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Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer1 Zeitmanagement.

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Präsentation zum Thema: "Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer1 Zeitmanagement."—  Präsentation transkript:

1 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer1 Zeitmanagement

2 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer2 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung

3 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer3 Die Zeit ist wie der Wind: Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel Lothar Seiwert

4 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer4 Wo bleibt Ihre Zeit? Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen So viel wie möglich aus der uns zugeteilten Zeit zu machen, als wichtigste Aufgabe im Leben Lebenszeit intensiver und bewusster nutzen, für das, was uns wichtig ist….

5 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer5 Wo bleibt Ihre Zeit?? Der Mensch verbringt durchschnittlich im Laufe seines Lebens… …25 Jahre mit Schlafen …8,3 Jahre mit Fernsehen!!! …7,5 Jahre mit Arbeiten …6 Jahre mit Essen …5 Jahre mit Warten, Hausarbeit …4 Jahre Körperpflege und Tagträume …6,9 Monate Bücherlesen …4,4 Monate mit Sport!!!!

6 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer6 Zeitmanagement Zeitmanagement bedeutet nun, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von diesen beherrschen zu lassen. Es geht um Zeitnutzung!

7 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer7 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung

8 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer8 Zeitdiebe und Störfaktoren Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Welches sind meine gewichtigsten Zeitdiebe und Störfaktoren?? (Verhalten, Umstände, Personen)

9 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer9 Zeitdiebe und Störfaktoren Das Killerprogramm für Zeitdiebe Worauf kann ich verzichten? Welche Regeln will ich mir selbst setzen? Z.B. zu viel Telefonieren Ich telefoniere erst, wenn ich meinen Lernstoff erledigt habe.

10 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer10 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung

11 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer11 ZIELE Warum Ziele? Ziele machen bewusst, warum wir etwas tun Verschaffen Klarheit über den Endzustand der Handlung Wo will ich eigentlich hin? Möglichkeiten schaffen zu schauen: Wie komme ich denn am besten dort hin?

12 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer12 Zielsetzung Sich klar werden über eigene Erfolgswünsche Anfertigen jeweils einer Liste für die beruflichen und privaten Erfolgswünsche TOP 3 aus jeder Liste auswählen Das, was wirklich wichtig ist herausfiltern, wofür es sich lohnt Zeit und Energie zu investieren.

13 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer13 Zielsetzung Der Zielsetzungsprozess besteht aus 4 Schritten 1. Ziele definieren 2. Maßnahmen planen (Planung) 3. Aktivitäten realisieren (Durchführung) 4. Zielerreichung kontrollieren

14 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer14 Ziele definieren Erfolg hängt entscheidend von der richtigen Zielformulierung ab. Formuliere dein Ziel realistisch. Aus eigener Kraft zu erreichen? Formuliere dein Ziel persönlich Ich fahre in den Sommerferien nach Paris.

15 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer15 Ziele definieren Formuliere Dein Ziel in der Gegenwart. Ich erledige jede Woche bis Freitag meine Statistik Hausaufgaben. Formuliere Dein Ziel konkret. Eindeutig Formuliere dein Ziel ohne Einschränkungen

16 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer16 Ziele definieren Formuliere dein Ziel positiv. Was will ich erreichen? Formuliere dein Ziel mit einem genauem Zeitpunkt. Realistischer Zeitrahmen (Erfolgskontrolle)

17 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer17 Zielplanung Die Salami-Taktik: Rationelles Arbeiten nach Descartes Alle großen Ziele und Vorhaben werden in kleinere Teilaufgaben zergliedert. Ordnen der Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen Erledigung und Ergebniskontrolle

18 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer18 Zielplanung Wichtigstes Planungskriterium ist die Verschriftlichung. Planung bedeutet Zeitgewinn für die Durchführung. Arbeitsentlastung des Gedächtnisses Mehr Motivation Gesteigerte Konzentration

19 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer19 Das Pareto Prinzip Kein proportionales Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis. Oft erbringen 20% der richtig eingesetzten Zeit 80% des Ergebnisses

20 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer20 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung

21 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer21 Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert eine unbewusste Entscheidung für das Unwichtige. Stephen R. Covey

22 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer22 Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben? Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben? Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden, weshalb tun Sie sie dann nicht schon jetzt?

