang zu wissenschaftlicher Forschung maximiert (und beschleunigt) den Impact damit wird die Produktivität und der wissenschaftl. Fortschritt gefördert und das Renommee des Wissenschaftlers und der Institution steigt average of 336% more citations to online articles compared to offline articles published in the same venue Lawrence, S. (2001) Free online availability substantially increases a paper's impact Nature 411 (6837):

10 Seite Mai 2003 Barrieren für den Zugang = Barrieren für den Impact Refereed Post-Print Accepted, Certified, Published by Journal Impact cycle begins : Research is done Researchers write pre-refereeing Pre-Print Submitted to Journal Pre-Print reviewed by Peer Experts – Peer-Review Pre-Print revised by articles Authors Researchers can access the Post-Print if their university has a subscription to the Journal Months New impact cycles : New research builds on existing research

11 Seite Mai 2003 Maximaler Zugang zur Forschung und Impact durch Selbst-Archivierung Months Refereed Post-Print Accepted, Certified, Published by Journal Impact cycle begins : Research is done Researchers write pre-refereeing Pre-Print Submitted to Journal Pre-Print reviewed by Peer Experts – Peer-Review Pre-Print revised by articles Authors Researchers can access the Post-Print if their university has a subscription to the Journal New impact cycles : New research builds on existing research Pre-Print self-archived on eDoc New impact cycles : Self-archived research impact is greater (and faster) because access is maximized (and accelerated) Post-Print self-archived on eDoc

12 Seite Mai 2003 Qualitätskontrolle - Nutzerrollen Selbst-Archivierung erfordert zusätzliche Qualitätskontrolle Inhaltlich - wissenschaftlich: Collection Authority Metadaten / technisch: Collection Moderator Dokumente auf eDoc müssen erst von Authority u. Moderator begutachtet sein, bevor die Metadaten u. evtl. d. Volltext öffentlich sichtbar sind Kein Dokument auf eDoc ist öffentlich sichtbar ohne vorherige Qualitätsprüfung.

13 Seite Mai 2003 Workflow für eDoc Archival Moderator Approval ProcessSubmission PhaseRelease Depositor (Author) Moderator Authority Institute Director requests to revise doc can reject subm. on formal grounds submits doc & recommends pub Status checks metadata, file format etc. reviews content Organization Quality Review approves & recommends pub status approves & recommends pub status approves public MPG Priv. User releases for pub status for files If implemented

14 Seite Mai 2003 Status im Mai 2003 eDoc Archival implementiert 80 Institute geben zumindest bibliografische Angaben ein Einige stellen bereits umfangreiche Bestände an Volltexten ins Netz Wahrscheinlich eDoc Community und Primary Sources als nächste Implementierungsstufen eDoc Primary in Testphase mit Pilotinstituten z.B. MPI für Wissenschaftsgeschichte; Kunsthistorisches Institut in Florenz

15 Seite Mai 2003 Collections vs. Document Affiliations Collection dient der Eingabe, Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten auf eDoc muss sich an den Organisationsstrukturen eines Instituts orientieren braucht einen Moderator (für die Kontrolle der Metadaten, Dubletten etc.) und eine Authority (wissenschaftl. Qualitätssicherung) bestimmt den Workflow eines Dokuments auf eDoc Benennung soll inhaltlich erfolgen: z.B. Chemical Physics, kann aber auch nach Leitern erfolgen: z.B. Abt. Rühle Document Affiliation (DocAff) Gibt den institutionellen Zusammenhang der Entstehung des Dokumentes an MPG Unit (z.B. Institut), SubUnit (z.B. Abteilung), SubSubUnit (z.B. Forschungsgruppe, Projektgruppe) Fritz-Haber-Institut, Chemical Physics, Magnetic Resonance ermöglicht so die Generierung von Listen für Jahrbuch, Fachbeirat, Abteilungs- oder persönliche Webseiten

16 Seite Mai 2003 Nutzerrollen Local eDoc Manager (lokaler eDoc Beauftragter) Hauptansprechpartner im Institut für eDoc hat alle Rechte und kann neue Nutzer anlegen Moderator zuständig für Qualität d. Metadaten u. organisatorische Belange einer Collection; akzeptiert Dokumente und weist Zugriffsrechte für Volltext zu Metadateneditor hat das Recht Metadaten in einer Collection zu editieren, ohne neue Version zu kreieren Authority stellt die wissenschaftl. Qualität d. Dokumente sicher; autorisiert Dokumente auf eDoc Depositor hat das Recht, Dokumente in eine bestimmte Collection von eDoc einzugeben Publication Editor editiert Daten für das Jahrbuch der MPG, überprüft auf Vollständigkeit Nutzerrollen: siehe eDoc Handbuch Kapitel 3.3.6http://edoc.mpg.de/3564

17 Seite Mai 2003 Genre Types (Publikationstypen) Trennung von Medium und Konzept z.B. Artikel werden als solche erfasst unabhängig ob Print oder eJournal Liste von Standard-Genre-Typen forschungs- und institutsspezifische Typen sind ergänzbar Kein Preprint-Genre (nur Status accepted, submitted, published, unpublished) Article, Book, InBook, Issue, Conference Paper, Conference Proceedings, Poster, Talk at Event, Conference Report, Lecture/Courseware, Thesis, PhDThesis, Habilitation, Expert Opinion, Patent, Dataset, Software, Interactive Resource, Series, Journal

