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Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung

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Präsentation zum Thema: "Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung"—  Präsentation transkript:

1 Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung
SAP Best Practices

2 Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario
Die Komponente für die Abschlussarbeiten unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Tätigkeiten, die für Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse notwendig sind. Zu diesem Zweck stellt Ihnen das System eine Reihe von Standard- berichten zur Verfügung, mit denen Auswertungen und Analysen der gebuchten Kontensalden direkt erzeugt werden können. Vorteile Das System unterstützt Sie bei folgenden Arbeiten: Bilanzen und GuV-Rechnungen erstellen Buchungsdaten dokumentieren Wichtige Abläufe im Szenario Tagesabschluss Monatsabschluss Jahresabschluss

3 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Leiter Geschäftsbuchhaltung Hauptbuchhalter Leiter Kreditorenbuchhaltung Leiter Debitorenbuchhaltung

4 Prozessbeschreibung im Detail
Tagesabschluss Finanzbuchhaltung Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern Belegkompaktjournal anzeigen

5 Prozessbeschreibung im Detail
Monatsabschluss Finanzbuchhaltung (I) Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern Buchungsperioden öffnen und schließen Dauerbelege erfassen Dauerbuchungen buchen Batch-Input-Mappe ausführen Spezieller Prozess für den automatischen Ausgleich des WE/RE-Kontos WE/RE-Verrechnungskonten analysieren WE/RE-Konto maschinell ausgleichen Korrekturbuchungen vornehmen

6 Prozessbeschreibung im Detail
Monatsabschluss Finanzbuchhaltung (II) Fremdwährungsumbewertung Steuerzahllast buchen Umsatzsteuervoranmeldung Zusammenfassende Meldung Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z4 Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z5A Vergleich Belege/Verkehrszahlen Vorige Buchungsperiode schließen Saldenverzinsung Belegjournal anzeigen Bilanz/GuV

7 Prozessbeschreibung im Detail
Jahresabschluss Finanzbuchhaltung Fabrikkalender für neues Jahr anlegen Vortrag von Kreditoren- und Debitorensalden Vortrag von Sachkontosalden Umgliederung Forderungen/Verbindlichkeiten Saldenbestätigung Debitor Saldenbestätigung Kreditor Endabschluss und Freigabe Rechnungslegung Vorige Buchungsperiode schließen Belegjournal anzeigen

8 Prozess 1, Tagesabschluss
Ablaufdiagramm Prozess 1, Tagesabschluss Ereignis Aktualisierung Auswertung Berichtswesen Leiter Geschäftsbuchhaltung Haupt-buchhalter Umrechnungs-kurse aktualisieren Belegkompakt-journal anzeigen Prozess-entschei-dung Lücken in der Belegnummern-vergabe Doppelt vergebene Belegnummern

9 Prozess 2, Monatsabschluss (I)
Ablaufdiagramm Prozess 2, Monatsabschluss (I) Ereig-nis Aktuali-sierung Auswertung Buchung Leiter Geschäftsbuchhaltung Prozess-entschei-dung Prozess-entschei-dung Prozess-entschei-dung 3 Umrech-nungskurse aktualisie-ren Lücken in der Beleg-nummern-vergabe Korrektur-buchungen vornehmen Dauerbele-ge erfassen Buchungs-perioden öffnen und schließen Doppelt vergebene Beleg-nummern Fremdwäh-rungsum-bewertung Dauer-buchungen buchen Vorige Buchungs-periode schließen Vergleich Belege/Ver-kehrszahlen Steuer-zahllast buchen Batch-Input-Mappe abspielen 2 6 Umsatz-steuervor-anmeldung Salden-verzinsung 5 4

10 Prozess 2, Monatsabschluss (II)
Ablaufdiagramm Prozess 2, Monatsabschluss (II) Ereig-nis Ausgleich Berichts-wesen Leiter Geschäftsbuchhaltung 4 6 WE/RE- Verrech-nungskonto analysieren Zusammen-fassende Meldung Belegjour-nal anzeigen WE/RE-Konto maschinell ausgleichen Berichte AWV Z4 Bilanz/GuV 3 Berichte Außenwirt-schaftsver-ordnung Z5A 5 2 Leiter Kreditoren-buchhaltung Spezieller Prozess für den automatischen Ausgleich des WE/RE-Kontos

11 Prozess 3, Jahresabschluss
Ablaufdiagramm Prozess 3, Jahresabschluss Ereig-nis Aktualisierung Berichtswesen Leiter Geschäfts-buchhaltung Leiter Geschäftsbuchhaltung Pro-zess-ent-schei-dung Fabrikkalender für neues Jahr anlegen Hauptbuchhalter Vortrag von Kreditoren- und Debitoren-salden Vortrag von Sachkonten-salden Endabschluss und Freigabe Rechnungs-legung Forderungen/ Verbindlich-keiten umgliedern Vorige Buchungs-periode schließen Belegjournal anzeigen Leiter Debitoren-buchhaltung Salden-bestätigung Debitor Leiter Kreditoren-buchhaltung Salden-bestätigung Kreditor

12 Legende Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Symbol Beschreibung
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail

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