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Leitfaden Unzureichende Performance

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Präsentation zum Thema: "Leitfaden Unzureichende Performance"—  Präsentation transkript:

1 Leitfaden Unzureichende Performance
Kathrin Markl, Human Resources,

2 Übersicht Definition Unzureichende Performance Prozesskreislauf
Basistools Rollen und Verantwortlichkeiten Back Up Beispiele zu den Basistools Tipps zur Vorgehensweise Bitte auf Bildschirmpräsentation gehen, dann ist eine Navigation über die Hyperlinks möglich!

3 Unzureichende Performance (UZP)
Was ist das? UZP Leistungsabfall und/oder Fehlverhalten Zeitliche Dimension und/ oder Wiederholung Neueinstellung Probezeitbeurteilungsprozess Neubesetzung Im 1. Jahr noch nicht erwartete Leistung aufgrund mangelnder Kenntnisse/ Erfahrungen Kurzfristiger Leistungsabfall bis zu 3 Monaten Erstmaliger Leistungsabfall Erstmaliges Fehlverhalten Mittelfristiger Leistungsabfall bis zu 12 Monaten Langfristiger Leistungsabfall Länger als ein Jahr Wiederholter Leistungsabfall Wiederholtes Fehlverhalten messbare UZP (hard facts) (insb. Zielverfehlungen, Leistungsdefizite) Verhaltensbedingte UZP (soft facts) (persönliches Fehlverhalten) Beispiele: Gesamtzielerreichung liegt mehrmals unter der Erwartung Fähigkeiten wurden mit unzureichend/teilweise erfüllt bewertet Termine werden mehrmals nicht eingehalten Beispiele: unkollegiales Verhalten eskalierendes Konfliktverhalten keine Informationsweitergabe

4 Kernfragen/ notwendige Qualifikation
Der UZP-Kreislauf Kernfragen/ notwendige Qualifikation Transparenz über UZP-Kreislauf erkannt - Prozess/ Tools Rahmenbedingungen Rollen/ Aufgaben im Prozess gehandelt Arbeitsrechtliche Grundlagen Gesprächsführung in kritischen Situationen

5 Offene und klare Kommunikation/ Review und Feedback
Basistools von UZP Erkennen, Verstehen, Handeln und Nachhalten Offene und klare Kommunikation/ Review und Feedback Erwartungen/ Anforderungen Erkennen (Beurteilungssysteme) Handeln (Maßnahmen) Unternehmenswerte Kernkompetenzen Zielvereinbarung Stellenbeschreibung Arbeitsanweisung Erwartungen und Vereinbarungen FK/MA über Leistungsverhalten des Mitarbeiters Levellingergebnis Reflectergebnis (bei Führungskräften) Zielerreichung Beurteilung der Fähigkeiten Ergebnis aus den Arbeitsanweisungen Beobachtetes, konkretes Verhalten Rahmenbedingungen schaffen Entwicklungsmaßnahmen Finanzielle Konsequenzen Arbeitsrechtliche Konsequenzen: Abmahnung Einvernehmliche Versetzung Einvernehmliche Umgruppierung Änderungskündigung Trennung

6 Erfolgsfaktoren im UZP-Prozess
Rollen und Verantwortlichkeiten Führungskraft: Bei ersten Anzeichen von UZP, das Gespräch mit dem Mitarbeiter führen, ein gemeinsames Verständnis sicherstellen und gleichzeitig den HR-Consultant einbinden (unter anderem im Rahmen des PD´s und des Reviews) Offen und direkt kritisches Feedback zu konkret beobachteten Punkten und klare und differenzierte Beurteilung der Performance geben Verbindliche Vereinbarungen treffen, diese schriftlich festhalten und nachhalten Bei mehrfachem Auftreten von UZP rechtzeitig disziplinarische Maßnahmen, ausschließlich in Abstimmung mit HR-Consultant und unter Einhaltung der arbeitsrechtlichen Regelungen, einleiten

7 Erfolgsfaktoren im UZP-Prozess
Rollen und Verantwortlichkeiten HR-Consultant: Proaktiv bei Bedarf auf Fachbereiche (grundsätzlich immer z.B.: nach Levelling/ PD) zugehen Proaktive Unterstützung der Führungskraft, inklusive Coaching im Prozess Führungskraft zu Handlungsalternativen informieren/beraten (inkl. Chancen & Risiken) Einbringen und Sicherstellung der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Regelungen Bei Bedarf Einbindung des Betriebsrates Gemeinsames Verständnis des Sachverhaltes zwischen Führungskraft/Mitarbeiter/HR sicherstellen