18 Seite Mai 2003 Metadatenmodell Eigenes Metadatenmodell für eDoc Dump-down zu Dublin Core ist möglich Orientierung an bestehenden Schemata und Übernahme der Namenskonventionen Idee: Generalisierung der verschiedenen Anforderungen der Disziplinen Ausbaustufe für eDoc 2: Institute können ihre eigenen Metadaten flexibel hinzufügen (geplant)

19 Seite Mai 2003 Metadatenmodell genre specific bibliographic information organizational affiliation administrative subject classification document status external research project author editor translator painter.... people subsubunit subunit MPG unit MPG: yes/no refereeing Peer Review Internal Review No Review Editorial Review pub status audience educational submitted accepted published unpublished expert popular yes/no edoc-wide collection specific free keywords eDoc Document role name versioning metadata on metadata file specific edoc workflow related docs alt. resource references source

20 Seite Mai 2003 Technik Bewusste Entscheidung für Eigenentwicklung nach eingehendem Studium von eprints, greenstone, cds Software System Datenbank: PostgreSQL (Unicode Unterstützung) Code: Embedded Perl Server: Sun Solaris, Apache, TomCat Interfaces Open XML-Interface (via http) (geplant) Integration MPG-SFX-Server (Linking von Volltext) OAI Interface für Metadaten-Harvesting (geplant) Batch-Upload für XML-Daten und Daten aus Endnote, Reference Manager und dem Web-of-Science (ISI) Export nach BibTeX, Endnote, Reference Manager, XML (geplant) Formatierter Listenausdruck in Standardlayout (geplant)

21 Seite Mai 2003 Organisation erster Prototyp implementiert Juli 2002 (entwickelt im Fritz Haber Institut) Weiterentwicklung durch das ZIM kontinuierliche Verbesserung und Redesign in enger Zusammenarbeit mit Pilotinstituten Kooperation zwischen Instituten und eDoc/ZIM für spezielle Projekte z.B. KHI, Archimedes enge Zusammenarbeit mit den Bibliotheken und IT-Verantwortlichen bei der Einführung von eDoc an den Instituten

22 Seite Mai 2003 Copyright I Expertise des MPIs für Geistiges Eigentum, Wettbewerbs- und Steuerrecht (Prof Hilty) erster Vorschlag eingegangen Endgültige Expertise im Frühjahr 03 (Neues dt. Urheberrechtsgesetz ist dann verabschiedet) Externe Aktivitäten: ROMEO: UK project to investigate copyright policies around OAI/selfarchiving romeo/index.html Surf Foundation:

23 Seite Mai 2003 Copyright II Expertise des MPIs für Geistiges Eigentum, Wettbewerbs- und Steuerrecht Inhaber der Urheberrechte sind die Wissenschaftler und nicht die MPG MPG/eDoc muss einfaches Nutzungsrecht von Wissenschaftlern erwerben Für bereits bei Verlagen veröffentlichte Paper muss einfaches Nutzungsrecht eingeholt werden Für zukünftige Veröffentlichungen sollte sich die MPG einfaches Nutzungsrecht von den Autoren geben lassen und von Autoren verlangen, dass sie keine exklusiven Verträge mehr mit Verlegern unterschreiben.

24 Seite Mai 2003 RoMEO Project (Loughborough): Rights MEtadata for Open archiving Proportion of journals formally supporting self-archiving (already 55%) continues to grow Quelle: Anmerkung ZIM: Auswertung basiert auf einem Fragebogen, der an Herausgeber von wiss. Zeitschriften ging. Die Auswertung generalisiert sehr stark und berücksichtigt damit nur ungenügend die im Detail sehr unterschiedlichen Praktiken der Verlage, die hier unter supporting self- archiving aufgeführt werden. Bitte vor Weiterverwertung im Detail die Auswertung (siehe Link) ansehen!

25 Seite Mai 2003 Wichtige Anleitungen und Dokumente Dokumente eDoc Handbuch (umfangreiche Erklärung d. Struktur, Einrichtung u. Funktionalitäten von eDoc) [PDF] (1.941kb) Kurzanleitung zur Dateneingabe [PDF] (187kb) Technical Documents: Alle automatisch hochgeladenen Daten müssen diesem XML-Schema entsprechen Schema [XSD] Documentation of Schema: [HTML] Schema with Links to Documentation: [HTML]XSDHTML Dokumente für das Jahrbuch der MPG Liste aller zwingend notwendigen Felder für das Jahrbuch der MPG (inkl. Hinweisen zur Eingabe auf eDoc) [PDF] (119kb) Aufforderung zur Dateneingabe über eDoc [PDF] (146kb) Anhang zum Brief des Präsidenten - erste Kurzversion der oben stehenden Dokumente "eDoc Handbuch" und "Pflichtfelder" [PDF] (25kb)

26 Seite Mai 2003 Fragen zu eDoc: Gerhard Beier +49-(0) Ulla Tschida +49-(0) Fragen zur Implementierung und Nutzung an anderen Instituten: (Mailingliste zum Erfahrungsaustausch von Anwendern) Ein Projekt des Heinz Nixdorf Zentrums für Informationsmanagement in der Max-Planck-Gesellschaft


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