23 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer23 Entscheidende Faktoren für den Gebrauch unserer Zeit: Dringlichkeit und Wichtigkeit

24 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer24 Dringlichkeit Wie stark wird unser Leben von Dringlichkeit beherrscht? Dringlichkeitsindex Gewöhnung an den hohen Adrenalinspiegel bei der Bewältigung von Krisen Gefühl von Begeisterung und Stärke Dringlichkeit anstrengend und belastend manchmal auch aufregend (sich nützlich, erfolgreich, anerkannt fühlen)

25 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer25 Dringlichkeitssucht selbstzerstörerisches Verhalten, das vorübergehend eine durch unerfüllte Bedürfnisse entstehende Leere ausfüllt Probleme entstehen wenn Dringlichkeit zum beherrschenden Faktor im Leben wird wenn wichtige Dinge nur noch in dringenden Dingen erkannt werden

26 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer26 Dringlichkeitsindex 0 – 25 geringe Dringlichkeitsorientierung 26 – 45 starke Dringlichkeitsorientierung 46 +Dringlichkeitssucht

27 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer27 Wichtigkeit viele wichtige Dinge wirken nicht auf uns ein und bedrängen uns nicht da sie nicht dringend sind, müssen wir auf sie einwirken

28 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer28 Zeitmanagement - Matrix

29 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer29 Zeitmanagement- Matrix Quadrant I Dinge, die sowohl dringend als auch wichtig sind Quadrant der Notwendigkeit Quadrant II Tätigkeiten die wichtig, aber nicht dringend sind Quadrant der Qualität je mehr Zeit wir hiermit verbringen, desto größer wird unsere Handlungsfähigkeit großes Engagement in Quadrant II lässt Quadrant I schrumpfen

30 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer30 Zeitmanagement-Matrix Quadrant III fast eine Attrappe von Quadrant I Quadrant der Täuschung (der Trubel des Dringlichen erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit) Tätigkeiten sind höchstens für jemand anderen wichtig Quadrant IV Quadrant der Verschwendung Tätigkeiten, die weder dringend noch wichtig sind oft ist man von Quadrant I und III so überfordert, dass man sich in Quadrant IV flüchtet

31 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer31 Ordnen Sie die Tätigkeiten der letzten Woche Ihres Lebens in einen der vier Quadranten ein, wo haben Sie das Gros Ihrer Zeit verbracht? Denken Sie an die Fragen, die Sie zu Beginn beantwortet haben. In welchem Quadranten liegen die Antworten?

32 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer32

33 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer33 Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben? Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben?

34 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer34 Antworten liegen in der Regel in Quadrant II überwiegende Mehrheit der Antworten fällt in sieben Schlüsselbereiche Verbesserung der Kommunikation mit Menschen Bessere Vorbereitung Bessere Planung und Organisation Mehr Fürsorglichkeit für sich selbst Ergreifen neuer Chancen Persönliche Entwicklung Förderung der Selbstverantwortung

35 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer35 Warum kümmern wir uns dann nicht darum? Sie sind nicht dringend und wirken somit nicht auf uns ein. Wir müssen auf Sie einwirken.