8 Erfolgsfaktoren im UZP-Prozess
Rollen und Verantwortlichkeiten Mitarbeiter: Selbstverantwortung bezüglich Zielerreichung und persönlicher Entwicklung wahrnehmen Kritische Selbstreflektion eigener Stärken, Schwächen und Entwicklungspotenziale Bei erwarteten Zielverfehlungen frühzeitig Feedback an Führungskraft Erforderliche Rahmenbedingungen aktiv einfordern Maßnahmen zur persönlichen Weiterentwicklung eigener Fähigkeiten planen, vereinbaren und umsetzen (Performance Dialog gut vorbereiten)

9 BACK UP

10 Back Up: UZP erkennen durch Levelling
Mitarbeiter im Feld 1 oder 4 gelevellt a) Derzeit keine Perfomance- aussage möglich, da Position erst vor kurzem (max. 6 Monate) übernommen wurde b) Performance unzureichend, da Mitarbeiter nicht optimal eingesetzt ist Gute Performance mit Potenzial zur Übernahme anderer/ erweiterter Aufgaben auf gleicher Ebene Herausragende Performance mit Potenzial zur Über- nahme anderer/ erweiterter Unzureichende Momentane Position wird nicht adäquat ausgefüllt Weiterführende Aufgaben sind zur Zeit nicht geplant Gute Performance, hohes Übernahme einer Aufgabe in der nächst- höheren Ebene der Fach- / Führungslaufbahn Performance, Potenzial zur Übernahme einer höheren Ebene der Fach-/ Führungslaufbahn 1 2 3 4 5 6 7 8 Erfüllt nicht oder nur teil- weise die Erwartungen/ Anforderungen Erfüllt die Erwartungen/ Anforderungen voll Übertrifft die Potenzial stark ausgeprägt Potenzial derzeit ausgeschöpft

11 Back Up: UZP erkennen mit Reflect
Führungskraft mit reflect Index < 60 Nicht nur der reflect Index zählt, sondern auch die Einzelwerte! Legende Ergebnis < 60 rot (Problemfeld, sofort Maßnahmen einleiten) Ergebnis gelb (im Auge behalten, Gespräch führen) Ergebnis > 70 keine Farbe (Gut, aber nicht darauf ausruhen!)

12 Back Up: UZP erkennen durch PD, Modul 1
Erster Indikator: Gesamtzielerreichung unter 90% Gesamtzielerreichung unter 90%, (bei Zielerreichung unter 60% entfällt der variable Gehaltsanteil und ist dringlicher Überprüfungs-/ Handlungsbedarf!)

13 Back Up: UZP erkennen durch PD, Modul 2
Erster Indikator: Beurteilung Kernkriterien teilweise erfüllt Fähigkeiten unzureichend/ teilweise erfüllt Handlungsbedarf: bei Beurteilung einer Kompetenz mit unzureichend

14 Back Up: UZP erkannt → Handlung
Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein! Rahmenbedingungen: Ist die Aufgabenstellung/ Zielvereinbarung klar und realistisch? Sind die vereinbarten Ziele „SMART“? (spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch und herausfordernd, terminiert) Weiß der Mitarbeiter welche Leistung von ihm erwartet wird? Erhält der Mitarbeiter ausreichend und rechtzeitig klares Feedback, wenn bestimmte Leistungen nicht zufrieden stellend erbracht werden? Hat der Mitarbeiter ausreichend Unterstützung durch andere erhalten und diese auch genutzt? Sind die Entscheidungsbefugnisse des Mitarbeiters ausreichend? Sind ausreichend Ressourcen und Kapazitäten beim Mitarbeiter vorhanden?

15 Back Up: UZP erkannt → Handlung
Beispiele für Entwicklungsmaßnahmen Beispiel 1: UZP aufgrund mangelnder Fachkenntnis Mögliche Maßnahmen: - Fachtraining - Literaturempfehlung - … Beispiel 2: UZP aufgrund von Fehlverhalten Mögliche Maßnahmen: - Coaching durch den Vorgesetzten - enge Führung mit regelmäßigem Feedback - Verhaltenstraining - …. Beispiel 3: UZP aufgrund Unterforderung Mögliche Maßnahmen: - Job Enlargement - Job Enrichement

16 Back Up: UZP erkannt → Handlung
Finanzielle Konsequenzen Tariferhöhungen mit übertariflicher Zulage (ÜTZ) verrechnen im AT-Bereich keine Erhöhungen (außer notwendigen Angleichungen an Mindestabstand zum Tarifgehalt) keine Höhergruppierungen keine individuelle Gehaltserhöhung keine Sonderzahlungen keine Vergabe von Mitarbeiterawards

