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Tätigkeitsbeschreibung reg. Shop Support - Postein- und Ausgang / Transportaufträge -Telefondienst / (Einleiten und Führen von) Telefonkonferenzen) -E-Mail-

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Präsentation zum Thema: "Tätigkeitsbeschreibung reg. Shop Support - Postein- und Ausgang / Transportaufträge -Telefondienst / (Einleiten und Führen von) Telefonkonferenzen) -E-Mail-"—  Präsentation transkript:

1 Tätigkeitsbeschreibung reg. Shop Support - Postein- und Ausgang / Transportaufträge -Telefondienst / (Einleiten und Führen von) Telefonkonferenzen) - - / Brief- und Fax-Verkehr -Erstellen und Pflege von Ordnerrückenschilder / Adressetiketten / Brief- und Faxvorlagen -Archivierung von Dokumenten (Papier / elektronisch / -Account) -Buchungen von Reisen (Flug- / Zug- und / oder Mietwagenbuchungen + Hotelbuchungen) für Mitarbeiter bei regionalen Veranstaltungen / Schulungen -Protokollführung bei diversen Meetings, Personalgesprächen und / oder Telefonkonferenzen -Kontrolle und Weiterleitung externer Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen -Erstellen, Genehmigungseinholung und Weiterbearbeitung-/ -leitung von Beschaffungsanträgen -Sachliche Prüfung von Rechnungen auf die Shop-Kostenstellen und Vorlage der Bestellung zur Unterschrift an Regionalleiter / und oder Weiterleitung an Buchhaltung -Kontrolle von Reisekosten und Mietwagenanträgen und Vorlage zur Unterschrift an Regionalleiter zur Weiterleitung durch regionalen Shop Support an Reisekostenabteilung -Bestellung von Büromaterialien Bestellung von (Shop-/Regionalbüro-) Stempeln und (Shop-/ Shopmanager- / Regionalbüro- / Regionalvertriebsleiter) Visitenkarten -Anforderung/Bestellung von Mitarbeiterausweisen zur Weiterleitung an die Ausweisstelle + Verteilung an Mitarbeiter nach Fertigstellung Aufgabe Zeitbedarf in Tagen Lösungsansatz 1 0,25 8 0,25 0,5 0,25 1,5 0,25 0,25 0,5 2 0,25 Täglich/ Wöchentlich/ Monatlich 25 Tage

2 Tätigkeitsbeschreibung reg. Shop Support Aufgabe Zeitbedarf in Tagen Lösungsansatz -Überprüfung / Aktualisierung der Provisionsliste zur Weiterleitung an Zentrale München -Überprüfung der Shopliste aus der Zentrale kommend und Feedback an Zentrale München -Erstellung von Personalbedarfsanforderungen und Wechselvereinbarungen zur Unterschrift an Regionalvertriebsleiter und Weiterleitung an HR -Sonn- und Feiertagsanträge zur Unterschrift an Regionalvertriebsleiter und oder in Absprache mit HR / Betriebsrat -Abmahnungen, Gehaltserhöhungen, Bewerbungen und Kündigungen von einzelnen Mitarbeitern werden administrativ begleitet -ASES-SPOC / Support für alle Anfragen aus den Shops Telefonische Anfragen-Bearbeitung in ASES Bearbeitung des Funktionspostfaches ISG- ASES-Support -Übergeordnete Kontrolle und ggf. Korrekturen von Zeitbuchungen der Mitarbeiter, Warnungslisten, sowie der Saldenstände (Gleitzeitkonten) in ASES -Vorbereitung für TDS, Kontrolle und Verwaltung, Archivierung der Arbeitszeitnachweise für Mitarbeiter und Aushilfen aus den Shops und anschließende Weiterleitung (Kopie zur Archivierung ) an TDS nach Vorlage zur Unterschrift vom RVL -Fehlzeitenkontrolle, sachliche Prüfung und Archivierung der Urlaubsanträge (in verschiedenen Listen) aus den Shops und RVL zur Weiterleitung an TDS, sowie Kontrolle und ggf. Verwaltung der Urlaubsübersicht in ASES -Kontrolle und Archivierung der Krankmeldungen zur Weiterleitung an TDS, sowie Verwaltung der Übersicht der Krankheitstage der einzelnen Mitarbeiter und ggf. Kontrolle in ASES der korrekten Eingabe 0,25 0,25 nach Aufw and 2 1

3 Tätigkeitsbeschreibung reg. Shop Support Aufgabe Zeitbedarf in Tagen Lösungsansatz -Schnittstellenfunktion: Ansprechpartner für Shops und andere Abteilungen Ansprechpartner, Unterstützung und Hilfestellung für o2 Shops -Kontrolle über die Einhaltung der terminlichen Abgabepflichten der Shops durch Nachfordern der benötigten Unterlagen (Welcome Calls, Schulungen etc.) -Pflege /Archivierung der Ein- / Austritte und Wechsel der Shopmitarbeiter (Ausgabe Diensthandy oder Rücknahme, WinCash- Request, und diverse andere Requests, ISG- SL-Verteiler, Shop-DATENBANK) Beantragung der benötigten Zugriffe und Berechtigungen: Requesterstellung für Shops und / oder Regionalbüro (u.a. Eintritts- / Austritt- / Namenswechsel, Salcus-Request (Login Neuanlage / Löschung / Änderung, Bill View); WinCash-Software etc.) -Aktualisierung, Pflege und Kontrolle der Shopdatenbank -Vorbereitung / Ausarbeitung der PD – Gespräche -Absprachen mit der Sales und Marketing Academy bezüglich Sales Intake (Buchung / Verschiebung von Terminen von Mitarbeitern) Koordination der Trainingstermine zur Weiterleitung u.a. an die Trainingsabteilung (Salcus-Schulungen, Intake) -Eingehende Beschwerden / Anfragen weiterleiten im Sinne von o2 Can Do -Vorbereitung und Organisation von regionalen (Shopmanager) -Meetings und regionalen (Motivations-) Veranstaltungen - Terminkoordination für RVL / Kalenderverwaltung -AP-Befreiung (reg. Aktionen) beantragen -Erstellung und Verknüpfung des Shopreports -Urlaubvertretung RSS aus anderen Regionen 0,5 1 0,25 nach Aufw. 0,250,25 0,25 1 nach Aufw and


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