36 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer36 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung

37 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer37 ABC - Analyse Methode zur Wertanalyse der Zeitverwendung Hilft, den Schwerpunkt des täglichen Zeitaufwandes auf wichtige Aufgaben zu setzten Jeder geplanten Tätigkeit wird eine Priorität verliehen

38 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer38 ABC - Analyse A- Aufgaben: Die wichtigsten Aufgaben Nicht delegierbar 1-2 A-Aufgaben pro Tag (insgesamt 3 Stunden) B-Aufgaben: Durchschnittlich wichtige Aufgaben Teilweise delegierbar 2-3 B-Aufgaben pro Tag (insgesamt 1 Stunde)

39 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer39 ABC - Analyse C-Aufgaben Aufgaben mit geringstem Wert für die Erfüllung einer Funktion Größter Anteil an Arbeitspensum ca. ¾ Stunde am Tag für C-Aufgaben reservieren

40 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer40 Wert der Tätigkeit Tatsächliche Zeitver(sch)wendung Quelle: das neue 1x1 des Zeitmanagements; Lothar Seiwert

41 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer41 DIE A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aufgaben schätzen Pufferzeit einplanen (erstens kommt es anders, zweitens als man denkt) nur ca. 60% der Arbeitszeit verplanen Entscheidungen treffen (bezüglich Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten) Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen oder streichen

42 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer42 Zeiteinteilung ca. 60% für zu erfüllende Aufgaben ca. 20% für unerwartete Aufgaben/Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) Ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeit)

43 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer43 Der Sägeblatteffekt Tritt ein, wenn der Arbeitsfluss immer wieder unterbrochen wird Nach Unterbrechung erneute Einarbeitungsphase erforderlich

44 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer44 Der Sägeblatteffekt Quelle:

45 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer45 Stille Stunde Verhindert, dass der Arbeitsfluss während wichtiger Arbeit gestört wird Während stiller Stunde keine Störungen zulassen (Handy ausschalten, Türe schließen etc.) Stille Stunde an persönlichen Störzeiten orientieren

46 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer46 Die Leistungskurve Quelle:

47 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer47 Ausgleich durch Entspannung und Freude Den Tag positiv beginnen und beenden z.B. mit einem ausgewogenen Frühstück oder morgendlicher Gymnastik; Abendessen mit Familie oder Freunden etc. Positives Denken und Handeln Erfolg hängt von persönlicher Einstellung, Gedanken und Gefühlen ab Den Tag mit positiver Stimmung beenden

48 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer48 Tagesbeginn Tagesplan erneut durchgehen Nötige Vorkehrungen für A-Aufgaben treffen Unterlagen bereitlegen

49 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer49 Tagesabschluss Überprüfen ob der Tagesplan eingehalten wurde (gegebenenfalls Aufgaben auf nächsten Tag übertragen) Kleinere Arbeiten erledigen, um Aufschub zu vermeiden Tagesplan für nächsten Tag vorbereiten Sich bewusst machen, welchen Wert der Tag hatte Mit positiver Stimmung enden

50 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer50 Beispiel für einen Tagesplan AufgabenPrioritätZeitbedarf Oma anrufen (Geburtstag) B0,5 h Brief an GEZ ausfüllen & abschicken C10 min Referat vorbereitenA1,5 h Statistik HausaufgabeA1 h Geschenke besorgenC1 h Unterlagen ausdrucken C0,5 h Text lesen (Sozialpsychologie) B1 h

51 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer51 ZeitPrioritätAufgabeZeitbed arf OkOk 07:00Zeit für entspanntes Frühstück 08:00 09:00 10:00A Referat vorbereiten1,5 h 11:00 12:00A Statistik Hausaufgabe 1 h 13:00Pufferzeit

52 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer52 14:00 15:00BOma anrufen0,5 h 16:00CUnterlagen ausdrucken0,5 h 17:00 18:00CGeschenke besorgen1 h 19:00 20:00BText lesen (Sozialpsychologie) 1 h 21:00Zeit für Freunde/Familie/Hobby 22:00 ZeitPrioritätAufgabeZeitbed arf OkOk

53 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer53 Erstellen eines Tagesplans A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aktivität schätzen Pufferzeit einplanen Entscheidungen über Prioritäten (z.B. anhand der ABC- Analyse), Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten Nachkontrolle Platz für Ausgleich (Freunde,Hobby,Sport…) Persönliche Leistungskurve beachten Stille Stunde für A-Aufgaben einplanen Persönliche Störzeiten beachten

54 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer54 Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!


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