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Offline-Zeiterfassung SAP Best Practices for Services Industries SAP Best Practices.

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Präsentation zum Thema: "Offline-Zeiterfassung SAP Best Practices for Services Industries SAP Best Practices."—  Präsentation transkript:

1 Offline-Zeiterfassung SAP Best Practices for Services Industries SAP Best Practices

2 Szenarioüberblick – 1 Einsatzmöglichkeiten In einigen Fällen kann es für Mitarbeiter erforderlich sein, Arbeitszeiten offline zu er- fassen, das heißt, wenn sie nicht mit dem Intranet des Unternehmens verbunden sind. In diesem Szenario wird beschrieben, wie Sie mithilfe von SAP Interactive Forms by Adobe Arbeitszeiten im Adobe Reader erfassen können. Wenn Sie dann online sind, werden die Informationen per Web-Service direkt mit dem Backend-ECC-System ausgetauscht. Vorteile Massengenerierung des Zeiterfassungsformulars und Verteilung per Offline-Datenerfassung Überleitung von Daten per Web-Service Wichtige Abläufe im Szenario Prozessablauf: OZE Projekt Projekterfassung OZE-Formular Projekt generieren und verteilen Aktuellen Arbeitsvorrat bereitstellen und aktualisieren (Web-Service) Prozessablauf: OZE Verkauf Kontrakterfassung OZE-Formular Verkauf generieren und verteilen Arbeitszeiten offline erfassen Arbeitszeiten an CATS senden (Web-Service) Einsatzmöglichkeiten und Vorteile:

3 Szenarioüberblick – 2 Erforderlich Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 ESA ECC-SE 605 AddOn WAS Java (J2EE Server) + Adobe Document Services An den Abläufen beteiligte Benutzerrollen Projektleiter bei einer Beratungsfirma Kundenbetreuer Administrator (Spezialist) Erforderliche SAP-Anwendungen:

4 Szenarioüberblick – 3 Offline-Zeiterfassung Dieses Szenario beschreibt eine alternative Methode der Zeiterfassung ohne die Standard-Online-Zeiterfassungstransaktionen (CATS: CAT2). Dabei werden Arbeitszeiten mithilfe von SAP Interactive Forms by Adobe und der Anwendung Adobe Reader in einer einfachen Erfassungstabelle (für jeweils eine Kalenderwoche) aufgezeichnet. Das Szenario enthält außerdem einen ABAP-Report, der das Formular für verschiedene Mitarbeiter generiert, personalisiert und per verteilt. Mit einem Web-Service der HCM-Zeitwirtschaft werden die Arbeitszeiten im Backend-ECC-System gebucht. Funktionen wie Datenanreicherung und -validierung werden dabei in derselben Art und Weise ausgeführt, als wären die Arbeitszeiten online im CATS eingegeben worden. Die Daten im Arbeitszeitblatt werden nur gebucht, wenn alle Datensätze gültig sind. Anderenfalls erhält der Mitarbeiter eine Fehlermeldung. Falls das Projektsystem verwendet wird, kann aus dem OZE-Formular heraus ein Arbeitsvorrat mit der aktuellen Liste der Netzplanvorgänge generiert werden. Prozessbeschreibung im Detail:

5 Szenarioüberblick – 4 Beispielformular (Format PDF-Dokument):

6 Ablaufdiagramm Offline-Zeiterfassung – Prozessablauf 1: OZE Projekt Projektleiter bei einer Beratungsfirma Administrator (Spezialist) Ereignis Auftrag für ein Projekt wird empfangen Mitarbeiter Projekt aus einer Standardvorlage anlegen OZE-Formular generieren und verteilen mit dem OZE-Formular abrufen und speichern Arbeitsvorrat der Netzplan- vorgänge abrufen Arbeitszeiten aufzeichnen Arbeitszeiten an CATS senden Zeiterfassun g CATS (211) Offline -ClientAdobe Reader Projektkosten- bericht (Plan/Ist) (CATA – Zeiten übertragen)

7 Ablaufdiagramm Offline-Zeiterfassung – Prozessablauf 2: OZE Verkauf Kundenbetreuer Administrator (Spezialist) Ereignis Auftrag für ein Projekt wird empfangen Mitarbeiter Kundenkontrakt anlegen OZE-Formular generieren und verteilen mit dem OZE-Formular abrufen und speichern Arbeitszeiten aufzeichnen Arbeitszeiten an CATS senden Zeiterfassun g CATS (211) Offline -ClientAdobe Reader (CATA – Zeiten übertragen)

8 Legende SymbolBeschreibungVerwendungs- hinweise Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga- benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch- führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. SymbolBeschreibungVerwendungshinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement- scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. SAP- extern Geschäfts- aktivität/ -ereignis Einheiten- prozess Prozess- referenz Teil- prozess- referenz Prozess - entschei -dung Diagramm- verbindung Papierausdruck/D okument Finanzielle Istdaten Budgetplanung Manuelle r Prozess Bestehende Version/ Daten System- entschei -dung: Pass/Fai l

9 Anhang Ergebnisbereich Kostenrechnungskreis Buchungskreis Werk Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Auftragsart Auftraggeber Material Projektvorlage (Standard-PSP-Element und Standardnetzplan) CATS-Erfassungsprofil Personalnummer Verwendete Stammdaten

10 © 2011 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Outlook, Excel und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. ORACLE® ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. UNIX®, X/Open®, OSF/1® und Motif® sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix®, das Citrix-Logo, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®, VideoFrame®, MultiWin® und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT® ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und - Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP France in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die in dieser Publikation enthaltene Information ist Eigentum der SAP. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch SAP AG gestattet. Bei dieser Publikation handelt es sich um eine vorläufige Version, die nicht Ihrem gültigen Lizenzvertrag oder anderen Vereinbarungen mit SAP unterliegt. Diese Publikation enthält nur vorgesehene Strategien, Entwicklungen und Funktionen des SAP®-Produkts. SAP entsteht aus dieser Publikation keine Verpflichtung zu einer bestimmten Geschäfts- oder Produktstrategie und/oder bestimmten Entwicklungen. Diese Publikation kann von SAP jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden. SAP übernimmt keine Haftung für Fehler oder Auslassungen in dieser Publikation. Des Weiteren übernimmt SAP keine Garantie für die Exaktheit oder Vollständigkeit der Informationen, Texte, Grafiken, Links und sonstigen in dieser Publikation enthaltenen Elementen. Diese Publikation wird ohne jegliche Gewähr, weder ausdrücklich noch stillschweigend, bereitgestellt. Dies gilt u. a., aber nicht ausschließlich, hinsichtlich der Gewährleistung der Marktgängigkeit und der Eignung für einen bestimmten Zweck sowie für die Gewährleistung der Nichtverletzung geltenden Rechts. SAP haftet nicht für entstandene Schäden. Dies gilt u. a. und uneingeschränkt für konkrete, besondere und mittelbare Schäden oder Folgeschäden, die aus der Nutzung dieser Materialien entstehen können. Diese Einschränkung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die gesetzliche Haftung bei Personenschäden oder Produkthaftung bleibt unberührt. Die Informationen, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Material enthaltenen Hotlinks zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von SAP, und SAP unterstützt nicht die Nutzung von Internetseiten Dritter durch Sie und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internetseiten Dritter ab.


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