17 Back Up: UZP erkannt → Handlung
Arbeitsrechtliche Konsequenzen (1) UZP Prozess durchlaufen MA kann nicht MA will nicht = personenbedingt = verhaltensbedingt (siehe Folgeslide) Krankheit: Langzeit: MA ist länger krank - negative Gesundheitsprognose - konkrete Störungen im Betriebsablauf - Interessenabwägung häufige Kurzerkrankungen MA fehlt häufig für kurze Zeit = i.d.R. ab ca. 96 Fehltagen in 3 Jahren Mangelnde Eignung: körperlich/ geistig - dauerhafte Bewegungseinschränkung bei körperlichen Tätigkeiten - Schwindelfreiheit ist nicht mehr gegeben (bei LOS-Tester) - Sehfähigkeit ist nicht mehr gegeben - Allergien/ chronische Krankheit fachlich - Fachkenntnisse fehlen und sind trotz erfolgter Entwicklungsmaßnahmen nicht erlernt worden - dauerhafter Entzug der Fahrerlaubnis bei Tätigkeiten, die diese voraussetzen Prüfen, ob Voraussetzungen für Kündigung vorliegen Prüfen, ob Einsatz auf anderen geeigneten Arbeitsplatz Nein: Versetzung prüfen Ja: Kündigung Nein: Kündigung Ja: Versetzung

18 Back Up: UZP erkannt → Handlung
Arbeitsrechtliche Konsequenzen (2) UZP Prozess durchlaufen MA kann nicht MA will nicht = personenbedingt (siehe Vorseite) = verhaltensbedingt Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten Störungen im Vertrauensbereich Störungen im Vertrauensverhältnis im Status unterhalb der Abmahnungsfähigkeit Mängel im Leistungsbereich (siehe Folgeseite) Straftat Verletzung der Geheimhaltungspflicht (vertragliche Nebenpflicht) Verletzung der Arbeitszeit (zu spät, zu wenig) Kassen- /Warenbetrug Reisekostenabrechnung Telefonkostenabrechnung Nichteinhaltung von Prozessen & Richtlinien Verdacht auf Verletzung von nebenvertraglichen Verpflichtungen (z.B. mit dem Eigentum des Arbeitgebers sorgfältig umgehen) (ohne Beweis) Zwischenmenschlicher Bereich (Belästigung, üble Nachrede) Keine arbeitsrechtlichen Maßnahme im 1.Schritt möglich, Beratung durch HR C bezüglich Handlungs-empfehlungen Abmahnung und im Wiederholungsfall Kündigung möglich

19 Back Up: UZP erkannt → Handlung
Arbeitsrechtliche Konsequenzen (3) UZP Prozess durchlaufen MA kann nicht MA will nicht = personenbedingt = verhaltensbedingt Mängel im Leistungsbereich 1. Voraussetzung Leistungsschwäche ist dokumentiert messbar gemacht (zeitlich + umfänglich) anhand einer Vereinbarung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter und beträgt bei einer langfristigen (Empfehlung: 1 Jahr) Unterschreitung der Durchschnittsleistung weniger als 1/3 der Leistung vergleichbarer Arbeitnehmer 2. Voraussetzung Leistungsschwäche ist abgemahnt worden und trotzdem wiederholt aufgetreten (keine klare „Mengenvorgabe“ durch Gesetz/ Rechtssprechung) Gleicher Vorfall muss mehrfach eintreten z.B. Termin zur Fertigstellung mehrfach nicht eingehalten 3. Voraussetzung Analyse über die Ursachen der Leistungsschwäche hat stattgefunden (siehe UZP-Prozess). Mögliches Ergebnis: MA hat unter Ausschöpfung seiner persönlichen Leistungsfähigkeit gearbeitet und kann nicht mehr Mögliches Ergebnis: Mitarbeiter könnte mehr und es ist nachweisbar (z.B. eigene Aussage vor Zeugen) z.B. Einvernehmliche Versetzung, „Abgruppierung“, Aufhebung Kündigung

20 Back Up: Tipps zur Vorgehensweise
Wichtige Fragestellungen Sind die Rahmenbedingungen sichergestellt? (siehe Slide 11) Welche Art (zeitliche Dimension/ Wiederholung) liegt vor? (siehe Slide 3) Welche Ursache liegt vor? (z.B. private Probleme, mangelnde Fachkenntnis,…) Handelt es sich um eine klassische UZP (messbar z.B. an Zielverfehlungen) oder um eine verhaltensbedingte UZP („soft facts“, persönliches Fehlverhalten) ? (siehe Slide 3)

21 Back Up: Tipps zur Vorgehensweise
Mögliche Stolpersteine Kommunikation innerhalb des UZP-Prozesses - Wen binde ich wann mit ein? - An wen kommuniziere ich was? - Prüfung wann Einbindung BR notwendig/ sinnvoll (Vorbereitung Argumentation, etc.) Schriftliche Dokumentation der eingeleiteten Maßnahmen/ Beurteilungen unbedingt notwendig Richtige Nutzung der zur Verfügung stehenden Tools (z.B.: keine 100% Zielerreichung im PD und UZP-Grund Schlechtleistung) Konkrete Ziele zu den identifizierten Schwächen vereinbaren Bei Neueinstellung unbedingt die Probezeitbeurteilung für eine klare und differenzierte Beurteilung der Performance nutzen und bei Bedarf rechtzeitig Konsequenzen ziehen.


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